40개 도메인을 하나의 계정에서 스프레드시트 없이 관리하기

도메인이 몇 개만 넘어가도 메일 관리자는 결국 스프레드시트를 만들게 됩니다. 어느 도메인이 어떤 업체에 있는지, 네임서버는 무엇인지, 누구의 카드로 결제하는지, DNS를 마지막으로 확인한 때와 담당자는 누구인지 기록합니다. 도메인 40개를 한 계정에 모으면 플랫폼 자체가 이 정보를 보관하므로 스프레드시트가 필요 없어집니다.

이 글에서는 도메인 수가 이 정도로 늘어났을 때 실제로 달라지는 점, 더 이상 도메인마다 반복하지 않아도 되는 작업, 그리고 통합이 오히려 잘못된 선택인 경우를 설명합니다.

도메인이 40개가 되면 관리가 어려워지는 방식

도메인 40개를 한 계정에 두든 아니든, 그 수에 도달한다고 갑자기 무언가가 망가지지는 않습니다. 세 개일 때는 사소했던 도메인별 작업이 그 자체로 하나의 업무가 됩니다.

DNS 확인이 가장 분명한 예입니다. 도메인 하나의 레코드가 올바른지 확인하는 데는 1분이면 되지만, 40개를 확인하려면 오전 대부분을 써야 합니다. 결국 자주 확인하지 않게 되고, 잘못된 레코드가 몇 달 동안 발견되지 않다가 누군가 메일이 사라진다고 신고한 뒤에야 드러날 수 있습니다.

사서함 추가, 저장 용량 확인, 인증서 갱신 여부 확인, 도메인의 발송 경로 변경 감지처럼 도메인마다 해야 하는 다른 작업도 마찬가지입니다. 하나하나는 어렵지 않지만 모두 40번씩 해야 합니다.

도메인 40개가 여러 업체에 흩어져 있으면 한곳에서 전체를 확인할 수도 없습니다. 그래서 시스템들이 각각 알고 있지만 함께 보여 주지 않는 정보를 사람이 직접 색인한 스프레드시트가 생깁니다.

한꺼번에 처리할 수 있게 되는 작업

도메인 40개를 한 계정에 모으면 일부 작업을 반복하지 않고 일괄 처리할 수 있으며, 여기서 많은 시간을 되찾게 됩니다.

안내가 아니라 DNS 레코드를 직접 적용. 도메인이 Cloudflare를 사용한다면 다른 사람에게 입력할 레코드 목록을 전달하는 대신 API를 통해 직접 기록할 수 있습니다. 입력 작업뿐 아니라 거의 작동하는 듯 보이지만 실제로는 문제가 있는 도메인을 만드는 흔한 원인인 오타와 옮겨 적는 과정의 오류도 없앨 수 있습니다.

도메인 일괄 추가. 도메인 40개를 40번에 나누지 않고 한 번에 추가할 수 있으며, 사서함 프로비저닝도 마찬가지입니다.

상태를 보여 주는 하나의 화면. 검사에 통과한 도메인, 메일이 오가는 도메인, 활동이 없는 도메인을 한눈에 볼 수 있습니다. 사람이 아니라 시스템이 관리하는 스프레드시트 역할을 합니다.

청구서 한 장. 가장 흥미로운 장점은 아니지만 통합을 시작하게 만드는 가장 흔한 이유입니다. 네 업체에서 오는 소액 청구서 40장도 그 자체로 상당한 관리 부담이기 때문입니다.

이 규모에서 중요한 한도

도메인 40개를 한 계정에 담을 수 있는지는 요금제별 도메인 한도에 따라 결정됩니다.

도메인 40개는 월 $4인 Starter 요금제에서 여유 있게 관리할 수 있습니다. 여러 도메인 관리는 기업용 서비스라고 생각했던 사람들은 이 가격에 놀라곤 합니다. 다만 Starter에는 필터 기능이 없습니다. 자동 분류가 중요하다면 Starter가 아니라 Pro를 선택해야 하므로 가입 전에 이 경계를 알아두는 것이 좋습니다.

또 다른 제약은 모든 사서함이 함께 쓰는 통합 메일 저장 용량입니다. Starter는 15 GB, Pro는 50, Agency는 200입니다. 도메인마다 사서함이 몇 개뿐이라면 40개도 충분하지만, 사용량이 많은 사서함이 있는 도메인 40개라면 부족합니다.

체계적으로 관리하기

도메인 40개를 한 계정에 모으면 도구 문제는 해결되지만 정리 문제가 새로 생깁니다. 무엇이든 40개가 한 목록에 있으면 찾아보기 어렵기 때문입니다.

도메인 메모는 보기보다 훨씬 유용합니다. 도메인이 존재하는 이유, 소유자, 용도를 한 줄로 기록해 두면 18개월 뒤 기억이 나지 않을 때 답을 찾을 수 있습니다. 아무도 갱신하지 않는 별도 문서가 아니라 도메인 자체에 메모가 남습니다.

도메인이 달라도 사서함 이름 규칙을 일관되게 적용하면 큰 도움이 됩니다. 모든 곳에서 같은 명명 규칙을 따르면 주소만 보고도 어느 도메인에 속하며 어떤 역할을 하는지 알 수 있어 따로 조회할 필요가 없습니다.

실제로 운영 중인 도메인과 파킹된 도메인도 구분해야 합니다. 관리 방식이 다르기 때문입니다. 파킹된 도메인에는 catch-all만 있으면 되며 자세한 내용은 파킹 도메인 이메일에서 설명합니다. 운영 중인 도메인은 지속적인 점검이 필요합니다.

메모 필드가 제값을 하는 순간

도메인이 40개쯤 되면 반복되는 질문은 어떻게 설정했는지가 아니라 애초에 왜 존재하는지입니다.

각 도메인의 소유자, 용도, 마지막 검토 날짜를 한 줄로 기록하면 아무도 갱신하지 않는 별도 문서 없이도 답을 찾을 수 있습니다. 전체 구성에서 가장 적은 비용으로 남길 수 있는 문서이면서도 가장 자주 빠뜨리는 항목입니다.

통합하지 않는 편이 나은 경우

도메인 40개를 한 계정에 두는 구성이 적합하지 않은 경우가 두 가지 있으며, 둘 다 신중하게 고려해야 합니다.

나중에 돌려줘야 할 수 있는 고객 도메인. 고객이 서비스를 떠나 자신의 계정으로 도메인을 가져갈 가능성이 있다면 고객 도메인을 우리 계정 안에 두는 것이 분리를 더 어렵게 만듭니다. 불가능한 일은 아니지만 단순한 소유권 이전이 아니라 마이그레이션 작업이 됩니다. 이를 고민할 시점은 분리 작업 도중이 아니라 그전입니다.

요구 사항이 실제로 다른 도메인. 한 도메인만 데이터 저장 지역, 특정 보존 정책, 별도의 발송 경로처럼 다른 도메인에는 없는 규정 준수 조건을 요구한다면 나머지 39개와 한곳에 두는 순간 가장 엄격한 조건을 모두에 적용하거나 예외로 관리해야 합니다. 예외는 결국 잊히기 쉽습니다.

대부분의 에이전시는 일반적인 도메인은 모두 통합하고 정말 특별한 두세 개만 분리하는 절충안을 택합니다. 어느 한쪽 극단보다 합리적인 방식입니다.

주말을 쓰지 않고 통합하는 방법

도메인 40개를 한 계정으로 모으는 일은 큰 프로젝트처럼 들리지만 실제로는 기다리는 시간이 대부분입니다.

한 번에 끝내려고 할 필요도 없고 그렇게 해서도 안 됩니다. 도메인은 서로 독립적으로 옮길 수 있으므로 별도의 상호 조율 없이 몇 주에 걸쳐 진행할 수 있습니다. 한 도메인에서 문제가 생겨도 나머지에는 영향을 주지 않습니다.

도메인별 작업은 도메인 추가, DNS 적용, 기존 사서함 마이그레이션입니다. 실제 시간이 걸리는 것은 마지막 작업뿐이며 백그라운드에서 실행됩니다. 문제를 피하려면 먼저 조용한 도메인부터 처리하세요. 파킹된 도메인과 트래픽이 적은 도메인은 실수해도 피해가 거의 없습니다. 절차에 자신이 생긴 뒤 사용량이 가장 많은 도메인을 마지막으로 옮기면 됩니다.

DNS 변경 사항이 전파될 때까지는 기존 업체로 메일이 계속 도착하므로 전환 과정에서 메일이 사라지지 않습니다. 두 시스템은 어느 순간 갑자기 교체되는 것이 아니라 일정 시간 겹쳐 작동합니다. 기존 메일을 가져오는 방법은 메일 마이그레이션에서 설명합니다. 복사가 성공했다는 이유만으로 모든 메일이 옮겨졌다고 가정하지 말고 이후에 반드시 대조 작업을 실행하세요.