メール添付の容量制限を正しく回避する方法

これまで遭遇したメール添付容量の制限は、最終的には送信側だけでなく受信サーバーによって決まります。この点が問題を厄介にします。プロバイダーは30 MBのファイルを受け付け、しばらく送信を試みた後、相手のメールサーバーが拒否したため数時間後に返送通知が届きます。何も間違えていなくても、対処が必要です。

ここでは実際の制限、表示された数値より低くなる理由、そして一度だけ回避するのではなく再発を防ぐ方法を説明します。

メール添付ファイルの実際の容量制限

一つの数字ではありません。それが混乱の根本です。少なくとも三つあり、最小のものが適用されます。

自社プロバイダーは送信者から受け付ける量を制限し、受信者のプロバイダーは受信者向けに受け付ける量を制限します。さらに途中のエンコードでファイルが大きくなります。添付はBase64で転送され、容量が約33%増えます。20 MBのファイルは約27 MBのメッセージとして端末を離れるため、25 MBの制限では十分小さいと思ったファイルも拒否されます。

よく引用されるGmailの25 MB、Outlook.comの20 MB、多くの企業サーバーの10 MBは、エンコード後の数値です。33%を逆算すると、実用上のファイル上限は18 MBに近く、表示上限が25でもなります。

企業メールサーバーはさらに厳しいことがあり、公開されていません。法律事務所や銀行の受信者が10 MBのゲートウェイを使っていれば、返送されるまで制限を知る方法がない場合もあります。

上限を増やしても解決しない理由

直感的には、より大きな数値のプロバイダーを探します。しかし決定的な制限は制御できない受信側にあるため、確実な解決にはなりません。

50 MBの添付を宣伝するプロバイダーは、自社が受け付ける量を示しているだけで、誰もが受信できるとは述べていません。この50 MBのメッセージは多くのサーバーに拒否されます。大きな数値は失敗を遅らせるだけになりがちです。

ZIP圧縮もほとんど救いになりません。写真、動画、PDFはすでに圧縮されているため、数パーセントしか減らないことが多いからです。分割アーカイブは技術的に使えても受信者には不便で、多くのゲートウェイが不審なものとして削除します。

問題を取り除く方法

実際に有効なのは、ファイルを添付せずリンクを送ることです。メッセージは小さいまま、ファイルはHTTPで移動し、メール添付の制限を受けません。ただし、ファイルサービス側のアップロードや共有上限は適用されます。

よく知られた方法ですが、通常は面倒です。ファイルサービスへアップロードし、待ってからリンクをコピーしてメッセージへ貼り付け、後で整理することも覚えておきます。この手間が、添付を続ける理由です。

当社のウェブメールでは、対応するファイルについて自動化されます。18 MB未満なら通常どおり添付し、それより大きいものは作成中にDriveへ送り、エディターを離れず共有リンクとして挿入します。受信者にはダウンロードリンクが表示され、メッセージを送れます。アップロード、プラン、権限、空き容量の条件は満たす必要があります。

受信者側と送信者側

添付をリンクへ変えると、多くの場合に有利な変化があります。

リンクを無効化できます。誤ったファイルを誤った相手へ添付すると、相手のメールボックスにあるコピーは回収できません。共有リンクなら無効化して、その後のダウンロードを止められます。ただし、すでに保存されたコピーは削除されません。

ダウンロード数に上限があります。エディターで作成したリンクは標準で100回までとなり、別の共有権限がない限り、転送されたリンクが無制限の公開配布経路になるのを防ぎます。

送信済みフォルダーを小さく保てます。添付は送信者の送信済みコピーと受信者の受信トレイに二重保存されます。大きなファイルを送るチームは、自社の送信履歴で容量を消費します。リンクならメールストレージ内の追加添付コピーをなくせます。

受け取られたか確認できます。添付は送信後の情報を提供しません。ログ機能が利用可能で許可されていれば、リンクはダウンロードの有無を示せます。受け取ったか確認するメールを減らせます。

ファイルを添付すべき場合

リンクが常に優れているわけではありません。

契約書、請求書、送信者のアカウントがなくても五年後に開く必要があるものなど、受信者が送信者から独立してファイルを保持すべき場合は添付します。別途保管しないなら、無効化または期限切れになるリンクは利点ではなくリスクです。

受信者の環境がリンクに厳しい場合も添付します。外部URLを書き換えたり削除したりする企業ゲートウェイがあり、リンクを開かない受信者もいます。容量制限が10 MBでファイルが9 MBなら、エンコード後の最終メッセージが実際の上限を超えない限り、添付が適切です。

問題になる可能性のない小さなファイルも添付します。このしきい値は、そのようなファイルについて考えなくて済むためにあります。

上限未満にする実用的な方法

添付が必須で、少しだけ大きすぎる場合があります。効果の大きい順のおおよその方法です。

PDFを再エクスポートします。デザインツールのPDFにはフル解像度画像が埋め込まれがちです。閲覧用文書なら画面解像度での出力により80%減らせる場合がありますが、見た目の品質を確認してください。
写真を縮小します。スマートフォン写真は4 MBありますが、見るだけなら元の寸法は通常不要です。縮小した三枚なら、元画像三枚では超える上限内に収まりやすくなります。
動画は常にリンクで送ります。動画が実用的なメール上限未満になることは少なく、エンコードでさらに増えます。
オフィス文書の埋め込みフォントと変更履歴を確認します。見えないままファイル容量を倍増させることがあります。

圧縮は最初ではなく最後の手段です。問題を起こすファイル形式ほど効果が小さいためです。これらは根本の容量制限を変えず、今回の一ファイルを下回らせるだけです。

返送通知が遅れる理由

容量制限に達したときの遅延は特に不快です。九時に送信して問題なく見え、十一時半に失敗通知が届きます。それまでに配信済みだと考えて次の作業へ進んでいます。

これは受付と配信が別のイベントだからです。自社サーバーは受信側の反応をまだ確実に知らないため、まずメッセージを受け付けます。別のトラフィックの後で相手へ接続したときに拒否が返ります。受信サーバーへ一時的に到達できない場合、自社サーバーはポリシーに従って数時間再試行してから断念します。最終通知が昨日送ったメッセージのものになる場合もあります。

実務上、上限に近いときに通知がないことは、配信確認ではありません。重要なファイルなら、適切な連絡方法または利用可能なダウンロード確認で受信を確かめます。