Обычно для синхронизации файлов между устройствами устанавливают приложение, входят в него с основным паролем учётной записи и оставляют работать в фоне. Такой способ удобен, но создаёт неочевидный риск: каждое устройство, на котором хранился пароль, потенциально сохраняет доступ ко всем данным. Это может быть проданный ноутбук, заменённый телефон или компьютер в офисе, где вы больше не работаете.
Доступ устройств к Drive устроен иначе. Каждое устройство получает собственные учётные данные, которые можно отдельно отозвать или заменить. Они не совпадают с паролем учётной записи. В этой статье разберём настройку, практическую пользу отдельных данных доступа и ограничения такого способа работы с файлами.
Почему отдельные учётные данные меняют подход
Один пароль для всех устройств становится единой точкой отказа, а масштаб риска растёт с каждой добавленной машиной. Тем не менее многие инструменты по умолчанию используют именно такой способ доступа к файлам с разных устройств.
После смены пароля одновременно перестают работать все устройства, поэтому пользователи часто откладывают её. При потере ноутбука приходится менять пароль везде. Небольшой инцидент превращается в хлопотную перенастройку, а из-за этих неудобств необходимые действия порой вообще не выполняют.
Отдельные учётные данные для устройств в значительной мере снимают эту проблему. Доступ украденного ноутбука можно отозвать одним действием, а остальные устройства обычно продолжат работать без перенастройки. Вывод машины из эксплуатации занимает скорее полминуты, чем целый день.
В этом и состоит практическая польза отдельных учётных данных при работе с файлами на нескольких устройствах. Их ротация выполняется так же: данные доступа можно заменить только на одной машине, не прерывая соединения остальных.
Как работать с файлами на разных устройствах
В основе используется WebDAV, стандарт IETF, а не приложение, которое мы просим установить. У этого есть два важных следствия.
Преимущество в том, что WebDAV поддерживают распространённые настольные операционные системы и многие мобильные файловые менеджеры. Не нужно зависеть от отдельной фирменной программы. Windows подключает хранилище как сетевое расположение, macOS делает это через Finder, а Linux монтирует его. После подключения оно выглядит примерно как обычный диск.
Но есть и ограничение: WebDAV монтирует удалённый диск, а не поддерживает полную локальную копию автоматически. Файлы открываются с сервера, поэтому вы обычно видите их актуальную серверную версию и не занимаете место полным набором данных. Без сети при этом недоступны файлы, которые клиент не сохранил локально иным способом. Если нужно работать, например, в самолёте, лучше использовать полноценный клиент синхронизации с заранее настроенной офлайн-копией, а не просто подключённый диск.
Настройка занимает немного времени: создайте в панели учётные данные для устройства, затем подключитесь с адресом сервера и этими данными. Подробности приведены в руководстве по WebDAV.
Для каких задач подходит подключённый диск
Точные ожидания помогают избежать разочарования. Под синхронизацией файлов между устройствами могут подразумеваться разные задачи, и подключённый диск справляется с одними заметно лучше, чем с другими.
Большие архивы, которые нужны время от времени. Объёмные материалы доступны почти как локальные, но их не обязательно целиком хранить на ноутбуке. Здесь подключённый диск может быть удобнее полной синхронизации, требующей соответствующего объёма свободного места.
Общие справочные материалы. Шаблоны, фирменные материалы и документация, которые читают многие, а меняют немногие. Пользователи обращаются к одной серверной версии, если не работают с отдельными локальными копиями.
Автоматизированный доступ. Задание резервного копирования или процесс сборки может записывать данные в подключённый каталог с учётными данными, которые хранятся только на этой машине. Надёжность резервной копии всё равно зависит от версионирования, срока хранения и регулярной проверки восстановления.
Телефоны, на которых не следует хранить всё. Доступ телефона можно отозвать сразу после потери, не меняя пароль связанной с ним учётной записи.
Когда лучше полноценный клиент синхронизации
Для настоящей двусторонней синхронизации с обработкой конфликтов, офлайн-редактированием и фоновой загрузкой больше подходят Dropbox и аналогичные сервисы. Подключённый диск не является механизмом синхронизации и сам по себе таких возможностей не предоставляет.
Совместное редактирование тоже остаётся за рамками этого решения. Если два человека откроют один документ через подключённый диск, при сохранении одна версия может перезаписать другую. Для одновременной работы нескольких людей нужен инструмент с подходящим управлением версиями и конфликтами.
Иными словами, такой подход решает распространённую задачу, которую называют синхронизацией между устройствами: даёт доступ к одним и тем же файлам из разных мест без полного дублирования на каждом устройстве. Для одновременного совместного редактирования он не предназначен.
Как поддерживать порядок
Несколько привычек помогут не превратить отдельные доступы для устройств в новый беспорядок.
Независимо от сценария важнее всего последовательно управлять учётными данными.
- Называйте учётные данные по устройству. Например, "MacBook", "офисный компьютер" или "сервер резервного копирования". Список безымянных доступов трудно безопасно очистить.
- Создавайте отдельный доступ для каждого устройства. Если использовать одни данные на двух машинах, вернётся та самая зависимость, от которой вы хотели избавиться.
- Отзывайте доступ при передаче устройства. Сделайте это, как только машина выходит из-под вашего контроля, желательно ещё до очистки и продажи.
- Проверяйте список дважды в год. Если после проверки не удаётся понять, какому устройству принадлежат данные, их стоит отозвать: контролировать неизвестный доступ невозможно.
Подключение на разных платформах
WebDAV является стандартом, а не единым приложением, поэтому шаги немного различаются в зависимости от операционной системы. У каждой платформы есть особенность, которую полезно знать заранее.
Windows подключает WebDAV как сетевое расположение через Проводник. По умолчанию Windows задаёт довольно консервативное ограничение размера файлов при передаче по WebDAV. Из-за этого копирование больших файлов может завершаться ошибкой без понятного объяснения. При необходимости соответствующий параметр реестра один раз меняют на каждом устройстве.
macOS подключается через команду Finder "Подключение к серверу". При просмотре каталогов macOS создаёт в них скрытые файлы метаданных. Обычно это безвредно, но в общих папках пользователи других систем могут видеть лишние элементы.
Linux монтирует WebDAV через файловый менеджер или командную строку. Поведение зависит от клиента и окружения рабочего стола, однако такой вариант часто удобно использовать для автоматизированных задач.
На телефонах и планшетах понадобится файловый менеджер с поддержкой протокола, поскольку ни iOS, ни Android не предоставляют универсальное системное подключение WebDAV по умолчанию. Подходящие приложения есть на обеих платформах. Для мобильных устройств, которые чаще теряются, возможность отдельно отозвать доступ особенно полезна.
Как подключённый диск ведёт себя в работе
Реалистичные ожидания предотвращают главную ошибку: удалённый подключённый диск не во всём работает как локальный накопитель.
Открытие и сохранение выполняются по сети. Большой файл загружается со скоростью вашего соединения и может открываться не сразу. Приложения с постоянным автосохранением способны работать медленнее, чем с локальными файлами. Для документов, изображений и архивов разница часто невелика, хотя зависит от размера и качества сети. Редактировать видео прямо на подключённом диске может быть очень неудобно. В таком случае файл лучше скачать, обработать локально и загрузить обратно, проверив, не возник ли конфликт версий.
Ещё один важный случай: каталоги с очень большим количеством файлов могут открываться медленно. Если распределить десять тысяч файлов по понятной иерархии папок, работать обычно становится заметно удобнее. Лучше продумать структуру при первой организации хранилища.
Это поведение связано не только с нашим сервисом, а с самим принципом подключения удалённого хранилища по HTTP. Его выраженность может различаться в зависимости от провайдера, клиента, сети и настроек сервера.
Объём и структура хранилища
Drive подключается к той же учётной записи, что и почта. В описанном предложении тарифы начинаются с 250 GB за $3.20 в месяц, а с помощью ползунка объём можно увеличить до 100 TB. Подключённый диск и почтовый ящик входят в одну подписку и действуют в пределах выбранного тарифа.
Пространство можно объединить на уровне учётной записи или распределить по почтовым ящикам. Это важно, если одно хранилище подключают несколько человек: архив одного пользователя не должен незаметно занять всё доступное место. Папкой также можно поделиться с другой учётной записью, чтобы подрядчик подключил только один разрешённый каталог. Подробнее о разрешениях рассказывает статья о работе общего доступа.
Основная идея проста, но становится важнее с каждым устройством: данные для доступа к файлам должны принадлежать конкретному устройству, а основной личный пароль не следует хранить повсюду. При потере оборудования можно точечно заблокировать соответствующий доступ. Нужны ли дополнительные меры, зависит от того, какие файлы оставались локально и насколько хорошо было защищено само устройство.
