大容量ファイルを添付せず共有リンクで送る方法

メール添付ファイルのサイズ上限は、ひとつの決まった数字ではありません。実際に適用されるのは、メールが通過するすべてのサーバーとゲートウェイのうち最も小さい上限であり、その多くは送信者の管理外です。30 MB の動画を添付し、利用中のプロバイダーが受け付けても、配送経路上の別のサーバーが 20 MB を上限にしていることがあります。エラーが返る場合もあれば、受け付け後の検査で隔離または破棄され、すぐには明確な通知が届かない場合もあります。四日後、顧客にファイルの所在を尋ねられて初めて気づくことになります。

よく使われる回避策は、個人用のファイル共有アカウントです。しかしその場合、ファイルは第三者のサービスに置かれ、誰か個人のログイン情報に紐づきます。慎重に設定しなければ有効期限もなく、一度ダウンロードまたは転送されたコピーを取り消すこともできません。

別の製品を追加せずに、もっと整理された方法を選べます。メールを運用するアカウントに紐づいたストレージへファイルを保存し、ファイル本体ではなく共有リンクを送ります。ファイル容量はメールのサイズに加算されず、Drive に保存する本体は一つで済み、送信後にリンクを無効化できます。ただし、プラン、ストレージ容量、ダウンロード回数の制限は引き続き適用されます。

添付ファイルの上限が存在し、環境ごとに異なる理由

SMTP 自体が、すべてのメールに共通する最大サイズを定めているわけではありません。各サーバーは独自の上限を通知し、適用できます。主な理由は運用負荷です。メールサーバーは処理や再配送を行う間、メモリ、ディスク、キューの容量を使います。50 MB のメールが数百通同時に届けば、これらの資源を使い切る可能性があります。

よく見られる上限は次のとおりです。

実務上は、配送経路上で最も小さい上限が結果を決めると考えてください。受信サーバーの前には、送信者にも受信者にも見えないゲートウェイが置かれている場合があります。同僚への送信に成功したからといって、異なる環境を使う顧客にも届くとは限りません。

明確なエラーが返るとは限りません。いったんメールを受け付けた後、ゲートウェイがルールに従って隔離または破棄し、確実な通知を出さないこともあります。送信側では次のサーバーによる受け付けが成功として記録されても、受信者の受信トレイに届いたことまでは保証されません。

見落とされがちな 33% の増加分

歴史的に 7 ビットを前提としてきたメール転送との互換性を保つため、バイナリ添付ファイルは通常 Base64 でエンコードされます。Base64 は三バイトを四文字で表すため、データ量が約 33% 増えます。さらに改行やその他の MIME ヘッダーも加わります。

ディスク上で 20 MB のファイルは、転送時には約 27 MB になることがあります。サーバーの上限が 25 MB なら拒否される可能性があります。エラーに表示されるサイズが見慣れないのは、元のファイルではなく、エンコード後のメールを示しているためです。

安全側に見積もるには、公表された上限を 1.4 で割って、送信可能なファイルサイズを求めます。「25 MB の上限」であればファイルに使えるのは約 18 MB です。ただし、正確な値は内容と MIME 構造によって変わります。後述する自動切り替えも、この地点で行われます。

添付ファイルはストレージの問題でもある

15 MB の資料を同じシステム上の八人の同僚へ送ると、使用量は 15 MB を大きく上回ることがあります。送信済みフォルダーに一つ、八人の受信トレイに一つずつ保存されれば、同じファイルだけで最大 135 MB のクォータを使います。実際の使用量は重複排除やシステムの保存規則によって異なるため、すべてのコピーが一つにまとめて保存されるとは限りません。

メールボックスがいっぱいになる主な原因のひとつが大容量メールです。すべてのフォルダーを対象に larger:20M を検索すると、少数の大きなメールがクォータの大半を占めていることがあります。その中には、同じファイルを別々の人へ送ったコピーも含まれます。

リンクなら、各メールへコピーを埋め込む必要はありません。ファイルは Drive に一度だけ保存され、八人にはその参照先が届きます。ただし、ダウンロード後に作られたコピーは送信者の管理外になります。

社外へ送るファイルには共有リンク

共有リンクは、Drive 内の一つのファイルをダウンロードするための公開 URL です。URL を知っている受信者にアカウントやログインは必要ありません。ファイル名、サイズ、ダウンロードボタンだけの簡潔なページが表示されます。

リンクを作成するときは、次の三項目を設定できます。

• 有効期限。指定した日時を過ぎると共有リンクが機能しなくなります。空欄なら自動的には期限切れになりません。
• ダウンロード上限。成功したダウンロード数を 1 から 100,000 の範囲で設定し、上限に達するとリンクが閉じます。一人向けの文書には 1 が便利ですが、受信者がダウンロード済みのファイルを保存または転送することまでは防げません。
• メモ。内部用で、リンク一覧では作成者だけに表示されます。半年後でも「Acme：署名済み SOW」のような説明があれば、リンクを取り消してよいか判断しやすくなります。

期限切れ、または上限に達したリンクには、利用できないことだけを伝える短いページが表示されます。ファイル名、共有者、日時は表示されません。無効なリンクを持つ人に余分な情報を与えないための設計です。

取り消しは、添付ファイルにはない利点です。メールで届いたファイルは転送、保存、複製されている可能性があり、そのコピーを回収できません。共有リンクは送信後に無効化できますが、防げるのはその URL からの新しいダウンロードだけです。すでに取得されたコピーは削除されません。詳しくは公開共有リンクをご覧ください。

18 MB を超えたときの自動切り替え

メールを作成するたびに自分で思い出さなければならない仕組みでは、十分に役立ちません。そこで、メール作成画面がファイルサイズを計算し、送信方法を選びます。

18 MB 未満のファイルは、通常の MIME 添付ファイルとして送られます。18 MB を超えるファイルは Drive にアップロードされ、あらかじめ 100 回のダウンロード上限が付いた共有リンクとして挿入されます。送信前には結果を確認し、特に保存場所、権限、有効期限を確かめてください。

通常の添付ファイルは、一通あたり最大 20 個、合計 25 MB です。本文内の画像も個数と容量の両方に含まれるため、スクリーンショットを十五枚貼り付けたメールは小さいとは限りません。アップロード中は送信ボタンが無効になり、ファイルやリンクの準備が終わる前にメールを送ることはできません。

すでに Drive にあるファイルなら、再アップロードせずに共有リンクを挿入できます。月に二十回送る価格表などに適した方法です。Drive 上の同じ共有オブジェクトを更新すれば、有効なリンクを開いた人には、その時点で利用可能な版が表示されます。詳しくはDrive を使った大容量添付ファイルをご覧ください。

社内ファイルにはチームフォルダー

共有リンクはアカウント外の相手に向いています。社内で共同作業する場合は、共有フォルダーが適しています。

アカウント所有者がフォルダーを共有に設定すると、アクセスを許可されたアカウント内の各メールボックスの Drive に表示されます。個人用フォルダーと区別するバッジも付きます。利用できる機能と権限によっては、メールボックス所有者が最初から共有の最上位フォルダーを作成することもできます。これにより、「ブランド素材」を実際に管理する人が、依頼のたびに管理者を介さず担当できます。

この仕組みでは、フォルダーを共有するか、しないかの二択です。アカウント内で許可されたメンバーには読み書き権限があります。読み取り専用モードや、メールボックスごとの権限表はありません。この範囲の全員が編集できないファイルは、共有フォルダーに置くべきではありません。対象となるアカウントのメンバーを必ず確認し、チームとのフォルダー共有もご覧ください。

用途別の選び方

取り入れたい運用方法

標準で有効期限を設定する。恒久的なリンクそのものより、忘れられたリンクが問題です。九十日あれば多くの一般的な用途をカバーできます。まだ必要なら新しいリンクを作成し、新しい URL を受信者へ知らせます。

メモ欄を使う。説明のない三十件の共有リンクは、どれがまだ必要なのか分からず整理できません。

共有リンクを本人確認の手段と考えない。URL は推測されにくいものの、共有された秘密として機能し、入手した人なら誰でも使えます。一人向けのファイルには 1 回のダウンロード上限と短い有効期限を設定すると露出を抑えられますが、その後の複製は防げません。本当に機密性の高い内容には、認証と適切な権限を備えた仕組みを使ってください。社内共有フォルダーが適切なのは、対象メンバー全員にアクセスを認められる場合だけです。

大容量メールを一度整理する。すべてのフォルダーで larger:20M を検索し、必要なものを Drive に移して、確認済みのメールだけを削除します。回収できるクォータは状況によって異なり、ゴミ箱を空にするか、メールを完全に削除する必要がある場合もあります。検索演算子はメールボックス検索で確認できます。

削除前に復元条件を確認する。該当するルールが適用される場合、Drive から削除したファイルはゴミ箱に 30 日間残ることがあります。ゴミ箱を空にすると容量は解放されますが、そのファイルが唯一のコピーだったことや、バックアップから復元できないことを保証するものではありません。先に保存ポリシーを確認してください。

大きなファイルは先にストレージへ置く。複数回送るファイルは Drive にアップロードし、毎回添付するのではなく、一つの共有リンクを再利用します。Drive を WebDAV でマウントすればファイル管理ソフトから操作できますが、転送はクライアントとネットワーク接続の状態に左右されます。

よくある質問

メール添付ファイルの最大サイズはいくつですか？

すべてのサーバーに共通する SMTP の最大値はありません。各システムが独自の規則を適用し、配送経路上で最も小さい上限が結果を決めることがあります。Gmail と多くの Microsoft 365 環境は約 25 MB ですが、企業向けゲートウェイではさらに小さい場合があります。Base64 エンコードと追加の MIME データを考慮すると、25 MB の上限で送れるファイルは通常約 18 MB です。

上限より小さいファイルなのに、サイズエラーで拒否されたのはなぜですか？

Base64 エンコードによってデータ量が約 33% 増え、さらに MIME のオーバーヘッドが加わります。エラーにはディスク上の元ファイルではなく、転送時のエンコード済みメールのサイズが表示されることがあります。

共有リンクを開くには受信者のアカウントが必要ですか？

必要ありません。URL を持つ人にはファイル名、サイズ、ボタンを備えたダウンロードページが表示されます。ログインも登録も不要です。

送信後に共有リンクを取り消せますか？

はい。共有リンクの一覧からいつでも無効化できます。それ以降に開くと、利用できないことを示すページが表示されます。取り消しはその URL からの新しいダウンロードを防ぎますが、以前に取得されたコピーは回収できません。

共有リンクはストレージ容量を消費しますか？

ファイルは Drive 内の一項目として一度だけ計上されます。リンクが追加するのは少量のメタデータだけで、同じファイルへのリンクを十個作っても内容が十個保存されるわけではありません。受信者によるダウンロードやコピーはこの計算には含まれません。

共有リンクがダウンロード上限に達するとどうなりますか？

リンクは機能しなくなり、期限切れの場合と同じ一般的な利用不可ページが表示されます。まだ共有が必要なら新しいリンクを作り、有効期限と上限を確認してください。

共有フォルダーと共有メールボックスは同じものですか？

いいえ。共有フォルダーにはファイルが入り、対象範囲として許可されたアカウント内のユーザーが利用できます。共有メールボックスにはメールが入り、個別の権限を持つメンバーが明示的に割り当てられます。名前が似ているだけで、別の機能です。