Una firma di dominio è un unico piè di pagina impostato sul dominio e utilizzato dalle sue caselle secondo la modalità scelta. L'alternativa è chiedere a cinquanta persone di mantenere a mano lo stesso testo. Se dieci lo incollano nelle impostazioni di posta, otterrai undici versioni. Due riporteranno il ruolo dell'anno scorso. Una avrà il numero dell'ufficio precedente. Tre saranno state incollate come immagine. Qualcuno eliminerà l'avviso legale perché troppo lungo e qualcun altro metterà tutto sopra la risposta, lasciando quattro copie sovrapposte alla fine di ogni messaggio della conversazione.
Non è un problema di disciplina, ma di progettazione. Un testo comune gestito separatamente finisce per divergere.
La firma di dominio centralizza il testo. Le caselle del dominio lo ricevono secondo la modalità configurata, compresa quella che qualcuno creerà il prossimo marzo.
Perché le firme personali diventano diverse
Quattro problemi spiegano quasi tutti i casi.
I cambiamenti non arrivano a tutte le firme. L'azienda cambia marchio, sede o numero di registrazione. Un'e-mail chiede a tutti di aggiornare la firma, ma solo una parte lo fa. Due anni dopo alcune citano ancora un indirizzo che l'azienda ha lasciato da tempo.
I nuovi arrivati copiano dal collega più vicino. Gli chiedono di inviare la sua firma e ne ereditano la versione del momento, compresi gli errori, che così si diffondono.
Le immagini non sempre funzionano. Una firma costituita da un'unica grande immagine diventa illeggibile quando le immagini vengono bloccate, cosa comune negli ambienti aziendali, e il suo testo non è accessibile ai lettori di schermo. Il destinatario vede un rettangolo vuoto al posto dei tuoi recapiti.
La posizione varia. Alcuni client mettono la firma sopra il testo citato, altri sotto. In una conversazione lunga può fare la differenza tra una firma in fondo e undici distribuite nella cronologia.
Una firma centralizzata riduce i primi due problemi nelle identità a cui si applica e permette di decidere la posizione in un unico punto.
Tre modalità: disattivata, predefinita e obbligatoria
La scheda Firma del dominio offre tre modalità. Scegliere quella giusta è la decisione principale.
| Modalità | Comportamento | Quando usarla |
|---|---|---|
| Disattivata | Nessuna firma di dominio. Ognuno gestisce la propria. | Piccoli gruppi o domini in cui le firme devono davvero variare da persona a persona |
| Predefinita | Le nuove identità di invio ricevono inizialmente la firma di dominio. Gli utenti possono poi modificarla o sostituirla. | Vuoi una base coerente per i nuovi arrivati senza impedire adattamenti giustificati |
| Obbligatoria | La firma di dominio sostituisce quelle personali in tutte le identità del dominio nei canali supportati. | Settori regolamentati, informazioni obbligatorie o casi in cui non basta che la maggioranza la usi |
La differenza tra Predefinita e Obbligatoria merita attenzione: è una scelta di politica interna, non soltanto tecnica.
Predefinita è un punto di partenza. Se modifichi in seguito la firma di dominio, le identità esistenti conservano quella che hanno. Hai fornito un modello, non le hai vincolate a esso. È adatta quando la firma comune è una comodità, non un requisito.
Obbligatoria impone la firma alle identità coperte nella webmail e nell'API, senza un'esclusione individuale. Se cambi il testo, queste identità usano la nuova versione senza una campagna di aggiornamento. È la modalità adatta quando il responsabile della conformità chiede di dimostrare che i messaggi di quei canali contengono l'avviso. In modalità Predefinita la risposta sarebbe no; con client esterni devi verificare anche il perimetro.
La configurazione è per dominio. Un'azienda che usa acme.com e acme-labs.com può imporre piè di pagina diversi, spesso necessari quando le entità richiedono testi legali distinti.
Dove compare la firma di dominio
La seconda impostazione determina la posizione rispetto al testo citato e cambia visibilmente il risultato.
Prima del testo citato mette la firma subito sotto ciò che hai appena scritto, sopra la cronologia. Il destinatario legge insieme messaggio e recapiti senza scorrere. In compenso, una lunga conversazione accumula una firma a ogni risposta.
Dopo il testo citato la mette in fondo a tutto. La nuova firma rimane sempre nello stesso punto, anche se la cronologia può conservare le precedenti. In una conversazione lunga il destinatario potrebbe non scorrere mai abbastanza per vederla.
Come criterio generale, scegli prima per i recapiti che devono essere visti e dopo per un avviso legale di cui conta la presenza senza interrompere la lettura.
Che cosa copre e che cosa resta escluso
Essere precisi è più importante che presentare la funzione come se arrivasse ovunque.
La firma di dominio si applica alle identità di invio: gli indirizzi nel menu Da dell'editor webmail e le identità disponibili tramite API. Chi scrive nella webmail con un'identità coperta la riceve su ogni dispositivo senza configurazione locale. Le nuove identità la ricevono secondo la modalità scelta.
Non modifica le impostazioni di un client desktop. Se qualcuno scrive in Outlook o Apple Mail, è quell'applicazione a costruire il messaggio e usare la firma configurata al suo interno. Il messaggio non viene riscritto durante il trasporto per aggiungere un piè di pagina.
È un limite intenzionale. Inserire un piè di pagina nel livello di trasporto dopo la firma modifica il corpo del messaggio e può invalidare DKIM, creando un problema di recapito più serio di una firma incoerente. I sistemi che aggiungono contenuto devono gestire l'ordine della firma oppure firmare di nuovo dopo. Un errore può incidere su autenticazione e filtraggio; leggi perché DKIM fallisce per capire che cosa osserva il server ricevente.
In pratica, se la firma deve essere imposta, usa i canali coperti, come la webmail, per le caselle che devono includere l'avviso. Se un gruppo ha bisogno di un client desktop, la firma va configurata lì. In quel caso l'impostazione di dominio è il testo di riferimento da copiare, non un meccanismo che controlla il client.
Avvisi legali, senza esagerazioni
Un avviso in fondo a un'e-mail non crea da solo un obbligo giuridico universale. «Se hai ricevuto questo messaggio per errore, eliminalo» non sostituisce un accordo e non risolve una controversia. Il suo effetto dipende dalla giurisdizione e dal contesto.
La loro utilità effettiva è più concreta:
- Informazioni richieste dalla legge. Alcune giurisdizioni richiedono i dati di registrazione dell'azienda nella corrispondenza commerciale. Le regole britanniche sui documenti aziendali e i requisiti tedeschi per le lettere commerciali elettroniche possono comprendere le e-mail. Verifica gli obblighi attuali della tua entità; la modalità obbligatoria aiuta a includere tali informazioni nei canali coperti.
- Comunicazioni regolamentate. Servizi finanziari, sanità e professioni legali possono essere soggetti a requisiti specifici per la corrispondenza in uscita.
- Avvisi di riservatezza. Da soli non bastano, ma possono far parte delle misure ragionevoli di un'organizzazione. La loro rilevanza in una controversia dipende dal caso.
Se il tuo piè di pagina è una formula generica che nessuno richiede, valuta con il responsabile se sia necessario conservarla. Se contiene informazioni obbligatorie, scegli la modalità adatta e verifica sia il testo sia i canali di invio.
Progettare una firma resistente
I client di posta non visualizzano HTML in modo uniforme. Una firma finisce inoltre citata nei messaggi altrui, inoltrata, stampata e letta su uno schermo da 5 pollici. Ne derivano alcuni vincoli.
Sii breve. Nome, ruolo, azienda, un numero di telefono e un link. Ogni riga aggiuntiva si ripete nelle risposte che conservano la cronologia.
Non trasformare l'intera firma in un'immagine. Se viene bloccata resta un riquadro vuoto, i lettori di schermo non ricevono il contenuto e il testo non è ricercabile. Usa testo vero. Per un logo, aggiungi una piccola immagine accanto, con un testo alternativo utile.
Evita file di icone social. Sei piccole immagini bloccate possono diventare sei segnaposto di immagini mancanti sotto il tuo nome.
Usa tabelle per l'impaginazione solo se necessario. Alcuni client alterano le tabelle annidate nelle risposte citate. Una firma corretta nell'editor può arrivare con una colonna schiacciata.
Provala in una risposta, non soltanto nell'editor. L'editor non rappresenta tutti i contesti. Inviati un messaggio, rispondi due volte e controlla il risultato: è più vicino a ciò che vedono i destinatari.
Non inserire informazioni riservate. I numeri mobili diretti possono finire nelle liste di distribuzione, nelle conversazioni inoltrate e negli archivi che conservano i tuoi messaggi.
Come introdurla
- Scrivi la firma e fai approvare il testo esatto ai responsabili del marchio e delle informazioni legali prima di distribuirla.
- Inizia con la modalità Predefinita e prova una casella: scrivi, rispondi, inoltra e controlla il risultato su un telefono.
- Decidi la posizione: prima del testo citato per i recapiti, dopo per il piè di pagina legale.
- Passa a Obbligatoria solo se devi imporre la firma nei canali coperti. Sostituisce quelle personali, quindi avvisa prima gli utenti.
- Ripeti la configurazione per ogni dominio. Le firme non vengono ereditate tra domini e normalmente non dovrebbero esserlo.
- Individua chi usa un client desktop: deve configurare la firma localmente usando il testo di riferimento del dominio.
Domande frequenti
La firma di dominio sostituisce quelle già configurate?
Solo in modalità Obbligatoria e nei canali coperti. In modalità Predefinita le identità esistenti conservano la propria firma; soltanto le nuove ricevono quella del dominio come base.
Reparti diversi possono avere firme di dominio diverse?
Non come firme di dominio separate all'interno dello stesso dominio: l'impostazione è per dominio. Se ogni marchio o entità usa un dominio proprio, ciascuno può avere la sua firma. In un solo dominio, la modalità Predefinita permette ai gruppi di adattare la propria.
Comparirà nei messaggi inviati da Outlook o Apple Mail?
No. Si applica alle identità di invio della webmail e dell'API. Un client desktop costruisce il messaggio e usa la firma locale. Non modifichiamo il corpo durante il trasporto; un cambiamento dopo la firma potrebbe invalidare DKIM.
Posso aggiungere un logo?
Sì, come piccola immagine ospitata, con testo alternativo, accanto a testo vero. Non trasformare tutta la firma in un'immagine: il blocco delle immagini è comune e lascerebbe un rettangolo vuoto.
Si applica agli alias?
Sì. Le identità del dominio comprendono gli alias abilitati all'invio. Un messaggio da sales@ riceve quindi lo stesso piè di pagina di uno da un indirizzo personale del dominio, secondo la modalità e il canale usati.
Che cosa succede se cambio la firma in seguito?
In modalità Obbligatoria le identità coperte usano la nuova versione. In modalità Predefinita il cambiamento riguarda soltanto le identità create dopo; le precedenti conservano la firma che avevano.
La firma di dominio influisce sul recapito?
Non per il solo fatto di essere centralizzata. Contenuto e formato possono però contare: una grande immagine con pochissimo testo è uno dei fattori considerati da alcuni filtri. È un altro motivo per usare testo vero e un elemento della capacità complessiva di recapito, non una garanzia di arrivare nella posta in arrivo.
