La forma habitual de sincronizar archivos entre dispositivos consiste en instalar una aplicación, iniciar sesión con la contraseña de la cuenta principal y dejarla funcionando. Es un sistema práctico, pero crea un problema sin hacer ruido: cualquier equipo que haya guardado esa contraseña puede acceder a todo, incluido el portátil que vendiste, el teléfono que sustituiste y el ordenador de una oficina en la que ya no trabajas.
El acceso de los dispositivos a Drive funciona de otra manera. Cada dispositivo recibe sus propias credenciales, que se pueden revocar o renovar por separado, y ninguna de ellas es la contraseña de tu cuenta. En esta página explicamos cómo se configura, por qué las credenciales específicas para cada dispositivo son más importantes de lo que parecen y qué puede y qué no puede hacer esta forma de acceso.
Por qué las credenciales por dispositivo cambian el panorama
Una contraseña compartida constituye un único punto de fallo que se amplía cada vez que añades un equipo, aunque sea el método predeterminado con el que muchas herramientas sincronizan archivos entre dispositivos.
Si la cambias, todos los dispositivos dejan de funcionar a la vez, y por eso tanta gente evita hacerlo. Si pierdes un portátil, la única solución es cambiar la contraseña en todas partes. Así, un incidente menor exige una respuesta muy incómoda, y esa fricción hace que muchas veces no se tome ninguna medida.
Las credenciales por dispositivo eliminan ese dilema. Puedes revocar en una sola acción las credenciales del portátil robado sin cambiar las de los demás equipos. La revocación impide nuevas autenticaciones, aunque una operación o sesión ya activa podría continuar hasta que se cierre o vuelva a validarse. Al acceder a los mismos archivos de este modo, retirar un equipo suele ser una tarea breve en lugar de ocupar toda una tarde.
Esa es la ventaja práctica de usar credenciales independientes al acceder a archivos desde varios dispositivos. Su renovación funciona igual: puedes sustituir las credenciales de un solo equipo sin interrumpir a los demás. Así, renovar el acceso periódicamente pasa a ser una tarea que resulta viable de verdad.
Cómo acceder a tus archivos desde varios dispositivos
El mecanismo es WebDAV, un estándar del IETF, no una aplicación que te pidamos instalar. Conviene conocer de antemano dos consecuencias.
La ventaja es que está integrado en todos los sistemas operativos de escritorio y es compatible con muchos gestores de archivos para móviles. No hay software propietario que mantener ni una aplicación que deje de funcionar si un proveedor pierde el interés. Windows lo añade como ubicación de red, macOS se conecta desde Finder, Linux lo monta y el resultado aparece como una unidad normal.
La limitación es que WebDAV monta una unidad remota, no mantiene una copia local sincronizada. Los archivos se abren desde el servidor y normalmente reflejan allí la versión disponible cuando el cliente actualiza la vista. No exige una copia local completa, aunque el sistema o la aplicación pueden crear caché o copias temporales. El acceso sin conexión depende de ese comportamiento y no está garantizado. Si necesitas trabajar durante un vuelo, una unidad montada no es la herramienta adecuada: necesitas un cliente de sincronización propiamente dicho.
La configuración es breve: crea unas credenciales para el dispositivo en el panel y conéctate con la dirección del servidor y esas credenciales. Encontrarás los detalles en la guía de WebDAV.
Tareas que una unidad montada resuelve bien
Definir con precisión para qué sirve evita decepciones. La expresión «sincronizar archivos entre dispositivos» puede describir necesidades distintas, y una unidad montada satisface algunas mucho mejor que otras.
Archivos grandes que consultas de vez en cuando. Material demasiado voluminoso para guardarlo en un portátil, pero accesible como si estuviera en el equipo. En este caso, una unidad montada resulta más conveniente que la sincronización, pues esta exigiría espacio en disco y el montaje no.
Material de referencia compartido. Archivos que leen varias personas y que pocas modifican, como plantillas, recursos de marca y documentación. Todos consultan la versión almacenada actualmente en el servidor porque solo hay una copia de trabajo.
Acceso automatizado. Una tarea de copia de seguridad o un proceso de compilación puede escribir en una ruta montada con credenciales que solo existen en esa máquina y nunca se guardan en el portátil de una persona. El montaje es solo el destino de acceso: la programación, la retención, las versiones y la comprobación de las copias requieren una política de respaldo aparte.
Teléfonos que no deberían almacenar todo. Si un teléfono se pierde, sus credenciales se pueden revocar sin modificar la cuenta a la que pertenece. Esto bloquea las nuevas autenticaciones, pero los datos ya descargados y una sesión que siga activa dependen del cliente, de su caché y de cuándo vuelva a validarse.
Cuándo es mejor un cliente de sincronización real
Si necesitas sincronización bidireccional real, gestión de conflictos, edición sin conexión y carga en segundo plano, Dropbox y servicios equivalentes están diseñados para ello. Este sistema no pretende sustituirlos. Una unidad montada no es un motor de sincronización.
La edición colaborativa es otra carencia. Si dos personas abren el mismo documento desde una unidad montada, una puede terminar sobrescribiendo los cambios de la otra. Los archivos que varias personas editan simultáneamente deben alojarse en una herramienta diseñada para ese uso.
Por tanto, esta solución cubre buena parte de lo que muchas personas quieren decir cuando hablan de sincronizar archivos entre dispositivos: acceder a los mismos archivos desde cualquier lugar sin duplicarlos. No cubre la edición colaborativa simultánea.
Cómo mantener el acceso ordenado
Unos cuantos hábitos ayudan a que el acceso por dispositivo siga siendo útil y no se convierta en otro desorden.
Independientemente del uso, conviene gestionar las credenciales con disciplina.
- Asigna a las credenciales el nombre del equipo. «MacBook», «ordenador de la oficina», «servidor de copias». Una lista de credenciales sin nombre es una lista que nunca te atreverás a limpiar.
- Usa una por dispositivo y nunca la compartas entre dos. Reutilizar las mismas credenciales en varios equipos recrea el problema que querías evitar.
- Revoca el acceso al retirar el equipo, no más tarde. Hazlo en cuanto deje de estar bajo tu control, antes de borrarlo y antes de venderlo.
- Revisa la lista dos veces al año. Revoca cualquier entrada que no puedas identificar: unas credenciales cuyo origen desconoces están fuera de tu control.
Conexión en cada plataforma
Como se trata de un estándar y no de una aplicación, los pasos para acceder a los archivos desde varios dispositivos cambian ligeramente según el sistema operativo. Cada plataforma tiene además una particularidad que conviene conocer antes de empezar.
Windows permite añadirlo como ubicación de red desde el Explorador de archivos. De forma predeterminada, Windows aplica un límite conservador al tamaño de los archivos transferidos por WebDAV. Por eso, los archivos grandes pueden negarse a copiarse sin mostrar un motivo claro. Se trata de un valor del Registro que solo hay que aumentar una vez en cada equipo.
macOS se conecta desde la opción Conectarse al servidor de Finder. Funciona bien, pero conviene recordar que macOS escribe archivos de metadatos ocultos en las carpetas que explora. Es inofensivo, aunque puede llenar de archivos auxiliares las carpetas que comparten varias personas.
Linux permite montarlo desde el gestor de archivos del escritorio o desde la línea de comandos, y normalmente ofrece el comportamiento más previsible de los tres. Suele ser la plataforma adecuada para las tareas automatizadas.
Los teléfonos y las tabletas necesitan un gestor de archivos compatible con el protocolo, ya que ni iOS ni Android incluyen uno de forma predeterminada. Hay varias opciones adecuadas para ambos sistemas. En estos dispositivos resulta especialmente útil contar con credenciales revocables, pues son los que se pierden con más frecuencia.
Qué puedes esperar durante el uso
Aclarar las expectativas evita la decepción más habitual: esperar que una unidad remota montada para acceder a archivos desde varios dispositivos se comporte como un disco local.
Abrir y guardar son operaciones de red. Un archivo grande se abre a la velocidad de tu conexión, no de inmediato, y una aplicación que guarda continuamente puede responder con más lentitud que al trabajar en local. En documentos, imágenes y archivos comprimidos quizá apenas se note. Editar vídeo directamente desde la unidad puede resultar muy lento. En ese caso, lo apropiado es descargar el material, trabajar en local y volver a subirlo.
También hay que vigilar las carpetas con una cantidad muy elevada de archivos. Dividir una carpeta con diez mil archivos en una jerarquía razonable mejora considerablemente la navegación. Merece la pena hacerlo al organizar el almacenamiento, antes de que se convierta en una molestia.
No es una particularidad de nuestro servicio. Es una consecuencia de montar almacenamiento remoto mediante HTTP, y cualquier WebDAV puede mostrar un comportamiento similar al acceder a archivos de esta forma.
Almacenamiento y estructura
Drive está vinculado a la misma cuenta que tu correo. En la oferta descrita, los planes comienzan con 250 GB por $3.20 al mes y llegan hasta 100 TB mediante un selector, sujetos a los límites y condiciones del plan. Así, la unidad que montas y el buzón que consultas forman parte de una misma suscripción, no de dos independientes.
El espacio se puede agrupar para toda la cuenta o asignar por buzón. Esto importa cuando varias personas montan el mismo almacenamiento: el archivo de una persona no debería consumir todo el espacio de las demás. También puedes compartir carpetas con otra cuenta, de modo que un colaborador externo monte exactamente una carpeta y nada más. Lo explicamos en cómo funciona el uso compartido.
La idea de fondo es sencilla, pero sus ventajas se acumulan: al acceder a archivos desde varios dispositivos, las credenciales deberían pertenecer al dispositivo, no a ti. Así, perder un equipo afecta únicamente a ese equipo, en vez de convertirse en un incidente que alcance a todo lo que tienes.
