Des filtres mail qui fonctionnent même lorsque le portable est fermé

Sur votre ordinateur, la boîte de réception est bien rangée. Sur votre téléphone, c'est le désordre. Pourtant, le compte et la boîte sont les mêmes. La différence vient des filtres mail configurés dans votre application de bureau, dont le téléphone ignore l'existence.

C'est le principe des règles locales : elles s'exécutent lorsque l'application fonctionne. Fermez le portable le vendredi et le classement s'arrête jusqu'au lundi. Trois jours de courrier sont alors réorganisés d'un coup, parfois avec des notifications pour des messages déjà lus sur le téléphone avant-hier.

Les filtres côté serveur s'exécutent à la livraison, avant l'enregistrement du message dans le dossier choisi. Les appareils connectés ensuite trouvent le courrier déjà classé. Ils reposent sur Sieve, un langage éprouvé qui convient bien à cette tâche. Les notifications et l'affichage des dossiers restent toutefois liés aux réglages du logiciel de messagerie.

Le lieu d'exécution des filtres change le résultat

La différence de notifications se ressent au quotidien. Une lettre d'information arrive, votre téléphone vibre et, quarante minutes plus tard, l'application de bureau la déplace vers À lire plus tard. La règle a fonctionné, mais après l'interruption qu'elle devait éviter. Un filtre côté serveur classe le message avant la synchronisation avec le téléphone. Réglez séparément les notifications de ce dossier.

Sieve en bref

Sieve a une mission précise : décider du sort d'un message à la livraison. Son langage de base est défini par la RFC 5228 et n'est volontairement pas complet au sens de Turing. Il ne comporte ni boucles ni possibilité d'exécuter des programmes arbitraires. Ces restrictions contribuent à une filtration plus sûre. Les extensions et leurs capacités dépendent du serveur ; les limites du langage de base ne décrivent pas nécessairement toutes les extensions.

Voici un exemple de script :

if header :contains "from" "billing@vendor.com" {
    fileinto "Finance/Invoices";
    stop;
}

Vous n'avez pas besoin de l'écrire. L'éditeur visuel génère le Sieve en arrière-plan, et chaque filtre rejoint le script exécuté à la livraison. Comprendre ce mécanisme aide à expliquer l'arrêt explicite de l'évaluation, la redirection par SMTP et le classement visible sur les appareils après synchronisation. Le rangement dans un dossier ne suffit pas, à lui seul, à arrêter les règles suivantes.

Les filtres ont besoin de dossiers de destination

Il faut bien ranger les messages quelque part. Une liste plate de trente dossiers ne résout pas toujours le désordre : elle peut simplement lui donner une autre forme.

Les dossiers peuvent être imbriqués dans les limites du serveur et du logiciel utilisé. L'arborescence est construite à partir de la structure IMAP : la même hiérarchie est donc accessible dans le webmail, Outlook, Apple Mail et sur le téléphone. Un sous-dossier créé dans un logiciel apparaît dans les autres après synchronisation, parfois selon les abonnements aux dossiers.

Clients
  Acme
    Invoices
    Contracts
  Globex
    Invoices
Finance
  Receipts
  Tax

Trois fonctions rendent l'arborescence utile :

Déplier et replier avec des préférences personnelles. Dans le webmail, l'état de l'arborescence et les couleurs des dossiers d'une boîte partagée sont enregistrés par membre. Deux personnes peuvent organiser leur barre latérale sans se gêner, car les préférences appartiennent au membre, pas au dossier.

Les couleurs. Mettez en évidence les quatre ou cinq dossiers que vous utilisez régulièrement pour les retrouver sans relire toute la liste.

Une recherche qui respecte la hiérarchie. C'est la fonction essentielle. Dans Clients, vous pouvez rechercher seulement dans ce dossier, inclure ses sous-dossiers ou parcourir toute la boîte. Sans la deuxième option, il faudrait rechercher séparément dans chaque dossier terminal. Consultez la recherche dans plusieurs boîtes mail à la fois pour comprendre les périmètres.

Créer des filtres dans l'éditeur visuel

Un filtre associe des conditions et des actions.

Les conditions portent sur l'expéditeur, le destinataire, l'objet, le corps, la taille ou un en-tête précis. Les comparaisons comprennent « contient », « est exactement », « commence par » et « se termine par ». Vous pouvez exiger que toutes les conditions soient remplies, ou qu'une seule suffise.

Les actions permettent de ranger dans un dossier, rediriger vers une autre adresse, marquer comme lu ou important, supprimer sans notification ou rejeter avec une réponse à l'expéditeur.

Deux actions demandent une attention particulière.

La suppression à la livraison est silencieuse et ne laisse pas de copie dans la corbeille. Le serveur accepte le message sans le conserver dans la boîte. Les journaux techniques peuvent garder une trace du traitement, mais pas une copie récupérable. Une condition trop large peut détruire du courrier utile sans que vous le remarquiez. Préférez un dossier que vous consultez rarement.

Le rejet peut envoyer un avis d'échec à l'expéditeur de l'enveloppe SMTP, qui n'est pas toujours l'auteur du message. Si l'adresse est usurpée, l'avis peut parvenir à une personne étrangère à l'envoi. Cela produit des notifications de retour indésirables, ou backscatter. Le comportement dépend de l'implémentation et du moment du rejet. Pour le courrier suspect, le dossier des indésirables est généralement plus sûr.

La redirection par un filtre utilise SMTP : la copie peut donc échouer aux contrôles d'authentification à destination. SRS aide à résoudre le problème SPF en réécrivant l'adresse d'enveloppe, mais il faut vérifier son application au trajet concerné. Cela ne garantit ni la réussite de DMARC ni l'arrivée dans la boîte de réception Gmail. Examinez les en-têtes et les résultats d'authentification pour déterminer la cause d'un classement en spam.

Les filtres s'exécutent dans l'ordre

Les règles sont évaluées de haut en bas. Un ensemble de filtres peut donc produire un résultat différent de celui attendu.

Prenons deux règles :

1. Courrier de @acme.com → ranger dans Clients/Acme
2. L'objet contient invoice → ranger dans Finance/Invoices

Une facture d'Acme correspond d'abord à la règle 1 et arrive dans Clients/Acme. Si cette règle active l'arrêt du traitement, la règle 2 ne s'exécute pas. C'est l'arrêt qui en est la cause, pas le rangement dans un dossier. Aucun avertissement n'est nécessairement affiché : vous ne retrouvez simplement pas les factures d'Acme dans les finances.

Le principe est du particulier au général. La règle des factures d'un fournisseur doit précéder celle de tout son courrier. Si un filtre ne fonctionne plus, vérifiez d'abord les règles placées au-dessus et leurs options d'arrêt. Vous pouvez modifier l'ordre par glisser-déposer ; cela suffit souvent.

Quand écrire du Sieve à la main

L'éditeur visuel couvre de nombreuses tâches courantes. Pour les conditions qu'il ne permet pas d'exprimer, le forfait Agency propose un éditeur de code Sieve.

Il convient à une logique imbriquée, comme ceci ET cela mais PAS autre chose, aux expressions régulières, aux en-têtes supplémentaires ou à un script combinant réponse automatique, classement et redirection. Le serveur doit prendre en charge les extensions nécessaires. Un script texte permet aussi de suivre les versions et de réutiliser un modèle dans plusieurs boîtes.

require ["fileinto", "regex", "imap4flags"];

if allof (
    header :regex "subject" "^\\[TICKET-[0-9]+\\]",
    not header :contains "from" "noreply@"
) {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto "Support/Active";
    stop;
}

Attention : le script source et les règles visuelles pilotent le filtrage de la même boîte. Ne supposez pas que vos modifications manuelles seront reconverties en règles visuelles ou conservées lors de la prochaine génération. Choisissez un mode de gestion principal par boîte. Consultez l'éditeur de code Sieve.

Des pratiques utiles

Classez par alias, pas par expéditeur. Avec un alias distinct pour chaque service, comme newsletters@, receipts@ ou shopping@, une règle sur le destinataire peut remplacer de nombreuses règles sur les expéditeurs. Elle reste utile si le service change de domaine d'envoi. Vérifiez l'adresse présente dans l'en-tête du destinataire : les copies cachées et les adresses réécrites peuvent nécessiter un autre test.

Rangez plutôt que supprimer. Un dossier Messages automatiques pour les notifications, alertes et reçus réserve la boîte de réception aux échanges personnels, tout en gardant le courrier accessible à la recherche. La suppression à la livraison ne laisse pas de copie récupérable ; le classement conserve le message tant qu'aucune autre suppression n'intervient.

Marquez les urgences au lieu de les déplacer. Un message sorti de la boîte de réception passe plus facilement inaperçu. Marquez-le comme important et laissez-le là où vous le verrez.

Placez une règle générale tout en bas. Un filtre temporaire peut ranger dans un dossier de vérification ce qui n'a pas été traité plus haut. Vous repérez ainsi les lacunes. Tenez compte des arrêts dans les règles précédentes, puis supprimez ce filtre de contrôle une fois l'ensemble stabilisé.

Ne construisez pas toute l'arborescence à l'avance. Trois niveaux de dossiers pour du courrier qui n'est pas encore arrivé correspondent rarement à l'usage réel. Créez un dossier lorsqu'un groupe de messages se forme.

Limites des filtres mail

Ce tableau conserve les données du texte d'origine et ne garantit pas les limites actuelles. La configuration actuelle n'active pas les règles utilisateur ordinaires pour Nano et Starter, tandis que Starter possède un quota distinct de redirections. Vérifiez les capacités actuelles de votre compte. Les redirections sont limitées séparément, car elles envoient du courrier en votre nom et relèvent de la politique d'envoi, pas seulement du stockage.

Questions fréquentes

Les filtres côté serveur fonctionnent-ils avec Outlook et Apple Mail ?

Oui. Ils s'exécutent à la livraison, et le logiciel retrouve la boîte déjà classée après synchronisation. Il n'est pas nécessaire d'y recréer les règles, mais les abonnements aux dossiers et les notifications se règlent séparément.

Faut-il apprendre Sieve ?

Non. L'éditeur visuel génère le script pour vous. Agency propose l'éditeur de code Sieve pour les tâches plus complexes.

Pourquoi un filtre ne fonctionne-t-il plus ?

Une cause fréquente est qu'une règle précédente corresponde au message et arrête l'évaluation. Vérifiez l'ordre et l'option d'arrêt, puis les conditions, l'activation de la règle et l'état du script actif.

Peut-on appliquer les filtres aux messages déjà reçus ?

Ces filtres s'exécutent à la livraison et concernent le nouveau courrier. Pour réorganiser les messages déjà stockés, utilisez la recherche et les actions groupées. Sieve n'exclut pas l'existence d'outils distincts de retraitement, mais il s'agit d'une autre fonction.

Quelle différence entre la redirection par filtre et celle de la boîte ?

La redirection de la boîte envoie une copie de tout le courrier entrant auquel ce réglage s'applique. Le filtre sélectionne les messages selon ses conditions. Certaines actions de redirection conservent une copie, d'autres non. Vérifiez l'action choisie et son interaction avec les autres règles.

Les couleurs des dossiers sont-elles partagées avec l'équipe ?

Non. Dans le webmail, les couleurs et l'état de l'arborescence sont enregistrés par membre de la boîte partagée. Cela ne signifie pas que les autres logiciels afficheront les mêmes couleurs.

Combien de niveaux de dossiers sont possibles ?

Vous pouvez imbriquer les dossiers dans les limites du serveur et des logiciels. Au-delà de trois niveaux, la recherche est souvent plus pratique. L'arborescence repose sur IMAP, mais l'affichage et les abonnements dépendent de l'application.

Faut-il supprimer le spam à la livraison avec un filtre ?

Mieux vaut éviter. Cette suppression ne place pas le message dans la corbeille : une condition trop large peut faire disparaître du courrier utile sans prévenir. Rangez-le dans les indésirables et utilisez Signaler comme spam pour transmettre un signal au classificateur. Un simple déplacement n'équivaut pas à cette opération. Consultez les expéditeurs bloqués pour comprendre la différence.