Vous exportez un carnet d'adresses chez un fournisseur, puis vous importez les contacts chez un autre. Tout semble réglé jusqu'à la vérification. Les noms sont là, les adresses mail principales aussi. Mais le second numéro de téléphone, l'adresse postale, l'ancien poste et la note écrite en 2021 sur la personne qui vous a présentés ont disparu. Sans aucun avertissement.
La cause peut être le format du fichier autant que les capacités de l'importateur. Un CSV ne transférera pas les données sans colonne reconnue. Mais un format plus riche ne suffit pas non plus si le système de destination ne lit qu'une partie de ses champs.
Voici ce que permettent les formats, comment vérifier le transfert et comment traiter les éventuels doublons.
Un contact ne se résume pas à une ligne
Dans un tableau classique, chaque cellule contient une valeur. Un contact peut avoir :
- Plusieurs adresses mail avec leurs libellés : travail, domicile ou ancienne adresse qui redirige encore les messages.
- Plusieurs numéros de téléphone, également avec des libellés.
- Des adresses postales structurées, et non une simple chaîne de texte.
- Une organisation et un poste qui évoluent au fil du temps.
- Des notes de longueur variable, contenant des virgules et des sauts de ligne.
- Une photographie.
- Une appartenance à plusieurs groupes à la fois.
Pour faire tenir ces données dans un tableau, il faut conserver uniquement la première valeur répétée ou créer des colonnes comme email_2 et email_3. Chaque outil a ses conventions. Lors du transfert d'un CSV, les champs dont les noms ne correspondent pas entre exportateur et importateur peuvent être perdus.
La perte peut passer inaperçue. Pour l'importateur, l'opération réussit s'il a lu toutes les colonnes qu'il connaît. Les autres peuvent simplement être absentes du résultat, sans avertissement.
vCard ou CSV pour importer des contacts
| vCard (.vcf) | CSV | |
|---|---|---|
| Plusieurs adresses mail et téléphones | Le format accepte des valeurs avec libellés ; ici, l'import de fichiers en choisit une de chaque type | Il faut des colonnes compatibles ; l'importateur actuel choisit également une valeur de chaque type |
| Adresses postales structurées | Le format les accepte ; l'import de fichiers les ramène à une chaîne de texte | Généralement enregistrées dans une seule chaîne |
| Photographies | Le format permet d'en conserver, mais l'importateur de fichiers actuel ne les transfère pas | L'import actuel ne prend pas en charge les photographies |
| Notes avec virgules ou sauts de ligne | Acceptées si les caractères sont correctement échappés | Acceptées avec les bons guillemets ; des erreurs peuvent décaler les colonnes |
| Groupes | Selon la version et l'application ; l'import de fichiers ne transfère pas ici la composition des groupes | L'import actuel ne transfère pas l'appartenance aux groupes |
| Modification dans un tableur | Pas prévu pour un tableur classique | Oui |
| Comparaison des changements en texte | Possible, selon la représentation des champs | Possible ; l'ordre des lignes et les guillemets peuvent la compliquer |
vCard, dont une version est décrite dans la RFC 6350, est largement utilisé pour échanger des contacts. Le format représente des champs répétés et des adresses complexes. Toutefois, les versions de Google Contacts, Outlook, Contacts Apple et des applications mobiles peuvent proposer des exports différents. Un champ présent dans le fichier ne sera pas nécessairement conservé par l'importateur.
Il est utile de garder un export vCard du carnet d'origine lorsqu'il est disponible. Avant un import en masse, vérifiez les champs nécessaires sur quelques contacts. CSV convient à la modification dans un tableur ou lorsque le système de destination l'exige. L'extension du fichier ne garantit pas, à elle seule, un transfert complet.
Quand choisir CSV pour importer des contacts
CSV est pratique lorsqu'il faut retravailler les données : supprimer des doublons issus de plusieurs listes, corriger les majuscules, renseigner une colonne d'entreprise ou retirer les personnes non contactées depuis 2019. Un tableur facilite souvent ces tâches plus que l'interface d'un carnet d'adresses.
Le CSV doit comporter une ligne d'en-têtes. La casse n'est pas prise en compte, mais l'orthographe compte : toutes les variantes ci-dessous ne sont pas reconnues de la même manière.
| Colonne | Champ de destination | Obligatoire |
|---|---|---|
email ou email_address | Adresse mail principale ; la seconde variante est détectée par recherche d'un en-tête adapté | Oui, une adresse valide est nécessaire |
name, ou first_name + last_name | Nom du contact ; pour séparer prénom et nom, remplacez les traits de soulignement par des espaces | Non |
company ou organization | Entreprise | Non |
job_title ou title | Poste ; la première variante est détectée par correspondance partielle de l'en-tête | Non |
phone | Numéro de téléphone | Non |
address | Adresse postale dans une chaîne de texte | Non |
birthday ou birth_date | Date au format YYYY-MM-DD ; remplacez le second en-tête par le premier ou séparez ses mots par un espace | Non |
notes | Notes | Non |
Les colonnes inconnues sont ignorées. Les valeurs vides n'effacent pas les champs existants lors d'une mise à jour. Les lignes sans adresse mail valide sont ignorées, tandis qu'une erreur de structure ou un dépassement de limite peut annuler toute l'opération. Testez donc un petit échantillon avant un gros fichier.
Les tableurs présentent deux autres risques. Les téléphones commençant par + ou par des zéros peuvent être convertis en nombres et perdre ces caractères. Définissez le format texte avant de charger ou de saisir les données : le faire après ne récupère pas ce qui a disparu. Les valeurs commençant par =, + ou - peuvent être interprétées comme des formules. Ouvrez ces fichiers avec précaution, surtout si leur origine est inconnue.
Si votre outil propose un aperçu, vérifiez le nombre de fiches, quelques exemples et les messages de validation. L'import de contacts actuel du webmail charge directement le fichier et indique ensuite le nombre de fiches traitées ou ignorées ; il ne propose pas d'aperçu préalable. Gardez une sauvegarde avant l'opération et essayez d'abord un petit fichier.
Importer dans un carnet déjà rempli
Le cas délicat n'est pas un carnet vide, mais un carnet contenant déjà une partie des contacts à importer.
Certains outils remplacent entièrement le contact trouvé par la fiche entrante. Le résultat semble correct, mais des données disparaissent : le CSV n'avait que quelques colonnes, tandis que la fiche existante contenait un mobile, une adresse postale et des années de notes. Après remplacement, seuls les champs du fichier subsistent.
Ici, l'import met à jour les champs pris en charge dont les valeurs entrantes ne sont pas vides, pour le contact ayant la même adresse mail. Les champs absents ou vides restent inchangés. Vous pouvez ajouter une entreprise sans effacer le reste. Mais la carte d'origine reçue par CardDAV n'est pas réécrite : le webmail et le client CardDAV peuvent temporairement afficher des informations différentes. Vérifiez ce point séparément.
Contrôlez le comportement de mise à jour de chaque outil. La récupération dépend des sauvegardes et de l'historique disponibles ; sans eux, certains champs perdus peuvent être impossibles à retrouver.
Le problème des doublons
Les carnets accumulent des doublons, et un import peut en ajouter. Une même personne peut utiliser anna@acme.com, a.smith@acme.com et anna.smith@gmail.com. Toutes ces adresses sont réelles, mais le système ne sait pas nécessairement qu'elles appartiennent à la même Anna.
Une comparaison automatique ne suffit pas toujours à identifier une personne. Un nom identique ne prouve rien : plusieurs personnes peuvent porter le même nom. L'adresse mail fournit une clé claire pour les mises à jour, mais pas une preuve d'identité, car elle peut être partagée ou réattribuée à un autre salarié. Vérifiez son propriétaire avant de fusionner des fiches.
Après l'import, triez par nom et examinez les correspondances possibles. Une grande liste peut demander plus de temps que prévu. Comparer adresses mail, téléphones et contexte aide à prendre une décision fondée, sans transformer chaque ressemblance en preuve.
Mieux vaut réduire les écarts en amont. Un contact créé depuis un message reçu reprend l'adresse de l'expéditeur, alors qu'une saisie manuelle peut introduire une erreur. Une méthode cohérente aide, mais vérifiez tout de même qui a envoyé le message et quelle adresse vous devez conserver.
Synchroniser plutôt qu'importer
Un import crée une copie ponctuelle. Pour garder les carnets du téléphone et du webmail coordonnés, utilisez la synchronisation par CardDAV.
CardDAV permet aux clients de lire et de modifier le carnet du serveur, un peu comme IMAP pour le courrier. Un contact ajouté sur le téléphone apparaît après une synchronisation réussie. Ce n'est pas forcément immédiat : le réseau, l'exécution en arrière-plan et l'intervalle de mise à jour interviennent.
Contacts Apple sur macOS et iOS prend en charge CardDAV. Sur Android, on utilise souvent DAVx⁵, tandis que Thunderbird dispose de sa propre prise en charge. Outlook nécessite généralement une extension tierce ; la compatibilité dépend de la version et du client choisi.
Guides de configuration : Apple sur macOS, iPhone et iPad, Android avec DAVx⁵ et Thunderbird.
La synchronisation réduit le risque de conserver longtemps des copies différentes sur le téléphone et l'ordinateur. Mais les conflits, suppressions et erreurs de configuration restent possibles. Ne la considérez pas comme une sauvegarde.
Les étapes du transfert
- Gardez un export vCard du fournisseur précédent, s'il le propose. Vérifiez les options de votre version de Google Contacts, Outlook ou Contacts Apple. Si vous avez besoin de CSV, conservez aussi les données d'origine séparément.
- Ouvrez le fichier et vérifiez son contenu. Une vCard est du texte. Trouvez un contact riche en informations et assurez-vous que les données nécessaires ont été exportées.
- Retravaillez les données dans un tableur si nécessaire, en tenant compte des limites du format et de l'importateur. Gardez l'export original complet à part.
- Testez l'import sur un petit échantillon. Si l'outil propose un aperçu, examinez-le. Dans le webmail actuel, vérifiez le résultat après le chargement du fichier et sauvegardez d'abord le carnet.
- Vérifiez quelques fiches après l'import. Ouvrez le même contact complexe et comparez-le à la source, y compris dans les clients connectés.
- Examinez les doublons possibles manuellement, en triant par nom et en comparant les autres données.
- Configurez CardDAV sur vos appareils pour réduire le besoin de nouveaux exports. Vérifiez que la synchronisation fonctionne dans les deux sens.
- Gardez le fichier d'origine dans un emplacement protégé pendant la vérification du transfert. Il contient des données personnelles : limitez l'accès et définissez une durée de conservation.
Vous pouvez aussi importer des contacts par API. Pour un serveur MCP, vérifiez les outils disponibles et leurs champs. L'import de fichiers ne transfère pas l'appartenance aux groupes. Dans l'API REST, elle se gère par des opérations distinctes, utiles pour construire un carnet à partir d'un CRM.
Questions fréquentes
Quel format choisir pour importer mes contacts ?
Gardez un export original complet, de préférence vCard lorsqu'il est disponible, et testez l'importateur sur quelques fiches. vCard accepte des champs complexes, mais l'import actuel n'en lit qu'une partie et ne transfère ni photos ni groupes. CSV convient à la modification dans un tableur si les en-têtes sont correctement reconnus.
L'import va-t-il écraser mes contacts existants ?
Les champs pris en charge avec des valeurs non vides mettent à jour le contact ayant la même adresse mail. Les champs absents ou vides ne l'effacent pas. Cependant, la carte d'origine CardDAV reste séparée et n'est pas réécrite par cet import. Vérifiez le webmail et le client synchronisé.
Pourquoi mes numéros de téléphone ont-ils été mal importés ?
Le tableur a pu les traiter comme des nombres et supprimer le + initial ou les zéros. Définissez le format texte avant le traitement. Si des caractères ont déjà disparu, revenez à l'export original. vCard évite cette conversion par le tableur, mais n'étend pas les capacités de l'importateur.
Puis-je importer des contacts sans adresse mail ?
Le format vCard le permet, mais l'import de fichiers actuel exige une adresse valide aussi bien en CSV qu'en vCard et ignore les fiches sans adresse. Ne confondez pas les capacités d'un client CardDAV avec celles du chargement d'un fichier.
Comment retrouver mes contacts sur le téléphone ?
Pour un usage continu, configurez CardDAV dans une application compatible. Les clients synchroniseront le carnet du serveur. Vérifiez le compte, le sens de synchronisation et le résultat ; des retards et des conflits restent possibles.
Les doublons sont-ils supprimés pendant l'import ?
L'import met à jour les fiches selon l'adresse mail, sans identifier la personne. Une adresse partagée ou réattribuée demande une vérification. Les noms identiques ne sont pas fusionnés automatiquement. Après un gros import, examinez manuellement les doublons possibles.
Puis-je réexporter mes contacts ?
Oui, en CSV ou vCard. L'export conserve les champs pris en charge par l'outil actuel, pas nécessairement toute la carte d'origine CardDAV. Avant des modifications en masse, gardez une sauvegarde adaptée et vérifiez son contenu.
Que deviennent les groupes de contacts ?
Les possibilités de vCard dépendent de la version et de l'application, mais l'import actuel ne reconstitue pas les membres des groupes depuis vCard ou CSV. L'API REST permet de gérer groupes et membres par des opérations séparées. Pour MCP, vérifiez la disponibilité des outils correspondants.
