mailbox.org-Alternative: deutscher Datenschutz pro Person

Die Suche nach einer mailbox.org-Alternative beginnt meist in einem von zwei Momenten: wenn die 2 GB im Light-Tarif voll sind oder wenn jemand die 12 € für Premium mit der Teamgröße multipliziert und den Jahresbetrag sieht.

mailbox.org ist ein ernstzunehmendes Produkt mit einer klaren Datenschutzposition: Hosting in Deutschland, deutsches Datenschutzrecht, integrierte PGP-Verarbeitung und eine tatsächlich nutzbare Office-Suite. Bei größerer Nutzerzahl ist es jedoch nicht günstig, und der Grund ist derselbe wie bei einem Wechsel von Google Workspace: Die Abrechnung erfolgt pro Person.

Womit der Preis einer mailbox.org-Alternative verglichen wird

Die monatlichen Geschäftspreise pro Nutzer laut Unternehmensseite von mailbox.org:

Der Sprung ist deutlich. Light kostet 1 € und bietet 2 GB. Das entspricht bei gewöhnlicher Korrespondenz mit Anhängen ungefähr einem Jahr und ist weniger Speicher, als viele Telefone für Fotos haben. Standard vervierfacht den Preis und verzehnfacht den Speicher. Eine Zwischenstufe gibt es nicht.

Diese Lücke löst viele Suchen nach einer mailbox.org-Alternative aus. Man beginnt mit Light, weil ein Euro kaum ins Gewicht fällt, füllt den Speicher und stellt fest, dass der nächste Schritt eine Vervierfachung pro Person statt einer Speichererweiterung ist.

Die Wirkung einer Abrechnung pro Person bei 20 Personen

Berechnen Sie die Gesamtkosten, bevor Sie eine mailbox.org-Alternative damit vergleichen:

Premium für fünfzig Personen kostet mehr als Google Workspace. Das ist eine bemerkenswerte Position für einen unabhängigen Anbieter mit Datenschutzfokus. Es ist keine Kritik am Produkt, sondern die Folge jeder Abrechnung pro Platz bei wachsender Nutzerzahl.

Wichtiger als die Rechnung ist jedoch ein anderer Effekt. invoices@, careers@ und press@ kosten jeweils so viel wie eine Person, weshalb Teams solche Adressen nicht mehr anlegen. Tatsächlich benötigte Unternehmensadressen werden zu Weiterleitungen an jemanden, der später ausscheidet, oder existieren gar nicht. Eine pauschal bepreiste mailbox.org-Alternative beseitigt diese Entscheidung.

Was keine mailbox.org-Alternative ersetzt

Hosting in Deutschland unter deutschem Datenschutzrecht. Für viele Käufer ist dies der entscheidende Grund. Es handelt sich nicht nur um eine Marketingaussage, sondern um eine reale Rechtsordnung.

Sachgerechte PGP-Unterstützung. Die Verschlüsselung verwendet den Standard statt eines proprietären Verfahrens, sodass die Gegenseite kein Kunde sein muss. Das unterscheidet sich wesentlich von den stärker geschlossenen Ansätzen von Proton oder Tuta.

Office-Suite und Meet ab 4 € enthalten. Dokumente, Tabellen und Videoanrufe bieten zu diesem Preis einen guten Gegenwert. Wenn Sie andernfalls einen zweiten Anbieter dafür bezahlen, verändert dies den Vergleich.

Zentrale Administration. Vertrag, Domains, Postfächer, Weiterleitungen, Passwörter und Speicher in einem Administrationsmodul, ergänzt durch Nutzergruppen zum Teilen von Groupware-Ressourcen.

Standardprotokolle. Unterstützte Clients können sich verbinden. Wie die Vergleiche mit Tuta und Proton zeigen, kann dies bei datenschutzorientierten Diensten nicht vorausgesetzt werden.

Wo eine mailbox.org-Alternative ein anderes Modell bietet

Es gibt vier Unterschiede, und der erste entscheidet viele Bewertungen einer mailbox.org-Alternative bereits allein.

Nichts wird pro Person berechnet. Stattdessen begrenzen die beschriebenen Tarife die Anzahl je Stufe: 10 Domains mit jeweils 10 Postfächern im kostenlosen Tarif bis zu 1,000 Domains mit jeweils 1,000 Postfächern bei Agency. Funktionsadressen, Aliasse und Catch-all-Routing werden nicht einzeln berechnet, sodass invoices@ nicht eigens begründet werden muss.

Speicherlimit pro Postfach. Das Kontingent wird gemeinsam genutzt, aber jede Adresse kann eine eigene Obergrenze erhalten. Ein Problem mit 2 GB lässt sich somit durch eine andere Verteilung des Pools lösen, statt alle Plätze hochzustufen.

Postfächer bei anderen Hosts. Ein Kunden- oder Privatkonto, das bei Google Workspace bleibt, kann über IMAP in derselben Oberfläche gelesen werden. Antworten werden über diesen Anbieter versendet, damit die Authentifizierung bei korrekter Konfiguration übereinstimmt. Weitere Informationen bietet der einheitliche Posteingang.

Unterstützte DNS-Einrichtung. Bei Cloudflare kann ein Token mit begrenzten Rechten verwendet werden, wobei jede Änderung vor dem Schreiben angezeigt wird. Bei Registraren mit Domain Connect kann stattdessen ein autorisierter Bestätigungsschritt genutzt werden, ohne ein Token zu speichern. Siehe DNS-Einrichtung.

Der ehrliche Nachteil: mailbox.org wird in Deutschland unter deutschem Recht gehostet. Wenn diese Rechtsordnung Ihre Anforderung ist, kann keine Funktionsliste hier sie ersetzen.

Das Fazit für unterschiedliche Anforderungen

Ob eine mailbox.org-Alternative gewinnt, hängt stark von der Mitarbeiterzahl ab, wie es bei jeder Abrechnung pro Platz der Fall ist.

Eine Person mit eigener Domain. Der Vergleich ist wirklich knapp. 1 € im Monat ist ausgezeichnet, wenn 2 GB ausreichen, und für 4 € erhalten Sie 20 GB sowie Office-Suite und Videoanrufe. Das ist mehr, als viele unabhängige Anbieter zu diesem Preis bieten. Vergleichen Sie den verfügbaren Speicher und ob Dokumente vom selben Anbieter kommen sollen. Wenn beides unwichtig ist, gibt es günstigere Pauschalangebote.

Ein Team. Hier lohnt sich eine mailbox.org-Alternative. Zwanzig Personen im Standard-Tarif kosten 960 € im Jahr, Premium kostet 2,880 €, und beide Beträge steigen mit jeder Neueinstellung. Ein Pauschalpreis ändert sich zwischen 4 und 400 Personen nicht. Hinzu kommen support@ als gemeinsames Postfach mit echten Mitgliedschaften statt einer Weiterleitung, Speichergrenzen pro Adresse, damit ein Archiv keine Tarifänderung für alle erzwingt, bei Zustellung angewendete Filter und Zwei-Faktor-Authentifizierung pro Person. Mitgliedschaften allein garantieren allerdings keine vollständig fehlerfreie Zusammenarbeit.

E-Mail für mehrere Unternehmen. Eine Abrechnung pro Platz über Kundenteams hinweg ist ungeeignet, und die betriebliche Lücke ist größer als die reine Preisdifferenz. Möglich sind die gebündelte Bereitstellung von Domains und Postfächern, Einladungen, damit jede Person ihr eigenes Passwort festlegt und Sie keine Kundenzugangsdaten verwahren, Adressprüfung im selben Konto, 13 Oberflächensprachen einschließlich Schreibrichtung von rechts nach links sowie Ihr Branding im Dashboard und Webmail Ihrer Kunden. Rollen und Berechtigungen bestimmen weiterhin die sichtbaren und änderbaren Daten.

Kurz gesagt: Wenn deutsches Recht die Anforderung ist, bleiben Sie und bezahlen dafür. Andernfalls bezahlen Sie möglicherweise pro Platz für etwas, das auch pauschal erhältlich ist.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel kostet mailbox.org für ein Unternehmen?

Nach den beschriebenen Preisen kostet Light 1 € pro Nutzer und Monat mit 2 GB, Standard 4 € mit 20 GB plus 10 GB Drive und Office-Suite und Premium 12 € mit 50 GB plus 100 GB Drive. Alle drei werden pro Person berechnet.

Reichen 2 GB im Light-Tarif aus?

Für leichte persönliche Korrespondenz eine Zeit lang. Bei einem geschäftlich genutzten Postfach mit Anhängen kann der Speicher innerhalb eines oder zweier Jahre voll werden. Die nächste Stufe kostet dann viermal so viel, statt nur Speicher hinzuzufügen.

Unterstützt mailbox.org IMAP?

Ja, Standardprotokolle funktionieren mit kompatiblen Clients. Das sollte auch bei einer für den Wechsel geeigneten mailbox.org-Alternative geprüft werden, denn es ist bei Datenschutzdiensten nicht selbstverständlich: Tuta bietet kein IMAP, und Proton erfordert am Desktop Bridge.

Ist eine mailbox.org-Alternative günstiger?

Bei einer oder zwei Personen oft nicht, denn 1 € für ein Postfach ist schwer zu unterbieten. Bei zwanzig Personen im Standard-Tarif sind es 960 € im Jahr, und ein Pauschalpreis kann deutlich günstiger sein. Für viele Teams liegt der Wendepunkt zwischen fünf und zehn Personen, abhängig von Tarif und Speicherbedarf.

Was geschieht bei einem Wechsel mit meiner PGP-Einrichtung?

PGP ist ein Standard, daher bleiben Ihre ordnungsgemäß gesicherten Schlüssel grundsätzlich nutzbar. Der Ort der Verschlüsselung ändert sich: mailbox.org integriert die Verarbeitung serverseitig. Prüfen Sie vor dem Wechsel, wie der neue Anbieter oder Client Schlüsselimport, Verschlüsselung und Wiederherstellung handhabt.

Kann ich meine Domain behalten und nur die E-Mails umziehen?

Ja. E-Mail-Hosting und Domainregistrierung sind getrennt. Sie ändern die MX-Einträge, während die übrige Domain bestehen bleibt. Während der DNS-Übernahme können alte Postfächer je nach Caches noch Nachrichten empfangen, weshalb ein geplanter Parallelbetrieb und ein abschließender Abgleich sinnvoll sind.

Verliere ich Kalender und Kontakte?

Nicht zwingend. Beide Seiten unterstützen CalDAV und CardDAV, sodass unterstützte Kalender- und Kontaktdaten synchronisiert oder übertragen werden können. Prüfen Sie jedoch Felder, Freigaben, Wiederholungen und Zähler nach dem Wechsel, statt eine verlustfreie Übernahme aller Daten vorauszusetzen.