邮件转发

公司换了品牌,怎样保留旧邮箱地址?

作者:Alexey Bulygin
旧的深蓝色信箱与新的绿色信箱并排放置,两者都装着橙色信封

宣布新品牌之前,先保留旧域名的注册,并确定每个旧地址的收件人。如果 @ 前面的名称相同,而且两个域名都通过 TrekMail 收信,可以考虑域名别名。回复时显示旧地址还是新地址,需要另外决定。

列出旧地址、目标收件人、允许的回复地址三栏。连接域名前,就能看出哪些地址需要例外处理。

同名地址是怎样匹配的

假设 company.example 是新的主域名,brand.example 是保留的旧名称。连接旧域名之前,先在主域名创建或确认 hello@ 和 anna@ 收件人。

配置域名别名后,发给 hello@brand.example 的邮件会转向 hello@company.example,发给 anna@brand.example 的邮件则使用对应的 anna@company.example。系统匹配的是 @ 前的部分。

如果主域名没有 billing@,建立域名关系并不会自动创建它。也不能认为第二个域名下随便写一个地址,都能送进 hello@。未知地址会继续按其他投递规则处理,包括单独设置过的 catch-all。Catch-all 指接收该域名未知地址邮件的收件人。

收件路由指南详细说明了这些差别。

准备两个域名

要使用域名别名,两个域名必须位于同一个 TrekMail 账号,处于有效状态,并通过 TrekMail 接收邮件。分别检查 MX 记录,它们告诉其他邮件系统将邮件送到哪里。

选择已经设置好收件人的主域名,再通过路由设置把附加域名关联过去。可以先测试一对容易核对的地址,例如两个域名上的 hello@。

Starter、Pro 和 Agency 支持通过域名别名收件。

保存已接入域名及其对应主域名的清单,对于旧公司名称和不同地区的域名尤其有帮助。不要设计一个别名继续经过另一个别名的多层链路,应明确指向已有有效收件人的主域名。

留意已经存在的地址

附加域名可能已有独立邮箱,或针对某个完整地址的投递规则。在 TrekMail 中,这类精确匹配的收件目标先于域名别名检查,因此原有地址的用途得以保留。

例如,sales@brand.example 可以由独立团队使用,其他同名地址则送往 company.example。此时 sales@ 的邮件仍使用它已经明确配置的路径。

启用前,查看附加域名的邮箱、别名和转发清单。启用后,分别给一个普通同名地址,以及一个有独立配置的地址发测试邮件。两者投递结果不同,可能正是预期行为,并不一定是错误。

如果只需要一个收件名称不同的附加地址,可以使用普通邮箱别名。它把具体地址连接到现有邮箱,不必关联整个域名的所有同名收件人。

回复需要单独配置

收到发给 hello@brand.example 的邮件,不代表回复一定从该地址发出。检查网页邮箱中获准使用的发件身份。要代表附加域名回复,需要相应地址和可用的发送通道。

测试时,除了查看收件箱,也要检查回复中的“发件人”。收件人应看到最初联系的品牌。如果公司保留旧域名只是为了收件,也可以用主地址回复,但这应是事先决定好的做法。

分阶段切换,记录例外

分别测试两个域名上名称相同的地址、有独立路由的地址,以及没有对应收件人的名称。发送前先写清预期结果。域名别名不会自动创建任意邮箱。

签名和 From 身份要分别更新。旧地址仍有人使用时,继续续费旧域名。删除旧路由之前,确认客户咨询、账单和账号恢复邮件目前都发往哪里。

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