Drei Funktionen in jedem Mailprogramm wirken austauschbar, sind es aber nicht: eine Nachricht in den Spamordner verschieben, sie als Spam melden und den Absender zur Liste blockierter Absender hinzufügen. Wer die falsche Funktion wählt, erhält denselben Newsletter auch dann noch, wenn er ihn bereits viermal bearbeitet hat.
Kurz gesagt: Das Verschieben in den Spamordner bewegt eine einzelne Nachricht und bringt dem Filter nichts bei. Eine Spam-Meldung trainiert ihn. Blockierte Absender umgehen die Bewertung des Filters vollständig. Drei verschiedene Mechanismen führen zu drei verschiedenen Ergebnissen.
Hier erfahren Sie, was die einzelnen Funktionen tatsächlich bewirken, wann sie sinnvoll sind und warum ein immer wieder blockierter Newsletter nicht selbst die Ursache des Problems ist.
Drei Funktionen, drei Mechanismen
| Aktion | Wirkung | Beeinflusst künftige Nachrichten? |
|---|---|---|
| In Spam verschieben | Verschiebt eine Nachricht zwischen Ordnern | Nein |
| Spam melden | Verschiebt die Nachricht und übergibt sie dem Klassifikator als Spam-Beispiel | Ja, statistisch betrachtet; ähnliche Nachrichten werden schlechter bewertet |
| Absender blockieren | Fügt die Adresse Ihrer Liste blockierter Absender hinzu | Ja, verbindlich; diese Adresse landet immer im Spamordner |
Die erste Zeile überrascht viele. Das Verschieben in einen Ordner ist nur ein Verschiebevorgang. IMAP kann die Aussage „und ich halte dies für Spam“ nicht ausdrücken. Ein Client, der die Nachricht lediglich verschiebt, teilt dem Server daher den Grund nicht mit.
Deshalb scheint auch das Herausziehen unerwünschter Nachrichten aus dem Posteingang in Outlook oder Apple Mail nie etwas zu verbessern. Sie haben aufgeräumt, aber den Filter nicht trainiert.
Wie Spam-Meldungen den Filter trainieren
Die serverseitige Filterung bewertet jede eingehende Nachricht anhand zahlreicher Regeln und eines statistischen Klassifikators, der aus Beispielen lernt. Entscheidend ist, dass dieser Klassifikator für jedes Postfach getrennt arbeitet: Was für Sie Spam ist, muss für einen Kollegen keiner sein. Die unerwünschte Kaltakquise eines Personalvermittlers kann für eine andere Person ein Stellenangebot sein.
Mit Spam melden wird die Nachricht dem Klassifikator als gekennzeichnetes Beispiel übergeben. Kein Spam bewirkt dasselbe in der anderen Richtung. Nach einigen Beispielen landen ähnliche Nachrichten zunehmend dort, wo Sie sie erwarten.
Dabei gelten zwei wichtige Einschränkungen. Das Training ist statistisch, daher sind mehrere Beispiele nötig, bevor sich das Verhalten sichtbar ändert; eine einzelne Meldung bewirkt selten etwas. Außerdem beruht es auf Ähnlichkeit. Es erkennt verwandte Nachrichtengruppen gut, eignet sich aber weniger für einen einzelnen Absender, dessen Nachrichten ansonsten völlig normal wirken. Für diesen zweiten Fall sind blockierte Absender vorgesehen.
Was blockierte Absender tatsächlich bewirken
Die Liste blockierter Absender fließt nicht in die Bewertung ein. Sie ist eine feste Ausnahme: Nachrichten von einer enthaltenen Adresse landen unabhängig von Bewertung, Inhalt oder seriösem Erscheinungsbild im Spamordner.
Öffnen Sie zum Hinzufügen eine beliebige Nachricht des Absenders, wählen Sie in der Symbolleiste Weitere Optionen und anschließend Absender blockieren. Die Liste finden Sie unter Einstellungen → Blockierte Absender. Dort lässt sich ein Eintrag über das danebenstehende × entfernen.
Der Absender wird nicht benachrichtigt, und die Nachricht wird nicht zurückgewiesen. Aus seiner Sicht wurde sie normal zugestellt. Das ist beabsichtigt, denn eine Unzustellbarkeitsmeldung würde die aktive Adresse bestätigen und zu einem Versuch mit einer anderen Adresse anregen.
Da blockierte Absender die Bewertung umgehen, eignen sie sich für einen Fall, den Training nicht zuverlässig abdeckt: eine bestimmte Person oder Adresse, von der Sie keine Nachrichten wünschen, obwohl deren E-Mails sonst wie gewöhnliche Korrespondenz aussehen.
Wo die Absenderblockierung an ihre Grenzen kommt
Sie stimmt exakt mit einer Adresse überein. Wer Spam wechselnd von a1@example.com, a2@example.com und weiteren Adressen sendet, wird Ihre Geduld strapazieren. Jede Adresse muss einzeln blockiert werden, und die Liste ist begrenzt.
Es gibt eine Obergrenze. Fünfzig Adressen pro Postfach. Das ist weniger eine technische Grenze als ein Hinweis: Wenn Sie sich ihr nähern, verwenden Sie die Blockierliste für einen ungeeigneten Zweck.
Absenderadressen lassen sich leicht fälschen. Der From-Header wird nur dann authentifiziert, wenn die Domain SPF und DKIM veröffentlicht und beides mit DMARC durchsetzt. Bei einer gefälschten Adresse blockieren Sie eine Zeichenfolge, keine Person. Am nächsten Tag kann eine andere Zeichenfolge verwendet werden.
Wenn Sie statt einer einzelnen Adresse ein Muster erfassen müssen, etwa eine ganze Domain, eine Betreffzeile oder einen Header, verwenden Sie E-Mail-Filter. Sie unterstützen Bedingungen, die eine Blockierliste nicht ausdrücken kann. Filter sind in Pro und Agency verfügbar.
Ein Hinweis für diesen Weg: Lassen Sie Nachrichten in den Spamordner einsortieren, statt sie zu verwerfen. Eine Verwerfregel arbeitet unbemerkt und endgültig. Eine zu weit gefasste Bedingung vernichtet benötigte Nachrichten, ohne Spuren zu hinterlassen.
Erwünschte Nachrichten aus dem Spamordner retten
Der umgekehrte Fall ist wichtiger, denn eine falsch positive Einstufung kann einen Kunden kosten, eine falsch negative Einstufung dagegen nur fünf Sekunden.
Öffnen Sie den Spamordner, suchen Sie die Nachricht und wählen Sie Kein Spam, statt sie einfach herauszuziehen. Es gilt dieselbe Asymmetrie: Verschieben bewegt nur die Nachricht, Melden bringt dem Klassifikator bei, dass solche Nachrichten erwünscht sind.
Wenn Nachrichten eines Absenders trotz wiederholter Rettung im Spamordner landen, prüfen Sie zwei Dinge. Sehen Sie zuerst nach, ob die Adresse in Ihrer Liste blockierter Absender steht. Eine alte Blockierung erklärt vieles und setzt sich über alles hinweg, was der Klassifikator seither gelernt hat. Prüfen Sie anschließend, ob die Authentifizierung des Absenders fehlerhaft ist. Das ist oft die Ursache, wenn ein seriöses Unternehmen bei allen Empfängern statt nur bei Ihnen regelmäßig im Spam landet. Der Absender muss dies beheben. Der Artikel Warum Nachrichten im Spam landen erklärt, welche Informationen Sie ihm senden können.
Weitergeleitete Nachrichten sind ein häufiger Sonderfall. Eine von einer anderen Adresse weitergeleitete Nachricht kommt mit einer fehlgeschlagenen SPF-Prüfung des ursprünglichen Absenders an und wird dadurch ohne Verschulden der Beteiligten eher als Spam eingestuft. SRS korrigiert einen Teil dieses Problems automatisch.
Der immer wieder blockierte Newsletter
Bei den meisten Einträgen in Blockierlisten handelt es sich nicht um Spam. Es sind Nachrichten, deren Empfang die Nutzer einst akzeptiert haben, nun aber nicht mehr wünschen: Newsletter eines Geschäfts, Produktneuigkeiten oder der Verteiler einer Konferenz.
Solche Nachrichten als Spam zu melden, ist nicht der richtige Weg und hat unsichtbare Folgen. Beschwerden werden über Feedbackschleifen an den Absender gemeldet. Überschreitet ein seriöses Unternehmen einen Beschwerdegrenzwert, können seine Nachrichten für alle gefiltert werden, auch für Personen, die sie weiterhin erhalten möchten. Damit wird ein Absender für eine angeforderte Nachricht benachteiligt.
Verwenden Sie den Abmeldelink. Jeder seriöse Massenversender muss nach dem CAN-SPAM-Gesetz und vergleichbaren Vorschriften andernorts eine solche Möglichkeit anbieten. Die meisten Mailprogramme zeigen sie als Schaltfläche für die direkte Abmeldung neben dem Absendernamen an.
Als Faustregel gilt: Habe ich diesem Absender die Adresse jemals gegeben? Falls ja, melden Sie sich ab. Falls nein, melden Sie die Nachricht als Spam. Wenn nach der Abmeldung weiterhin Nachrichten kommen, melden Sie sie ebenfalls. Dann handelt es sich tatsächlich um Spam.
Praktische Entscheidungshilfe
| Situation | Empfohlene Aktion |
|---|---|
| Offensichtlicher Spam im Posteingang | Spam melden |
| Seriöse Nachricht im Spamordner | Kein Spam |
| Eine Person, von der Sie nichts hören möchten | Absender blockieren |
| Ein abonnierter Newsletter | Abmelden |
| Eine ganze Domain | E-Mail-Filter statt Blockierliste |
| Eine Spamkampagne mit wechselnden Adressen | Spam melden und den Klassifikator lernen lassen; Blockieren hält damit nicht Schritt |
| Eine Nachricht, bei der Sie unsicher sind | Spam melden; dies ist umkehrbar, Verwerfen dagegen nicht |
Prüfen Sie Ihre Liste blockierter Absender außerdem einmal jährlich. Darin sammeln sich Adressen, die Sie aus einer schlechten Stimmung heraus blockiert haben. Jeder Eintrag steht für Nachrichten, die Sie unbemerkt nicht erhalten.
Häufig gestellte Fragen
Trainiert das Verschieben in den Spamordner den Spamfilter?
Nein. Ein Verschieben ist nur ein Verschieben. Verwenden Sie Spam melden. Dadurch wird die Nachricht verschoben und dem Klassifikator als Beispiel übergeben.
Was ist der Unterschied zwischen Absenderblockierung und Spam-Meldung?
Eine Spam-Meldung ist ein Trainingssignal, das ähnliche Nachrichten statistisch beeinflusst. Blockierte Absender sind eine feste Ausnahme für genau eine Adresse, unabhängig vom Nachrichteninhalt.
Erfährt der Absender, dass ich ihn blockiert habe?
Nein. Die Nachricht wird weder zurückgewiesen noch wird eine Benachrichtigung gesendet. Für den Absender sieht es nach einer normalen Zustellung aus.
Wie viele Absender kann ich blockieren?
Fünfzig pro Postfach. Wenn Sie sich dieser Zahl nähern, ist die Blockierliste nicht das richtige Werkzeug. Verwenden Sie stattdessen einen Filter für ein passendes Muster.
Kann ich eine ganze Domain blockieren?
Nicht über blockierte Absender, denn diese Funktion erfasst genau eine Adresse. Ein E-Mail-Filter kann eine Domain, einen Betreff oder einen Header abgleichen. Filter sind in Pro und Agency verfügbar.
Wird der Spamfilter von meinem gesamten Team gemeinsam genutzt?
Der statistische Klassifikator arbeitet pro Postfach. Ihr Training verändert daher nicht die Ergebnisse eines Kollegen. Auch blockierte Absender gelten jeweils nur für ein Postfach.
Warum landen Nachrichten eines Absenders noch im Spam, nachdem ich sie als „Kein Spam“ markiert habe?
Meist steht die Adresse auf Ihrer Liste blockierter Absender, die den Klassifikator überstimmt. Andernfalls schlägt wahrscheinlich die Authentifizierung des Absenders fehl, was alle Empfänger seiner Nachrichten betrifft.
Sollte ich einen Newsletter als Spam melden?
Nur wenn Sie dem Absender Ihre Adresse nie gegeben haben oder wenn nach der Abmeldung weiterhin Nachrichten eintreffen. Verwenden Sie sonst den Abmeldelink. Spam-Beschwerden gegen einen seriösen Absender können dessen Zustellung an alle Empfänger beeinträchtigen.
