Wer eine Zimbra-Alternative prüft, reagiert meist nicht auf ein schlechtes Produkt. Zimbra ist eine etablierte Enterprise-Groupware mit E-Mail, Kalender, Kontakten, Chat und Archivierung. Sie kann im eigenen Rechenzentrum, in einer privaten Cloud oder in einem regionalen Rechenzentrum betrieben werden und erfüllt diese Aufgabe schon seit langer Zeit.
Reibung entsteht vor allem beim Kauf und bei der Frage, wer den Betrieb übernimmt. Beides gehört zum Modell und lässt sich nicht einfach durch eine Einstellung ändern. Deshalb wird überhaupt nach Alternativen gesucht.
Warum die Suche nach einer Zimbra-Alternative beim Kauf beginnt
Es gibt kein Anmeldeformular, nach dem sofort ein nutzbares Postfach bereitsteht. Zimbra vertreibt die beschriebenen Angebote über ein Netzwerk von mehr als 3,000 Partnern, die lokalisierten Support anbieten. Für den Kauf müssen Sie daher einen Vertriebspartner in Ihrer Region finden, ein Angebot anfordern und die Konditionen verhandeln.
Für ein Unternehmen mit geregeltem Beschaffungsprozess ist das normal und kann sogar erwünscht sein. Es erhält einen lokalen Ansprechpartner, der seine Sprache spricht und die zuständigen Vorschriften kennt. Für ein Unternehmen mit fünf Beschäftigten, das bis Donnerstag E-Mail auf der eigenen Domain benötigt, kann dieser Weg eine hohe Hürde sein. Das ist ein häufiger Grund für die Suche nach einer Zimbra-Alternative.
Dadurch fehlt auch ein öffentlicher Listenpreis, mit dem sich eine Alternative direkt vergleichen ließe. Der konkrete Preis hängt vom gewählten Partner, der zugesagten Zahl an Plätzen, der Edition und dem Supportpaket ab. Zahlen in Vergleichstabellen beruhen daher häufig auf einem individuellen Angebot und nicht auf einem allgemein gültigen Listenpreis.
Welche Funktionen an die Edition gebunden sind
In den beschriebenen Angeboten gibt es zwei Editionen. Vor der Annahme, dass alle Grundfunktionen enthalten sind, lohnt sich ein Blick auf die Trennlinie.
Standard umfasst laut dieser Einteilung E-Mail, Kontakte, Kalender, einfachen Chat, S/MIME und Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Professional ergänzt Outlook für Windows, mobilen Push über ActiveSync sowie Archivierung mit Such- und Ermittlungsfunktionen.
Dieser Punkt überrascht manche Interessenten: Outlook-Unterstützung und mobiler Push gehören in der beschriebenen Produktaufteilung zur höheren Edition. Nutzt Ihr Team Outlook unter Windows, trifft also häufig genau die Organisationen, an die sich Zimbra richtet, benötigen Sie Professional gegebenenfalls von Beginn an.
Der Kernserver ist quelloffen. Hochverfügbarkeits-Cluster, bestimmte Verschlüsselungsfunktionen und Synchronisierung in großem Maßstab sind nach der beschriebenen Lizenzierung jedoch kommerziellen Angeboten vorbehalten. "Open Source" ist damit sachlich richtig, bedeutet für kleine Käufer aber nicht unbedingt einen vollständig kostenlosen Betrieb.
Der Server muss weiterhin betrieben werden
Ob Sie die Plattform selbst bereitstellen oder von einem Partner hosten lassen: Jemand trägt die betriebliche Verantwortung für diese Groupware. Dazu gehören je nach Bereitstellung Versionswechsel, Zertifikatserneuerungen, wachsender Speicherbedarf, Sicherheitsmeldungen und Sicherungen, deren Wiederherstellung tatsächlich getestet wurde.
Hinzu kommt die Versandzustellbarkeit. Eine neue IP-Adresse besitzt noch keine etablierte Reputation. Selbst bei technisch korrekter Konfiguration können Nachrichten bei Microsoft oder anderen Empfängern zunächst im Spamordner landen, während sich die Reputation entwickelt. Bei einem Partner mit bestehendem Versandpool nutzen Sie dessen Reputation unter dessen Bedingungen mit. Auf eigener Infrastruktur müssen Sie sie kontrolliert aufbauen und überwachen.
Das bedeutet nicht, dass Zimbra schlecht entwickelt wäre. Es beschreibt vielmehr die Verantwortung, die Sie übernehmen. Dieselbe Abwägung gilt für jeden selbst betriebenen Software-Stack.
Wo eine Zimbra-Alternative einen anderen Weg geht
Vier Unterschiede betreffen nicht die Groupware-Funktionsliste, sondern den Aufwand rundherum. Genau dort entscheidet sich oft, ob eine Zimbra-Alternative besser passt.
Sie registrieren sich, statt Konditionen auszuhandeln. Eine Domain, ihre DNS-Einträge und dreißig Postfächer lassen sich unter passenden Voraussetzungen an einem Nachmittag einrichten, ohne Angebot, Vertriebspartner oder Mindestabnahme. DNS-Änderungen können nach ausdrücklicher Freigabe mit einem eingeschränkten Cloudflare-Token vorgenommen werden, wobei jede Änderung vor dem Schreiben angezeigt wird. Alternativ steht bei unterstützten Anbietern Domain Connect ohne Tokenübergabe zur Verfügung. Weitere Einzelheiten enthält die Anleitung zur DNS-Einrichtung.
Outlook und Mobilgeräte sind keine eigene Tarifstufe. IMAP, SMTP sowie CalDAV und CardDAV stehen im beschriebenen Angebot in jedem Tarif einschließlich der kostenlosen Stufe zur Verfügung. Damit können kompatible Versionen von Outlook, Apple Mail, Thunderbird und mobilen Clients ohne Editionswechsel verbunden werden.
Bereitstellung in großer Zahl, ohne fremde Passwörter zu verwalten. Domains und Postfächer können gesammelt angelegt werden. Über Einladungen richtet jede Person ihre eigenen Zugangsdaten ein. Das ist besonders wichtig, wenn die Postfächer den Beschäftigten eines Kunden und nicht dem eigenen Team gehören.
E-Mail-Konten, die anderswo gehostet werden. Konten bei Google Workspace oder Microsoft 365 können bei unterstützter IMAP-Konfiguration in derselben Oberfläche gelesen werden. Antworten werden über den jeweiligen Anbieter versendet, damit dessen Authentifizierungsausrichtung erhalten bleibt. Näheres erklärt der vereinheitlichte Posteingang.
Offen gesagt: Hier gibt es kein Modul für Archivierung mit Discovery. Wenn eine rechtssichere Aufbewahrung oder Legal Hold zwingend vorgeschrieben ist, kann das ein sachlicher Grund sein, bei Professional oder einer anderen entsprechend geprüften Lösung zu bleiben.
Das Fazit für verschiedene Nutzergruppen
Zimbra richtet sich klar an eine bestimmte Art von Käufer. Ob eine Alternative besser passt, hängt deshalb vor allem davon ab, wie ähnlich Ihre Anforderungen diesem Käuferprofil sind.
Eine Person mit eigener Domain. Das Vertriebsmodell von Zimbra ist nicht auf eine einfache Selbstregistrierung ausgelegt. Ein Self-Service-Angebot ist für diesen Bedarf meist zugänglicher und kostet häufig weniger als eine Enterprise-Lizenz, wobei die jeweiligen Funktionen verglichen werden sollten.
Ein Team. Hier kann eine Zimbra-Alternative vor allem durch weniger Beschaffungsaufwand überzeugen, nicht zwingend durch mehr Funktionen. Es muss kein Partner gesucht, kein Angebot abgewartet und keine Edition gewählt werden, bevor Outlook eingesetzt werden kann. Im beschriebenen Angebot bleibt der Pauschalpreis zwischen 4 und 400 Personen innerhalb der Tarifgrenzen unverändert. Dazu kommen support@ als gemeinsames Postfach mit definierter Mitgliedschaft, Speichergrenzen pro Adresse, Filter bei der Zustellung und Zwei-Faktor-Schutz für jedes persönliche Postfach.
E-Mail für mehrere Unternehmen. Wenn Sie selbst die Rolle des Partners übernehmen, passt das klassische Partnermodell unter Umständen nicht. Hilfreich sind dann die Massenbereitstellung von Domains und Postfächern, Einladungen, damit Sie keine Kundenpasswörter kennen müssen, Adressprüfung im selben Konto, 13 Oberflächensprachen einschließlich Sprachen mit Schreibrichtung von rechts nach links sowie eigenes Branding für Dashboard und Webmail. Die tatsächliche Darstellung hängt von den verfügbaren Branding-Einstellungen ab.
Ein reguliertes Unternehmen mit Beschaffungsabteilung. Zimbra kann hier die passendere Wahl bleiben. Lokaler Partnersupport, Betrieb im eigenen oder regionalen Rechenzentrum, Archivierung mit Discovery und eine kommerzielle Lizenz mit klarer Zuständigkeit sind genau für dieses Käuferprofil relevant. Bequemlichkeit ersetzt diese Anforderungen nicht.
Häufig gestellte Fragen
Wie viel kostet Zimbra?
Es gibt für die beschriebenen kommerziellen Angebote keinen allgemein öffentlichen Listenpreis. Partner erstellen eigene Angebote nach Zahl der Plätze, Edition und Supportstufe. Ein einzelner Betrag in einem Vergleich ist daher regelmäßig der Preis eines bestimmten Vertriebspartners.
Ist Zimbra kostenlos?
Der Kernserver ist quelloffen. Hochverfügbarkeits-Cluster, bestimmte Verschlüsselungsfunktionen, Synchronisierung in großem Maßstab und Support setzen nach der beschriebenen Produktaufteilung eine kommerzielle Lizenz voraus. Kostenlos im Sinn von offenem Quellcode bedeutet also nicht automatisch kostenloser Betrieb für ein kleines Unternehmen.
Brauche ich Professional für Outlook?
Nach der beschriebenen Editionsaufteilung gehören Outlook für Windows und ActiveSync-Push für Mobilgeräte zu Professional. Standard umfasst E-Mail, Kontakte, Kalender, einfachen Chat, S/MIME und 2FA. Vor dem Kauf sollten die aktuellen Editionsmerkmale beim Anbieter oder Partner bestätigt werden.
Kann ich eine Zimbra-Alternative selbst hosten?
Ja. mailcow und iRedMail sind verbreitete selbst gehostete Möglichkeiten. Wenn Sie jedoch wegen des Betriebsaufwands nach einer Alternative suchen, tauschen Sie beim Selbsthosting eines anderen Systems vor allem den Anbieter aus. Wartung, Absicherung, Monitoring und Wiederherstellung bleiben Ihre Aufgabe.
Kann ich von Zimbra migrieren, ohne E-Mails zu verlieren?
Zimbra unterstützt Standard-IMAP. Unterstützte Nachrichten, Ordner und Statusinformationen können darüber kopiert werden. Anschließend muss das Ergebnis mit der Quelle abgeglichen werden, damit fehlende oder abweichende Daten sichtbar werden. Kalender, Kontakte, Freigaben und andere Zimbra-spezifische Objekte erfordern getrennte Verfahren und Prüfungen. Siehe Massenmigration.
Was geschieht mit Kalendern und gemeinsam genutzten Ressourcen?
Kalender und Kontakte können, sofern beide Seiten die benötigten Funktionen unterstützen, über CalDAV und CardDAV übertragen werden. Kalender für gemeinsam genutzte Ressourcen wie Besprechungsräume oder Geräte besitzen nicht in jedem Zielsystem eine direkte Entsprechung. Prüfen Sie sie deshalb einzeln, bevor Sie die Migration planen.
Eignet sich eine Zimbra-Alternative für regulierte Branchen?
Das hängt vollständig von den konkreten Vorschriften, Verträgen und Prüfanforderungen ab. Benötigen Sie Datenhaltung im eigenen Rechenzentrum oder Archivierung mit Legal Hold, ist Zimbra Professional für solche Szenarien ausgelegt. Ein gewöhnlicher gehosteter Postfachanbieter ersetzt diese Funktionen in der Regel nicht.
