여러 조직과 오래 일하다 보면 사서함도 여러 개 생기며, 같은 플랫폼에 모여 있는 경우는 드뭅니다. 고객이 제공한 Gmail 계정, 계약 업무용 Microsoft 365 주소, 누가 선택했는지도 기억나지 않는 오래된 업체의 주소, 그리고 자신의 도메인이 있습니다. 네 업체의 메일을 한 받은편지함에 모으면 네 곳을 따로 확인할 필요가 없습니다.
이를 가능하게 하는 기능이 외부 계정입니다. 다른 곳의 사서함을 IMAP으로 연결해 자체 사서함의 메일과 나란히 표시합니다. 이 글에서는 실제로 얻을 수 있는 기능, 해결할 수 없는 문제, 연결 가능한 개수를 정하는 요금제별 한도를 설명합니다.
여러 업체의 메일을 한 받은편지함에 모으는 방식
다른 곳에서 호스팅하는 사서함의 연결 정보를 제공하면 일반 메일 앱과 같은 방식으로 그 사서함에 접속합니다. 외부 사서함의 폴더와 메시지가 여기에서 호스팅하는 메일과 같은 화면에 나타납니다.
중요한 부분은 답장을 보낼 때의 동작입니다. 연결된 계정에서 보내는 메일은 우리가 해당 업체인 것처럼 가장해 발송하는 것이 아니라 그 계정의 발송 인증 정보로 원래 업체를 통해 나갑니다. 업체 설정이 올바르면 SPF와 DKIM 인증을 통과하고 DMARC 정렬을 유지할 수 있습니다. 주소와 인증 정보가 맞지 않아 스팸함으로 가는 답장과 정상적으로 도착하는 답장의 차이가 여기서 생깁니다.
IMAP은 표준 프로토콜이고 널리 쓰이는 업체의 연결 설정은 이미 등록되어 있어 자동 감지 기능이 설정 대부분을 처리합니다. 주소와 비밀번호를 입력하면 서버 이름을 직접 찾지 않아도 되며, 인식되지 않는 업체는 수동으로 입력할 수 있습니다.
실제로 얻는 이점
네 업체의 메일을 한 받은편지함에 모아 얻는 효과는 표현만큼 거창하지 않지만 생각보다 훨씬 유용합니다.
확인할 곳이 하나입니다. 가장 분명한 장점입니다. 아침마다 네 개의 탭을 열었다가 바쁜 날에는 그중 세 개를 잊는 대신 창 하나만 확인하면 됩니다.
모든 계정을 한꺼번에 검색할 수 있습니다. 실무에서는 더 큰 장점입니다. 어떤 합의가 담긴 메일을 찾을 때 어느 계정으로 받았는지 먼저 기억할 필요가 없으므로 실제 시간을 절약합니다.
필터 규칙을 한곳에서 관리합니다. 기능이 서로 다르고 쓰기 불편한 각 업체 화면에서 별도로 설정하지 않고 연결된 계정 전체에 규칙을 적용할 수 있습니다.
두 번째 인증 수단도 하나만 사용합니다. 사용자는 우리 서비스에서 인증하고, 연결된 계정의 접속 정보는 우리가 보관합니다. 편리한 만큼 검토해야 할 점도 있으며 아래에서 설명합니다.
원래 업체가 계속 책임지는 부분
연결된 계정이 여기에서 호스팅하는 계정처럼 작동할 것으로 기대하면 가장 흔한 실망을 겪게 됩니다. 이 차이를 분명히 알아둘 필요가 있습니다.
원래 업체의 규칙은 그대로 적용됩니다. 그쪽 저장 용량이 가득 차면 그곳에서 메일이 반송되며 우리 쪽에서는 바꿀 수 없습니다. 업체가 IMAP 연결 요청을 제한하면 동기화가 느려집니다. 발송 한도를 두면 답장도 그 한도에 걸립니다. 바뀌는 것은 메일을 읽고 쓰는 장소이지 사서함을 운영하는 업체가 아닙니다.
일부 업체는 일반 비밀번호 대신 앱 전용 비밀번호를 요구하며, 특히 2단계 인증을 사용하는 계정에서 그렇습니다. 일부 업체는 저가 요금제에서 IMAP 자체를 제한하기도 합니다. 연결할 대상 자체가 없으므로 마지막 경우에는 우회할 방법이 없습니다.
사용하기 전에 삭제 동작도 이해해야 합니다. 연결된 계정에서 메시지를 삭제하면 원래 업체에서도 삭제됩니다. 사본이 아니라 업체의 실제 사서함을 조작하기 때문입니다. 대개 사용자가 원하는 동작이지만 때로는 예상하지 못할 수 있습니다.
요금제별 한도
외부 계정 수에는 요금제별 상한이 있으며, 다른 조건보다 먼저 이 숫자로 구성을 사용할 수 있는지가 결정됩니다.
| 요금제 | 외부 계정 |
|---|---|
| Free | 0 |
| Starter | 5 |
| Pro | 10 |
| Agency | 30 |
대부분의 개인에게는 5개면 충분합니다. 여러 고객사와 일하는 사람에게는 10개가 적합합니다. 30개는 여러 임원의 메일을 관리하는 비서나 여러 고객사의 공용 주소를 확인하는 에이전시처럼 타인의 메일을 관리하는 것이 업무인 사람을 위한 한도입니다.
무료 요금제에는 외부 계정 기능이 없습니다. 메일 통합 도구로 사용할 계획이었다면 중요한 제한입니다. 자체 도메인으로는 메일을 받지만 외부 계정에는 전혀 연결하지 못합니다.
접속 정보를 맡겨도 되는가
여러 업체의 메일을 한 받은편지함에서 사용하려면 해당 사서함을 읽을 수 있는 접속 정보를 우리가 보관해야 합니다. 이 사실을 숨긴 채 넘어가서는 안 됩니다.
자신의 계정이라면 이미 이곳에 메일 호스팅을 맡길 때와 같은 수준의 신뢰입니다. 고객이나 고용주의 사서함처럼 타인의 계정이라면 문제가 달라집니다. 허용된다고 가정하지 말고 먼저 물어보는 것이 대개 옳습니다. 이를 전면 금지하는 조직도 있으며, 나중에 알게 되면 곤란합니다.
가능하다면 계정의 기본 비밀번호 대신 앱 전용 비밀번호를 사용하세요. 해당 비밀번호만 별도로 폐기할 수 있고 접근 범위는 업체가 정합니다. 계정 소유자는 모든 곳의 비밀번호를 바꾸지 않고도 깔끔하게 접근 권한을 회수할 수 있습니다. 일반적으로 좋은 보안 습관이며 이 경우에는 특히 중요합니다.
연결 대신 마이그레이션해야 하는 경우
연결이 항상 정답은 아니며, 계속 보유할 사서함이라면 대개 적합하지 않습니다.
계정이 실제로 자신의 것이고 다른 업체에 비용을 내고 있다면 영구적으로 연결해 두는 것보다 메일을 옮기고 기존 계정을 닫는 편이 더 간단하고 빠르며 저렴합니다. 한 받은편지함에 여러 업체의 계정을 연결하는 기능은 옮길 수 없거나 옮겨서는 안 되는 사서함에 적합합니다. 고객이나 고용주가 제공한 주소, 또는 자신이 통제하지 않는 서비스에 연결된 주소가 그 예입니다.
구분 기준은 편의가 아니라 소유권입니다. 닫을 수 있는 계정은 닫고 메일 기록을 함께 가져오세요. 이것이 메일 마이그레이션의 목적입니다. 닫을 수 없는 계정은 연결하면 됩니다.
먼저 연결하고 나중에 마이그레이션하는 절충안도 합리적입니다. 연결에는 추가 비용이 들지 않으며, 계정을 통합할 만큼 중요한지 빠르게 파악할 수 있습니다. 미리 짐작하지 않고 실제 정보를 바탕으로 결정하게 됩니다.
합리적인 설정 방법
여러 업체의 메일을 한 받은편지함에 모을 때 반복해서 나오는 실무 사항이 몇 가지 있습니다.
- 가장 사용량이 많은 계정부터 연결하세요. 나머지를 추가하기 전에 일주일 동안 사용해 보세요. 이 구성이 맞지 않는 부분이 있다면 한 번만 겪고 알아내는 편이 낫습니다.
- 답장 주소를 확인하세요. 연결된 각 계정에서 처음 보내는 메일은 발신 주소가 맞는지 확인하세요. 잘못된 발신 프로필로 답장하는 것이 가장 흔한 실수이며 수신자에게 그대로 보입니다.
- 대용량 사서함의 첫 동기화에는 시간이 걸립니다. IMAP으로 수년치 메일을 가져오므로 속도는 원래 업체가 결정합니다.
- 앱 전용 비밀번호 요구 사항을 확인하세요. 인증에는 성공하지만 곧 연결이 멈춘다면 거의 항상 이것이 원인입니다.
통합하려는 계정이 개인용이 아니라 동료와 함께 쓰는 계정이라면 여러 사람이 같은 접속 정보로 동일한 외부 계정에 각각 연결하는 것보다 공유 사서함이 더 나은 방법인 경우가 많습니다.
