Quaranta domini, un solo account e nessun foglio di calcolo

Chiunque amministri la posta di più di qualche dominio finisce per tenere un foglio di calcolo. Quale dominio si trova presso quale fornitore, quali sono i nameserver, quale carta paga il servizio, quando è stato controllato l'ultima volta il DNS e chi è il contatto. Riunire quaranta domini in un account rende inutile quel foglio, perché è la piattaforma a conservare le risposte.

Questo articolo spiega cosa cambia davvero a quella scala, quali operazioni smettono di essere compiti ripetuti per ogni dominio e quando il consolidamento è la scelta sbagliata.

Come il lavoro peggiora arrivando a quaranta domini

Al raggiungimento di quaranta domini non si rompe nulla in modo spettacolare, che siano o meno nello stesso account. Il problema è che il lavoro per dominio, irrilevante quando erano tre, diventa l'attività principale.

Il controllo del DNS è l'esempio più chiaro. Verificare che i record di un dominio siano corretti richiede un minuto; controllarne quaranta occupa quasi tutta la mattina. Per questo viene fatto di rado, e un record errato può rimanere inosservato per mesi finché qualcuno non segnala la scomparsa di messaggi.

Lo stesso vale per ogni altra attività specifica del dominio: aggiungere una casella, controllare lo spazio, confermare il rinnovo di un certificato o accorgersi che è cambiato il percorso di invio. Nessuna è difficile. Tutte vanno ripetute quaranta volte.

Quando i quaranta domini sono distribuiti tra più fornitori, non esiste neppure un unico posto in cui controllarli. È per questo che nasce il foglio di calcolo: un indice manuale di informazioni che i sistemi conoscono ma non mostrano insieme.

Le operazioni che diventano collettive

Quaranta domini in un unico account rendono alcune operazioni collettive anziché ripetitive, ed è qui che si recupera tempo.

Applicare il DNS anziché limitarsi a fornire istruzioni. Quando i domini utilizzano Cloudflare, è possibile scrivere i record direttamente tramite l'API invece di consegnare a qualcuno un elenco da digitare. Si eliminano così sia l'inserimento manuale sia gli errori di trascrizione, che sono la causa più comune di un dominio che funziona solo in parte.

Aggiunta dei domini in blocco. Aggiungere quaranta domini diventa una sola operazione anziché quaranta, e lo stesso vale per il provisioning delle relative caselle.

Un'unica vista dello stato. Quali domini superano i controlli, quali stanno scambiando posta e quali sono inattivi. Questa vista sostituisce il foglio di calcolo ed è mantenuta dal sistema, non da te.

Un'unica fattura. Non è il vantaggio più interessante, ma spesso è quello che motiva il passaggio, perché quaranta piccole fatture provenienti da quattro fornitori costituiscono un carico amministrativo a sé.

I limiti importanti a questa scala

Il numero di domini consentito da ciascun piano stabilisce se quaranta domini possono stare nello stesso account:

Quaranta domini rientrano facilmente in Starter a $4 al mese, cosa che sorprende chi pensava che l'amministrazione multidominio fosse riservata alle grandi aziende. Starter non comprende però i filtri. Se la classificazione automatica è importante, il piano adatto è Pro anziché Starter. È bene conoscere questo confine prima di scegliere.

L'altro limite è lo spazio condiviso tra tutti gli elementi: 15 GB con Starter, 50 con Pro e 200 con Agency. Quaranta domini con poche caselle ciascuno non avranno problemi; quaranta domini con caselle molto attive sì.

Mantenere tutto organizzato

Un account unico risolve il problema degli strumenti per quaranta domini ma ne crea uno organizzativo, perché qualsiasi elenco di quaranta elementi è difficile da consultare.

Le note sui domini valgono più di quanto sembri. Una riga che spiega perché esiste un dominio, a chi appartiene e a cosa serve è esattamente ciò che cercherai tra diciotto mesi quando non riuscirai a ricordarlo. L'informazione rimane con il dominio invece che in un documento che nessuno ha aggiornato.

Uno schema di denominazione coerente tra tutti i domini è altrettanto utile. Se i nomi delle caselle seguono ovunque lo stesso modello, l'indirizzo indica a quale dominio appartiene e quale funzione svolge senza alcuna ricerca.

Conviene inoltre stabilire quali domini siano davvero attivi e quali soltanto parcheggiati, perché richiedono attenzioni diverse. Quelli parcheggiati hanno bisogno di un catch-all e nient'altro, come descritto in email per domini parcheggiati; quelli attivi devono essere controllati.

Il campo delle note dimostra il proprio valore

Con quaranta domini, la domanda ricorrente non è come sia configurato qualcosa, ma perché esista.

Una nota di una riga su ogni dominio, che indichi a chi appartiene, a cosa serve e quando è stato controllato l'ultima volta, risponde senza richiedere un documento separato che nessuno aggiorna. È la documentazione più economica dell'intera struttura e quella che viene ignorata con maggiore regolarità.

Quando il consolidamento è sbagliato

Esistono due casi in cui quaranta domini in un unico account rappresentano la configurazione sbagliata, ed entrambi meritano attenzione.

Domini dei clienti che potresti dover restituire. Se un cliente può andarsene e trasferire il dominio su un proprio account, mantenerlo all'interno del tuo rende più difficile la separazione. È possibile, ma si tratta di una migrazione anziché di un trasferimento di proprietà. Il momento giusto per pensarci è prima, non durante l'uscita.

Domini con requisiti realmente diversi. Se un dominio deve rispettare requisiti che gli altri non hanno, come residenza dei dati, una particolare politica di conservazione o uno specifico percorso di invio, collocarlo accanto ad altri trentanove significa applicare a tutto il requisito più rigoroso oppure gestirlo come eccezione. Le eccezioni finiscono per essere dimenticate.

La soluzione intermedia adottata dalla maggior parte delle agenzie consiste nel consolidare tutto ciò che è ordinario e mantenere separati i due o tre domini davvero speciali. È una scelta più sensata di entrambi gli estremi.

Arrivarci senza perdere un fine settimana

Riunire quaranta domini in un account sembra un progetto, ma consiste soprattutto nell'attendere.

Nessuno dovrebbe tentare di farlo in una sola sessione, e non ce n'è motivo. I domini possono essere spostati indipendentemente nel corso di diverse settimane, senza coordinamento tra loro. Un problema su uno non influisce sugli altri.

Il lavoro per ogni dominio consiste nell'aggiungerlo, applicare il DNS e migrare le eventuali caselle esistenti. Solo l'ultima fase richiede tempo reale e viene eseguita in background. La sequenza che evita problemi parte dai domini meno attivi, come i nomi parcheggiati e quelli con poco traffico, dove un errore non ha conseguenze, lasciando i più frequentati a quando il processo sarà ormai affidabile.

La posta continua ad arrivare al vecchio fornitore finché il DNS non si propaga, quindi nulla viene perso durante il passaggio. I due sistemi si sovrappongono invece di prevedere un taglio netto. Il trasferimento della posta esistente è descritto in migrazione email. Al termine, è opportuno eseguire la riconciliazione anziché presumere che una copia riuscita fosse necessariamente completa.