Un numero sorprendente di apparecchiature comunica solo tramite email. Dispositivi di backup, sistemi di monitoraggio della rete, impianti di gestione degli edifici, stampanti, controllori industriali e strumenti meno recenti inviano tutti avvisi via SMTP, perché era l'integrazione disponibile quando sono stati progettati. Una casella per ogni dispositivo trasforma questo limite in una struttura facile da gestire.
L'alternativa adottata dalla maggior parte delle strutture consiste nel far inviare tutte le macchine a un unico indirizzo condiviso. Funziona finché non occorre capire quale dei quaranta dispositivi sta segnalando un problema.
Perché un solo indirizzo condiviso non funziona
Indirizzare tutto a alerts@ è la soluzione più ovvia, ma perde efficacia in modo prevedibile.
I messaggi arrivano con oggetti e nomi mittente incoerenti, perché ogni produttore adotta un formato diverso. Separarli in un secondo momento richiede quindi regole basate sul testo specifico generato da ciascun dispositivo. Quando un aggiornamento del firmware modifica quel testo senza preavviso, le regole smettono di funzionare.
Il volume aggrava il problema. Un solo dispositivo troppo loquace, come un monitor che continua a cambiare stato o un'apparecchiatura che riprova senza sosta un'operazione non riuscita, può produrre centinaia di messaggi e nascondere tutti gli altri. Con un indirizzo condiviso non è possibile silenziare una sorgente senza disattivare anche la regola che intercetta le altre.
Inoltre, si perde l'attribuzione. Con una casella per dispositivo, è l'indirizzo stesso a identificare la provenienza prima ancora che qualcuno legga una sola parola del messaggio.
Un instradamento che non richiede supposizioni
Il vantaggio principale di una casella per dispositivo è rendere l'instradamento strutturale anziché basato sull'interpretazione del contenuto.
Identificazione senza analisi del testo. Un messaggio che arriva a ups-basement@ proviene dall'UPS installato nel seminterrato. Non servono regole né confronti sull'oggetto, e un produttore che cambia il proprio modello non crea ambiguità.
Gestione indipendente. Un dispositivo può essere silenziato, sottoposto a un limite di frequenza o ignorato senza influire sugli altri, perché dispone di una destinazione propria.
Dismissione semplice. Per ritirare una macchina basta eliminare una casella, senza modificare un filtro e sperare che nessun altro dispositivo ne dipendesse.
Elaborazione automatizzata per sorgente. Uno script che legge la casella di un solo dispositivo sa esattamente quale formato aspettarsi. L'analisi diventa così affidabile, cosa impossibile con un flusso misto. È il modello descritto nella guida all'acquisizione di dati tramite email.
La questione dei costi
Una casella per ogni dispositivo ha senso soltanto quando le caselle non vengono fatturate per utente. È proprio per questo che la soluzione viene adottata raramente.
A $7 per utente, quaranta dispositivi costano $3,360 all'anno soltanto per ricevere avvisi automatici, una spesa che nessuna persona ragionevole approverebbe. Con piani che fissano il numero massimo in base al livello, quaranta caselle per dispositivi non costano nulla oltre al piano già attivo. Pro ne permette 300 per dominio, Agency 1,000.
Queste caselle consumano però lo spazio condiviso e i messaggi delle macchine si accumulano senza sosta, perché i dispositivi non smettono mai di inviare. Una quota per ciascuna casella e una regola di conservazione sono quindi indispensabili, non facoltative, per i motivi spiegati nella guida alle quote di archiviazione delle caselle.
Nella maggior parte dei casi, meglio gli alias
Per essere chiari: in molte strutture la scelta giusta non è affatto una casella per dispositivo, ma un alias per dispositivo.
Se nessun sistema legge separatamente i messaggi dei singoli dispositivi e serve soltanto riconoscerne la provenienza, gli alias offrono un indirizzo identificativo senza aggiungere un'altra casella da amministrare o un altro archivio da riempire. Tutto arriva nello stesso posto, mentre l'indirizzo destinatario continua a indicare la sorgente.
Scegli caselle reali quando un sistema elabora separatamente i messaggi di ogni dispositivo, quando le apparecchiature appartengono a gruppi diversi che non devono vedere gli avvisi reciproci o quando il periodo di conservazione varia da un dispositivo all'altro. Scegli gli alias quando una sola persona legge tutto e l'unico requisito è sapere da dove proviene ogni avviso.
Starter permette 30 alias per casella, Pro ne permette 50 e Agency 100. Questi limiti coprono la maggior parte dei parchi di dispositivi senza moltiplicare le caselle.
Configurare i dispositivi
La difficoltà pratica di una casella per dispositivo si trova spesso nell'apparecchiatura stessa. Conviene saperlo prima di adottare il modello.
Il supporto delle tecnologie moderne di invio varia enormemente tra i produttori, e l'età del parco determina la quantità di lavoro necessaria. In una struttura con apparecchiature acquistate negli ultimi cinque anni, quasi tutto funzionerà senza problemi. Con un sistema di gestione dell'edificio vecchio di vent'anni non sarà così. In quel caso, il relay descritto più avanti è la soluzione abituale, non un'eccezione.
I dispositivi meno recenti supportano spesso solo SMTP non autenticato sulla porta 25, anziché il servizio di invio autenticato definito nella RFC 6409, oppure utilizzano metodi di autenticazione abbandonati da tempo. Alcuni non supportano affatto TLS. Queste macchine non possono inviare direttamente a un servizio email moderno. La soluzione consueta è un relay locale sulla rete che accetta i messaggi non autenticati e li inoltra con l'autenticazione corretta.
Quando i dispositivi supportano l'invio moderno, assegna credenziali distinte a ciascuno anziché condividerle. Un dispositivo collegato a un segmento di rete non completamente affidabile rappresenta un rischio se conserva credenziali comuni. Le credenziali individuali eliminano il problema e permettono di cambiare la password di una macchina senza influire sulle altre.
Verifica ogni dispositivo generando un avviso reale, non limitandoti al pulsante di prova integrato. Spesso i messaggi di test del produttore seguono un percorso diverso dagli avvisi veri e possono riuscire anche quando l'invio effettivo non funziona.
Nominare le caselle in modo che il parco rimanga comprensibile
L'indirizzo è l'unica etichetta disponibile, quindi deve indicare posizione e tipo di apparecchiatura senza costringere nessuno a consultare un elenco.
Indirizzi come ups-basement@ o nas-office2@ restano comprensibili anche dopo due anni; device7@ no. Se esiste già un registro dei cespiti, è meglio riutilizzarne gli identificativi anziché inventare uno schema parallelo che entro un anno finirà per non corrispondere più.
Agire sui messaggi ricevuti
Una casella per dispositivo è utile soltanto se qualcuno o qualcosa agisce sui messaggi in arrivo. Il risultato peggiore è una serie di caselle che nessuno apre.
Stabilisci per ogni dispositivo se gli avvisi saranno letti da una persona, elaborati da uno script o semplicemente archiviati per il giorno in cui qualcosa andrà storto e servirà consultare lo storico. Sono tutte scelte valide. Ciò che non va bene è lasciare la decisione in sospeso, perché i messaggi non letti dei dispositivi danno una falsa sensazione di controllo.
Per qualsiasi situazione davvero urgente, l'email è il canale sbagliato e lo è sempre stato. Una macchina che richiede di svegliare qualcuno deve contattare un sistema di reperibilità, mentre la casella deve conservare lo storico, non trasmettere l'allarme.
