מגבלת קבצים מצורפים יכולה להיקבע בשרת המקבל ולא רק בשולח. הספק שלכם מקבל קובץ של 30 MB, מנסה לשלוח, ומאוחר יותר מגיעה החזרה מפני שהשרת האחר דחה אותו.
הדף מסביר את המגבלות בפועל, מדוע הן נמוכות מהמספרים המפורסמים ואיך למנוע את הישנות הבעיה.
מהי באמת מגבלת הקבצים המצורפים
אין מספר אחד. יש לפחות שלושה, והקטן קובע.
הספק שלכם מגביל מה יקבל מכם, ספק הנמען מה יקבל עבורו, והקידוד מגדיל את הקובץ. קבצים מקודדים בדרך כלל ב-base64, שמוסיף בערך 33%. קובץ של 20 MB יוצא כהודעה של כ-27 MB, ולכן מגבלה של 25 MB עלולה לדחות אותו.
המספרים המצוטטים, 25 MB ב-Gmail, 20 MB ב-Outlook.com ו-10 MB בשרתי חברות רבים, הם אחרי קידוד ועשויים להשתנות. בחישוב לאחור של 33%, תקרת הקובץ קרובה ל-18 MB כשהמגבלה המוצהרת היא 25.
שרתים ארגוניים עשויים להיות מחמירים יותר בלי לפרסם זאת. נמען בבנק או במשרד עורכי דין עשוי להיות מאחורי gateway של 10 MB, דבר שמתגלה רק בהחזרה.
למה העלאת המגבלה אינה הפתרון
ספק עם מספר גדול יותר אינו פותר מגבלה בצד המרוחק שאינכם שולטים בה.
ספק שמפרסם 50 MB מתאר מה הוא מקבל, לא מה אחרים יקבלו. שרתים רבים עלולים לדחות הודעה של 50 MB, כך שהכשל רק מתעכב.
דחיסת zip כמעט שאינה עוזרת לתמונות, וידאו ו-PDF שכבר דחוסים. פיצול archive מסורבל ו-gateway עלול לחסום אותו.
הגישה שמסירה את הבעיה
לעיתים הפתרון הוא לא לצרף את הקובץ אלא לשלוח קישור דרך HTTP, כך שההודעה נשארת קטנה.
בדרך כלל צריך להעלות, להמתין, להעתיק קישור ולנקות אחר כך, ולכן אנשים ממשיכים לצרף.
בדואר הרשת שלנו התהליך אוטומטי לפי הסף המוגדר. קבצים מתחת ל-18 MB מצורפים כרגיל, וגדולים יותר מועלים ל-Drive בעת הכתיבה ונוסף קישור שיתוף. בדקו שההעלאה הושלמה ושהקישור נגיש לפני הסתמכות על המסירה.
הצד של הנמען והצד שלכם
קישור משנה את ההסדר לרוב לטובתכם.
אפשר לבטל את הקישור. אי אפשר להחזיר עותק שכבר נמסר. ביטול קישור עוצר הורדות עתידיות אך אינו מוחק עותקים שכבר הורדו.
מספר ההורדות מוגבל. לקישורים מהעורך תקרה ברירת מחדל של 100 הורדות, בכפוף להגדרה הנוכחית.
תיקיית Sent נשארת קטנה יותר. קבצים מצורפים נשמרים אצל השולח והנמען. קישורים מפחיתים כפילות, אך המקור ונתוני הקישור עדיין צורכים אחסון.
אפשר לראות אם בוצעה הורדה. רישום עשוי להראות שהייתה הורדה, אך אינו מוכיח מי קרא.
מתי עדיין כדאי לצרף
קישורים אינם תמיד טובים יותר.
צרפו חוזים, חשבוניות וכל קובץ שצריך להיפתח גם בעוד חמש שנים אם חשבון השולח נעלם. קישור שניתן לביטול או שפג תוקפו הוא סיכון, ויש לבדוק מדיניות שמירה.
צרפו כשהסביבה של הנמען חוסמת קישורים. תחת מגבלה של 10 MB וקובץ של 9 MB, ודאו שההודעה המקודדת כולה מתחת למגבלה בפועל.
צרפו גם קבצים קטנים שאינם קרובים למגבלה.
דרכים מעשיות לרדת מתחת למגבלה
אם חייבים לצרף והקובץ מעט גדול מדי, נסו בערך בסדר הבא:
- יצאו מחדש את ה-PDF. ייצוא ברזולוציית מסך עשוי לחסוך 80%, אך בדקו קריאות.
- הקטינו תמונות. תמונת טלפון היא 4 MB ולעיתים אין צורך במידות המקור. שלוש תמונות מוקטנות עשויות לעבור כששלוש מקוריות לא.
- שלחו וידאו כקישור. וידאו בדרך כלל אינו מתאים למגבלות דואר והקידוד מגדיל אותו.
- בדקו גופנים מוטמעים והיסטוריית גרסאות במסמכי משרד; הם עלולים להכפיל גודל בלי להיראות.
דחיסה היא מוצא אחרון כי היא מועילה פחות בסוגים הבעייתיים. השיטות אינן משנות את המגבלה, אלא מקטינות קובץ מסוים.
למה ההחזרה מגיעה מאוחר
שולחים בתשע, הכול נראה תקין, והכשל מגיע באחת עשרה וחצי אחרי שכבר הנחתם שהקובץ נמסר.
קבלה ומסירה הן אירועים נפרדים. השרת שלכם מקבל לפני שהוא יודע מה יעשה שרת הנמען. הדחייה חוזרת רק בחיבור החיצוני, ואם השרת אינו נגיש זמנית ייתכנו ניסיונות חוזרים במשך שעות.
קרוב למגבלה, היעדר הודעה אינו הוכחת הצלחה. לקובץ חשוב עדיף לקבל אישור או הורדה מאומתת.
קבצים מצורפים והאחסון שלכם
המגבלה היא גם בעיית אחסון שהופכת יקרה עם הזמן.
כל קובץ נכנס נשמר בתיבה וכל קובץ יוצא ב-Sent. העברת מסמכים שוב ושוב שומרת אותו קובץ אצל נמענים, אצל השולח ובכל העברה נוספת.
כך מכסה מתמלאת בלי שימוש חריג. קישורים לקבצים גדולים מפחיתים כפילות, אך המקור נשאר כפוף לתוכנית ולמדיניות השמירה.
איפה הקבצים נמצאים לאחר מכן
קבצים מהעורך מגיעים ל-Drive באותו חשבון. לפי ההצעה המתוארת, האחסון מתחיל ב-250 GB תמורת $3.20 לחודש. בדקו מגבלות תוכנית ושמירה עדכניות. ראו כיצד קישורי שיתוף עובדים.
מי שנתקל במגבלה מדי שבוע זקוק לנתיב ברירת מחדל שמארגן קבצים לחיפוש, שיתוף או mount ככונן. גישת WebDAV מספקת זאת בהתאם לתמיכת הלקוח ולהרשאות.
בקיצור: אל תחפשו רק מספר גדול יותר, כי המגבלה עשויה להיות אצל הנמען. שלחו קישור, נהלו ביטול ושמירה ותנו לסף לסייע בהחלטה.
