Große E-Mail-Listen mit TrekMail prüfen

Mit einem Sammelauftrag können Sie vor einer Kampagne eine Kontaktdatei in eine geprüfte, segmentierte Liste umwandeln. Ziel ist es, vermeidbare Bounces zu reduzieren und Ihrem Team einen klaren Prüfweg zu bieten. Die Prüfung ist kein Ersatz für Einwilligungen oder die Erwartungen Ihrer Zielgruppe.

Quelldatei vorbereiten

Sie können Adressen direkt einfügen oder eine Datei im Format .csv, .xlsx oder .txt mit bis zu 10 MB hochladen. CSV- und XLSX-Dateien funktionieren am besten, wenn eine Spalte die E-Mail-Adresse des Kontakts enthält. TrekMail extrahiert Adressen und entfernt Duplikate. Eine eindeutige Spalte erleichtert jedoch die Kontrolle der Vorschau.

Beschränken Sie die Liste pro Auftrag auf höchstens 50,000 eindeutige Adressen. Teilen Sie eine größere Datei in sinnvolle Segmente auf, beispielsweise nach Akquisitionsquelle oder Kampagnentyp. So sind die Ergebnisse auch nützlicher, wenn Sie über die nächsten Schritte entscheiden.

Bevor Sie eine Liste aus einem anderen System hochladen, vergewissern Sie sich, dass Sie zu ihrer Verwendung berechtigt sind. Die Prüfung kann technische Risiken erkennen. Sie erteilt jedoch keine Erlaubnis, Personen E-Mails zu senden.

Ergebnis für die spätere Nutzung vorbereiten

Teilen Sie eine sehr große Quelle nach einer Entscheidung auf, die Sie später tatsächlich treffen werden, zum Beispiel nach Kampagne, Region, Akquisitionsweg oder Kontoverantwortlichen. Ein einziger riesiger Export kann schwer zu prüfen sein. Getrennte Aufträge zeigen dagegen deutlich, welche Quelle die Ergebnisse Risky oder Invalid erzeugt hat.

Bewahren Sie die ursprüngliche Kontaktkennung in Ihrem Quellsystem auf. Der Export des Prüfwerkzeugs enthält Adresse, Score, Anbieter und Risikofaktoren. Einwilligungen, Kundenverlauf und Segmentierungsfelder sollten jedoch weiterhin in Ihrem eigenen System gespeichert werden.

Modus auswählen

• Wählen Sie Quick für die routinemäßige Bereinigung und eine schnelle erste Prüfung. Dabei wird 1 Guthaben pro Adresse verbraucht.
• Wählen Sie Deep, wenn eine Liste älter, wichtiger oder weniger vertraut ist. Dabei werden normalerweise 2 Guthaben pro Adresse verbraucht. Anbieterspezifische Ausnahmen werden in der Schätzung angezeigt.

Beginnen Sie bei einer neuen Quelle mit einer repräsentativen Stichprobe. Prüfen Sie die Statusverteilung und einige Ergebnisdetails, bevor Sie die gesamte Liste verarbeiten.

Schätzung prüfen

Prüfen Sie unter Prepare die folgenden Angaben, bevor Sie Start Verification auswählen:

• die Anzahl der extrahierten Adressen;
• die Anzahl der entfernten Duplikate;
• den ausgewählten Modus;
• die genaue Anzahl der abzubuchenden Guthaben.

Wenn die Anzahl falsch ist, gehen Sie zurück und korrigieren Sie die Quelle. Das Guthaben wird beim Start des Auftrags abgezogen. Wenn Sie dieselbe normalisierte Liste innerhalb von 24 Stunden im selben Modus erneut einreichen, wird der vorhandene Auftrag zurückgegeben und kein neuer Betrag abgebucht.

Kosten im Zusammenhang prüfen

Bei Quick verbraucht jede akzeptierte Adresse ein Guthaben. Deep verbraucht normalerweise zwei. Ausgenommen sind die anbieterspezifischen Adressen, die in der Schätzung mit einem Guthaben ausgewiesen werden. Vergleichen Sie vor dem Start die Schätzung mit dem aktuellen Saldo. Bei zu niedrigem Saldo startet der Auftrag nicht. Sie können dann Guthaben hinzufügen oder das Segment gezielt verkleinern.

Auftrag verfolgen

Der Auftrag läuft im Hintergrund weiter. Die Phase Verify zeigt den Fortschritt und die Ergebnissummen an, sobald die einzelnen Pakete abgeschlossen sind. Deep kann länger dauern, wenn der empfangende Mailanbieter zusätzliche Belege liefert. Planen Sie daher nicht mit einem festen Abschlusszeitpunkt.

Sie können das Dashboard verlassen und später zurückkehren. In der Verlaufstabelle bleiben der Auftrag und sein Status erhalten.

Mit dem Ergebnis arbeiten

Filtern Sie nach Abschluss des Auftrags nach Status und prüfen Sie die Gründe für Adressen, die für Ihre Kampagne wichtig sind.

Laden Sie die Gruppe herunter, die Ihr nächstes Werkzeug benötigt. Dashboard-Exporte unterstützen alle Ergebnisse, einzelne Status und kombinierte Gruppen. Die CSV enthält Adresse, Status, Score, Anbieter und Risikofaktoren.

Übergabe für eine risikoarme Kampagne

1. Exportieren Sie Safe + Valid nur, wenn dies den Einwilligungs- und Risikorichtlinien der Kampagne entspricht.
2. Behalten Sie Risky als separates Prüfsegment, statt es unbemerkt zusammenzuführen.
3. Korrigieren Sie offensichtliche Adressfehler im ursprünglichen Kontaktsystem.
4. Schließen Sie Invalid und abgemeldete Kontakte von zukünftigen Sendungen aus.
5. Speichern Sie den Export vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist von 15 Tagen beim Kampagnendatensatz.

Wenn Sie einen Auftrag abbrechen

Sie können einen Auftrag mit dem Status pending oder processing abbrechen. TrekMail behält verarbeitete Zeilen, erstattet Guthaben für nicht verarbeitete Arbeit und stellt ein herunterladbares Ergebnis bereit, wenn mindestens eine Zeile abgeschlossen wurde. Eine abgebrochene Quelldatei kann aus dem Dashboard gelöscht werden, sobald der Auftrag nicht mehr läuft.

Qualität der Liste erhalten

Eine Prüfung ist eine Momentaufnahme. Prüfen Sie eine Liste nach einer längeren Pause, vor einer wichtigen Kampagne oder bei steigenden Bounce-Raten erneut. Schließen Sie ungültige Adressen von zukünftigen Sendungen aus, beachten Sie Abmeldungen und nutzen Sie Kampagnenergebnisse, um die Quelle und nicht nur den Score-Grenzwert zu verbessern.

Wenn ein wiederholter Import dasselbe Problem verursacht, aktualisieren Sie die Integration oder das Formular, das es erzeugt hat. Die erneute Verarbeitung derselben Daten kann das Symptom erneut zeigen, repariert aber keine Quelle, die fehlerhafte oder unerwünschte Adressen erfasst.

Die Bedeutung der einzelnen Status finden Sie unter Ergebnisse der E-Mail-Prüfung verstehen.