Je exporteert een adresboek bij de ene aanbieder en importeert de contacten bij een andere. Alles lijkt geregeld, totdat je het resultaat controleert. De namen staan erin, net als de primaire e-mailadressen. Maar het tweede telefoonnummer, het postadres, de vorige functie en de notitie uit 2021 over wie jullie aan elkaar heeft voorgesteld ontbreken. Zonder waarschuwing.
De oorzaak kan zowel het bestandsformaat als de mogelijkheden van de importfunctie zijn. CSV zet geen gegevens over waarvoor geen herkende kolom bestaat. Maar een uitgebreider formaat helpt ook niet als het doelsysteem slechts een deel van de velden leest.
Hier lees je wat de formaten ondersteunen, hoe je de overdracht controleert en wat je met mogelijke dubbele contacten doet.
Een contact is meer dan een tabelrij
In een gewone tabel bevat iedere cel één waarde. Een contact kan het volgende bevatten:
- Meerdere e-mailadressen met labels zoals werk, privé of een oud adres dat nog doorstuurt.
- Meerdere telefoonnummers, eveneens met eigen labels.
- Postadressen met afzonderlijke onderdelen in plaats van één tekstwaarde.
- Een organisatie en een functie die met de tijd veranderen.
- Notities van verschillende lengtes, met komma's en regeleinden.
- Een foto.
- Lidmaatschap van meerdere groepen tegelijk.
Om dat in een tabel onder te brengen, moet je alleen de eerste herhaalde waarde bewaren of kolommen zoals email_2 en email_3 maken. Iedere tool gebruikt eigen afspraken. Bij het overzetten van CSV kunnen velden verloren gaan als de export- en importfunctie hun namen verschillend interpreteren.
Dat verlies kan onopgemerkt blijven. Voor de importfunctie is de bewerking geslaagd als alle bekende kolommen zijn gelezen. De overige kolommen kunnen zonder waarschuwing buiten het resultaat vallen.
vCard of CSV bij het importeren van contacten
| vCard (.vcf) | CSV | |
|---|---|---|
| Meerdere e-mailadressen en telefoonnummers | Het formaat ondersteunt waarden met labels; de huidige bestandsimport kiest hier één waarde per type | Vereist passende kolommen; ook de huidige import kiest één waarde per type |
| Gestructureerde postadressen | Ondersteund door het formaat; bij de bestandsimport worden ze één tekstwaarde | Meestal opgeslagen als één tekstwaarde |
| Foto's | Het formaat kan foto's bewaren, maar de huidige bestandsimport neemt ze niet over | De huidige import ondersteunt geen foto's |
| Notities met komma's of regeleinden | Ondersteund bij correct escapen van tekens | Ondersteund met juiste aanhalingstekens; fouten kunnen kolommen verschuiven |
| Groepen | Afhankelijk van versie en toepassing; de bestandsimport neemt hier geen groepslidmaatschappen over | De huidige bestandsimport neemt geen groepslidmaatschappen over |
| Bewerken in een spreadsheet | Niet bedoeld voor een gewone spreadsheeteditor | Ja |
| Wijzigingen als tekst vergelijken | Mogelijk, afhankelijk van de veldnotatie | Mogelijk; rijvolgorde en aanhalingstekens kunnen het lastiger maken |
Een versie van het vCard-formaat staat beschreven in RFC 6350. vCard wordt veel gebruikt om contacten uit te wisselen en kan herhaalde velden en samengestelde adressen weergeven. Verschillende versies van Google Contacten, Outlook, Apple Contacten en mobiele apps kunnen echter andere exportmogelijkheden bieden. Een veld in het bestand wordt niet automatisch door de importfunctie bewaard.
Bewaar indien mogelijk een vCard-export van het oorspronkelijke adresboek. Controleer vóór een grote import de benodigde velden met enkele contacten. CSV is handig om gegevens in een spreadsheet te bewerken of als het doelsysteem dat formaat verlangt. De bestandsextensie alleen garandeert geen volledige overdracht.
Wanneer CSV handig is
CSV is praktisch als je gegevens wilt bewerken: dubbele contacten uit meerdere lijsten verwijderen, hoofdletters corrigeren, een bedrijfskolom aanvullen of mensen weglaten die sinds 2019 niet zijn benaderd. Een spreadsheet maakt dat vaak eenvoudiger dan de interface van een adresboek.
CSV heeft een koprij nodig. Hoofdletters maken niet uit, maar de schrijfwijze wel: niet alle onderstaande varianten worden op dezelfde manier herkend.
| Kolom | Doelveld | Verplicht |
|---|---|---|
email of email_address | Primair e-mailadres; de tweede variant wordt gevonden door naar een passende koptekst te zoeken | Ja, een geldig e-mailadres is nodig |
name, of first_name + last_name | Contactnaam; vervang voor afzonderlijke voor- en achternamen de underscores door spaties | Nee |
company of organization | Bedrijf | Nee |
job_title of title | Functie; de eerste variant wordt herkend aan een deel van de koptekst | Nee |
phone | Telefoonnummer | Nee |
address | Postadres als één tekstwaarde | Nee |
birthday of birth_date | Datum in het formaat YYYY-MM-DD; vervang de tweede koptekst door de eerste of scheid de woorden met een spatie | Nee |
notes | Notities | Nee |
Onbekende kolommen worden genegeerd. Lege waarden wissen bij het bijwerken geen bestaande velden. Rijen zonder geldig e-mailadres worden overgeslagen. Een structuurfout of een overschreden limiet kan daarentegen de hele bewerking annuleren. Test daarom eerst een kleine selectie voordat je een groot bestand uploadt.
Spreadsheets hebben nog twee risico's. Telefoonnummers met een voorafgaande + of nullen kunnen als getallen worden behandeld en die tekens verliezen. Stel de tekstnotatie in vóór het laden of invoeren; achteraf formatteren herstelt verloren tekens niet. Waarden die beginnen met =, + of - kunnen als formules worden uitgelegd. Open zulke bestanden voorzichtig, vooral als de herkomst onbekend is.
Als je tool een voorbeeldweergave biedt, controleer dan het aantal contacten, enkele voorbeelden en validatiemeldingen. De huidige contactimport in webmail uploadt het bestand direct en toont pas daarna hoeveel records zijn verwerkt of overgeslagen. Er is geen voorbeeldweergave vóór het importeren. Maak vooraf een back-up en test eerst een klein bestand.
Importeren in een bestaand adresboek
De lastige situatie is niet een leeg adresboek, maar een boek waarin een deel van de te importeren contacten al staat.
Sommige tools vervangen een gevonden contact volledig door het binnenkomende record. Dat lijkt correct, maar kan gegevens wissen: de CSV bevatte enkele kolommen, terwijl het bestaande contact ook een mobiel nummer, een postadres en jaren aan notities had. Na het vervangen blijven alleen de velden uit het bestand over.
Hier werkt de import ondersteunde velden met niet-lege binnenkomende waarden bij voor het contact met hetzelfde e-mailadres. Ontbrekende of lege waarden blijven ongewijzigd. Je kunt een bedrijf toevoegen zonder de rest te wissen. De oorspronkelijke kaart die via CardDAV is ontvangen, wordt echter niet herschreven. Webmail en de CardDAV-client kunnen daardoor tijdelijk verschillende gegevens tonen. Controleer dat apart.
Controleer bij iedere tool hoe bestaande contacten worden bijgewerkt. Herstel hangt af van back-ups en de beschikbare wijzigingsgeschiedenis. Zonder die gegevens kunnen verloren velden onherstelbaar zijn.
Het probleem van dubbele contacten
Adresboeken verzamelen dubbele contacten, en een import kan er meer toevoegen. Dezelfde persoon kan anna@acme.com, a.smith@acme.com en anna.smith@gmail.com gebruiken. Alle adressen bestaan, maar het systeem weet niet noodzakelijk dat ze van dezelfde Anna zijn.
Een automatische vergelijking kan niet altijd vaststellen wie iemand is. Dezelfde naam is niet genoeg: verschillende mensen kunnen dezelfde naam hebben. Het e-mailadres is een duidelijke sleutel voor bijwerken, maar geen identiteitsbewijs. Het kan gedeeld worden of aan een andere medewerker zijn toegewezen. Controleer de eigenaar voordat je contacten samenvoegt.
Sorteer na het importeren op naam en bekijk mogelijke overeenkomsten. Een grote lijst kan meer tijd kosten dan verwacht. E-mailadressen, telefoonnummers en context vergelijken helpt om een onderbouwde keuze te maken, maar maakt niet iedere gelijkenis tot bewijs.
Verminder verschillen liever vanaf het begin. Een contact dat vanuit een ontvangen bericht is gemaakt, gebruikt het afzenderadres; bij handmatig invoeren ontstaan makkelijker fouten. Een vaste werkwijze helpt. Controleer wel wie het bericht heeft gestuurd en welk adres je wilt bewaren.
Synchroniseren in plaats van importeren
Importeren maakt een eenmalige kopie. Om de adresboeken op je telefoon en in webmail op elkaar af te stemmen, gebruik je synchronisatie via CardDAV.
CardDAV laat clients het adresboek op de server lezen en wijzigen, vergelijkbaar met IMAP voor e-mail. Een contact dat je op je telefoon toevoegt, verschijnt na een geslaagde synchronisatie. Dat hoeft niet meteen te gebeuren: netwerk, achtergrondwerking en update-interval spelen een rol.
Apple Contacten op macOS en iOS ondersteunt CardDAV. Op Android wordt vaak DAVx⁵ gebruikt, terwijl Thunderbird eigen ondersteuning heeft. Outlook heeft doorgaans een invoegtoepassing van een andere leverancier nodig. De compatibiliteit hangt af van de versie en de gekozen client.
Installatiehandleidingen: Apple op macOS, iPhone en iPad, Android met DAVx⁵ en Thunderbird.
Synchronisatie verkleint het risico dat telefoon en computer langdurig verschillende kopieën bewaren. Conflicten, verwijderingen en instellingsfouten blijven mogelijk. Het is geen vervanging voor een back-up.
Stappen om het adresboek over te zetten
- Bewaar een vCard-export van de vorige aanbieder, als die beschikbaar is. Controleer de mogelijkheden van jouw versie van Google Contacten, Outlook of Apple Contacten. Is CSV nodig, bewaar dan ook de oorspronkelijke gegevens apart.
- Open het bestand en controleer de inhoud. Een vCard is tekst. Zoek een contact met veel gegevens en controleer of de benodigde velden zijn geëxporteerd.
- Bewerk gegevens zo nodig in een spreadsheet en houd rekening met de beperkingen van het formaat en de importfunctie. Bewaar de volledige oorspronkelijke export apart.
- Test de import met een kleine selectie. Biedt de tool een voorbeeldweergave, controleer die dan. In de huidige webmail controleer je het resultaat na het uploaden en maak je vooraf een back-up.
- Controleer na afloop enkele contacten. Open hetzelfde uitgebreide contact en vergelijk het met de bron, ook in verbonden clients.
- Bekijk mogelijke dubbele contacten handmatig, gesorteerd op naam en vergeleken met andere gegevens.
- Stel CardDAV op je apparaten in om minder vaak te hoeven exporteren. Controleer of de synchronisatie in beide richtingen werkt.
- Bewaar het oorspronkelijke bestand op een beveiligde plek zolang je de overdracht controleert. Het bevat persoonsgegevens. Beperk de toegang en bepaal de bewaartermijn.
Je kunt contacten ook via de API importeren. Controleer bij een MCP-server de beschikbare tools en velden. De bestandsimport neemt geen groepslidmaatschappen over. In de REST-API beheer je die met afzonderlijke bewerkingen, bijvoorbeeld om een adresboek vanuit een CRM op te bouwen.
Veelgestelde vragen
Welk formaat moet ik gebruiken om contacten te importeren?
Bewaar een volledige oorspronkelijke export, liefst vCard als die beschikbaar is, en test de importfunctie met enkele contacten. vCard ondersteunt uitgebreide velden, maar de huidige bestandsimport leest slechts een deel en neemt geen foto's of groepen over. CSV is handig voor spreadsheetbewerking als de kopteksten goed worden herkend.
Overschrijft het importeren mijn bestaande contacten?
Ondersteunde velden met niet-lege waarden werken het contact met hetzelfde e-mailadres bij. Ontbrekende of lege velden wissen het niet. De oorspronkelijke CardDAV-kaart blijft echter apart en wordt door deze import niet herschreven. Controleer zowel webmail als de gesynchroniseerde client.
Waarom zijn mijn telefoonnummers verkeerd geïmporteerd?
De spreadsheet kan ze als getallen hebben behandeld en de voorafgaande + of nullen hebben verwijderd. Stel de tekstnotatie vóór het verwerken in. Ontbreken er al tekens, ga dan terug naar de oorspronkelijke export. vCard voorkomt deze spreadsheetconversie, maar breidt de importfunctie niet uit.
Kan ik contacten zonder e-mailadres importeren?
Het vCard-formaat staat dat toe. De huidige bestandsimport vereist echter een geldig e-mailadres voor zowel CSV als vCard en slaat records zonder adres over. Verwar de mogelijkheden van een CardDAV-client niet met die van het uploaden van een bestand.
Hoe krijg ik mijn contacten op mijn telefoon?
Stel voor doorlopend gebruik CardDAV in een compatibele app in. De clients synchroniseren dan het serveradresboek. Controleer account, synchronisatierichting en resultaat. Vertragingen en conflicten blijven mogelijk.
Worden dubbele contacten bij het importeren verwijderd?
De import werkt bij op basis van het e-mailadres en stelt geen identiteit vast. Een gedeeld of opnieuw toegewezen adres vraagt om controle. Gelijke namen worden niet automatisch samengevoegd. Bekijk na een grote import mogelijke dubbele contacten handmatig.
Kan ik mijn contacten opnieuw exporteren?
Ja, als CSV of vCard. Je exporteert de velden die de huidige tool ondersteunt, niet noodzakelijk de hele oorspronkelijke CardDAV-kaart. Maak vóór grote wijzigingen een passende back-up en controleer wat erin staat.
Wat gebeurt er met contactgroepen?
De mogelijkheden van vCard hangen af van versie en toepassing. De huidige bestandsimport herstelt echter geen groepsleden vanuit vCard of CSV. Met de REST-API kun je groepen en leden afzonderlijk beheren. Controleer voor MCP of de bijbehorende tools beschikbaar zijn.
