Sie exportieren ein Adressbuch bei einem Anbieter und importieren die Kontakte bei einem anderen. Die Aufgabe scheint erledigt, bis Sie das Ergebnis prüfen. Namen und primäre E-Mail-Adressen sind vorhanden. Die zweite Telefonnummer, die Postanschrift, die frühere Position und die Notiz aus 2021 darüber, wer Sie einander vorgestellt hat, fehlen jedoch. Ohne jeden Hinweis.
Die Ursache kann sowohl das Dateiformat als auch der Funktionsumfang des Importers sein. CSV überträgt keine Angaben ohne erkannte Spalte. Ein umfangreicheres Format hilft aber ebenfalls nicht, wenn das Zielsystem nur einen Teil seiner Felder liest.
Hier erfahren Sie, was die Formate leisten, wie Sie die Übertragung prüfen und wie Sie mit möglichen Dubletten umgehen.
Ein Kontakt ist mehr als eine Tabellenzeile
In einer gewöhnlichen Tabelle enthält jede Zelle einen Wert. Ein Kontakt kann dagegen Folgendes enthalten:
- Mehrere E-Mail-Adressen mit Bezeichnungen wie geschäftlich, privat oder alte Adresse mit Weiterleitung.
- Mehrere Telefonnummern, ebenfalls mit eigenen Bezeichnungen.
- Postanschriften mit einzelnen Bestandteilen statt nur einer Zeichenfolge.
- Eine Organisation und eine berufliche Position, die sich mit der Zeit ändern.
- Notizen unterschiedlicher Länge, auch mit Kommas und Zeilenumbrüchen.
- Ein Foto.
- Mitgliedschaften in mehreren Gruppen gleichzeitig.
Damit diese Angaben in eine Tabelle passen, muss man entweder nur den ersten wiederholten Wert behalten oder Spalten wie email_2 und email_3 anlegen. Jedes Werkzeug verwendet eigene Konventionen. Beim Übertragen einer CSV-Datei können Felder verloren gehen, deren Bezeichnungen Exporter und Importer unterschiedlich auslegen.
Der Verlust kann unbemerkt bleiben. Für den Importer ist der Vorgang erfolgreich, wenn er alle bekannten Spalten gelesen hat. Unbekannte Spalten fehlen dann möglicherweise einfach im Ergebnis, ohne Warnung.
vCard oder CSV beim Kontaktimport
| vCard (.vcf) | CSV | |
|---|---|---|
| Mehrere E-Mail-Adressen und Telefonnummern | Das Format unterstützt bezeichnete Werte; der hiesige Dateiimport wählt jeweils einen aus | Erfordert passende Spalten; auch der aktuelle Importer wählt jeweils einen Wert aus |
| Strukturierte Postanschriften | Vom Format unterstützt; beim Dateiimport werden sie zu einer Zeichenfolge zusammengefasst | Üblicherweise als einzelne Zeichenfolge gespeichert |
| Fotos | Das Format kann Fotos speichern, der aktuelle Dateiimport übernimmt sie aber nicht | Der aktuelle Import unterstützt keine Fotos |
| Notizen mit Kommas oder Zeilenumbrüchen | Bei korrekter Maskierung unterstützt | Mit korrekten Anführungszeichen unterstützt; Fehler können Spalten verschieben |
| Gruppen | Abhängig von Version und Anwendung; der hiesige Dateiimport übernimmt keine Gruppenmitgliedschaften | Gruppenmitgliedschaften werden beim aktuellen Dateiimport nicht übernommen |
| Bearbeitung in einer Tabellenkalkulation | Nicht für eine gewöhnliche Tabellenkalkulation vorgesehen | Ja |
| Änderungsvergleich als Text | Möglich, abhängig von der Felddarstellung | Möglich; Zeilenreihenfolge und Anführungszeichen können ihn erschweren |
Eine Version des vCard-Formats ist in RFC 6350 beschrieben. vCard wird häufig zum Austausch von Kontakten verwendet und kann wiederholte Felder sowie komplexe Anschriften darstellen. Die verschiedenen Versionen von Google Kontakte, Outlook, Apple Kontakte und mobilen Apps bieten jedoch möglicherweise unterschiedliche Exporte. Ein Feld in der Datei wird nicht zwangsläufig vom Importer übernommen.
Bewahren Sie nach Möglichkeit einen vCard-Export des ursprünglichen Adressbuchs auf. Prüfen Sie vor einem größeren Import die benötigten Felder an einigen Kontakten. CSV eignet sich zur Bearbeitung in einer Tabelle oder wenn das Zielsystem dieses Format verlangt. Die Dateiendung allein garantiert keine vollständige Übertragung.
Wann CSV für den Kontaktimport sinnvoll ist
CSV ist praktisch, wenn Daten bearbeitet werden müssen: Dubletten aus mehreren Listen entfernen, Groß- und Kleinschreibung korrigieren, eine Firmenspalte ergänzen oder Personen aussortieren, die seit 2019 nicht kontaktiert wurden. Eine Tabellenkalkulation erleichtert solche Aufgaben oft mehr als die Oberfläche eines Adressbuchs.
CSV benötigt eine Kopfzeile. Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle, die genaue Schreibweise aber schon: Nicht alle folgenden Varianten werden gleich erkannt.
| Spalte | Zielfeld | Erforderlich |
|---|---|---|
email oder email_address | Primäre E-Mail-Adresse; die zweite Variante wird über die Suche nach einer passenden Überschrift erkannt | Ja, eine gültige E-Mail-Adresse ist nötig |
name oder first_name + last_name | Kontaktname; ersetzen Sie für getrennte Vor- und Nachnamen die Unterstriche durch Leerzeichen | Nein |
company oder organization | Firma | Nein |
job_title oder title | Berufliche Position; die erste Variante wird anhand eines Teils der Überschrift erkannt | Nein |
phone | Telefonnummer | Nein |
address | Postanschrift als Zeichenfolge | Nein |
birthday oder birth_date | Datum im Format YYYY-MM-DD; ersetzen Sie die zweite Überschrift durch die erste oder trennen Sie ihre Wörter mit einem Leerzeichen | Nein |
notes | Notizen | Nein |
Unbekannte Spalten werden ignoriert. Leere Werte löschen beim Aktualisieren keine vorhandenen Felder. Zeilen ohne gültige E-Mail-Adresse werden übersprungen. Ein Strukturfehler oder eine überschrittene Grenze kann dagegen den gesamten Vorgang abbrechen. Testen Sie deshalb zuerst eine kleine Auswahl, bevor Sie eine große Datei laden.
Tabellenkalkulationen bergen zwei weitere Risiken. Telefonnummern mit führendem + oder führenden Nullen können als Zahlen behandelt werden und diese Zeichen verlieren. Legen Sie das Textformat vor dem Laden oder Eingeben der Daten fest; nachträgliches Formatieren stellt verlorene Zeichen nicht wieder her. Werte, die mit =, + oder - beginnen, können als Formeln interpretiert werden. Öffnen Sie solche Dateien vorsichtig, besonders bei unbekannter Herkunft.
Wenn Ihr Werkzeug eine Vorschau anbietet, prüfen Sie Anzahl, Beispielkontakte und Validierungshinweise. Der aktuelle Kontaktimport im Webmail lädt die Datei direkt und zeigt erst danach die Anzahl verarbeiteter und übersprungener Einträge. Eine Vorschau vor dem Import gibt es nicht. Sichern Sie das Adressbuch vorher und testen Sie eine kleine Datei.
Import in ein vorhandenes Adressbuch
Der anspruchsvolle Fall ist nicht das leere Adressbuch, sondern eines, das bereits einen Teil der zu importierenden Kontakte enthält.
Manche Werkzeuge ersetzen einen gefundenen Kontakt vollständig durch den eingehenden Datensatz. Das sieht zunächst richtig aus, kann aber Angaben löschen: Die CSV-Datei hatte nur wenige Spalten, der vorhandene Kontakt zusätzlich eine Mobilnummer, eine Postanschrift und jahrelange Notizen. Nach dem Ersetzen bleiben nur die Felder der Datei übrig.
Hier aktualisiert der Import unterstützte Felder mit nicht leeren eingehenden Werten beim Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse. Fehlende oder leere Werte bleiben unverändert. Sie können eine Firma ergänzen, ohne den Rest zu löschen. Die ursprüngliche, über CardDAV empfangene Karte wird jedoch nicht neu geschrieben. Webmail und CardDAV-Client können daher vorübergehend unterschiedliche Angaben zeigen. Prüfen Sie das gesondert.
Kontrollieren Sie bei jedem Werkzeug, wie es bestehende Kontakte aktualisiert. Ob sich Angaben wiederherstellen lassen, hängt von Sicherungen und Änderungshistorie ab. Ohne diese können verlorene Felder unwiederbringlich sein.
Das Problem mit Dubletten
In Adressbüchern entstehen Dubletten, und ein Import kann weitere hinzufügen. Dieselbe Person kann anna@acme.com, a.smith@acme.com und anna.smith@gmail.com verwenden. Alle Adressen sind echt, aber das System muss nicht wissen, dass sie derselben Anna gehören.
Ein automatischer Abgleich kann eine Person nicht immer eindeutig erkennen. Ein gleicher Name genügt nicht, weil verschiedene Menschen gleich heißen können. Die E-Mail-Adresse ist ein klarer Schlüssel zum Aktualisieren, aber kein Identitätsnachweis. Sie kann gemeinsam verwendet oder einem anderen Mitarbeiter zugewiesen worden sein. Prüfen Sie den Inhaber, bevor Sie Kontakte zusammenführen.
Sortieren Sie nach dem Import nach Namen und prüfen Sie mögliche Übereinstimmungen. Eine große Liste kann mehr Zeit benötigen als erwartet. E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Kontext zu vergleichen hilft bei einer begründeten Entscheidung, macht aber nicht jede Ähnlichkeit zum Beweis.
Am besten verringern Sie Abweichungen schon beim Anlegen. Ein aus einer eingegangenen Nachricht erstellter Kontakt verwendet die Absenderadresse, während beim manuellen Eingeben Fehler entstehen können. Eine einheitliche Vorgehensweise hilft. Prüfen Sie trotzdem, wer die Nachricht geschickt hat und welche Adresse gespeichert werden soll.
Synchronisieren statt importieren
Ein Import erstellt eine einmalige Kopie. Wenn Telefon und Webmail dauerhaft abgestimmte Adressbücher haben sollen, verwenden Sie die Synchronisierung über CardDAV.
CardDAV lässt Clients das Adressbuch auf dem Server lesen und ändern, ähnlich wie IMAP bei E-Mails. Ein auf dem Telefon angelegter Kontakt erscheint nach erfolgreicher Synchronisierung. Das muss nicht sofort geschehen: Netzwerk, Hintergrundbetrieb und Aktualisierungsintervall spielen eine Rolle.
Apple Kontakte unter macOS und iOS unterstützt CardDAV. Unter Android wird häufig DAVx⁵ verwendet, während Thunderbird eigene Unterstützung bietet. Outlook benötigt meist eine Erweiterung eines Drittanbieters. Die Kompatibilität hängt von Version und ausgewähltem Client ab.
Einrichtungsanleitungen: Apple unter macOS, iPhone und iPad, Android mit DAVx⁵ und Thunderbird.
Synchronisierung verringert das Risiko, auf Telefon und Computer lange Zeit unterschiedliche Kopien zu behalten. Konflikte, Löschungen und Konfigurationsfehler bleiben jedoch möglich. Sie ersetzt keine Sicherung.
So übertragen Sie das Adressbuch
- Sichern Sie einen vCard-Export beim bisherigen Anbieter, sofern verfügbar. Prüfen Sie die Möglichkeiten Ihrer Version von Google Kontakte, Outlook oder Apple Kontakte. Wenn CSV nötig ist, bewahren Sie die ursprünglichen Daten zusätzlich separat auf.
- Öffnen Sie die Datei und prüfen Sie den Inhalt. Eine vCard ist Text. Suchen Sie einen Kontakt mit vielen Angaben und kontrollieren Sie, ob die benötigten Daten exportiert wurden.
- Bearbeiten Sie die Daten bei Bedarf in einer Tabellenkalkulation und berücksichtigen Sie die Grenzen des Formats und des Importers. Bewahren Sie den vollständigen Originalexport separat auf.
- Testen Sie den Import mit einer kleinen Auswahl. Falls das Werkzeug eine Vorschau bietet, prüfen Sie sie. Im aktuellen Webmail kontrollieren Sie das Ergebnis nach dem Laden und sichern das Adressbuch vorher.
- Prüfen Sie anschließend einige Kontakte. Öffnen Sie denselben umfangreichen Kontakt und vergleichen Sie ihn mit der Quelle, auch in verbundenen Clients.
- Prüfen Sie mögliche Dubletten von Hand, nach Namen sortiert und anhand weiterer Angaben.
- Richten Sie CardDAV auf Ihren Geräten ein, um weitere Exporte seltener nötig zu machen. Prüfen Sie die Synchronisierung in beide Richtungen.
- Bewahren Sie die Originaldatei geschützt auf, solange Sie die Übertragung kontrollieren. Sie enthält personenbezogene Daten. Beschränken Sie den Zugriff und legen Sie die Aufbewahrungsdauer fest.
Kontakte lassen sich auch über die API importieren. Prüfen Sie bei einem MCP-Server die verfügbaren Werkzeuge und Felder. Gruppenmitgliedschaften werden beim Dateiimport nicht übernommen. In der REST-API verwalten Sie sie über separate Vorgänge, etwa beim Aufbau eines Adressbuchs aus einem CRM.
Häufige Fragen
Welches Format sollte ich zum Importieren wählen?
Bewahren Sie einen vollständigen Originalexport auf, nach Möglichkeit als vCard, und testen Sie den Importer mit einigen Kontakten. vCard unterstützt komplexe Felder, der aktuelle Dateiimport liest aber nur einen Teil und übernimmt weder Fotos noch Gruppen. CSV eignet sich zur Tabellenbearbeitung, wenn die Überschriften richtig zugeordnet werden.
Überschreibt der Import vorhandene Kontakte?
Unterstützte Felder mit nicht leeren Werten aktualisieren den Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse. Fehlende oder leere Felder löschen ihn nicht. Die ursprüngliche CardDAV-Karte bleibt jedoch separat und wird durch diesen Import nicht neu geschrieben. Prüfen Sie Webmail und synchronisierten Client.
Warum wurden meine Telefonnummern falsch übernommen?
Die Tabellenkalkulation hat sie möglicherweise als Zahlen behandelt und das führende + oder Nullen entfernt. Legen Sie das Textformat vor der Verarbeitung fest. Wenn Zeichen bereits fehlen, greifen Sie auf den Originalexport zurück. vCard vermeidet diese Tabellenkonvertierung, erweitert aber nicht den Funktionsumfang des Importers.
Kann ich Kontakte ohne E-Mail-Adresse importieren?
Das vCard-Format erlaubt solche Kontakte. Der aktuelle Dateiimport verlangt aber sowohl bei CSV als auch bei vCard eine gültige E-Mail-Adresse und überspringt Einträge ohne sie. Verwechseln Sie den Funktionsumfang eines CardDAV-Clients nicht mit dem des Dateiimports.
Wie bekomme ich Kontakte auf mein Telefon?
Richten Sie für den laufenden Gebrauch CardDAV in einer kompatiblen App ein. Die Clients synchronisieren dann das Serveradressbuch. Prüfen Sie Konto, Synchronisierungsrichtung und Ergebnis. Verzögerungen und Konflikte sind weiterhin möglich.
Werden Dubletten beim Import entfernt?
Der Import aktualisiert anhand der E-Mail-Adresse und ermittelt keine Personenidentität. Eine gemeinsam verwendete oder neu zugewiesene Adresse erfordert Aufmerksamkeit. Gleiche Namen werden nicht automatisch zusammengeführt. Prüfen Sie nach einem größeren Import mögliche Dubletten von Hand.
Kann ich meine Kontakte wieder exportieren?
Ja, als CSV oder vCard. Exportiert werden die vom aktuellen Werkzeug unterstützten Felder, nicht unbedingt die gesamte ursprüngliche CardDAV-Karte. Sichern Sie vor umfangreichen Änderungen einen geeigneten Export und kontrollieren Sie dessen Inhalt.
Was passiert mit Kontaktgruppen?
Die Möglichkeiten von vCard hängen von Version und Anwendung ab. Der aktuelle Dateiimport stellt aber weder aus vCard noch aus CSV Gruppenmitgliedschaften wieder her. Die REST-API kann Gruppen und Mitglieder separat verwalten. Prüfen Sie für MCP, ob entsprechende Werkzeuge verfügbar sind.
