Trabaja con varias organizaciones durante suficiente tiempo y acabarás con varios buzones, casi nunca en la misma plataforma: una cuenta de Gmail de un cliente, una dirección de Microsoft 365 para un contrato, una dirección antigua en un proveedor que nadie recuerda haber elegido y tu propio dominio. Reunir cuatro proveedores en una bandeja evita tener que consultar cuatro lugares.
El mecanismo son las cuentas externas: buzones alojados en otros servicios que se conectan mediante IMAP para mostrar sus mensajes junto a los tuyos. En esta página explicamos qué ventajas aporta, qué problemas no puede resolver y cuántas cuentas permite conectar cada plan.
Cómo funciona una bandeja con cuatro proveedores
Nos facilitas los datos de conexión de un buzón alojado en otro servicio y nos conectamos como lo haría cualquier cliente de correo. Sus carpetas y mensajes aparecen en la misma interfaz que el correo que alojas aquí.
Lo importante es lo que ocurre al responder. El correo de una cuenta conectada sale mediante el proveedor de esa cuenta y utiliza sus credenciales de envío. No pasa por nuestros servidores fingiendo proceder de allí. Así SPF, DKIM y DMARC permanecen alineados, la diferencia entre una respuesta que llega y otra que termina en spam porque la autenticación no coincide con la dirección.
La detección automática resuelve la mayor parte de la configuración, porque IMAP es el mismo protocolo en todos los servicios. Con una dirección y una contraseña, los proveedores habituales se reconocen y configuran sin buscar nombres de servidor. Los demás se pueden introducir manualmente.
Las ventajas reales
Lo que aporta una bandeja con cuatro proveedores es más modesto de lo que sugiere la frase y, al mismo tiempo, más útil de lo que parece.
Un solo lugar que consultar. Es la ventaja evidente. La revisión matinal se realiza en una ventana, no en cuatro pestañas, tres de las cuales olvidas durante un día con mucho trabajo.
Buscar en todo el correo. En la práctica, es la mayor ventaja. Encontrar el mensaje donde se acordó algo sin recordar primero en qué cuenta llegó ahorra tiempo de verdad.
Un único conjunto de filtros. Las reglas se aplican a todas las cuentas conectadas, en lugar de configurarlas por separado en la interfaz de cada proveedor, cada una con capacidades distintas y ninguna especialmente agradable.
Un solo segundo factor. Te autenticas con nosotros y nosotros conservamos el acceso a las cuentas conectadas. Es una comodidad y también una cuestión que debes valorar, como explicamos más adelante.
Lo que sigue dependiendo del proveedor remoto
Conviene dejarlo claro para evitar la decepción más habitual: esperar que una cuenta conectada se comporte igual que una alojada.
Las reglas del proveedor remoto siguen vigentes. Si allí se agota el almacenamiento, los mensajes se rechazan y nada de nuestro lado puede cambiarlo. Si limitan las conexiones IMAP, la sincronización será más lenta. Si aplican un límite de envío, tus respuestas lo alcanzarán. Reunir las cuentas cambia dónde lees y escribes, no quién administra el buzón.
Algunos proveedores exigen una contraseña específica de aplicación en lugar de la habitual, sobre todo cuando está activa la autenticación de dos factores. Otros bloquean por completo IMAP en sus planes económicos. Este último caso no tiene solución porque no existe ningún servicio al que conectarse.
También debes entender cómo funciona la eliminación. Borrar un mensaje de una cuenta conectada lo elimina en el proveedor, porque trabajas sobre su buzón y no sobre una copia. Normalmente es lo que se busca, aunque a veces sorprende.
Los límites de los planes
Cada plan limita el número de cuentas externas y esas cifras determinan antes que nada si este modelo resulta adecuado.
| Plan | Cuentas externas |
|---|---|
| Free | 0 |
| Starter | 5 |
| Pro | 10 |
| Agency | 30 |
Cinco son suficientes para la mayoría de las personas. Diez sirven a quien combina varias relaciones con clientes. Treinta están pensadas para quienes trabajan con el correo de otras personas, como un asistente que atiende a varios directivos o una agencia que consulta direcciones compartidas de muchos clientes.
El plan gratuito no incluye ninguna, un dato importante si pretendías utilizarlo como agregador. Recibe correo en sus propios dominios, pero no conecta cuentas externas.
La cuestión de las credenciales
Reunir cuatro proveedores en una bandeja significa que conservamos credenciales capaces de leer esos buzones. No sería honesto pasar por alto este punto.
Para tus propias cuentas, depositas la misma confianza que ya requiere alojar aquí el correo. Si la cuenta pertenece a otra persona, como un cliente o un empleador, la cuestión cambia. Normalmente debes pedir permiso en lugar de darlo por supuesto. Algunas organizaciones lo prohíben expresamente y descubrirlo después resulta desagradable.
Siempre que puedas, utiliza una contraseña específica de aplicación y no la principal de la cuenta. Se puede revocar por separado, no abre ningún otro servicio y permite al propietario retirar el acceso sin cambiar su contraseña en todas partes. Es una buena práctica general y especialmente importante aquí.
Cuándo conviene migrar
Conectar una cuenta no siempre es la solución correcta. Si vas a conservar el buzón indefinidamente, normalmente no lo es.
Si la cuenta realmente te pertenece y pagas por ella en otro lugar, trasladar el correo y cerrar la cuenta anterior resulta más sencillo, rápido y económico que mantenerla conectada para siempre. Este modelo sirve para buzones que no puedes o no debes trasladar, como la dirección de un cliente, la de un empleador o una vinculada a un servicio que no controlas.
La diferencia está en la propiedad, no en la comodidad. Cierra todo lo que puedas cerrar y trae contigo el historial: para eso sirve la migración. Conecta lo que no puedas cerrar.
Una postura intermedia razonable consiste en conectar primero y migrar después. La conexión no cuesta nada, permite comprobar rápidamente si la cuenta importa lo suficiente como para consolidarla y hace que la decisión se tome con datos, no de antemano.
Cómo configurarlo con criterio
Hay varios aspectos prácticos que aparecen una y otra vez al reunir cuentas de cuatro proveedores en una bandeja.
- Conecta primero la cuenta con más actividad y úsala durante una semana antes de añadir el resto. Si el modelo no encaja contigo, es mejor descubrirlo una sola vez.
- Comprueba la dirección de respuesta en el primer mensaje que envíes desde cada cuenta conectada. Responder con una identidad equivocada es el error clásico y el destinatario puede verlo.
- Espera que la primera sincronización tarde si el buzón es grande. Está descargando años de correo mediante IMAP y el proveedor remoto decide la velocidad.
- Comprueba si se exige una contraseña de aplicación. Cuando una conexión se autentica y después se detiene, casi siempre es la causa.
Si las cuentas que estás reuniendo se comparten entre compañeros y no son personales, suele ser mejor utilizar un buzón compartido que hacer que varias personas conecten la misma cuenta remota con las mismas credenciales.
