Üblicherweise installiert man zum Synchronisieren von Dateien auf mehreren Geräten eine App, meldet sich mit dem Passwort des Hauptkontos an und lässt sie im Hintergrund laufen. Das funktioniert, birgt aber ein oft übersehenes Risiko: Jedes Gerät, auf dem dieses Passwort gespeichert war, kann unter Umständen weiterhin auf sämtliche Inhalte zugreifen. Dazu können auch ein verkaufter Laptop, ein ausgemustertes Smartphone oder der Rechner an einem früheren Arbeitsplatz gehören.
Der Gerätezugriff auf Drive ist anders aufgebaut. Jedes Gerät erhält eigene Zugangsdaten, die sich einzeln widerrufen oder erneuern lassen und nicht mit Ihrem Kontopasswort identisch sind. Dieser Beitrag erklärt die Einrichtung, den praktischen Nutzen separater Gerätezugänge und die Grenzen dieser Art des Dateizugriffs.
Warum eigene Zugangsdaten pro Gerät einen Unterschied machen
Ein gemeinsam verwendetes Passwort bildet einen zentralen Schwachpunkt, dessen Reichweite mit jedem weiteren Gerät wächst. Trotzdem ist dieses Modell bei vielen Werkzeugen für den geräteübergreifenden Dateizugriff üblich.
Wird das Passwort geändert, verlieren alle Geräte gleichzeitig den Zugriff. Genau deshalb schieben viele Menschen einen Wechsel auf. Geht ein Laptop verloren, bleibt oft nur, das Passwort überall zu ändern. So wird aus einem begrenzten Vorfall eine aufwendige Umstellung, die mitunter gar nicht erst vorgenommen wird.
Separate Zugangsdaten pro Gerät lösen diesen Zielkonflikt weitgehend. Der Zugang des gestohlenen Laptops kann mit einer Aktion widerrufen werden, während die übrigen Geräte normalerweise weiterarbeiten und nicht neu eingerichtet werden müssen. Ein Gerät außer Betrieb zu nehmen dauert so eher eine halbe Minute als einen ganzen Nachmittag.
Das ist der praktische Vorteil eigener Zugangsdaten, wenn Sie auf mehreren Geräten mit denselben Dateien arbeiten. Auch eine regelmäßige Erneuerung wird einfacher: Die Zugangsdaten eines einzelnen Geräts lassen sich ersetzen, ohne die anderen Verbindungen zu unterbrechen.
So greifen Sie hier von mehreren Geräten auf Dateien zu
Als Grundlage dient WebDAV, ein IETF-Standard und keine proprietäre App, die Sie von uns installieren müssen. Daraus ergeben sich zwei wichtige Punkte.
Der Vorteil: WebDAV wird von gängigen Desktop-Betriebssystemen und zahlreichen mobilen Dateimanagern unterstützt. Es muss also keine anbieterspezifische Anwendung gepflegt werden. Windows bindet den Speicher als Netzwerkadresse ein, macOS stellt die Verbindung über den Finder her und Linux kann ihn einhängen. Anschließend erscheint er ähnlich wie ein gewöhnliches Laufwerk.
Die Einschränkung: WebDAV bindet ein entferntes Laufwerk ein, statt automatisch eine vollständige lokale Kopie vorzuhalten. Dateien werden vom Server geöffnet. Dadurch greifen Sie in der Regel auf den dort aktuellen Stand zu und benötigen nicht für alle Inhalte lokalen Speicherplatz. Ohne Verbindung sind jedoch Dateien, die nicht anderweitig lokal zwischengespeichert wurden, nicht verfügbar. Wenn Sie etwa im Flugzeug weiterarbeiten müssen, eignet sich ein echtes Synchronisierungsprogramm mit bewusst konfigurierter Offline-Kopie besser als ein bloß eingebundenes Laufwerk.
Die Einrichtung ist kurz: Erstellen Sie im Dashboard Zugangsdaten für das Gerät und verbinden Sie es anschließend mit Serveradresse und diesen Zugangsdaten. Einzelheiten finden Sie in der WebDAV-Anleitung.
Aufgaben, für die sich ein eingebundenes Laufwerk eignet
Klare Erwartungen vermeiden spätere Enttäuschungen, denn unter dem Synchronisieren von Dateien auf mehreren Geräten verstehen Menschen unterschiedliche Dinge. Ein eingebundenes Laufwerk eignet sich für manche davon deutlich besser als für andere.
Große Archive, die Sie nur gelegentlich benötigen. Umfangreiche Bestände bleiben erreichbar, ohne vollständig auf dem Laptop liegen zu müssen. Hier kann ein eingebundenes Laufwerk vorteilhaft sein, weil eine vollständige Synchronisierung entsprechenden lokalen Speicherplatz beanspruchen würde.
Gemeinsam genutztes Referenzmaterial. Vorlagen, Markenmaterial oder Dokumentation, die mehrere Personen lesen, aber nur wenige verändern. Alle greifen auf denselben serverseitigen Stand zu, solange keine lokalen Kopien verwendet werden.
Automatisierte Zugriffe. Ein Sicherungsauftrag oder Build-Prozess kann in einen eingebundenen Pfad schreiben und dabei Zugangsdaten verwenden, die nur auf dieser Maschine hinterlegt sind. Ob daraus eine belastbare Sicherung entsteht, hängt weiterhin von Versionierung, Aufbewahrung und geprüfter Wiederherstellung ab.
Smartphones, die nicht alles lokal speichern sollen. Die Zugangsdaten eines Smartphones lassen sich nach einem Verlust widerrufen, ohne das zugehörige Hauptkonto ändern zu müssen.
Wann ein echtes Synchronisierungsprogramm die bessere Wahl ist
Wenn Sie eine echte Synchronisierung in beide Richtungen mit Konfliktbehandlung, Offline-Bearbeitung und Hintergrund-Uploads benötigen, sind Dropbox und vergleichbare Dienste dafür ausgelegt. Eine WebDAV-Einbindung ist keine Synchronisierungs-Engine und bietet diese Funktionen nicht automatisch.
Auch gemeinsames Bearbeiten ist eine Lücke. Öffnen zwei Personen dasselbe Dokument über ein eingebundenes Laufwerk, kann beim Speichern eine Fassung die andere überschreiben. Dateien, an denen mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, gehören daher in ein Werkzeug mit geeigneter Versions- und Konfliktverwaltung.
Dieses Modell deckt also einen häufigen Wunsch hinter dem Begriff geräteübergreifende Synchronisierung ab: dieselben Dateien von verschiedenen Orten zu erreichen, ohne sie überall vollständig zu duplizieren. Gleichzeitige gemeinschaftliche Bearbeitung deckt es dagegen nicht ab.
So bleibt die Geräteverwaltung übersichtlich
Einige einfache Gewohnheiten verhindern, dass separate Gerätezugänge selbst unübersichtlich werden.
Unabhängig vom Einsatzzweck sollten vor allem die Zugangsdaten konsequent verwaltet werden.
- Benennen Sie Zugangsdaten nach dem Gerät. Etwa "MacBook", "Bürorechner" oder "Backup-System". Eine Liste unbenannter Zugänge lässt sich später kaum sicher bereinigen.
- Verwenden Sie einen Zugang pro Gerät und teilen Sie ihn nicht. Derselbe Zugang auf mehreren Geräten stellt genau die Abhängigkeit wieder her, die Sie vermeiden wollten.
- Widerrufen Sie den Zugang bei der Abgabe des Geräts. Tun Sie das, sobald die Maschine Ihre Kontrolle verlässt, möglichst noch vor dem Löschen und Verkauf.
- Prüfen Sie die Liste zweimal im Jahr. Nicht mehr zuzuordnende Zugangsdaten sollten nach Prüfung widerrufen werden, weil sich ihr Einsatz nicht zuverlässig kontrollieren lässt.
Verbindung auf den einzelnen Plattformen
Da WebDAV ein Standard und keine einheitliche App ist, unterscheidet sich die Einrichtung je nach Betriebssystem. Bei jeder Plattform gibt es eine Besonderheit, die Sie vorab kennen sollten.
Windows bindet WebDAV im Datei-Explorer als Netzwerkadresse ein. Windows verwendet standardmäßig eine eher niedrige Größenbegrenzung für WebDAV-Übertragungen. Dadurch können große Dateien mit einer wenig aussagekräftigen Fehlermeldung scheitern. Der betreffende Registrierungswert lässt sich bei Bedarf einmal pro Gerät anpassen.
macOS stellt die Verbindung über "Mit Server verbinden" im Finder her. Dabei legt macOS in geöffneten Verzeichnissen versteckte Metadatendateien ab. Das ist meist harmlos, kann gemeinsam genutzte Ordner für Nutzer anderer Systeme aber unübersichtlicher machen.
Linux kann WebDAV über den Dateimanager oder die Kommandozeile einhängen. Das Verhalten hängt von Client und Desktop-Umgebung ab, lässt sich für automatisierte Aufgaben aber oft gut steuern.
Smartphones und Tablets benötigen einen Dateimanager mit WebDAV-Unterstützung, da weder iOS noch Android dafür standardmäßig einen allgemein nutzbaren Systemzugang bereitstellt. Auf beiden Plattformen gibt es geeignete Apps. Gerade bei leicht verlorenen Mobilgeräten ist ein separat widerrufbarer Gerätezugang besonders hilfreich.
So verhält sich das Laufwerk im Alltag
Realistische Erwartungen verhindern den häufigsten Irrtum: Ein eingebundenes entferntes Laufwerk verhält sich nicht in jeder Hinsicht wie eine lokale Festplatte.
Öffnen und Speichern sind Netzwerkvorgänge. Eine große Datei wird entsprechend der verfügbaren Verbindung übertragen und öffnet sich nicht unbedingt sofort. Anwendungen, die fortlaufend speichern, können sich langsamer anfühlen als bei lokalen Dateien. Bei Dokumenten, Bildern und Archiven fällt das je nach Größe und Verbindung oft wenig auf. Videos direkt auf dem eingebundenen Laufwerk zu bearbeiten, kann dagegen sehr langsam sein. Dann ist es sinnvoller, die Datei herunterzuladen, lokal zu bearbeiten und anschließend wieder hochzuladen, wobei mögliche Versionskonflikte geprüft werden sollten.
Auch Ordner mit sehr vielen Dateien können Verzeichnislisten verlangsamen. Zehntausend Dateien auf eine sinnvolle Ordnerstruktur zu verteilen, verbessert die Bedienung häufig. Am besten berücksichtigen Sie das bereits beim Aufbau des Speichers.
Dieses Verhalten ist nicht auf unseren Dienst beschränkt. Es ergibt sich grundsätzlich aus dem Einbinden entfernten Speichers über HTTP, kann aber je nach Anbieter, Client, Netzwerk und Serverkonfiguration unterschiedlich stark ausfallen.
Speicherplatz und Struktur
Drive gehört zum selben Konto wie Ihre E-Mail. Im beschriebenen Angebot beginnen die verfügbaren Tarife bei 250 GB für $3.20 im Monat und reichen über einen Schieberegler bis 100 TB. Das eingebundene Laufwerk und das Postfach werden im Rahmen eines Abonnements und seiner jeweiligen Grenzen verwaltet.
Speicherplatz kann auf Kontoebene gemeinsam genutzt oder einzelnen Postfächern zugewiesen werden. Das ist wichtig, wenn mehrere Personen denselben Speicher einbinden, damit das Archiv einer Person nicht ungewollt den gesamten verfügbaren Platz belegt. Ordner lassen sich außerdem mit einem anderen Konto teilen, sodass ein Auftragnehmer genau einen freigegebenen Ordner einbinden kann. Welche Berechtigungen dabei gelten, erläutert unser Beitrag zur Freigabe.
Der Grundgedanke ist klein, wirkt sich aber auf jedes weitere Gerät aus: Beim geräteübergreifenden Dateizugriff sollten Zugangsdaten dem jeweiligen Gerät zugeordnet sein und nicht als persönliches Hauptpasswort überall hinterlegt werden. Geht Hardware verloren, lässt sich der betroffene Zugang gezielt sperren. Ob weitere Maßnahmen nötig sind, hängt davon ab, welche Daten lokal gespeichert waren und wie das Gerät abgesichert wurde.
