Pour synchroniser des fichiers entre plusieurs appareils, la méthode habituelle consiste à installer une application, à se connecter avec le mot de passe du compte principal et à la laisser fonctionner. Cela marche, mais crée discrètement un problème : chaque machine ayant enregistré ce mot de passe peut désormais accéder à tout, y compris l'ordinateur portable que vous avez vendu, le téléphone que vous avez remplacé et le poste d'un bureau où vous ne travaillez plus.
L'accès des appareils à Drive fonctionne autrement. Chacun reçoit ses propres identifiants, qui peuvent être révoqués ou renouvelés séparément, et aucun ne correspond au mot de passe de votre compte. Cette page explique comment mettre cet accès en place, pourquoi des identifiants propres à chaque appareil sont plus importants qu'il n'y paraît, ainsi que ce que ce mode d'accès permet et ne permet pas.
Pourquoi des identifiants par appareil changent la donne
Un mot de passe partagé représente un point de défaillance unique qui prend de l'ampleur à chaque nouvel appareil, même s'il s'agit de la méthode employée par défaut par de nombreux outils pour synchroniser les fichiers.
Si vous le modifiez, tous les appareils cessent de fonctionner en même temps, raison pour laquelle beaucoup de personnes ne le changent pas. En cas de perte d'un ordinateur portable, le seul recours consiste à remplacer le mot de passe partout. Un incident mineur entraîne donc une contrainte majeure, et cette difficulté explique précisément pourquoi aucune mesure n'est souvent prise.
Les identifiants par appareil mettent fin à ce dilemme. Vous révoquez en une seule action les identifiants de l'ordinateur volé sans remplacer ceux des autres appareils. La révocation bloque les nouvelles authentifications, mais une opération ou une session déjà active peut se poursuivre jusqu'à sa fermeture ou sa prochaine validation. Avec cette méthode d'accès aux mêmes fichiers, retirer une machine reste généralement une tâche rapide au lieu de mobiliser tout un après-midi.
Voilà l'intérêt concret des identifiants par appareil pour accéder à des fichiers depuis plusieurs équipements. Leur renouvellement suit le même principe. Vous pouvez remplacer les identifiants sur un seul appareil sans perturber les autres, ce qui rend une rotation régulière réellement envisageable.
Comment accéder à vos fichiers depuis plusieurs appareils
Le mécanisme utilisé est WebDAV, une norme de l'IETF, et non une application que nous vous demandons d'installer. Cela entraîne deux conséquences à connaître dès le départ.
La bonne nouvelle, c'est que WebDAV est intégré à tous les systèmes d'exploitation de bureau et pris en charge par de nombreux gestionnaires de fichiers mobiles. Aucun logiciel propriétaire n'est à entretenir, et rien ne cesse de fonctionner parce qu'un fournisseur abandonne son application. Windows l'ajoute comme emplacement réseau, macOS s'y connecte depuis le Finder, Linux le monte et le stockage apparaît comme un lecteur ordinaire.
La limite, c'est que WebDAV monte un lecteur distant au lieu de conserver une copie locale synchronisée. Les fichiers s'ouvrent depuis le serveur et reflètent normalement la version qui y est disponible quand le client actualise l'affichage. Aucune copie locale complète n'est nécessaire, mais le système ou l'application peut créer un cache ou des fichiers temporaires. L'accès hors ligne dépend de ce comportement et n'est pas garanti. Pour travailler dans un avion, un lecteur monté n'est pas l'outil adapté : il faut un véritable client de synchronisation.
La configuration est rapide : créez les identifiants de l'appareil dans le tableau de bord, puis connectez-vous avec l'adresse du serveur et ces identifiants. Tous les détails figurent dans le guide WebDAV.
Les usages auxquels un lecteur monté convient bien
Définir précisément les bons usages évite les déceptions. L'expression « synchroniser des fichiers entre plusieurs appareils » recouvre plusieurs besoins, et un lecteur monté répond bien mieux à certains qu'à d'autres.
De grandes archives consultées occasionnellement. Des données trop volumineuses pour être conservées sur un ordinateur portable restent accessibles comme si elles étaient locales. Ici, un lecteur monté est plus avantageux qu'une synchronisation, puisque cette dernière exigerait de l'espace disque, contrairement au montage.
Des ressources de référence partagées. Il peut s'agir de fichiers lus par plusieurs personnes et rarement modifiés, comme des modèles, des éléments de marque ou de la documentation. Tout le monde consulte la version actuellement stockée sur le serveur, car il n'existe qu'une seule copie de travail.
Un accès automatisé. Une tâche de sauvegarde ou un processus de compilation peut écrire dans un chemin monté avec des identifiants présents uniquement sur cette machine, loin de l'ordinateur portable de quiconque. Le montage ne fournit que le chemin d'accès : la planification, la conservation, les versions et la vérification des sauvegardes exigent une politique distincte.
Des téléphones qui ne doivent pas tout stocker. Si un téléphone est perdu, ses identifiants peuvent être révoqués sans modifier le compte auquel il est rattaché. Cela bloque les nouvelles authentifications, mais les données déjà téléchargées et toute session encore active dépendent du client, de son cache et du moment de la prochaine validation.
Quand un véritable client de synchronisation est préférable
Si vous avez besoin d'une vraie synchronisation bidirectionnelle avec gestion des conflits, modification hors ligne et envoi en arrière-plan, Dropbox et les services comparables sont conçus pour cela. Ce système ne prétend pas les remplacer. Un lecteur monté n'est pas un moteur de synchronisation.
L'édition collaborative constitue une autre lacune. Si deux personnes ouvrent le même document depuis un lecteur monté, l'une peut finir par écraser les modifications de l'autre. Les fichiers que plusieurs personnes modifient simultanément doivent être placés dans un outil prévu à cet effet.
Pour être précis, cette solution couvre donc une grande partie de ce que l'on entend par synchroniser des fichiers entre plusieurs appareils : accéder aux mêmes fichiers partout sans les dupliquer. Elle ne couvre pas du tout la modification collaborative simultanée.
Garder des accès bien organisés
Quelques bonnes habitudes permettent de conserver les avantages des accès par appareil sans créer un nouveau désordre.
Quel que soit votre usage, les identifiants sont l'élément à gérer avec rigueur.
- Nommez les identifiants d'après la machine. « MacBook », « ordinateur du bureau », « serveur de sauvegarde ». Une liste d'identifiants sans nom est une liste que vous n'oserez jamais nettoyer.
- Utilisez-en un par appareil et ne le partagez jamais entre deux machines. Réutiliser les mêmes identifiants recrée le problème que vous cherchiez à éviter.
- Révoquez l'accès au moment de vous séparer de l'appareil, pas plus tard. Faites-le dès qu'il échappe à votre contrôle, avant de l'effacer et avant de le vendre.
- Vérifiez la liste deux fois par an. Révoquez tout élément que vous ne parvenez pas à identifier, car des identifiants inconnus ne sont plus sous votre contrôle.
Se connecter sur chaque plateforme
Comme WebDAV est une norme et non une application, la procédure d'accès aux fichiers varie légèrement selon le système d'exploitation. Chaque plateforme présente également une particularité utile à connaître avant de commencer.
Windows permet de l'ajouter comme emplacement réseau depuis l'Explorateur de fichiers. Par défaut, Windows applique une limite prudente à la taille des fichiers transférés via WebDAV. De gros fichiers peuvent ainsi refuser de se copier sans raison apparente. Il s'agit d'une valeur du Registre à augmenter une seule fois sur chaque machine.
macOS s'y connecte depuis la fonction Se connecter au serveur du Finder. Le fonctionnement est satisfaisant, mais il faut savoir que macOS écrit des fichiers de métadonnées masqués dans les dossiers consultés. Ils sont sans danger, mais peuvent encombrer les dossiers partagés utilisés par d'autres personnes.
Linux permet de le monter depuis le gestionnaire de fichiers du bureau ou la ligne de commande et offre généralement le comportement le plus prévisible des trois. Il constitue souvent le meilleur environnement pour une tâche automatisée.
Les téléphones et tablettes nécessitent un gestionnaire de fichiers compatible avec le protocole, car ni iOS ni Android n'en intègre un par défaut. Plusieurs solutions adaptées existent pour les deux systèmes. C'est aussi sur ces appareils que les identifiants révocables sont les plus utiles, puisque les téléphones sont ceux que l'on perd réellement.
À quoi s'attendre à l'usage
Clarifier les attentes permet d'éviter la déception la plus courante : croire qu'un lecteur distant monté pour accéder aux fichiers sur plusieurs appareils se comportera comme un disque local.
L'ouverture et l'enregistrement sont des opérations réseau. Un fichier volumineux s'ouvre à la vitesse de votre connexion plutôt qu'instantanément, et une application qui enregistre en continu peut sembler plus lente qu'en local. Cela peut passer inaperçu avec des documents, des images et des archives. En revanche, le montage sera pénible pour modifier directement une vidéo. Mieux vaut alors télécharger le fichier, travailler localement, puis le renvoyer.
Surveillez également les dossiers qui contiennent un très grand nombre de fichiers. Répartir dix mille fichiers dans une arborescence raisonnable améliore nettement la navigation. Il est préférable de le faire dès la première organisation du stockage, plutôt que d'attendre que la situation devienne gênante.
Ce comportement n'est pas propre à notre service. Il découle du montage d'un stockage distant via HTTP, et le WebDAV de n'importe quel fournisseur peut se comporter de façon comparable avec ce type d'accès.
Stockage et organisation
Drive est rattaché au même compte que votre messagerie. Dans l'offre décrite, les formules commencent à 250 Go pour $3.20 par mois et vont jusqu'à 100 To grâce à un curseur, sous réserve des limites et conditions de la formule. Le lecteur que vous montez et la boîte de réception que vous consultez relèvent ainsi d'un seul abonnement, et non de deux.
L'espace peut être mis en commun pour tout le compte ou attribué par boîte aux lettres. Ce point est important lorsque plusieurs personnes montent le même stockage : les archives d'une personne ne devraient pas pouvoir occuper tout l'espace des autres. Il est aussi possible de partager un dossier avec un autre compte, afin qu'un prestataire externe monte exactement ce dossier et rien d'autre. Consultez le fonctionnement du partage pour en savoir plus.
L'idée de fond est simple, mais ses avantages s'additionnent : lorsque vous accédez à vos fichiers depuis plusieurs appareils, les identifiants doivent appartenir à l'appareil plutôt qu'à vous. La perte d'un équipement reste alors un problème limité à cet équipement, au lieu de devenir un incident qui touche tout ce que vous possédez.
