Hundert Postfächer mit einer CSV-Datei umziehen

Für den Umzug eines einzelnen Postfachs reicht oft ein Formular mit sechs Feldern. Eine Massenmigration von hundert Postfächern ist eine andere Aufgabe. Nicht nur wegen der Menge, sondern weil Fehler leicht unbemerkt bleiben: ein falsches Passwort, ein Quellserver, der ab der vierzigsten Verbindung drosselt, oder ein Ordner, bei dem nach 4,000 von 12,000 Nachrichten Schluss ist, obwohl die Übertragung als erfolgreich angezeigt wird.

Eine CSV-Datei nimmt Ihnen die Wiederholungsarbeit ab: eine Datei, ein Auftrag, parallele Verarbeitung und ein Fortschrittsstand pro Postfach. Ob der Umzug tatsächlich gelungen ist, zeigt sich aber erst nach den Fortschrittsbalken. Nicht jedes Werkzeug prüft, welche Nachrichten wirklich angekommen sind.

Hier geht es um das Dateiformat, die Prüfung der Zeilen vor dem Verbindungsaufbau, den Ablauf der Übertragung und die anschließende Kontrolle auf fehlende Nachrichten.

Bevor Sie die CSV-Datei für die Massenmigration vorbereiten

Zwei Voraussetzungen sollten erfüllt sein. Fehlt eine davon, kann schnell ein Abend verloren gehen.

Die Zielpostfächer müssen bereits angelegt sein. Die Migration kopiert Nachrichten in Postfächer, legt aber keine neuen an. Für hundert Personen nutzen Sie deshalb zuerst die Sammelerstellung: einen CSV-Import mit vom Administrator festgelegten Passwörtern oder Einladungen, damit alle ihr Passwort selbst wählen können.

Die Passwörter der Zielpostfächer brauchen Sie nicht. Die Anmeldung an den Postfächern Ihres Kontos wird intern abgewickelt. In der CSV stehen daher nur die Zugangsdaten zur Quelle. Andere Werkzeuge können Daten für beide Seiten verlangen. Dann muss die Datei entsprechend geschützt werden; allein daraus lässt sich kein Missbrauch ableiten.

Das Dateiformat für die Massenmigration

Drei Spalten genügen, wenn alle Konten beim selben Anbieter liegen. Die Serverdaten stammen dann aus der Anbieterauswahl im Formular:

source_email,source_password,destination_email
alice@oldhost.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com
bob@oldhost.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com

Mit sechs Spalten lassen sich unterschiedliche Quellen kombinieren, etwa wenn nach einer Übernahme ein Teil des Teams Google Workspace und der andere einen cPanel-Server nutzt. Die Beispiele belegen nicht, dass der jeweilige Anbieter eine Anmeldung per Passwort zulässt:

source_email,source_password,destination_email,source_host,source_port,source_security
alice@gmail.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com,imap.gmail.com,993,ssl
bob@outlook.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com,outlook.office365.com,993,ssl
carol@oldhost.com,pw-3,carol@yourdomain.com,mail.oldhost.com,993,ssl

Beim Einlesen werden mehrere übliche Dateivarianten erkannt. Schließlich entstehen die Dateien sowohl von Hand als auch durch unterschiedliche Exportprogramme:

Die Unterstützung für Semikolons ist gerade bei Excel wichtig. Je nach Regionseinstellung verwendet das Programm beim CSV-Export dieses Trennzeichen. Ein Import, der nur Kommas versteht, kann dann die ganze Zeile für eine einzige Spalte halten.

Vorsicht bei Tabellenkalkulationen: Ein Passwort, das mit =, + oder - beginnt, kann als Formel behandelt und beim Speichern verändert werden. Nutzen Sie einen Texteditor oder importieren Sie die Passwortspalte ausdrücklich als Text und kontrollieren Sie den Export. Anführungszeichen in der CSV allein garantieren nicht, dass Passwörter unverändert bleiben.

Die Zugangsdaten zur Quelle beschaffen

Für jedes Postfach muss ein funktionierender IMAP-Zugang zur Quelle vorliegen. Diese CSV arbeitet mit Passwörtern, doch nicht jeder Anbieter unterstützt diesen Anmeldeweg. Klären Sie die Kompatibilität, bevor Sie Zugangsdaten einsammeln.

Hundert App-Passwörter von hundert Personen einzusammeln kann der aufwendigste Teil des Umzugs sein. Berücksichtigen Sie das, bevor Sie einen Termin zusagen. Mit Administrationsrechten an der Quelle sollten Sie prüfen, welche Zugriffsverfahren und Möglichkeiten zur zentralen Erstellung von Zugangsdaten tatsächlich verfügbar sind. Andernfalls helfen bebilderte Anleitungen und ein Zeitpuffer für Rückfragen.

Löschen Sie die CSV nach dem Umzug, sobald sie nicht mehr für Kontrollen oder weitere Durchläufe gebraucht wird. Die Datei enthält gültige Zugangsdaten. Behalten Sie auch Kopien im Blick und widerrufen Sie vorübergehende App-Passwörter, soweit möglich.

Prüfung vor dem Verbindungsaufbau

Fügen Sie die Daten ein oder laden Sie die Datei hoch und wählen Sie Vorschau und Prüfung. Noch bevor Verbindungen für die Migration aufgebaut werden, wird jede Zeile eingeordnet:

• Bereit: Die Vorprüfung ist bestanden; die Zeile kann in die Warteschlange.
• Fehler: Eine Adresse ist ungültig, das Passwort fehlt oder das Zielpostfach existiert nicht. Die Zeile wird übersprungen.
• Warnungen: Dieses Ziel wurde kürzlich migriert. Prüfen Sie, ob erneut Nachrichten importiert würden.
• Duplikate: Dieselbe Kombination aus Quelle und Ziel steht mehrfach in der Datei.
• Über dem Limit: Die Zeile überschreitet die Auftragsgrenze Ihres Tarifs.

Korrigieren Sie die Datei und wiederholen Sie die Vorschau bei Bedarf. Dabei beginnt noch keine Kopie; auch die Gültigkeit der Passwörter ist damit nicht bewiesen. Besonders hilfreich ist die Meldung „Zielpostfach nicht gefunden“: Ein Tippfehler im Domainnamen kann sonst hundert Zeilen betreffen und erst beim Verbindungsaufbau auffallen.

Wichtige Einstellungen für die Massenmigration

Ordnerumfang. Alle Ordner, nur Standardordner (Posteingang, Gesendet, Entwürfe, Papierkorb, Archiv und Spam) oder nur der Posteingang. Standardordner können helfen, virtuelle Ansichten und Labels zu vermeiden, die dieselbe Nachricht mehrfach anzeigen. Müssen eigene Ordner erhalten bleiben, reicht diese Auswahl nicht. Legen Sie den benötigten Umfang vor dem Start fest.

Importieren ab. Ein frühestes Datum. Zwei Jahre statt elf zu übertragen reduziert die Datenmenge, schließt aber ältere Nachrichten aus. Vereinbaren Sie mit dem Team, was erhalten bleiben muss und gegebenenfalls separat übertragen wird.

Duplikate überspringen. Lassen Sie diese Option für weitere Durchläufe eingeschaltet. Sie verhindert den erneuten Import erkannter Nachrichten, garantiert aber nicht in jedem Fall Duplikatfreiheit, etwa bei fehlenden oder unbrauchbaren Nachrichtenkennungen.

Auftragsname. Wählen Sie eine verständliche Bezeichnung. In drei Wochen hilft „Acme, Phase 2“ mehr als ein Zeitstempel.

Was während einer Massenmigration passiert

Konten werden innerhalb der Tarifgrenzen parallel verarbeitet. Der Ausgangsartikel nennt 2 bei Starter, 5 bei Pro und 10 bei Agency; prüfen Sie die aktuelle Konfiguration. Quellanbieter können Verbindungen und Anfragen begrenzen. Vierzig gleichzeitige IMAP-Verbindungen von derselben Adresse können Einschränkungen oder eine vorübergehende Sperre auslösen. Nicht jeder Anbieter reagiert dabei gleich.

Jedes Konto durchläuft die Zustände Warteschlange, Start, Prüfung, Planung und Import mit Prozentanzeige. Am Ende steht erfolgreich abgeschlossen, fehlgeschlagen oder abgebrochen. Sie können die Seite schließen; die Verarbeitung läuft auf dem Server weiter.

Währenddessen stehen drei Aktionen zur Verfügung:

• Alle abbrechen fordert den Abbruch laufender und wartender Konten an. Bereits importierte Nachrichten werden nicht gelöscht.
• Fehlgeschlagene erneut versuchen stellt nur fehlgeschlagene Konten wieder in die Warteschlange. War ein falsches Quellpasswort die Ursache, korrigieren Sie es zuerst.
• Fortsetzen führt einen pausierten Auftrag weiter.

Bei einer Speicherauslastung des Kontos von 90% ist eine Pause mit Benachrichtigung per E-Mail vorgesehen. Das verringert das Risiko, während der Kopie an die Speichergrenze zu stoßen, garantiert aber nicht genug Platz für den gesamten Rest. Geben Sie Speicher frei oder erhöhen Sie die Kapazität, prüfen Sie Teilergebnisse und setzen Sie den Auftrag dann fort.

Eine Nachricht informiert Sie außerdem über das Ende des Auftrags. Eine gesonderte Warnung ist vorgesehen, wenn mehr als die Hälfte der Konten scheitert. Dahinter kann eine gemeinsame Ursache wie eine Einschränkung des Quellanbieters stecken, statt fünfzig unabhängiger Probleme. Zur Klärung müssen die Fehlermeldungen geprüft werden.

Die Kontrolle nach dem Fortschrittsbalken

Auf dieses Fehlerrisiko sollten Sie bei der Auswahl eines Migrationswerkzeugs besonders achten.

Eine IMAP-Kopie besteht aus vielen einzelnen Vorgängen. Ein Verbindungsabbruch, eine Drosselung mitten im Ordner oder eine unvollständige Auflistung der Quelle kann Nachrichten zurücklassen. Das Werkzeug hat dann möglicherweise alles verarbeitet, was ihm gemeldet wurde, und zeigt Erfolg an. Der Balken steht bei 100%, auf der Seite wirkt alles normal, und trotzdem können viertausend Nachrichten fehlen.

Deshalb ist eine zusätzliche Abgleichprüfung vorgesehen. Ist der automatische Abgleich aktiviert und überschreitet die Migration den konfigurierten Schwellenwert, wird ein weiterer Durchlauf mit fünf Minuten Verzögerung eingeplant. Die Warteschlange kann den tatsächlichen Start hinauszögern. Der Abgleich vergleicht die Mengen eindeutiger Message-IDs in Quelle und Ziel, Ordner für Ordner. Dieser Header bleibt beim Kopieren meist erhalten, kann aber fehlen oder mehrfach verwendet werden. Der Vergleich belegt deshalb weder jede einzelne Nachricht noch die Unversehrtheit ihres gesamten Inhalts. Bei unzureichender Abdeckung kann das Ergebnis ohne eindeutige Aussage bleiben.

Wird eine fehlende Nachricht bestätigt, sind drei Schritte vorgesehen:

1. Ein Bericht über betroffene Nachrichten und Ordner wird bei der Migration gespeichert.
2. Unvollständige Ordner werden als teilweise übertragen markiert, damit eine Fortsetzung sie erneut bearbeiten kann, statt sie als abgeschlossen zu überspringen.
3. Eine E-Mail nennt die betroffenen Ordner, die ermittelten Fehlmengen und die nächsten Schritte.

Die Prüfung umfasst nur die Ordner im Migrationsplan. Bewusst ausgeschlossene Ordner werden wegen dieser Entscheidung nicht als fehlend gemeldet. Das gilt etwa für Gmails Alle Nachrichten: Diese Ansicht enthält auch unter anderen Labels sichtbare Nachrichten und kann archivierte E-Mails enthalten. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Auswahl den benötigten Bestand abdeckt.

Eine Meldung über einen unvollständigen Umzug ist unangenehm. Sie gibt Ihnen aber die Möglichkeit zu handeln, solange die Quelle noch existiert. Das ist besser, als im November eine Rechnung vom März vermissen zu müssen. Auch ein Bericht ohne erkannte Fehlmengen ersetzt nicht die Prüfung seiner Abdeckung und manuelle Stichproben.

Die Reihenfolge beim Wechsel

Die Kopie ist nur ein Teil des Umzugs. Die Reihenfolge rund um die Umstellung bestimmt, welche Risiken Sie beherrschen müssen.

1. Legen Sie die Zielpostfächer an und prüfen Sie die Anmeldung.
2. Starten Sie den ersten Übertragungsdurchlauf, solange die MX-Einträge noch auf den alten Anbieter zeigen. Die Quelle bleibt in Betrieb; schützen Sie die Zugangsdaten und vermeiden Sie Unterbrechungen.
3. Prüfen Sie das Ergebnis. Lesen Sie den Bericht einschließlich seiner Abdeckung und öffnen Sie einige Postfächer: Ordner, Nachrichtenanzahl sowie älteste und neueste Nachrichten.
4. Stellen Sie die MX-Einträge um, nachdem Sie die TTL einen oder zwei Tage zuvor gesenkt haben. Die bisherige TTL muss abgelaufen sein; die Änderung wird nicht überall sofort wirksam.
5. Führen Sie einen zweiten Durchlauf aus und lassen Sie Duplikate überspringen. So holen Sie Nachrichten nach, die während des Übergangs noch an der Quelle ankamen. Je nach DNS-Caches und tatsächlichem Mailfluss können weitere Prüfungen oder Durchläufe nötig sein.
6. Planen Sie zunächst einen Monat Weiterbetrieb der alten Postfächer ein. Passen Sie die Dauer an Aufbewahrungspflichten und Prüfergebnisse an. Kündigen Sie die Quelle nicht, bevor die Übertragung bestätigt ist: Nach ihrer Löschung ist eine erneute Kopie womöglich nicht mehr möglich.

Wenn Sie den bisherigen Anbieter behalten, kann ein gemeinsamer Posteingang eine Alternative zum Umzug sein. Vergleichen Sie Funktionen und Kosten. Anbieterspezifische Anleitungen finden Sie in der Dokumentation zu Google Workspace, Microsoft 365 und cPanel. Prüfen Sie, ob der beschriebene Zugriffsweg noch verfügbar ist.

Häufige Fragen

Wie viele Postfächer lassen sich mit einem Auftrag übertragen?

Der Ausgangsartikel nennt 100 pro Auftrag bei Starter, 300 bei Pro und 1,000 bei Agency. Innerhalb eines Auftrags laufen je nach Tarif 2 bis 10 Konten gleichzeitig. Prüfen Sie die aktuellen Grenzen und Einschränkungen der Quelle. Diese Obergrenzen verringern die Belastung, schließen weitere Beschränkungen aber nicht aus.

Brauche ich die Passwörter der Zielpostfächer?

Nein. Die CSV enthält nur Zugangsdaten zur Quelle. Die Anmeldung an den Postfächern Ihres Kontos wird intern abgewickelt.

Kann ich den Auftrag wiederholen, ohne alles doppelt zu importieren?

Aktivieren Sie das Überspringen von Duplikaten. Weitere Durchläufe sollen fehlende Nachrichten ergänzen und bereits erkannte nicht erneut kopieren. Das ist nach der MX-Umstellung hilfreich. Kontrollieren Sie dennoch das Ergebnis, besonders bei Nachrichten ohne brauchbare Kennung.

Was passiert bei einem falschen Quellpasswort?

Das betroffene Konto scheitert; die anderen können weiterlaufen. Korrigieren Sie sein Passwort und wählen Sie Fehlgeschlagene erneut versuchen, um nur fehlgeschlagene Konten neu einzureihen. Verlangt der Anbieter ein anderes Anmeldeverfahren, reicht ein Passwortwechsel nicht aus.

Bleiben Ordner und Lesestatus erhalten?

Die Migration versucht, Ordner und Markierungen wie gelesen oder mit Stern versehen zu erhalten, soweit der gewählte Umfang und die Möglichkeiten des Ziels das zulassen. Gmail-Labels entsprechen nicht genau IMAP-Ordnern. Nur Standardordner zu übertragen vereinfacht manche Fälle, kann aber eigene Ordner oder archivierte Nachrichten ausschließen. Prüfen Sie, was mit umziehen muss.

Wie prüfe ich, ob keine Nachrichten fehlen?

Ist der Abgleich aktiviert und sind seine Voraussetzungen erfüllt, vergleicht er die eindeutigen Message-IDs auf beiden Seiten. Bestätigte Fehlmengen werden gemeldet und betroffene Ordner als teilweise übertragen markiert. Prüfen Sie auch die Abdeckung: Nachrichten ohne brauchbare Kennung werden durch diesen Vergleich nicht nachgewiesen. Vergleichen Sie die Anzahl, öffnen Sie die ältesten und neuesten Nachrichten jedes Ordners und ergänzen Sie die Kontrollen bei besonders wichtigen E-Mails.

Lässt sich die Migration über die API verwalten?

Unterstützte Vorgänge lassen sich mit den erforderlichen Berechtigungen über die REST-API oder einen KI-Agenten mit MCP-Anbindung verwalten. Welche Aktionen die jeweilige Schnittstelle tatsächlich anbietet, insbesondere für Sammelaufträge und erneute Versuche, erläutert die Dokumentation zu Migrationen per API.

Wie viel Zeit sollte ich einplanen?

Datenmenge, Nachrichtenanzahl, Leistung beider Systeme und Einschränkungen der Quelle bestimmen die Dauer. Der Ausgangsartikel nennt einige Stunden für ein kleines Team und eine Nacht für ein großes als grobe Orientierung, nicht als Zusage. Machen Sie einen Probelauf und starten Sie die erste Übertragung vor der MX-Umstellung. So lässt sich der Zeitplan anpassen, ohne den Wechsel überstürzen zu müssen.