한 서비스에서 주소록을 내보내고 다른 서비스로 연락처를 가져오면 일이 끝난 것처럼 보입니다. 하지만 결과를 열어 보면 이름과 기본 이메일 주소만 남아 있을 수 있습니다. 다른 전화번호, 우편 주소, 승진 전 직함, 누가 소개해 줬는지 2021 년에 적어 둔 메모는 사라졌는데 아무런 안내도 없었던 것입니다.
원인은 파일 형식일 수도 있고 가져오기 기능의 지원 범위일 수도 있습니다. CSV 에 인식할 수 있는 열이 없으면 해당 정보는 옮겨지지 않습니다. 더 많은 정보를 담을 수 있는 형식도 받는 쪽이 일부 필드만 읽는다면 나머지는 보존되지 않습니다.
형식별 차이와 주소록 이전 결과를 확인하는 방법, 중복 연락처를 처리할 때 주의할 점을 살펴보겠습니다.
연락처는 표의 한 행이 아니다
스프레드시트는 보통 셀마다 하나의 값을 저장합니다. 하지만 연락처에는 다음과 같은 정보가 들어갈 수 있습니다.
- 업무용, 개인용, 아직 전달 설정이 남아 있는 이전 주소처럼 구분 표시가 붙은 여러 이메일 주소.
- 각각 구분 표시가 붙은 여러 전화번호.
- 하나의 문자열이 아니라 여러 항목으로 나뉜 우편 주소.
- 시간에 따라 달라지는 소속과 직함.
- 쉼표와 줄바꿈이 포함될 수 있는 길이 제한 없는 메모.
- 사진.
- 그룹 소속 정보. 한 연락처가 여러 그룹에 들어갈 수도 있습니다.
이 정보를 표에 넣으려면 반복되는 필드에서 첫 번째 값만 남기거나 email_2, email_3 같은 열을 추가해야 합니다. 도구마다 방식이 다르므로 내보내는 쪽과 가져오는 쪽의 열 규칙이 맞지 않으면 정보가 빠질 수 있습니다.
누락이 있어도 경고가 나오지 않을 수 있습니다. 가져오기 기능은 자신이 인식하는 열을 모두 읽으면 성공으로 처리하기 때문입니다. 인식하지 못한 열은 결과에 포함되지 않을 뿐입니다.
연락처를 가져올 때 vCard 와 CSV 는 어떻게 다른가
| vCard (.vcf) | CSV | |
|---|---|---|
| 여러 이메일 주소와 전화번호 | 형식은 구분 표시가 있는 여러 값을 지원하지만 현재 파일 가져오기는 각각 하나씩 읽음 | 양쪽이 열 규칙을 맞춰야 하며 현재 가져오기는 각각 하나씩 읽음 |
| 항목별로 나뉜 우편 주소 | 형식은 지원하지만 파일 가져오기에서는 문자열 하나로 합침 | 보통 문자열 하나로 합침 |
| 사진 | 형식에는 담을 수 있지만 현재 파일 가져오기는 사진을 옮기지 않음 | 현재 가져오기에서 지원하지 않음 |
| 쉼표나 줄바꿈이 있는 메모 | 올바르게 이스케이프하면 보존 가능 | 따옴표를 올바르게 쓰면 보존 가능하며 형식 오류가 있으면 열이 어긋날 수 있음 |
| 그룹 | 버전과 앱에 따라 다르며 현재 파일 가져오기는 그룹 소속을 복원하지 않음 | 현재 파일 가져오기는 그룹 소속을 복원하지 않음 |
| 스프레드시트에서 편집 | 일반적인 스프레드시트 편집에는 적합하지 않음 | 가능 |
| 텍스트로 변경 내용 비교 | 가능하지만 필드 표현 방식에 영향을 받음 | 가능하나 행 순서와 따옴표 때문에 비교가 복잡해질 수 있음 |
vCard 는 연락처 교환에 널리 쓰이는 형식이며 그중 한 버전은 RFC 6350 에 정의되어 있습니다. 반복 필드와 복잡한 주소를 표현할 수 있습니다. 다만 Google 주소록, Outlook, Apple 연락처와 모바일 앱은 버전에 따라 내보내기 방식이 다를 수 있습니다. 파일에 필드가 들어 있다고 해서 가져오기 도구가 반드시 보존하는 것은 아닙니다.
원래 주소록을 보관하려면 vCard 내보내기 파일도 남겨 두는 것이 좋습니다. 대량으로 가져오기 전에 몇 개의 연락처로 필요한 필드가 옮겨지는지 확인하세요. 표에서 데이터를 수정하거나 받는 시스템이 요구한다면 CSV 가 편리합니다. 확장자만 보고 모든 정보가 이전된다고 판단하지 마세요.
CSV 로 연락처를 가져오는 것이 적합한 경우
여러 목록의 중복을 정리하거나, 대소문자를 통일하거나, 회사 열을 채우거나, 2019 년 이후 연락하지 않은 사람을 제외해야 한다면 CSV 가 편리합니다. 이런 작업은 주소록 화면보다 스프레드시트에서 처리하기 쉬운 경우가 많습니다.
CSV 에는 머리글 행이 필요합니다. 열 이름의 대소문자는 구분하지 않지만 표기 방식은 중요합니다. 아래 예시의 별칭이 모두 같은 방식으로 인식되는 것은 아닙니다.
| 열 이름 | 연락처 필드 | 필수 여부 |
|---|---|---|
email 또는 email_address | 기본 이메일 주소. 두 번째 표기는 머리글의 일치 후보를 찾는 과정에서 인식됨 | 필수이며 유효한 이메일 주소가 필요함 |
name, 또는 first_name + last_name | 이름. 이름과 성을 나누어 가져오려면 밑줄을 공백으로 바꿔야 함 | 선택 |
company 또는 organization | 회사 | 선택 |
job_title 또는 title | 직함. 첫 번째 표기는 열 이름의 부분 일치로 인식됨 | 선택 |
phone | 전화번호 | 선택 |
address | 문자열 하나로 합친 우편 주소 | 선택 |
birthday 또는 birth_date | YYYY-MM-DD 형식의 날짜. 두 번째 머리글은 첫 번째 표기로 바꾸거나 밑줄을 공백으로 바꿔야 함 | 선택 |
notes | 메모 | 선택 |
인식하지 못한 열은 무시됩니다. 기존 연락처를 갱신할 때 빈 값이 원래 필드를 지우지는 않습니다. 유효한 이메일 주소가 없는 행은 건너뛰지만 파일 구조 오류나 한도 초과가 있으면 전체 작업이 취소될 수 있습니다. 큰 파일은 먼저 소량의 기록으로 테스트하는 것이 좋습니다.
스프레드시트에는 또 다른 주의점이 있습니다. + 나 숫자 영으로 시작하는 전화번호가 숫자로 변환되면서 앞부분이 사라질 수 있습니다. 데이터를 불러오거나 입력하기 전에 열을 텍스트 형식으로 지정하세요. 이미 변환되어 사라진 문자는 저장한다고 복원되지 않습니다. =, +, - 로 시작하는 값은 수식으로 처리될 수도 있습니다. 특히 출처가 불분명한 파일은 주의해서 여세요.
사용하는 도구에 미리보기가 있다면 기록 수, 샘플과 검증 메시지를 확인하세요. 현재 웹메일의 연락처 가져오기는 업로드한 파일을 바로 처리하고 작업 후에 처리한 기록과 건너뛴 기록의 수를 보여 줍니다. 가져오기 전 미리보기는 없으므로 먼저 백업을 내보낸 뒤 작은 파일로 시험하세요.
기존 주소록으로 가져오면 어떻게 되는가
빈 주소록보다 주의가 필요한 것은 가져올 연락처 일부가 기존 기록과 겹치는 경우입니다.
일부 도구는 기존 연락처 전체를 새 기록으로 바꿉니다. 겉으로는 정상처럼 보여도 데이터가 사라질 수 있습니다. CSV 에는 몇 개의 열만 있는데 기존 카드에는 휴대전화 번호, 우편 주소와 오랫동안 쌓인 메모가 있었다면, 교체 후에는 파일의 필드만 남을 수 있습니다.
여기서는 이메일 주소가 같은 연락처의 지원되는 필드 중 비어 있지 않은 값만 갱신하고 누락되거나 빈 값은 그대로 둡니다. 회사 정보를 추가하면서 다른 필드를 유지할 수 있습니다. 다만 CardDAV 로 받은 원본 카드는 이 가져오기 과정에서 다시 작성되지 않습니다. 웹메일과 CardDAV 클라이언트에 일시적으로 다른 정보가 보일 수 있으므로 각각 확인해야 합니다.
어떤 도구든 기존 연락처를 어떻게 갱신하는지 확인하세요. 복원 가능 여부는 백업과 변경 이력에 달려 있습니다. 둘 다 없다면 사라진 필드를 되찾지 못할 수도 있습니다.
중복 연락처 문제
주소록에는 시간이 지나면서 중복이 생기며 가져오기 후에 더 늘어날 수도 있습니다. 같은 사람이 anna@acme.com, a.smith@acme.com, anna.smith@gmail.com 을 모두 사용하더라도 시스템이 같은 사람의 주소라는 것을 아는 것은 아닙니다.
자동 일치 검사만으로 항상 신원을 판단할 수는 없습니다. 동명이인이 있으므로 이름이 같다는 것만으로는 부족합니다. 이메일 주소는 갱신 기준으로 쓰기 좋지만 여러 사람이 공유하거나 다른 직원에게 넘긴 주소일 수도 있습니다. 병합하기 전에 실제 사용자를 확인하세요.
가져온 뒤에는 이름순으로 정렬하고 중복 후보를 살펴보세요. 목록이 크면 예상보다 오래 걸릴 수 있습니다. 주소, 전화번호와 관련 정보를 직접 확인하면 판단에 도움이 되지만, 비슷한 정보가 있다는 이유만으로 같은 사람이라고 단정할 수는 없습니다.
미리 차이를 줄이는 것도 중요합니다. 받은 메일에서 연락처를 만들면 발신자 주소를 사용하지만 직접 입력하면 오타가 나기 쉽습니다. 추가 방식을 통일하면 도움이 되더라도 누가 보낸 메일인지, 어떤 주소를 저장해야 하는지는 확인하세요.
반복해서 가져오는 대신 동기화하기
가져오기는 일회성 복사입니다. 휴대전화와 웹메일의 주소록을 계속 맞추려면 CardDAV 동기화를 사용하세요.
CardDAV 는 클라이언트가 서버의 주소록을 읽고 수정하도록 해 줍니다. 메일에서 IMAP 이 하는 역할과 비슷합니다. 휴대전화에서 추가한 연락처는 동기화가 성공한 뒤 나타납니다. 반드시 즉시는 아니며 네트워크, 앱의 백그라운드 실행과 갱신 주기에 영향을 받습니다.
macOS 와 iOS 의 Apple 연락처는 CardDAV 를 지원합니다. Android 에서는 DAVx⁵ 를 많이 사용하며 Thunderbird 에도 지원 기능이 있습니다. Outlook 은 보통 외부 플러그인이 필요합니다. 호환 여부는 버전과 선택한 클라이언트에 따라 다릅니다.
설정 안내: macOS 의 Apple 앱, iPhone 및 iPad, Android 와 DAVx⁵, Thunderbird.
동기화는 휴대전화와 컴퓨터의 사본이 오랫동안 달라지는 위험을 줄여 줍니다. 하지만 충돌, 삭제와 설정 오류는 여전히 생길 수 있습니다. 백업 내보내기를 대신한다고 생각하지 마세요.
주소록 이전 절차
- 기존 서비스가 지원한다면 vCard 로 내보내세요. 사용하는 Google 주소록, Outlook 또는 Apple 연락처 버전의 내보내기 옵션을 확인하세요. 필요하면 CSV 를 쓰되 원본 데이터는 따로 보관합니다.
- 파일을 열어 내용을 확인하세요. vCard 는 텍스트입니다. 정보가 많은 연락처를 골라 필요한 항목이 실제로 들어 있는지 확인합니다.
- 필요하면 스프레드시트에서 정리하세요. 다만 형식과 가져오기 기능의 한계를 고려하고 전체 원본 내보내기 파일은 따로 남깁니다.
- 소량의 연락처로 가져오기를 시험하세요. 미리보기가 있다면 살펴봅니다. 현재 웹메일에서는 먼저 백업을 남기고 파일 업로드 후 결과를 확인해야 합니다.
- 결과를 표본 검사하세요. 앞서 확인한 복잡한 연락처를 원본과 비교하고 연결된 클라이언트의 표시도 확인합니다.
- 중복 후보를 직접 확인하세요. 이름순으로 정렬한 뒤 다른 정보도 대조합니다.
- 기기에 CardDAV 를 설정하세요. 반복해서 내보내는 일을 줄이고 양방향 동기화가 작동하는지 확인합니다.
- 이전 결과를 확인하는 동안 원본 파일을 보호된 장소에 보관하세요. 개인정보가 들어 있으므로 접근을 제한하고 보관 기간도 정합니다.
API 로도 연락처를 가져올 수 있습니다. MCP 서버를 사용한다면 제공되는 도구와 필드를 확인하세요. 파일 가져오기는 그룹 소속을 옮기지 않습니다. REST API 에서는 별도 작업으로 그룹과 구성원을 관리할 수 있어 CRM 데이터로 주소록을 만들 때 유용합니다.
자주 묻는 질문
연락처를 가져올 때 어떤 형식을 선택해야 하나요?
전체 원본 내보내기 파일을 먼저 보관하고 가능하면 vCard 를 선택하세요. 그다음 몇 개의 기록으로 가져오기 기능을 시험합니다. vCard 는 복잡한 필드를 담을 수 있지만 현재 파일 가져오기는 일부 정보만 읽고 사진이나 그룹은 옮기지 않습니다. CSV 는 머리글을 올바르게 맞추면 표에서 편집하기 편리합니다.
가져오면 기존 연락처를 덮어쓰나요?
이메일 주소가 같은 연락처의 지원되는 비어 있지 않은 필드를 갱신합니다. 누락되거나 빈 필드가 기존 값을 지우지는 않습니다. 다만 원본 CardDAV 카드는 별도로 보존되며 이 가져오기로 다시 작성되지 않습니다. 웹메일과 동기화 클라이언트 양쪽에서 확인하세요.
전화번호가 잘못 옮겨진 이유는 무엇인가요?
스프레드시트가 숫자로 처리하면서 앞의 + 기호나 숫자 영을 없앴을 수 있습니다. 데이터를 처리하기 전에 텍스트 형식을 지정하세요. 이미 문자가 사라졌다면 원본 내보내기 파일로 돌아가야 합니다. vCard 는 표에서 생기는 변환을 피하는 데 도움이 되지만 가져오기 기능의 지원 범위를 넓히지는 않습니다.
이메일 주소가 없는 연락처도 가져올 수 있나요?
vCard 형식 자체는 허용하지만 현재 파일 가져오기는 CSV 와 vCard 모두 유효한 이메일 주소가 필요하며 없는 기록은 건너뜁니다. 별도 CardDAV 클라이언트의 기능과 파일 업로드의 기능을 혼동하지 마세요.
휴대전화에서 연락처를 사용하려면 어떻게 하나요?
계속 사용할 목적이라면 호환되는 앱에서 CardDAV 를 설정하세요. 클라이언트가 서버 주소록을 동기화합니다. 계정, 동기화 방향과 실제 결과를 확인해야 하며 지연과 충돌이 생길 수 있습니다.
가져오기 중에 중복을 삭제하나요?
가져오기는 이메일 주소가 같은 기록을 갱신할 뿐 같은 사람인지 판단하지 않습니다. 공유 주소나 다른 직원에게 넘어간 주소는 주의해야 합니다. 이름이 같은 기록을 자동으로 병합하지 않으므로 대량으로 가져온 뒤에는 중복 후보를 직접 확인하세요.
연락처를 다시 내보낼 수 있나요?
CSV 또는 vCard 로 내보낼 수 있습니다. 현재 내보내기가 지원하는 필드를 저장하며 원본 CardDAV 카드의 모든 정보를 담는 것은 아닐 수 있습니다. 대량 변경 전에는 적절한 백업을 내보내고 내용을 확인하세요.
연락처 그룹은 어떻게 처리하나요?
vCard 의 지원은 버전과 앱에 따라 다르지만 현재 파일 가져오기는 vCard 와 CSV 모두 그룹 소속을 복원하지 않습니다. REST API 에서는 그룹과 구성원을 별도 작업으로 설정할 수 있습니다. MCP 는 해당 도구의 지원 여부를 확인하세요.
