Vier providers, één inbox: lees e-mail die elders wordt gehost

Wie lang genoeg voor meerdere organisaties werkt, krijgt vanzelf meerdere postvakken, die zelden op hetzelfde platform staan. Een Gmail-account van een klant, een Microsoft 365-adres voor een opdracht, een oud adres bij een host waarvan niemand nog weet waarom die ooit is gekozen, en je eigen domein. Vier providers samenbrengen in één inbox voorkomt dat je op vier plekken moet kijken.

Dit werkt met externe accounts: postvakken die elders worden gehost, koppel je via IMAP zodat hun berichten naast je eigen mail verschijnen. Op deze pagina lees je wat zo’n koppeling werkelijk oplevert, welke problemen ze niet kan oplossen en hoeveel accounts je met elk abonnement kunt verbinden.

Hoe vier providers in één inbox werken

Je geeft ons de verbindingsgegevens van een postvak dat elders wordt gehost, waarna wij er verbinding mee maken zoals elke andere mailclient dat zou doen. De mappen en berichten van dat account verschijnen in dezelfde omgeving als de mail die je bij ons host.

Vooral belangrijk is wat er gebeurt wanneer je antwoordt. Mail van een gekoppeld account wordt verzonden via de eigen provider van dat account en met de bijbehorende verzendgegevens. Wij doen dus niet alsof het bericht namens die provider vanaf onze servers komt. Daardoor blijven SPF, DKIM en DMARC correct uitgelijnd. Dat kan het verschil maken tussen een antwoord dat wordt bezorgd en een bericht dat in de spam belandt omdat de authenticatie niet bij het afzenderadres past.

Automatische detectie neemt het grootste deel van de configuratie uit handen, want IMAP is overal hetzelfde protocol. Met een adres en wachtwoord worden bekende providers herkend en ingesteld zonder dat je servernamen hoeft op te zoeken. Andere providers kun je handmatig toevoegen.

De voordelen die er echt toe doen

Wat vier providers in één inbox opleveren, is bescheidener dan de uitdrukking doet vermoeden, maar tegelijk nuttiger dan het misschien klinkt.

Eén plek om te controleren. Dat is het voor de hand liggende voordeel. Je ochtendcontrole gebeurt in één venster in plaats van vier tabbladen, waarvan je er op een drukke dag drie vergeet.

In alles tegelijk zoeken. In de praktijk is dit het grootste voordeel. Je vindt het bericht waarin een afspraak is vastgelegd zonder eerst te hoeven bedenken op welk account het binnenkwam. Dat bespaart echt tijd.

Eén verzameling filters. Regels gelden voor alle gekoppelde accounts. Je hoeft ze niet afzonderlijk in te stellen in de omgeving van iedere provider, elk met andere mogelijkheden en geen ervan bijzonder prettig in gebruik.

Eén tweede factor. Je meldt je bij ons aan en wij bewaren de gekoppelde accounts. Dat is gemakkelijk, maar vraagt ook om een bewuste afweging. Daar gaan we hieronder op in.

Wat de verantwoordelijkheid van de externe provider blijft

Duidelijkheid hierover voorkomt de meest voorkomende teleurstelling: verwachten dat een gekoppeld account zich gedraagt als een postvak dat bij ons wordt gehost.

De regels van de externe provider blijven gelden. Als de opslag daar vol is, worden berichten daar geweigerd en kunnen wij daar niets aan veranderen. Als de provider IMAP-verbindingen afremt, duurt synchroniseren langer. Als er een verzendlimiet geldt, lopen je antwoorden daar ook tegenaan. Een gezamenlijke inbox verandert waar je leest en schrijft, niet wie het postvak beheert.

Sommige providers eisen bovendien een app-wachtwoord in plaats van je gewone wachtwoord, vooral wanneer tweefactorauthenticatie is ingeschakeld. Andere blokkeren IMAP volledig bij hun goedkopere abonnementen. Die laatste beperking is niet te omzeilen, want er is dan geen dienst waarmee verbinding kan worden gemaakt.

Het is verstandig om vooraf te begrijpen wat verwijderen betekent. Wanneer je een bericht uit een gekoppeld account verwijdert, verdwijnt het ook bij de provider. Je werkt namelijk rechtstreeks in het externe postvak en niet met een kopie. Meestal is dat precies de bedoeling, maar soms komt het onverwacht.

De limieten per abonnement

Elk abonnement stelt een maximum aan het aantal externe accounts. Nog vóór andere overwegingen bepalen deze aantallen of deze werkwijze bij je past.

Vijf is ruim voldoende voor de meeste individuele gebruikers. Tien past bij iemand die verschillende klantrelaties tegelijk beheert. Dertig is bedoeld voor mensen wier werk om de mail van anderen draait, zoals een assistent die meerdere leidinggevenden ondersteunt of een bureau dat gedeelde adressen van verschillende klanten bijhoudt.

Het gratis abonnement biedt geen externe accounts. Dat is belangrijk als je het als verzamelpunt wilde gebruiken. Het ontvangt berichten op de eigen domeinen, maar maakt geen verbinding met andere accounts.

De kwestie van inloggegevens

Bij vier providers in één inbox vertrouwen gebruikers ons inloggegevens toe waarmee die postvakken kunnen worden gelezen. Het zou niet eerlijk zijn om daar zomaar aan voorbij te gaan.

Voor je eigen accounts is dit hetzelfde vertrouwen dat je ons al geeft door hier mail te hosten. Bij accounts die van iemand anders zijn, zoals het postvak van een klant of werkgever, ligt dat anders. Meestal is het verstandig om toestemming te vragen en niets te veronderstellen. Sommige organisaties verbieden dit uitdrukkelijk, en achteraf ontdekken dat je de regels hebt overtreden is bijzonder vervelend.

Gebruik waar mogelijk een app-wachtwoord in plaats van het hoofdwachtwoord van het account. Je kunt het afzonderlijk intrekken, het geeft geen toegang tot andere diensten en de eigenaar kan de toegang eenvoudig beëindigen zonder overal het wachtwoord te wijzigen. Dat is altijd een goede beveiligingsmaatregel en hier des te meer.

Wanneer migreren beter is

Een account koppelen is niet altijd de juiste keuze. Voor een postvak dat je onbeperkt wilt blijven gebruiken, is dat meestal niet zo.

Als een account werkelijk van jou is en je er elders voor betaalt, is het eenvoudiger, sneller en goedkoper om de mail over te zetten en het oude account op te zeggen dan het voor altijd gekoppeld te houden. Vier providers in één inbox is bedoeld voor postvakken die je niet kunt of hoort te verplaatsen, zoals het adres van een klant of werkgever of een account dat verbonden is aan een dienst waarover je geen controle hebt.

Eigendom is hier het onderscheid, niet gemak. Kun je een account sluiten, doe dat dan en neem de volledige geschiedenis mee. Daarvoor is migratie bedoeld. Kun je het niet sluiten, koppel het dan.

Een redelijke tussenoplossing is om een account eerst te koppelen en later te migreren. Koppelen kost niets, je merkt snel genoeg of het account belangrijk genoeg is om samen te voegen en je neemt de beslissing op basis van ervaring in plaats van vooraf.

Een verstandige configuratie

Bij het samenbrengen van vier providers in één inbox komen enkele praktische aandachtspunten steeds terug.

• Koppel eerst het drukste account en gebruik het een week voordat je de rest toevoegt. Mocht deze werkwijze niet bij je passen, dan ontdek je dat liever één keer.
• Controleer het antwoordadres bij het eerste bericht dat je vanuit elk gekoppeld account verstuurt. Antwoorden met de verkeerde identiteit is de klassieke fout, en de ontvanger kan die zien.
• Houd bij een groot postvak rekening met een trage eerste synchronisatie. Er worden jaren aan e-mail opgehaald via IMAP, en de externe provider bepaalt het tempo.
• Let op de vereiste van een app-wachtwoord. Wanneer een verbinding eerst wordt geverifieerd en daarna stopt, is dit bijna altijd de oorzaak.

Zijn de accounts die je samenbrengt gedeeld met collega’s in plaats van persoonlijk, dan is een gedeeld postvak vaak een betere oplossing dan meerdere mensen hetzelfde externe account te laten koppelen met dezelfde inloggegevens.