We noemen gratis e-mailhosting vaak. Tien domeinen, tien postvakken per domein, geen kaart nodig: op deze blog verschijnt het geregeld als regel in een vergelijkingstabel of voetnoot bij een prijsargument. Bijna geen van die vermeldingen maakt de zin af, want er geldt een beperking die bepaalt voor wie het pakket bedoeld is. Die pas lezen nadat je een domein hebt verhuisd, is de verkeerde volgorde.
Daarom beschrijft deze pagina het volledige plaatje. Wat het gratis pakket omvat, welke ene functie ontbreekt, de ondersteunde manier om daarmee om te gaan en het moment waarop je het beter niet meer gebruikt en ons in plaats daarvan $4 per maand betaalt.
Wat gratis e-mailhosting hier betekent en wat het elders doorgaans betekent
De meeste aanbiedingen met dit label geven je één postvak op het eigen domein van de provider. Je adres eindigt op hun merk, het account dient om potentiële klanten te trekken en daar houdt het op. Dat is de gebruikelijke betekenis van gratis e-mailhosting, maar niet wat wij hier beschrijven.
Ons gratis pakket, Nano, omvat tien domeinen waarvan jij eigenaar bent, met maximaal tien postvakken op elk domein. Het ondersteunt vanaf de eerste dag IMAP, POP, CalDAV en CardDAV. Je kunt Outlook, Apple Mail, Thunderbird of een telefoon koppelen en het gebruiken als elk ander mailaccount, want onderliggend draait dezelfde combinatie van Dovecot en Postfix als bij de betaalde pakketten.
Als je eigenlijk zoekt naar het algemene betoog over de vraag of gratis e-mail ooit verstandig is voor een bedrijf, hebben we dat afzonderlijk behandeld in wat gratis zakelijke e-mail werkelijk kost. Dat artikel trekt een strengere conclusie dan deze pagina. De twee horen bij elkaar: dat artikel gaat over de categorie, dit artikel over het specifieke pakket en de grenzen ervan.
De vorm van tien domeinen bij onze gratis e-mailhosting
Eerst de cijfers, want daarvoor opent iemand een pagina als deze:
| Onderdeel | In het gratis pakket |
|---|---|
| Domeinen waarvan jij eigenaar bent | 10 |
| Postvakken per domein | 10 |
| Opslag, gedeeld over alles | 5 GB |
| IMAP, POP, CalDAV, CardDAV | Ja |
| Catch-all naar een postvak op hetzelfde domein | Ja |
| Tweefactorauthenticatie per postvak | Ja |
| Webmail in 13 talen | Ja |
| Migratie vanaf een andere provider | Ja |
| Verzenden via onze servers | Nee |
De regel over protocollen verdient aandacht, want juist daar worden gratis e-mailhostingpakketten meestal beperkt. Veel gratis niveaus reserveren IMAP voor betalende klanten en geven anderen alleen een webpagina. Daardoor kun je je e-mail ongemerkt niet blijven gebruiken in je huidige client. Het gratis niveau van Zoho is het bekendste voorbeeld: de prijspagina vermeldt het onder de betaalde pakketten, zonder IMAP, POP of ActiveSync en alleen beschikbaar in bepaalde datacenters. Die beperking geldt hier niet.
De catch-all is het andere onderschatte onderdeel. Schakel deze in en elk adres op een domein wordt afgehandeld, ongeacht of iemand het heeft aangemaakt. Zo laat een naam die je twee jaar geleden registreerde niet langer ongemerkt berichten aan info@ of hello@ vallen. We leggen de techniek uit in hoe een catch-all voor een domein werkt.
De doorslaggevende beperking: ontvangen kan, verzenden niet
Dit is het deel dat vluchtige vermeldingen weglaten. Het gratis pakket kan niet via onze SMTP-servers verzenden. E-mail komt binnen, wordt opgeslagen, synchroniseert met je client en blijft daar beschikbaar, maar als je op beantwoorden drukt, verlaat het bericht ons systeem niet.
Dat is een bewuste keuze, geen vergeten tekortkoming. Gratis uitgaande capaciteit is precies waar bulkverzenders naar zoeken, en een provider die deze uitdeelt, zet de verzendreputatie in waarop betalende klanten vertrouwen. Elk gratis pakket in deze markt maakt een variant van die afweging, bijvoorbeeld met snelheidsbeperkingen, vertragingen of een verplicht telefoonnummer. Wij bieden uitgaand verkeer helemaal niet aan en leggen dat hier uit, in plaats van in een supportantwoord drie weken later.
Daarmee heeft onze gratis e-mailhosting een nauwkeurige taakomschrijving: het is een ontvangstsysteem. Heb je een postvak nodig waaruit je kunt schrijven en beschik je niet over een eigen relay, dan past dit pakket niet en is het pakket van $4 bedoeld voor die behoefte.
Gratis e-mailhosting die wel verzendt, met je eigen SMTP
Er is één uitzondering. Het is geen vergeten achterdeur, maar een ondersteunde instelling waarop geen pakketbeperking van toepassing is.
Elk domein kan worden gekoppeld aan je eigen SMTP-profiel: jouw relay, jouw inloggegevens en jouw reputatie. De pakketcontrole in onze code geldt alleen voor beheerde SMTP van het platform. Lever je zelf het verzendpad, dan kan het gratis pakket dat gebruiken, omdat het risico voor de afleverbaarheid op dat moment bij jou ligt en niet bij ons.
In de praktijk vormt gratis e-mailhosting samen met een SMTP-account waarvoor je al betaalt, bijvoorbeeld bij een transactionele provider of op een eigen server, een volledig werkend postvak zonder kosten van onze kant. Je krijgt geen gratis verzending, maar brengt je eigen verzendvoorziening mee en wij brengen voor het koppelen daarvan niets in rekening. Elk domein kan een ander profiel gebruiken, zodat één account uitgaand verkeer voor een portfolio via verschillende routes kan verwerken.
De opslagberekening die niemand maakt
Vijf gigabyte klinkt ruim totdat je het woord gedeeld ziet. Het is niet vijf per postvak, maar vijf voor alle postvakken op alle tien domeinen. Bij honderd postvakken komt dat neer op ongeveer vijftig megabyte per postvak, wat één enthousiaste e-mailconversatie met PDF-bestanden al kan verbruiken.
Voor geparkeerde domeinen en adressen met weinig verkeer is die bovengrens vrijwel niet relevant en kunnen jaren verstrijken zonder dat je haar nadert. Voor een actief postvak met bijlagen is dit waarschijnlijk de eerste grens die je bereikt, ruim voordat de aantallen domeinen of postvakken belangrijk worden. Het is nuttig vooraf te weten welke beperking werkelijk bepalend is, zodat je niet op basis van de verkeerde beperking plant.
De volledige lijst van wat gratis e-mailhosting niet biedt
Een pagina die alleen vermeldt wat inbegrepen is, helpt nauwelijks bij een beslissing. Daarom volgt hier alles wat het gratis pakket niet doet:
- Geen aliassen. Die beginnen bij de betaalde pakketten, met dertig per postvak.
- Geen enkele vorm van doorsturen. Niet naar een extern adres en ook geen doorstuuradressen zonder postvak; die beginnen bij Pro. Een catch-all die naar een postvak op hetzelfde domein bezorgt, is hier de volledige routeringsmogelijkheid.
- Geen mailfilters en geen automatisch antwoord. Regels aan serverzijde beginnen bij Pro.
- Geen externe accounts, dus je kunt geen Gmail- of Microsoft-postvak in hetzelfde venster ophalen.
- Geen gedeelde postvakken.
- Documentatie in plaats van tickets. Ondersteuning via tickets begint bij de betaalde pakketten.
Dat is een wezenlijke lijst en zo moet je haar ook lezen. Als drie van deze onderdelen belangrijk zijn, staat gratis e-mailhosting op de verkeerde plank en kun je beter naar het betaalde niveau kijken.
Geparkeerde domeinen: de taak waarvoor dit is gemaakt
Het sterkste gebruiksscenario voor dit pakket is het minst opvallende. De meeste domeineigenaren bezitten meer domeinen dan ze gebruiken: een project dat nooit is gelanceerd, een rebranding waarbij de oude naam achterbleef of defensieve registraties van veelgemaakte typefouten in het hoofddomein. E-mail naar die domeinen wordt nu teruggestuurd of verdwijnt, zonder dat iemand weet wat er is gemist.
Tien daarvan kunnen tegen vanavond zonder kosten e-mail opvangen, met de catch-all ingeschakeld en alles via IMAP leesbaar in de client die al op je bureau openstaat. Vanuit die adressen hoeft niets te worden beantwoord; als er iets binnenkomt dat een antwoord verdient, reageer je vanuit je echte postvak. Dat is gratis e-mailhosting voor precies de taak waarvoor het pakket is gevormd, een taak die veel providers niet aanbieden zonder per domein te rekenen.
Dezelfde logica geldt voor een domein dat je evalueert voordat je een definitieve keuze maakt, en ook om ons eerlijk te testen: geen aftelperiode van twee weken, maar een echt domein met echte e-mail die zo lang als je wilt via echte IMAP loopt. Migratie is inbegrepen, zodat je een bestaand postvak kunt meenemen en kunt bekijken hoe het zich gedraagt voordat er een kaart in beeld komt.
Hoe deze gratis e-mailhosting zich verhoudt tot bekende namen
De twee gratis niveaus waarmee mensen dit vergelijken, zijn allebei ruimer bij precies de functie die wij niet bieden. Dat moet duidelijk worden gezegd. Zowel Zoho als Proton laat je verzenden. Hun beperking zit bij de client: het gratis niveau van Zoho heeft helemaal geen IMAP en Proton reserveert ondersteuning van mailclients via IMAP en SMTP voor Plus en hoger. Bij hun gratis pakket gebruik je dus hun apps of draai je hun Bridge.
De afweging werkt tegengesteld. Zij geven je verzendmogelijkheden maar beperken je mailclient; deze gratis e-mailhosting geeft je de protocollen en tien eigen domeinen, maar geen verzending. Welke optie voordeliger is, hangt volledig af van je gebruik. Wie beweert dat er één universeel antwoord bestaat, probeert je iets te verkopen. Een uitgebreidere vergelijking staat in onze vergelijking met Zoho Mail, met een gedetailleerde bespreking van regionale beperkingen.
Wanneer je moet stoppen met gratis e-mailhosting
Er zijn drie signalen en elk afzonderlijk is voldoende.
Je moet steeds antwoorden. Als je voortdurend tekst naar een ander postvak kopieert om van daaruit te antwoorden, bespaart het gratis pakket je geen geld meer maar kost het je tijd. Daarvoor is het pakket van $4 bedoeld.
Er is meer dan één persoon bij betrokken. Er zijn geen gedeelde postvakken, filters of aliassen en vijf gigabyte voor een team raakt snel op. Dit is geen duurzame opzet en dat tijdens een drukke week ontdekken is onaangenaam.
Je wilt e-mail sorteren voordat je die ziet. Filters beginnen bij Pro en niet bij Starter, wat gemakkelijk wordt gemist. Voor automatisch sorteren moet je twee niveaus omhoog in plaats van één. Dat kun je beter nu weten dan nadat je voor het verkeerde niveau hebt betaald.
Een upgrade wijzigt de limieten van je bestaande account. Domeinen, postvakken en opgeslagen e-mail blijven op hun plaats en uitgaand verkeer wordt ingeschakeld. Hier beginnen maakt een latere upgrade dus niet moeilijker. Dat is het doel van het pakket: geen val en geen aftelperiode, maar een werkelijk bruikbare vorm met één duidelijk gemarkeerde grens.
