Exportas una libreta de direcciones de un proveedor e importas los contactos en otro. Parece un problema resuelto hasta que compruebas el resultado. Los nombres están. El correo principal también. Pero el segundo teléfono, la dirección postal, el cargo anterior y la nota que escribiste en 2021 sobre quién os presentó han desaparecido. Y nadie te ha avisado.
La causa puede estar tanto en el formato como en las capacidades del importador. CSV no trasladará datos que no tengan una columna reconocida. Pero un formato más completo tampoco sirve si el sistema de destino solo lee algunos campos.
Veamos qué permiten los formatos, cómo comprobar el traslado y qué hacer con los posibles duplicados.
Un contacto no es solo una fila
En una hoja de cálculo, cada celda contiene un valor. Un contacto puede incluir:
- Varias direcciones de correo con etiquetas: trabajo, casa o una dirección antigua que sigue reenviando mensajes.
- Varios teléfonos, también con sus propias etiquetas.
- Direcciones postales divididas en campos, no solo una cadena de texto.
- Una organización y un cargo que cambian con el tiempo.
- Notas de longitud variable, con comas y saltos de línea.
- Una fotografía.
- Pertenencia a grupos: un contacto puede estar en varios a la vez.
Para encajar esos datos en una tabla hay que conservar solo el primer valor repetido o crear columnas como email_2 y email_3. Cada herramienta utiliza sus propias convenciones. Al trasladar un CSV, pueden perderse los campos cuyos nombres no coincidan entre el exportador y el importador.
La pérdida puede pasar inadvertida. El importador considera correcta la operación si ha leído todas las columnas que conoce. Las que no reconoce pueden quedar fuera del resultado sin ningún aviso.
vCard frente a CSV al importar contactos
| vCard (.vcf) | CSV | |
|---|---|---|
| Varios correos y teléfonos | El formato admite valores con etiquetas; aquí la importación de archivos selecciona uno de cada tipo | Necesita columnas compatibles; el importador actual también selecciona un valor de cada tipo |
| Direcciones postales estructuradas | El formato las admite; la importación de archivos las convierte en una cadena | Normalmente se guardan en una sola cadena |
| Fotografías | El formato puede almacenarlas, pero el importador de archivos actual no las incorpora | La importación actual no admite fotografías |
| Notas con comas o saltos de línea | Se admiten si los caracteres se escapan correctamente | Se admiten con las comillas correctas; los errores pueden desplazar columnas |
| Grupos | Depende de la versión y la aplicación; aquí la importación de archivos no incorpora sus miembros | La importación de archivos actual no incorpora la pertenencia a grupos |
| Edición en una hoja de cálculo | No está pensado para un editor de hojas de cálculo convencional | Sí |
| Comparación de cambios como texto | Es posible, según la representación de los campos | Es posible; el orden de las filas y las comillas pueden complicarla |
vCard, una de cuyas versiones se describe en RFC 6350, se utiliza ampliamente para intercambiar contactos. El formato representa campos repetidos y direcciones complejas. Sin embargo, las distintas versiones de Contactos de Google, Outlook, Contactos de Apple y las aplicaciones móviles pueden ofrecer opciones de exportación diferentes. Que un campo exista en el archivo no garantiza que el importador lo conserve.
Conviene guardar una exportación vCard de la libreta original cuando esté disponible. Antes de importar en bloque, comprueba los campos necesarios con unos pocos contactos. CSV resulta útil para editar datos en una hoja de cálculo o cuando el sistema de destino lo exige. No des por hecho que una extensión garantiza un traslado completo.
Cuándo conviene utilizar CSV
CSV es práctico cuando hay que trabajar los datos: eliminar duplicados de varias listas, corregir mayúsculas, rellenar una columna de empresa o excluir a quienes no has contactado desde 2019. Una hoja de cálculo suele facilitar estas tareas más que la interfaz de una libreta de direcciones.
El CSV necesita una fila de encabezados. No se distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero la forma del nombre importa: no todas las variantes de los ejemplos siguientes se reconocen igual.
| Columna | Campo de destino | Obligatoria |
|---|---|---|
email o email_address | Correo principal; la segunda variante se detecta mediante la búsqueda de un encabezado adecuado | Sí, debe contener un correo válido |
name, o first_name + last_name | Nombre del contacto; para separar nombre y apellidos, sustituye los guiones bajos por espacios | No |
company o organization | Empresa | No |
job_title o title | Cargo; la primera variante se detecta por una coincidencia parcial del encabezado | No |
phone | Número de teléfono | No |
address | Dirección postal en una cadena de texto | No |
birthday o birth_date | Fecha en formato YYYY-MM-DD; sustituye el segundo encabezado por el primero o utiliza las palabras separadas por un espacio | No |
notes | Notas | No |
Las columnas desconocidas se ignoran. Los valores vacíos no borran los campos existentes al actualizar. Las filas sin un correo válido se omiten, mientras que un error estructural o superar un límite puede cancelar toda la operación. Prueba primero una pequeña muestra antes de cargar un archivo grande.
Hay dos riesgos más en las hojas de cálculo. Los teléfonos que empiezan por + o por ceros pueden convertirse en números y perder esos caracteres. Define el formato de texto antes de cargar o introducir los datos: hacerlo después no recupera lo perdido. Los valores que empiezan por =, + o - pueden interpretarse como fórmulas. Abre estos archivos con precaución, sobre todo si no conoces su procedencia.
Si tu herramienta ofrece una vista previa, revisa el número de registros, algunos ejemplos y los avisos de validación. La importación actual de contactos del correo web carga el archivo directamente y muestra después cuántos registros se han procesado u omitido; no ofrece una vista previa. Guarda antes una copia de seguridad y prueba con un archivo pequeño.
Importar en una libreta que ya tiene contactos
La situación más delicada no es una libreta vacía, sino una en la que ya existe parte de los contactos que vas a importar.
Algunas herramientas sustituyen por completo el contacto encontrado por el registro entrante. Puede parecer correcto, pero se pierden datos: el CSV tenía pocas columnas, mientras que la ficha existente incluía un móvil, una dirección postal y años de notas. Tras la sustitución, solo quedan los campos del archivo.
Aquí la importación actualiza los campos admitidos que llegan con valores no vacíos en el contacto cuyo correo coincide. Los valores ausentes o vacíos se dejan como estaban. Puedes añadir una empresa sin borrar los demás campos. Sin embargo, la tarjeta original recibida por CardDAV no se reescribe: el correo web y el cliente CardDAV pueden mostrar datos diferentes temporalmente. Compruébalo por separado.
Verifica cómo actualiza los contactos cualquier herramienta que utilices. Recuperar datos depende de las copias de seguridad y del historial disponible; sin ellos, algunos campos perdidos pueden ser irrecuperables.
El problema de los duplicados
Las libretas acumulan duplicados, y una importación puede añadir más. Una persona puede utilizar anna@acme.com, a.smith@acme.com y anna.smith@gmail.com. Todas las direcciones son reales, pero el sistema no tiene por qué saber que pertenecen a la misma Anna.
La comparación automática no siempre permite identificar a una persona. Compartir nombre no basta: personas distintas pueden llamarse igual. El correo proporciona una clave clara para actualizar, pero tampoco demuestra identidad, porque puede ser compartido o haberse reasignado a otro empleado. Comprueba a quién pertenece antes de combinar fichas.
Después de importar, ordena por nombre y revisa las posibles coincidencias. Una lista grande puede llevar más tiempo del que esperas. Contrastar correos, teléfonos y contexto ayuda a decidir con criterio, pero una coincidencia no se convierte automáticamente en una prueba.
Es mejor reducir las diferencias desde el principio. Un contacto creado desde un mensaje entrante utiliza la dirección del remitente; al introducirla a mano es fácil equivocarse. Un método consistente ayuda, pero comprueba igualmente quién envió el mensaje y qué dirección necesitas guardar.
Sincronizar en vez de importar
Importar crea una copia puntual. Si quieres mantener coordinadas la libreta del teléfono y la del correo web, utiliza sincronización mediante CardDAV.
CardDAV permite a los clientes leer y modificar la libreta del servidor, de forma parecida a como IMAP trabaja con el correo. Un contacto añadido en el teléfono aparece tras una sincronización correcta. No tiene por qué ser inmediato: influyen la conexión, la actividad en segundo plano y el intervalo de actualización.
Contactos de Apple en macOS e iOS admite CardDAV. En Android suele utilizarse DAVx⁵ y Thunderbird tiene soporte propio. Outlook normalmente necesita un complemento de terceros; la compatibilidad depende de la versión y del cliente elegido.
Guías de configuración: Apple en macOS, iPhone y iPad, Android con DAVx⁵ y Thunderbird.
La sincronización reduce el riesgo de mantener durante mucho tiempo copias distintas en el teléfono y el ordenador. Pero siguen siendo posibles los conflictos, las eliminaciones y los errores de configuración. No la consideres un sustituto de una copia de seguridad.
Pasos para trasladar la libreta
- Guarda una exportación vCard del proveedor anterior, si está disponible. Comprueba las opciones de tu versión de Contactos de Google, Outlook o Contactos de Apple. Si necesitas CSV, conserva también los datos originales por separado.
- Abre el archivo y revisa su contenido. vCard es texto. Busca un contacto con muchos campos y comprueba que la exportación contiene los datos necesarios.
- Trabaja los datos en una hoja de cálculo si hace falta, teniendo en cuenta las limitaciones del formato y del importador. Guarda aparte la exportación original completa.
- Prueba la importación con una muestra pequeña. Si la herramienta ofrece vista previa, examínala. En el correo web actual, comprueba el resultado después de cargar el archivo y guarda antes una copia de seguridad.
- Comprueba algunos contactos tras importar. Abre la misma ficha compleja y compárala con el origen, también en los clientes conectados.
- Revisa los posibles duplicados manualmente, ordenando por nombre y contrastando otros datos.
- Configura CardDAV en los dispositivos para reducir la necesidad de nuevas exportaciones. Verifica que la sincronización funciona en ambos sentidos.
- Guarda el archivo original en un lugar protegido durante la comprobación del traslado. Contiene datos personales: limita el acceso y decide cuánto tiempo conservarlo.
También puedes importar contactos mediante la API. Para un servidor MCP, comprueba las herramientas disponibles y sus campos. La importación de archivos no incorpora la pertenencia a grupos. En la API REST se gestiona mediante operaciones separadas, útiles al construir una libreta a partir de un CRM.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato debo utilizar para importar contactos?
Conserva una exportación original completa, preferiblemente vCard si está disponible, y prueba el importador con unas pocas fichas. vCard admite campos complejos, pero la importación de archivos actual solo lee parte de ellos y no incorpora fotos ni grupos. CSV es útil para editar en una hoja de cálculo si los encabezados se corresponden correctamente.
¿La importación sobrescribirá mis contactos existentes?
Los campos admitidos con valores no vacíos actualizan el contacto cuyo correo coincide. Los campos vacíos o ausentes no lo borran. Sin embargo, la tarjeta original de CardDAV se conserva aparte y no se reescribe con esta importación. Comprueba tanto el correo web como el cliente sincronizado.
¿Por qué mis teléfonos se han importado mal?
La hoja de cálculo pudo tratarlos como números y quitar el + inicial o los ceros. Define el formato de texto antes de procesarlos. Si ya se han perdido caracteres, vuelve a la exportación original. vCard evita esa conversión de la hoja de cálculo, pero no amplía las capacidades del importador.
¿Puedo importar contactos sin correo electrónico?
El formato vCard los permite, pero la importación de archivos actual exige un correo válido tanto en CSV como en vCard y omite los registros sin él. No confundas las capacidades de un cliente CardDAV con las de la carga de archivos.
¿Cómo llevo los contactos al teléfono?
Para un uso continuado, configura CardDAV en una aplicación compatible. Los clientes sincronizarán la libreta del servidor. Comprueba la cuenta, el sentido de sincronización y el resultado; siguen siendo posibles los retrasos y los conflictos.
¿Se eliminan los duplicados al importar?
La importación actualiza por coincidencia de correo, no identifica a la persona. Una dirección compartida o reasignada necesita revisión. Los nombres iguales no se combinan automáticamente. Tras una importación grande, revisa manualmente los posibles duplicados.
¿Puedo volver a exportar mis contactos?
Sí, en CSV o vCard. Se exportan los campos admitidos por la herramienta actual, no necesariamente toda la tarjeta original de CardDAV. Antes de cambios masivos, guarda una copia adecuada y comprueba qué contiene.
¿Qué ocurre con los grupos de contactos?
Las posibilidades de vCard dependen de la versión y la aplicación, pero la importación de archivos actual no reconstruye los miembros de grupos desde vCard ni CSV. En la API REST puedes configurar grupos y miembros con operaciones separadas. Para MCP, verifica si existen las herramientas correspondientes.
