הדרך הרגילה להשתמש בקבצים בכמה מכשירים היא להתקין יישום, להתחבר באמצעות הסיסמה של החשבון הראשי ולהשאיר אותו פועל. השיטה עובדת, אך יוצרת בשקט בעיה: כל מכשיר שבו הוזנה הסיסמה יכול כעת להגיע לכל דבר. זה כולל את המחשב הנייד שמכרתם, הטלפון שהחלפתם והמחשב השולחני במשרד שבו אינכם עובדים עוד.
הגישה של מכשירים אל Drive פועלת אחרת. כל מכשיר מקבל פרטי גישה משלו, שאפשר לבטל או להחליף בנפרד, ואף אחד מהם אינו הסיסמה של החשבון. בדף הזה נסביר כיצד מגדירים את הגישה, מדוע פרטים נפרדים לכל מכשיר חשובים יותר מכפי שנדמה, ומה השיטה הזאת עושה ואינה עושה.
מדוע פרטי גישה נפרדים לכל מכשיר משנים את התמונה
סיסמה משותפת היא נקודת כשל יחידה שהיקפה גדל עם כל מכשיר שמוסיפים. למרות זאת, זו ברירת המחדל ברוב הכלים שמאפשרים גישה לקבצים ממכשירים שונים.
כשמשנים אותה, כל המכשירים מפסיקים לעבוד בבת אחת, ולכן אנשים נמנעים מהשינוי. אם מחשב נייד אובד, הפתרון היחיד הוא להחליף את הסיסמה בכל מקום. כך הטיפול בתקרית קטנה הופך לטרחה גדולה, ולעיתים החיכוך הזה גורם לכך שלא מטפלים בה כלל.
פרטי גישה ייעודיים לכל מכשיר מצמצמים מאוד את הדילמה. אפשר לבטל בפעולה אחת את הגישה של המחשב שנגנב, בעוד מכשירים אחרים שהוגדרו כראוי יכולים להמשיך לעבוד בלי לשנות את פרטיהם. הביטול חל על בקשות האימות הבאות, ואופן הפעולה של הפעלה שכבר פתוחה עשוי להשתנות לפי הלקוח. כשניגשים לקבצים כך ממכשירים שונים, הוצאת מכשיר משימוש אורכת בדרך כלל כחצי דקה ולא אחר צהריים שלם.
זהו היתרון המעשי של פרטי גישה נפרדים כשמשתמשים בקבצים בכמה מכשירים. גם ההחלפה פועלת כך. אפשר להחליף את הפרטים במכשיר אחד בלי להפריע לאחרים, ולכן החלפה תקופתית הופכת לפעולה שסביר לבצע בפועל.
כך ניגשים כאן לקבצים ממכשירים שונים
המנגנון הוא WebDAV, תקן של IETF ולא יישום שאנחנו מבקשים מכם להתקין. יש לכך שתי השלכות שכדאי להכיר מראש.
היתרון הוא שהתקן מובנה בכל מערכות ההפעלה למחשבים שולחניים ונתמך במנהלי קבצים רבים לטלפונים. אין תוכנה קניינית שצריך לתחזק ואין יישום שיפסיק לעבוד אם הספק יאבד בו עניין. Windows ממפה אותו כמיקום רשת, macOS מתחבר אליו מתוך Finder, Linux מעגן אותו, ולאחר מכן הוא מופיע ככונן רגיל.
חשוב גם להבהיר ש-WebDAV מעגן כונן מרוחק ואינו שומר עותק מקומי שמתעדכן ברציפות. הקבצים נשלפים מהשרת בעת הפתיחה, ולכן רואים בדרך כלל את הגרסה שהשרת מספק באותו רגע ואין צורך לשמור ביוזמתכם עותק מלא. עם זאת, הלקוח עשוי לשמור במחשב מטמון או קבצים זמניים. גישה לעותקים כאלה ללא חיבור ומחיקתם דורשות מדיניות נפרדת. אם צריך לעבוד במטוס, כונן מעוגן אינו הכלי המתאים ועדיף להשתמש בלקוח סנכרון מלא.
ההגדרה עצמה קצרה: יוצרים בלוח הבקרה פרטי גישה למכשיר, ואז מתחברים באמצעות כתובת השרת והפרטים האלה. ההוראות המלאות נמצאות במדריך WebDAV.
משימות שכונן מעוגן מתאים להן
הגדרה מדויקת של ההתאמה מונעת אכזבה בהמשך. הביטוי "סנכרון קבצים בין מכשירים" מתאר כמה צרכים שונים, ועיגון מתאים לחלקם הרבה יותר מאשר לאחרים.
ארכיונים גדולים שנחוצים מדי פעם. חומר גדול מכדי לשמור במחשב נייד, אך זמין כאילו נשמר מקומית. כאן כונן מעוגן מתאים יותר מסנכרון מלא, מפני שסנכרון דורש את כל שטח הדיסק ואילו עיגון אינו דורש אותו.
חומרי עזר משותפים. קבצים שאנשים רבים קוראים ומעטים משנים, כגון תבניות, נכסי מותג ותיעוד. כולם רואים את הגרסה הנוכחית מפני שקיים בשרת עותק אחד בלבד.
גישה מתסריטים. משימת גיבוי או תהליך בנייה יכולים לכתוב לנתיב מעוגן באמצעות פרטי גישה שנמצאים רק במחשב הזה, ולא במחשב הנייד של משתמש כלשהו. עצם הכתיבה לנתיב מעוגן אינה יוצרת גיבוי בדוק; תקופות שמירה, גרסאות ובדיקות שחזור דורשות מדיניות גיבוי נפרדת.
טלפונים שלא אמורים לשמור הכול. אפשר לבטל את פרטי הגישה של טלפון ברגע שהוא אובד, בלי לשנות את החשבון שאליו הוא שייך.
מתי לקוח סנכרון אמיתי עדיף
אם נחוץ סנכרון דו-כיווני מלא עם טיפול בהתנגשויות, עריכה ללא חיבור והעלאה ברקע, Dropbox ושירותים דומים נועדו לבצע זאת. השיטה הזאת אינה מתיימרת להציע יכולות כאלה. כונן מעוגן אינו מנוע סנכרון.
גם עריכה משותפת אינה כלולה. אם שני אנשים יפתחו את אותו מסמך מכונן מעוגן, שמירה מאוחרת עלולה לדרוס את השינויים של האדם האחר. קבצים שכמה אנשים עורכים במקביל צריכים להישמר בכלי שנועד לכך.
לכן התיאור המדויק הוא שהשיטה מכסה את רוב מה שאנשים מתכוונים אליו כשהם מבקשים להשתמש באותם קבצים ממכשירים שונים: להגיע לאותם קבצים מכל מקום בלי לשכפל אותם בכל מכשיר. היא אינה מכסה עריכה משותפת בו-זמנית.
שמירה על סדר
כמה הרגלים פשוטים ישמרו על התועלת של גישה נפרדת לכל מכשיר וימנעו ממנה להפוך לבלגן בפני עצמו.
לא משנה למה משתמשים בגישה, פרטי ההתחברות הם החלק שחשוב לנהל באופן מסודר.
- תנו לפרטי הגישה את שם המכשיר. למשל "MacBook", "המחשב במשרד" או "שרת הגיבוי". רשימה ללא שמות ברורים היא רשימה שלא תעזו לנקות בהמשך.
- השתמשו בפרטים נפרדים לכל מכשיר ואל תשתפו אותם בין שניים. שימוש באותם פרטים בכמה מחשבים יוצר מחדש את הבעיה שניסיתם למנוע.
- בטלו את הגישה בעת מסירת המכשיר, לא מאוחר יותר. עשו זאת ברגע שהמכשיר יוצא משליטתכם, לפני המחיקה ולפני המכירה.
- עברו על הרשימה פעמיים בשנה. מומלץ לבטל כל פרט שאינכם מצליחים לשייך למכשיר מוכר, מפני שפרטי גישה לא מזוהים אינם בשליטתכם בפועל.
התחברות בכל פלטפורמה
מכיוון שמדובר בתקן ולא ביישום ייעודי, שלבי הגישה לקבצים שונים מעט בין מערכות ההפעלה. לכל אחת גם יש מאפיין שכדאי להכיר לפני שמתחילים.
Windows ממפה את האחסון כמיקום רשת מתוך סייר הקבצים. כברירת מחדל, Windows מגביל באופן שמרני את גודל הקבצים שאפשר להעביר דרך WebDAV. לכן העתקת קבצים גדולים עלולה להיכשל בלי הסבר ברור. אפשר להעלות את המגבלה בערך ברישום המערכת פעם אחת בכל מכשיר.
macOS מתחבר באמצעות האפשרות התחברות לשרת ב-Finder. בדרך כלל הוא פועל היטב, אך כדאי להכיר הרגל אחד: macOS כותב קובצי מטא-נתונים מוסתרים בתיקיות שבהן מעיינים. אין בכך נזק, אך הקבצים עלולים להעמיס על תיקיות משותפות שמשמשות גם אנשים אחרים.
Linux מעגן את האחסון דרך מנהל הקבצים או שורת הפקודה, ובדרך כלל מתנהג באופן הצפוי ביותר מבין השלוש. זו לרוב הסביבה המתאימה למשימות שמופעלות באמצעות תסריט.
טלפונים וטאבלטים זקוקים למנהל קבצים שתומך בפרוטוקול, משום שלא iOS ולא Android כוללים אותו כברירת מחדל. קיימים יישומים מתאימים לשתי המערכות. דווקא כאן חשובים פרטי גישה ניתנים לביטול לכל מכשיר, מפני שטלפונים הם המכשירים שאובדים בפועל בתדירות גבוהה.
איך השימוש מרגיש בפועל
תיאום ציפיות מונע את האכזבה הנפוצה ביותר: כונן מרוחק מעוגן אינו מתנהג כמו דיסק מקומי.
פתיחה ושמירה מתבצעות דרך הרשת. קובץ גדול נפתח במהירות שהחיבור מאפשר ולא באופן מיידי, ויישום ששומר ללא הפסקה עשוי להרגיש איטי יותר מאשר בעבודה מקומית. במסמכים, תמונות וארכיונים ההבדל עשוי להיות זניח כשהחיבור טוב. עריכת וידאו ישירות מהכונן המעוגן צפויה להיות מסורבלת. במקרה כזה עדיף להוריד את הקובץ, לעבוד עליו מקומית ואז להעלות אותו בחזרה.
כדאי לשים לב גם להצגת תיקיות שיש בהן קבצים רבים מאוד. חלוקה של תיקייה ובה עשרת אלפים קבצים להיררכיה הגיונית יכולה לשפר את הגלישה באופן ניכר. רצוי לעשות זאת כשמארגנים את האחסון לראשונה ולא אחרי שהאיטיות כבר מציקה.
ההתנהגות הזאת אינה ייחודית לשירות שלנו. היא עשויה לנבוע מעיגון אחסון מרוחק באמצעות HTTP. גם WebDAV של ספקים אחרים עשוי להציג מאפיינים דומים בתנאים דומים, אך המגבלות, הלקוחות והגדרות השרת משתנים.
נפח אחסון ומבנה
בהצעה המתוארת כאן, Drive מחובר לאותו חשבון כמו הדואר. נפח האחסון מתחיל ב-250 GB תמורת $3.20 לחודש ומגיע באמצעות מחוון עד 100 TB, בכפוף לתנאים ולמגבלות של החבילה שנבחרה. בהצעה זו הכונן המעוגן ותיבת הדואר נכללים במינוי אחד במקום בשני מינויים נפרדים.
אפשר לאגד את השטח ברמת החשבון או להקצות אותו לכל תיבת דואר. הדבר חשוב כשכמה אנשים מעגנים את אותו אחסון, מפני שארכיון של אדם אחד לא אמור לצרוך את כל המקום של האחרים. אפשר גם לשתף תיקייה עם חשבון אחר לגמרי. כך נותנים לקבלן גישה לתיקייה אחת בלבד ולא לשום דבר נוסף. פרטים נוספים נמצאים במאמר על אופן השיתוף.
הרעיון הבסיסי קטן, אך התועלת מצטברת: כאשר משתמשים בקבצים ממכשירים שונים, פרטי הגישה צריכים להיות שייכים למכשיר ולא לזהות שלכם. כך אובדן חומרה הופך לבעיה של אותו מכשיר בלבד, במקום לאירוע שמשפיע על כל מה שברשותכם.
