Wer lange genug mit mehreren Organisationen arbeitet, besitzt irgendwann mehrere Postfächer, die nur selten auf derselben Plattform liegen. Ein Gmail-Konto von einem Kunden, eine Microsoft-365-Adresse für einen Auftrag, eine alte Adresse bei einem Anbieter, an dessen Auswahl sich niemand mehr erinnert, und die eigene Domain. Vier Anbieter in einem Posteingang ersparen die Kontrolle an vier verschiedenen Stellen.
Das funktioniert über externe Konten. Anderswo gehostete Postfächer werden per IMAP verbunden, sodass ihre Nachrichten neben Ihren eigenen erscheinen. Dieser Beitrag erklärt, welche Vorteile das tatsächlich bringt, welche Probleme es nicht lösen kann und wie viele Konten sich je Tarif verbinden lassen.
Wie vier Anbieter in einem Posteingang funktionieren
Sie hinterlegen die Verbindungsdaten eines anderswo gehosteten Postfachs. Wir verbinden uns damit wie jedes gewöhnliche E-Mail-Programm. Seine Ordner und Nachrichten werden in derselben Oberfläche wie die bei uns gehosteten E-Mails angezeigt.
Entscheidend ist, was beim Antworten geschieht. Nachrichten aus einem verbundenen Konto werden über den ursprünglichen Anbieter und mit dessen Versandzugangsdaten verschickt. Wir geben also nicht vor, dieser Anbieter zu sein. Dadurch bleiben SPF, DKIM und DMARC korrekt ausgerichtet. Genau dies entscheidet, ob eine Antwort ankommt oder wegen einer nicht zur Absenderadresse passenden Authentifizierung im Spam landet.
Die automatische Erkennung übernimmt den größten Teil der Einrichtung, da IMAP überall dasselbe Protokoll ist. Anhand von Adresse und Passwort werden verbreitete Anbieter erkannt und konfiguriert, ohne dass Sie Servernamen nachschlagen müssen. Nicht erkannte Anbieter können manuell eingetragen werden.
Die tatsächlichen Vorteile
Vier Anbieter in einem Posteingang leisten weniger, als die Formulierung vermuten lässt, und sind zugleich nützlicher, als sie zunächst klingen.
Eine zentrale Anlaufstelle. Das ist der offensichtlichste Vorteil. Morgens prüfen Sie ein Fenster statt vier Registerkarten, von denen Sie an einem geschäftigen Tag drei vergessen würden.
Eine Suche über alle Konten. In der Praxis ist dies der größere Nutzen. Sie finden die Nachricht, in der etwas vereinbart wurde, ohne sich zuerst erinnern zu müssen, in welchem Konto sie eingegangen ist.
Ein gemeinsamer Satz von Filtern. Regeln gelten für alle verbundenen Konten. Sie müssen sie nicht in den unterschiedlichen, selten angenehmen Oberflächen jedes einzelnen Anbieters separat einrichten.
Ein zweiter Faktor. Sie authentifizieren sich bei uns, und wir halten die Verbindungen zu den externen Konten. Das ist komfortabel, wirft aber auch eine Vertrauensfrage auf, die weiter unten behandelt wird.
Die Verantwortung bleibt beim externen Anbieter
Eine klare Abgrenzung verhindert die häufigste Enttäuschung: Ein verbundenes Konto verhält sich nicht wie ein hier gehostetes Postfach.
Die Regeln des externen Anbieters gelten weiterhin. Ist dessen Speicher voll, werden Nachrichten dort zurückgewiesen, und wir können daran nichts ändern. Drosselt er IMAP-Verbindungen, verlangsamt sich die Synchronisierung. Legt er ein Versandlimit fest, erreichen auch Ihre Antworten diese Grenze. Ein gemeinsamer Posteingang ändert den Ort, an dem Sie lesen und schreiben, nicht den Betreiber des Postfachs.
Einige Anbieter verlangen statt des normalen Kontopassworts ein App-spezifisches Passwort, insbesondere bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung. Manche beschränken IMAP in günstigeren Tarifen vollständig. Das lässt sich nicht umgehen, weil in diesem Fall keine Schnittstelle für die Verbindung vorhanden ist.
Auch die Folgen einer Löschung sollten Sie vorab kennen. Wenn Sie eine Nachricht aus einem verbundenen Konto entfernen, wird sie beim externen Anbieter ebenfalls gelöscht. Sie arbeiten mit dem tatsächlichen Postfach und nicht mit einer Kopie. Meist ist genau das erwünscht, gelegentlich kommt es jedoch überraschend.
Die Tarifgrenzen
Die Anzahl externer Konten ist je Tarif begrenzt. Diese Werte entscheiden als Erstes darüber, ob das Modell zu Ihrem Bedarf passt.
| Tarif | Externe Konten |
|---|---|
| Free | 0 |
| Starter | 5 |
| Pro | 10 |
| Agency | 30 |
Fünf Konten reichen den meisten Einzelpersonen bequem aus. Zehn eignen sich für jemanden, der mehrere Kundenbeziehungen gleichzeitig betreut. Dreißig richten sich an Personen, deren Arbeit aus der E-Mail anderer besteht, etwa Assistenten mehrerer Führungskräfte oder Agenturen, die gemeinsame Adressen zahlreicher Kunden betreuen.
Im kostenlosen Tarif sind keine externen Konten enthalten. Das ist wichtig, wenn Sie ihn als E-Mail-Aggregator verwenden wollten. Er empfängt Nachrichten auf seinen eigenen Domains, stellt aber keine Verbindung zu fremden Konten her.
Die Frage nach den Zugangsdaten
Vier Anbieter in einem Posteingang bedeuten, dass wir Zugangsdaten speichern, mit denen diese Postfächer gelesen werden können. Es wäre unehrlich, diesen Punkt zu verschweigen.
Bei Ihren eigenen Konten ist es dasselbe Vertrauen, das Sie uns bereits durch das Hosting Ihrer E-Mails entgegenbringen. Bei Konten anderer Eigentümer, beispielsweise eines Kunden oder Arbeitgebers, stellt sich eine andere Frage. Meist sollten Sie um Erlaubnis bitten, statt sie vorauszusetzen. Einige Organisationen verbieten solche Verbindungen ausdrücklich. Das erst nachträglich zu erfahren ist unangenehm.
Verwenden Sie nach Möglichkeit ein App-spezifisches Passwort statt des Hauptpassworts. Es lässt sich separat widerrufen, gewährt keinen Zugriff auf andere Funktionen und bietet dem Kontoinhaber einen klaren Weg, die Verbindung zu beenden, ohne überall das Passwort ändern zu müssen. Das ist allgemein eine gute Praxis und hier besonders wichtig.
Wann eine Migration sinnvoller ist
Eine Verbindung ist nicht immer die richtige Lösung. Bei einem Postfach, das Sie dauerhaft behalten werden, ist sie es normalerweise nicht.
Wenn das Konto wirklich Ihnen gehört und Sie bei einem anderen Anbieter dafür bezahlen, ist es einfacher, schneller und günstiger, die E-Mails zu migrieren und das alte Konto zu schließen, als es für immer verbunden zu halten. Vier Anbieter in einem Posteingang eignen sich für Postfächer, die Sie nicht verschieben können oder sollten, etwa die Adresse eines Kunden oder Arbeitgebers oder ein mit einem nicht von Ihnen kontrollierten Dienst verknüpftes Konto.
Entscheidend ist das Eigentum und nicht die Bequemlichkeit. Alles, was Sie schließen können, sollten Sie schließen und den Nachrichtenverlauf mitnehmen. Genau dafür ist die E-Mail-Migration gedacht. Konten, die Sie nicht schließen können, verbinden Sie.
Ein sinnvoller Mittelweg besteht darin, das Konto zunächst zu verbinden und später zu migrieren. Die Verbindung verursacht keine Zusatzkosten. Sie erkennen schnell, ob das Konto wichtig genug für eine Zusammenführung ist, und entscheiden anhand von Erkenntnissen statt im Voraus.
Eine sinnvolle Einrichtung
Bei der Zusammenführung mehrerer Anbieter in einem Posteingang treten einige praktische Fragen regelmäßig auf.
- Verbinden Sie zuerst das aktivste Konto und arbeiten Sie eine Woche damit, bevor Sie die übrigen hinzufügen. Sollte die Anordnung nicht zu Ihnen passen, ist es besser, dies nur einmal festzustellen.
- Prüfen Sie die Antwortadresse bei der ersten Nachricht aus jedem verbundenen Konto. Mit der falschen Identität zu antworten ist der klassische Fehler, und der Empfänger sieht ihn sofort.
- Rechnen Sie bei einem großen Postfach mit einer längeren ersten Synchronisierung. Mehrere Jahre an E-Mails werden über IMAP abgerufen, und der externe Anbieter bestimmt die Geschwindigkeit.
- Achten Sie auf Anforderungen an App-Passwörter. Wenn eine Verbindung die Authentifizierung besteht und anschließend nicht weiterläuft, liegt es fast immer daran.
Wenn die zusammengeführten Konten nicht persönlich sind, sondern gemeinsam mit Kollegen verwendet werden, ist ein gemeinsames Postfach häufig die bessere Lösung. Dann müssen nicht mehrere Personen dasselbe externe Konto mit denselben Zugangsdaten verbinden.
