Un nombre étonnant d'équipements ne sait communiquer que par email. Systèmes de sauvegarde, outils de supervision réseau, installations de gestion technique du bâtiment, imprimantes, automates industriels et instruments anciens envoient tous leurs alertes par SMTP, car c'était l'intégration disponible lors de leur conception. Une boîte par appareil transforme cette contrainte en une organisation facile à gérer.
La solution adoptée par la plupart des sites consiste à faire envoyer toutes les machines vers une même adresse partagée. Elle fonctionne jusqu'au jour où il faut déterminer lequel des quarante appareils signale un problème.
Pourquoi une adresse partagée ne suffit pas
Tout diriger vers alerts@ est la solution évidente, mais son efficacité se dégrade de manière prévisible.
Les messages arrivent avec des objets et des noms d'expéditeur incohérents, car chaque fabricant utilise un format différent. Pour les séparer ensuite, il faut écrire des règles basées sur le texte que chaque appareil produit à sa façon. Dès qu'une mise à jour du micrologiciel modifie ce texte sans préavis, ces règles cessent de fonctionner.
Le volume aggrave encore le problème. Un seul appareil trop bavard, par exemple un moniteur dont l'état oscille sans arrêt ou un équipement qui relance continuellement une tâche en échec, peut produire des centaines de messages et masquer toutes les autres alertes. Avec une adresse partagée, impossible de mettre une seule source en sourdine sans désactiver également la règle qui reçoit les autres.
L'origine devient également moins claire. Avec une boîte mail par appareil, l'adresse elle-même identifie la source avant même que quelqu'un ait lu le moindre mot du message.
Un routage qui ne repose plus sur des suppositions
Le principal avantage d'une boîte par appareil est que le routage devient structurel au lieu de dépendre de l'interprétation du contenu.
Identification sans analyse du texte. Un message reçu à l'adresse ups-basement@ provient de l'onduleur installé au sous-sol. Aucune règle, aucune comparaison d'objet et aucune ambiguïté lorsqu'un fabricant change son modèle de message.
Traitement indépendant. Un appareil peut être mis en sourdine, soumis à une limite de fréquence ou ignoré sans affecter les autres, puisqu'il dispose de sa propre destination.
Mise hors service simple. Lorsqu'une machine est retirée, il suffit de supprimer une boîte au lieu de modifier un filtre en espérant qu'aucun autre équipement n'en dépendait.
Traitement automatisé par source. Un script qui consulte la boîte d'un seul appareil sait exactement quel format attendre. L'analyse devient ainsi fiable, ce qu'elle ne peut jamais être avec un flux qui mélange plusieurs sources. C'est le principe présenté dans notre guide sur l'ingestion de données par email.
La question du coût
Une boîte mail par appareil n'a de sens que si les boîtes ne sont pas facturées par utilisateur. C'est précisément pourquoi cette organisation reste rare.
À $7 par utilisateur, quarante appareils coûtent $3,360 par an uniquement pour recevoir des alertes machine. Personne de raisonnable n'approuverait cette dépense. Avec des offres qui plafonnent les quantités selon le forfait, quarante boîtes d'appareils ne coûtent rien de plus que votre abonnement actuel. Pro en autorise 300 par domaine, Agency 1,000.
Elles occupent toutefois l'espace de stockage partagé, et les messages des appareils s'accumulent sans relâche puisque les machines ne cessent jamais d'envoyer. Un quota par boîte et une règle de conservation sont donc indispensables, et non facultatifs, pour les raisons expliquées dans notre guide sur les quotas de stockage des boîtes mail.
Le plus souvent, mieux vaut utiliser des alias
Disons-le franchement : sur de nombreux sites, la bonne solution n'est pas une boîte par appareil, mais un alias par appareil.
Si aucun système ne consulte séparément les messages de chaque appareil et que seule l'identification de la source vous intéresse, les alias fournissent une adresse reconnaissable sans ajouter de boîte à administrer ni d'espace distinct à remplir. Tous les messages arrivent au même endroit, mais l'adresse destinataire continue d'indiquer leur origine.
Choisissez de véritables boîtes lorsqu'un système traite séparément les messages de chaque appareil, lorsque les équipements appartiennent à des équipes différentes qui ne doivent pas voir les alertes des autres ou lorsque la durée de conservation varie selon l'appareil. Préférez les alias lorsqu'une seule personne lit tout et que le seul besoin est de savoir quelle machine a envoyé quelle alerte.
Starter autorise 30 alias par boîte, Pro en autorise 50 et Agency 100. Ces limites couvrent la plupart des parcs sans multiplier inutilement les boîtes.
Configurer les appareils
La difficulté pratique d'une boîte par appareil se trouve souvent du côté de l'équipement. Mieux vaut en tenir compte avant d'adopter cette organisation.
La prise en charge des protocoles modernes de soumission varie énormément d'un fabricant à l'autre, et l'âge du parc détermine la quantité de travail nécessaire. Sur un site équipé au cours des cinq dernières années, presque tout fonctionnera immédiatement. Ce ne sera pas le cas avec un système de gestion technique du bâtiment vieux de vingt ans. Dans cette situation, le relais décrit ci-dessous est la solution habituelle, pas une exception.
Les appareils anciens ne prennent souvent en charge que SMTP sans authentification sur le port 25, au lieu du service de soumission authentifiée défini par la RFC 6409, ou utilisent des méthodes d'authentification abandonnées depuis longtemps. Certains ne savent pas du tout utiliser TLS. Ces machines ne peuvent pas envoyer directement vers un service de messagerie moderne. La solution habituelle consiste à installer sur le réseau un relais SMTP local qui accepte leurs envois non authentifiés et les retransmet avec une authentification correcte.
Lorsque les appareils prennent en charge la soumission moderne, attribuez à chacun ses propres identifiants au lieu de les partager. Conserver des identifiants communs sur une machine située dans un segment réseau qui n'est pas totalement fiable représente un risque que des accès individuels éliminent. La rotation du mot de passe d'un appareil ne perturbe alors aucun autre équipement.
Testez chaque appareil en déclenchant une véritable alerte plutôt qu'en utilisant uniquement son bouton de test intégré. Les messages de test des fabricants empruntent souvent un chemin différent des alertes réelles et peuvent réussir alors que l'envoi véritable échoue.
Nommer les boîtes pour que le parc reste compréhensible
L'adresse est la seule étiquette dont vous disposez. Elle doit donc indiquer le lieu et le type d'équipement sans obliger quiconque à consulter une liste.
Une adresse comme ups-basement@ ou nas-office2@ reste claire deux ans plus tard ; device7@ ne l'est pas. Si le site possède déjà un registre des actifs, mieux vaut réutiliser ses identifiants que créer un système parallèle qui finira par ne plus correspondre au bout d'un an.
Agir sur les messages reçus
Une boîte par appareil n'est utile que si quelqu'un ou quelque chose agit sur les messages qui arrivent. Le scénario d'échec est un ensemble de boîtes que personne n'ouvre.
Décidez pour chaque appareil si les alertes seront lues par une personne, traitées par un script ou simplement archivées pour le jour où un problème surviendra et où l'historique sera nécessaire. Ces trois choix sont légitimes. Ce qui ne l'est pas, c'est de ne pas trancher, car des messages machine non lus donnent une fausse impression de surveillance.
Pour tout événement réellement urgent, l'email n'est pas le bon canal et ne l'a jamais été. Une machine dont l'alerte doit réveiller quelqu'un doit contacter un système d'astreinte, la boîte servant à conserver une trace plutôt qu'à transmettre l'alarme.
