De gebruikelijke manier om bestanden op verschillende apparaten te gebruiken, is een app installeren, inloggen met het wachtwoord van uw hoofdaccount en de app laten draaien. Dat werkt, maar levert ongemerkt een probleem op: elk apparaat waarop dat wachtwoord ooit is ingevoerd, kan nu overal bij. Dat geldt ook voor de laptop die u hebt verkocht, de telefoon die u hebt vervangen en de computer op een kantoor waar u niet meer werkt.
Toegang tot Drive per apparaat werkt anders. Elk apparaat krijgt eigen inloggegevens die afzonderlijk kunnen worden ingetrokken of vervangen, en geen daarvan is het wachtwoord van uw account. Op deze pagina leest u hoe u dit instelt, waarom aparte inloggegevens per apparaat belangrijker zijn dan ze misschien lijken en wat deze manier van werken wel en niet doet.
Waarom aparte inloggegevens per apparaat verschil maken
Een gedeeld wachtwoord vormt één zwakke plek die groter wordt met elk apparaat dat u toevoegt. Toch is dit de standaardmanier waarop de meeste hulpmiddelen bestanden op verschillende apparaten beschikbaar maken.
Als u het wachtwoord wijzigt, werken alle apparaten tegelijk niet meer. Daarom stellen mensen die wijziging uit. Raakt een laptop kwijt, dan is het enige redmiddel het wachtwoord overal aanpassen. Zo wordt een klein incident een flinke hoeveelheid werk, en juist door die drempel blijft een reactie vaak helemaal uit.
Met inloggegevens per apparaat verdwijnt dat dilemma grotendeels. U trekt alleen de toegang van de gestolen laptop in, terwijl de andere correct ingestelde apparaten kunnen blijven werken en u hun gegevens niet hoeft aan te passen. De intrekking geldt voor volgende geverifieerde verzoeken; hoe een al geopende sessie reageert, hangt af van de gebruikte client. Een apparaat buiten gebruik stellen kost zo doorgaans hooguit een halve minuut in plaats van een hele middag.
Dat is het praktische voordeel van aparte inloggegevens wanneer u bestanden op meerdere apparaten wilt gebruiken. Vervangen werkt op dezelfde manier. U kunt de inloggegevens op één apparaat vernieuwen zonder de andere apparaten te verstoren, waardoor periodiek vernieuwen ook echt haalbaar wordt.
Zo gebruikt u hier bestanden op meerdere apparaten
Hiervoor gebruiken we WebDAV, een IETF-standaard en geen app die u van ons moet installeren. Dat heeft twee gevolgen die u vooraf moet kennen.
Het voordeel: WebDAV is ingebouwd in alle gangbare desktopbesturingssystemen en wordt ondersteund door veel mobiele bestandsbeheerders. U bent dus niet afhankelijk van eigen software die onderhouden moet worden of kan verdwijnen als een leverancier ermee stopt. Windows voegt de opslag toe als netwerklocatie, macOS maakt verbinding vanuit Finder, Linux koppelt de opslag en daarna verschijnt die als een gewone schijf.
De eerlijke kanttekening: WebDAV koppelt een externe schijf en bewaart geen lokale kopie die automatisch wordt bijgewerkt. Bestanden worden bij het openen vanaf de server opgehaald. U ziet daardoor normaal de versie die de server op dat moment levert en hoeft niet bewust een volledige lokale kopie te bewaren. Een client kan wel tijdelijke bestanden of een cache opslaan. Offline toegang tot zulke lokale kopieën en het opruimen ervan vragen om een afzonderlijk beleid. Wilt u in het vliegtuig doorwerken, dan is een gekoppelde schijf niet de juiste oplossing en past een volwaardige synchronisatieclient beter.
Het instellen is eenvoudig: maak in het dashboard inloggegevens voor het apparaat aan en maak vervolgens verbinding met het serveradres en die gegevens. Alle stappen staan in de WebDAV-handleiding.
Taken waarvoor een gekoppelde schijf goed werkt
Een duidelijke afbakening voorkomt teleurstelling. Met "bestanden op verschillende apparaten synchroniseren" kunnen namelijk uiteenlopende wensen worden bedoeld, en een gekoppelde schijf past bij sommige daarvan veel beter dan bij andere.
Grote archieven die u af en toe nodig hebt. Materiaal dat te groot is voor de schijf van uw laptop, maar toch toegankelijk is alsof het lokaal staat. Hier is een koppeling duidelijk handiger dan synchronisatie, want bij synchronisatie hebt u de volledige lokale opslagruimte nodig en bij een koppeling niet.
Gedeeld referentiemateriaal. Bestanden die veel mensen lezen en maar weinig mensen wijzigen, zoals sjablonen, merkmateriaal en documentatie. Iedereen ziet dezelfde actuele versie omdat er maar één exemplaar op de server staat.
Toegang vanuit scripts. Een back-uptaak of bouwproces dat naar een gekoppeld pad schrijft met inloggegevens die alleen op die machine staan en niet op de laptop van een medewerker. Een gekoppeld pad is op zichzelf nog geen gecontroleerde back-up; bewaartermijnen, versies en hersteltests vragen om een afzonderlijk back-upbeleid.
Telefoons waarop niet alles hoeft te staan. U kunt de inloggegevens van een telefoon intrekken zodra het toestel zoekraakt, zonder het bijbehorende account te wijzigen.
Wanneer een echte synchronisatieclient beter is
Hebt u volwaardige synchronisatie in twee richtingen nodig, inclusief conflictafhandeling, offline bewerken en uploads op de achtergrond, dan zijn Dropbox en vergelijkbare diensten daarvoor gemaakt. Deze oplossing doet niet alsof zij dat kan. Een koppeling is geen synchronisatie-engine.
Ook samen tegelijk bewerken valt buiten deze aanpak. Als twee mensen hetzelfde document via een gekoppelde schijf openen, kan degene die als laatste opslaat de wijzigingen van de ander overschrijven. Bestanden die meerdere mensen gelijktijdig bewerken, horen thuis in software die daarvoor is ontworpen.
De juiste omschrijving is daarom dat deze oplossing voorziet in wat veel mensen bedoelen met bestanden op verschillende apparaten gebruiken: overal dezelfde bestanden bereiken zonder ze overal te dupliceren. Gelijktijdig samen bewerken wordt er niet door ondersteund.
Houd het overzichtelijk
Met een paar gewoonten blijft toegang per apparaat nuttig en ontstaat er geen nieuwe wirwar.
Waar u de toegang ook voor gebruikt, vooral het beheer van de inloggegevens vraagt om discipline.
- Geef inloggegevens de naam van het apparaat. "MacBook", "kantoorcomputer", "back-upserver". Een lijst zonder herkenbare namen durft u later niet op te schonen.
- Gebruik één set per apparaat en deel die nooit tussen twee apparaten. Door dezelfde gegevens op meerdere machines te gebruiken, haalt u het oorspronkelijke probleem weer terug.
- Trek de toegang in zodra u het apparaat wegdoet. Doe dit zodra het apparaat niet meer onder uw beheer valt, voordat het wordt gewist en voordat het wordt verkocht.
- Controleer de lijst twee keer per jaar. Trek gegevens in die u niet meer kunt thuisbrengen, want onbekende inloggegevens hebt u niet werkelijk onder controle.
Verbinding maken op elk platform
Omdat dit een standaard is en geen eigen app, verschillen de stappen per besturingssysteem enigszins. Elk platform heeft bovendien een eigenaardigheid die handig is om vooraf te kennen.
Windows voegt WebDAV vanuit Verkenner toe als netwerklocatie. Windows hanteert standaard een behoudende limiet voor de grootte van bestanden die via WebDAV worden overgedragen. Daardoor kan het kopiëren van grote bestanden zonder duidelijke melding mislukken. De limiet staat in het register en hoeft maar één keer per apparaat te worden aangepast.
macOS maakt vanuit Finder verbinding via Verbind met server. Dat werkt doorgaans goed, maar let op één gewoonte van het systeem: macOS schrijft verborgen metadatabestanden in mappen die u bekijkt. Dat is onschadelijk, maar kan gedeelde mappen die ook anderen gebruiken rommelig maken.
Linux koppelt WebDAV via de bestandsbeheerder of de opdrachtregel en gedraagt zich van deze drie meestal het voorspelbaarst. Voor geautomatiseerde taken is dit vaak de geschiktste omgeving.
Telefoons en tablets hebben een bestandsbeheerder nodig die het protocol ondersteunt, want iOS en Android bieden die functie niet standaard. Voor beide platforms bestaan geschikte apps. Juist hier zijn intrekbare inloggegevens per apparaat waardevol, omdat telefoons in de praktijk geregeld zoekraken.
Hoe het in de praktijk aanvoelt
Realistische verwachtingen voorkomen de meest voorkomende teleurstelling: een externe koppeling gedraagt zich niet hetzelfde als een lokale schijf.
Openen en opslaan verlopen via het netwerk. Een groot bestand opent dus zo snel als uw verbinding toelaat en niet onmiddellijk. Ook kan een toepassing die voortdurend opslaat trager aanvoelen dan bij lokale bestanden. Bij documenten, afbeeldingen en archieven merkt u daar met een goede verbinding vaak weinig van. Video rechtstreeks vanaf de koppeling bewerken is meestal onpraktisch. Kopieer het bestand dan eerst naar de computer, werk lokaal en kopieer het daarna terug.
Ook mappen met zeer veel bestanden verdienen aandacht. Als u een map met tien duizend bestanden over een logische mappenstructuur verdeelt, worden overzichten doorgaans merkbaar sneller. Doe dit bij voorkeur meteen bij het inrichten van de opslag en niet pas wanneer de vertraging hinderlijk wordt.
Dit is niet uniek voor onze dienst. Het hoort bij externe opslag die via HTTP wordt gekoppeld. Bij andere aanbieders kan WebDAV onder vergelijkbare omstandigheden dezelfde eigenschappen hebben, al verschillen limieten, clients en serverinstellingen.
Opslag en indeling
In het hier beschreven aanbod hoort Drive bij hetzelfde account als uw e-mail. De opslag begint bij 250 GB voor $3.20 per maand en loopt via een schuifregelaar op tot 100 TB, binnen de voorwaarden en limieten van het gekozen abonnement. De gekoppelde schijf en de mailbox vallen in dat aanbod onder één abonnement in plaats van twee afzonderlijke abonnementen.
Opslagruimte kan over het account worden gedeeld of per mailbox worden toegewezen. Dat is belangrijk wanneer meerdere mensen dezelfde opslag koppelen: het archief van één persoon hoort niet alle ruimte van de rest te kunnen opgebruiken. U kunt een map ook met een ander account delen. Zo kan een externe medewerker precies één map koppelen en verder niets. Meer daarover leest u in de uitleg over delen.
Het uitgangspunt is eenvoudig, maar het voordeel groeit met elk apparaat: wanneer u bestanden op verschillende apparaten gebruikt, horen de inloggegevens bij het apparaat en niet bij uw identiteit. Verlies van hardware raakt dan alleen dat ene apparaat, in plaats van alles wat aan uw account is gekoppeld.
