Il modo più comune per sincronizzare i file tra dispositivi consiste nell'installare un'app, accedere con la password dell'account principale e lasciarla in esecuzione. Funziona, ma crea in silenzio un problema: ogni computer che ha memorizzato quella password può accedere a tutto, compresi il portatile che hai venduto, il telefono che hai sostituito e il computer di un ufficio in cui non lavori più.
L'accesso dei dispositivi a Drive funziona diversamente. Ogni dispositivo riceve credenziali proprie, che puoi revocare o rinnovare separatamente, e nessuna di esse corrisponde alla password del tuo account. Questa pagina spiega come configurare l'accesso, perché le credenziali dedicate ai singoli dispositivi sono più importanti di quanto sembri e che cosa questo metodo consente o non consente di fare.
Perché le credenziali per dispositivo cambiano la situazione
Una password condivisa rappresenta un singolo punto di vulnerabilità che cresce ogni volta che aggiungi un computer, anche se è il metodo predefinito con cui molti strumenti sincronizzano i file tra dispositivi.
Se la cambi, tutti i dispositivi smettono di funzionare nello stesso momento, ed è per questo che molte persone evitano di farlo. Se perdi un portatile, l'unico rimedio è cambiare la password ovunque. Un piccolo incidente richiede così una risposta molto scomoda, e proprio questo attrito porta spesso a non intervenire affatto.
Le credenziali per dispositivo eliminano il dilemma. Puoi revocare con una sola azione le credenziali del portatile rubato senza sostituire quelle degli altri dispositivi. La revoca blocca le nuove autenticazioni, ma un'operazione o una sessione già attiva può proseguire fino alla chiusura o alla verifica successiva. Accedendo agli stessi file in questo modo, dismettere un computer rimane in genere un'attività breve anziché occupare un intero pomeriggio.
Questo è il vantaggio concreto delle credenziali individuali quando accedi ai file da più dispositivi. Anche il rinnovo funziona allo stesso modo: puoi sostituire le credenziali su un solo dispositivo senza interferire con gli altri. La rotazione periodica diventa quindi un'attività davvero praticabile.
Come accedere ai file da più dispositivi
Il meccanismo è WebDAV, uno standard IETF, non un'app che ti chiediamo di installare. Questo comporta due conseguenze che conviene conoscere prima di iniziare.
Il vantaggio è che WebDAV è integrato in tutti i sistemi operativi desktop ed è compatibile con numerosi file manager per dispositivi mobili. Non c'è software proprietario da mantenere e nulla smette di funzionare se un fornitore perde interesse. Windows lo aggiunge come percorso di rete, macOS si connette dal Finder, Linux lo monta e lo spazio appare come una normale unità.
Il limite è che WebDAV monta un'unità remota anziché conservare una copia locale sincronizzata. I file si aprono dal server e normalmente riflettono la versione disponibile quando il client aggiorna la visualizzazione. Non serve una copia locale completa, ma il sistema o l'applicazione può creare cache o file temporanei. L'accesso offline dipende da questo comportamento e non è garantito. Se devi lavorare in aereo, un'unità montata non è lo strumento adatto: serve un vero client di sincronizzazione.
La configurazione è breve: crea le credenziali del dispositivo nel pannello di controllo, quindi collegati con l'indirizzo del server e quelle credenziali. I dettagli sono disponibili nella guida a WebDAV.
Le attività adatte a un'unità montata
Definire con precisione gli utilizzi adatti evita delusioni. L'espressione «sincronizzare i file tra dispositivi» racchiude esigenze diverse, e un'unità montata ne soddisfa alcune molto meglio di altre.
Grandi archivi consultati occasionalmente. Materiale troppo voluminoso da conservare su un portatile rimane accessibile come se fosse locale. In questo caso un'unità montata è più conveniente della sincronizzazione, perché quest'ultima richiederebbe spazio su disco, mentre il montaggio non richiede una copia locale completa.
Materiale di riferimento condiviso. File letti da diverse persone e modificati da poche, come modelli, risorse del marchio e documentazione. Tutti consultano la versione attualmente archiviata sul server, perché esiste una sola copia di lavoro.
Accesso automatizzato. Un'attività di backup o un processo di compilazione può scrivere su un percorso montato usando credenziali presenti solo su quella macchina e non archiviate sul portatile di nessuno. Il montaggio fornisce soltanto il percorso di accesso: pianificazione, conservazione, versioni e verifica delle copie richiedono una politica di backup distinta.
Telefoni che non dovrebbero contenere tutto. Se un telefono viene perso, puoi revocarne le credenziali senza modificare l'account a cui appartiene. Questo blocca le nuove autenticazioni, ma i dati già scaricati e una sessione ancora attiva dipendono dal client, dalla cache e dal momento della verifica successiva.
Quando è preferibile un vero client di sincronizzazione
Se ti occorrono una vera sincronizzazione bidirezionale, la gestione dei conflitti, la modifica offline e il caricamento in background, Dropbox e i servizi equivalenti sono progettati per queste esigenze. Questo sistema non pretende di sostituirli. Un'unità montata non è un motore di sincronizzazione.
La modifica collaborativa è un'altra funzione assente. Se due persone aprono lo stesso documento tramite un'unità montata, una può finire per sovrascrivere le modifiche dell'altra. I file modificati contemporaneamente da più persone devono trovarsi in uno strumento progettato per questo scopo.
Questa soluzione copre quindi gran parte di ciò che le persone intendono quando parlano di sincronizzare i file tra dispositivi: accedere agli stessi file ovunque senza duplicarli. Non copre invece la modifica collaborativa simultanea.
Mantenere ordinati gli accessi
Alcune buone abitudini consentono di mantenere utile l'accesso per dispositivo senza trasformarlo in una nuova fonte di confusione.
Qualunque sia l'utilizzo, le credenziali sono l'elemento da gestire con maggiore disciplina.
- Assegna alle credenziali il nome del computer. «MacBook», «computer dell'ufficio», «server di backup». Un elenco di credenziali senza nome è un elenco che non avrai mai il coraggio di ripulire.
- Usane una per dispositivo e non condividerla mai tra due macchine. Riutilizzare le stesse credenziali su più dispositivi ricrea il problema che volevi evitare.
- Revoca l'accesso quando dismetti il computer, non in seguito. Fallo nel momento in cui esce dal tuo controllo, prima di cancellarne i dati e prima di venderlo.
- Controlla l'elenco due volte l'anno. Revoca ogni voce che non riesci a identificare, perché credenziali di cui ignori l'origine non sono più sotto il tuo controllo.
Connessione sulle diverse piattaforme
Poiché WebDAV è uno standard e non un'app, i passaggi per accedere ai file da più dispositivi variano leggermente in base al sistema operativo. Ogni piattaforma presenta inoltre una particolarità da conoscere prima di cominciare.
Windows consente di aggiungerlo come percorso di rete da Esplora file. Per impostazione predefinita, Windows applica un limite prudente alle dimensioni dei file trasferiti tramite WebDAV. I file più grandi possono quindi rifiutarsi di essere copiati senza mostrare un motivo chiaro. Si tratta di un valore del Registro da aumentare una sola volta su ogni macchina.
macOS si connette tramite la funzione Connessione al server del Finder. Funziona bene, ma conviene ricordare che macOS scrive file di metadati nascosti nelle cartelle visitate. Sono innocui, però possono disseminare file ausiliari nelle cartelle condivise usate anche da altre persone.
Linux permette di montarlo dal file manager del desktop o dalla riga di comando e di solito offre il comportamento più prevedibile dei tre. Spesso è l'ambiente più adatto alle attività automatizzate.
Telefoni e tablet richiedono un file manager compatibile con il protocollo, poiché né iOS né Android ne include uno per impostazione predefinita. Esistono diverse buone soluzioni per entrambi. Su questi dispositivi le credenziali revocabili sono particolarmente importanti, perché i telefoni sono quelli che si perdono davvero.
L'esperienza durante l'utilizzo
Definire le aspettative evita la delusione più comune: credere che un'unità remota montata per accedere ai file da più dispositivi si comporti come un disco locale.
L'apertura e il salvataggio sono operazioni di rete. Un file di grandi dimensioni si apre alla velocità della connessione, non istantaneamente, e un'applicazione che salva di continuo può sembrare più lenta rispetto al lavoro locale. Con documenti, immagini e archivi la differenza può passare inosservata. Modificare video direttamente sull'unità, invece, può risultare molto lento. In quel caso conviene scaricare il file, lavorare in locale e caricarlo di nuovo.
Occorre prestare attenzione anche alle cartelle con moltissimi file. Distribuire diecimila file in una gerarchia ragionevole migliora sensibilmente la navigazione. Vale la pena farlo quando organizzi lo spazio per la prima volta, prima che la situazione diventi fastidiosa.
Questo comportamento non riguarda solo il nostro servizio. È una conseguenza del montaggio di uno spazio remoto tramite HTTP, e il WebDAV di qualsiasi fornitore può comportarsi in modo analogo con questo tipo di accesso.
Spazio di archiviazione e struttura
Drive è associato allo stesso account della posta. Nell'offerta descritta, i piani partono da 250 GB a $3.20 al mese e arrivano fino a 100 TB tramite un cursore, entro i limiti e le condizioni del piano. L'unità che monti e la casella che consulti fanno quindi parte di un solo abbonamento anziché due.
Lo spazio può essere condiviso nell'intero account oppure assegnato per casella. Questo aspetto è importante quando più persone montano lo stesso spazio: l'archivio di una persona non dovrebbe consumare tutto lo spazio degli altri. Puoi anche condividere una cartella con un account diverso, permettendo a un collaboratore esterno di montare esattamente quella cartella e nient'altro. Trovi i dettagli in come funziona la condivisione.
L'idea di fondo è semplice, ma i vantaggi si sommano: quando accedi ai file da più dispositivi, le credenziali dovrebbero appartenere al dispositivo e non a te. In questo modo, perdere un apparecchio crea un problema limitato a quel solo apparecchio, invece di diventare un incidente che coinvolge tutto ciò che possiedi.
