Tre comandi presenti in ogni client di posta sembrano intercambiabili, ma non lo sono: spostare un messaggio nella Posta indesiderata, segnalarlo come spam e aggiungere il mittente all'elenco dei mittenti bloccati. Scegliere quello sbagliato spiega perché la stessa newsletter continua ad arrivare anche dopo che te ne sei occupato quattro volte.
In breve: trascinare un messaggio nella Posta indesiderata sposta soltanto quel messaggio e non insegna nulla al filtro. Segnalarlo come spam addestra il filtro. I mittenti bloccati, invece, ignorano completamente la valutazione del filtro. Tre meccanismi diversi, tre risultati diversi.
Ecco cosa fa davvero ciascuno di essi, quando usarlo e perché la newsletter che continui a bloccare non è colpa della newsletter.
Tre comandi, tre meccanismi
| Azione | Cosa fa | Influisce sui messaggi futuri? |
|---|---|---|
| Trascina nella Posta indesiderata | Sposta un solo messaggio da una cartella all'altra | No |
| Segnala come spam | Sposta il messaggio e lo fornisce al classificatore come esempio di spam | Sì, a livello statistico: i messaggi simili ricevono un punteggio peggiore |
| Blocca mittente | Aggiunge l'indirizzo all'elenco dei mittenti bloccati | Sì, in modo assoluto: quell'indirizzo finisce sempre nella Posta indesiderata |
La prima riga è quella che sorprende. Spostare un messaggio in un'altra cartella significa soltanto spostarlo. IMAP non consente di comunicare anche "e penso che fosse spam", quindi un client che si limita a spostare il messaggio non dice nulla al server sul motivo dell'azione.
Questo spiega anche perché trascinare i messaggi indesiderati fuori dalla posta in arrivo in Outlook o Apple Mail sembra non migliorare mai nulla. Hai fatto ordine, ma non hai insegnato niente al filtro.
Come la segnalazione dello spam addestra il filtro
Il filtro lato server assegna un punteggio a ogni messaggio in arrivo in base a un ampio insieme di regole e a un classificatore statistico che impara dagli esempi. Il classificatore è specifico per ogni casella di posta, e questo è l'aspetto importante: la tua idea di spam non coincide con quella di un collega, e il contatto a freddo di un recruiter può essere indesiderato per una persona e rappresentare un'offerta di lavoro per un'altra.
Segnala come spam fornisce il messaggio al classificatore come esempio etichettato. Non è spam fa lo stesso nella direzione opposta. Dopo alcuni esempi, i messaggi simili iniziano ad arrivare dove desideri.
Ci sono due precisazioni importanti. L'addestramento è statistico, quindi servono diversi esempi prima che il comportamento cambi in modo evidente; una sola segnalazione raramente produce effetti. Inoltre, funziona in base alla somiglianza: è efficace nel riconoscere una famiglia di messaggi, ma non altrettanto con un singolo mittente i cui messaggi sembrano del tutto normali sotto ogni altro aspetto. In questo secondo caso è meglio usare i mittenti bloccati.
Cosa fanno davvero i mittenti bloccati
L'elenco dei mittenti bloccati non contribuisce al punteggio. È un'eccezione che prevale sulle altre regole: i messaggi provenienti da un indirizzo presente nell'elenco finiscono nella Posta indesiderata indipendentemente dal punteggio, dal contenuto o da quanto sembrino legittimi.
Per aggiungere un indirizzo, apri un messaggio qualsiasi del mittente, usa Altre opzioni nella barra degli strumenti e scegli Blocca mittente. L'elenco si trova in Impostazioni → Mittenti bloccati, dove puoi rimuovere una voce con la × accanto.
Il mittente non riceve alcuna notifica e il messaggio non viene respinto. Dal suo punto di vista è stato consegnato normalmente, che è esattamente ciò che vuoi: un messaggio respinto confermerebbe che l'indirizzo è attivo e gli suggerirebbe di provarne un altro.
Poiché i mittenti bloccati non passano dal sistema di punteggio, sono lo strumento giusto per il caso che l'addestramento non riesce a gestire: una persona o un indirizzo specifico da cui non vuoi ricevere messaggi, ma la cui posta è altrimenti indistinguibile dalla normale corrispondenza.
I limiti dei mittenti bloccati
La corrispondenza riguarda un solo indirizzo preciso. Uno spammer che passa da a1@example.com a a2@example.com e così via avrà la meglio sulla tua pazienza. Ogni indirizzo deve essere bloccato singolarmente e il numero di voci disponibili è limitato.
C'è un limite. Cinquanta indirizzi per casella di posta. Più che un limite tecnico è un segnale: se ti stai avvicinando a quella cifra, l'elenco dei mittenti bloccati non è lo strumento adatto a ciò che stai facendo.
Gli indirizzi dei mittenti sono molto facili da falsificare. L'intestazione From non viene autenticata, a meno che il dominio non pubblichi record SPF e DKIM e non ne imponga l'uso tramite DMARC. Bloccare un indirizzo falsificato significa bloccare una stringa, non una persona, e il giorno dopo ne verrà usata un'altra.
Quando ti serve uno schema anziché un indirizzo, per esempio un intero dominio, un oggetto o un'intestazione, usa i filtri di posta, che gestiscono condizioni impossibili da esprimere con l'elenco dei mittenti bloccati. I filtri sono disponibili nei piani Pro e Agency.
Un'avvertenza se scegli questa strada: archivia i messaggi nella Posta indesiderata anziché eliminarli. Una regola di eliminazione è silenziosa e permanente, e una condizione troppo ampia distrugge i messaggi che ti servono senza lasciare traccia.
Recuperare i messaggi validi dalla Posta indesiderata
Il caso inverso è più importante, perché un falso positivo può costarti un cliente, mentre un falso negativo ti costa cinque secondi.
Apri la cartella Posta indesiderata, trova il messaggio e usa Non è spam anziché trascinarlo fuori. Vale la stessa differenza di prima: trascinarlo lo sposta, mentre segnalarlo insegna al classificatore che i messaggi di quel tipo sono desiderati.
Se i messaggi di un mittente continuano a finire nella Posta indesiderata nonostante i ripetuti recuperi, verifica due cose. Innanzitutto, controlla se il mittente è nell'elenco dei mittenti bloccati. Un vecchio blocco può spiegare molto e prevale su tutto ciò che il classificatore ha imparato nel frattempo. Poi controlla se l'autenticazione del mittente presenta problemi: questa è in genere la causa quando un'azienda legittima finisce regolarmente nello spam per tutti, non solo per te. È un problema che deve risolvere il mittente, e l'articolo che spiega perché i messaggi finiscono nello spam indica cosa inviargli.
I messaggi inoltrati sono un caso particolare frequente. Un messaggio inoltrato da un altro indirizzo arriva dopo aver fallito il controllo SPF del mittente originale, cosa che lo spinge verso la Posta indesiderata senza che nessuno dei soggetti coinvolti ne abbia colpa. SRS corregge automaticamente una parte del problema.
La newsletter che continui a bloccare
La maggior parte di ciò che le persone aggiungono ai mittenti bloccati non è spam. Sono messaggi che avevano accettato di ricevere e che ora non vogliono più: una newsletter di un negozio, un aggiornamento su un prodotto o la mailing list di una conferenza.
Segnalarli come spam è la scelta sbagliata e ha un costo che non vedi. I reclami vengono comunicati al mittente attraverso appositi circuiti di feedback, e un'azienda legittima che supera una determinata soglia di reclami può vedere i propri messaggi filtrati per tutti, comprese le persone che vogliono ancora riceverli. Hai penalizzato un mittente per un messaggio che avevi richiesto.
Usa il link per annullare l'iscrizione. Ogni mittente legittimo di comunicazioni di massa è tenuto a fornirne uno ai sensi del CAN-SPAM e delle norme equivalenti in altri Paesi, e la maggior parte dei client di posta lo mostra come pulsante utilizzabile con un solo clic accanto al nome del mittente.
La regola pratica è: ho mai fornito loro questo indirizzo? Se sì, annulla l'iscrizione. Se no, segnala il messaggio come spam. Se hai annullato l'iscrizione e i messaggi continuano ad arrivare, allora segnalali: a quel punto sono davvero spam.
Una guida pratica
| Situazione | Cosa fare |
|---|---|
| Spam evidente nella posta in arrivo | Segnala come spam |
| Messaggio legittimo nella Posta indesiderata | Segnala che non è spam |
| Una persona da cui non vuoi ricevere messaggi | Blocca il mittente |
| Una newsletter a cui ti sei iscritto | Annulla l'iscrizione |
| Un intero dominio | Usa un filtro di posta, non l'elenco dei mittenti bloccati |
| Una campagna di spam che cambia continuamente mittente | Segnala lo spam e lascia che il classificatore impari; bloccare i mittenti non basta |
| Qualcosa di cui non sei sicuro | Segnala come spam: è un'azione reversibile, mentre l'eliminazione non lo è |
Controlla inoltre l'elenco dei mittenti bloccati una volta all'anno. Accumula indirizzi che hai bloccato in un momento di irritazione, e ognuno di essi corrisponde a messaggi che non stai ricevendo senza accorgertene.
Domande frequenti
Spostare un messaggio nella Posta indesiderata addestra il filtro antispam?
No. Spostare un messaggio in un'altra cartella significa soltanto spostarlo. Usa Segnala come spam, che sposta il messaggio e lo fornisce al classificatore come esempio.
Qual è la differenza tra bloccare un mittente e segnalare lo spam?
Segnalare lo spam è un segnale di addestramento che influisce statisticamente sui messaggi simili. I mittenti bloccati sono un'eccezione assoluta per un unico indirizzo preciso, indipendentemente dal contenuto del messaggio.
Il mittente sa che l'ho bloccato?
No. Il messaggio non viene respinto e non viene inviata alcuna notifica. Dal punto di vista del mittente, il messaggio è stato consegnato normalmente.
Quanti mittenti posso bloccare?
Cinquanta per casella di posta. Se sei vicino a quel numero, l'elenco dei mittenti bloccati non è lo strumento giusto: usa invece un filtro che corrisponda a uno schema.
Posso bloccare un intero dominio?
Non con i mittenti bloccati, che corrispondono a un unico indirizzo preciso. Un filtro di posta può trovare corrispondenze con un dominio, un oggetto o un'intestazione, e i filtri sono disponibili nei piani Pro e Agency.
Il filtro antispam è condiviso con il mio team?
Il classificatore statistico è specifico per ogni casella di posta, quindi il tuo addestramento non modifica i risultati dei colleghi. Anche i mittenti bloccati sono specifici per ogni casella.
Perché i messaggi di un mittente finiscono ancora nella Posta indesiderata dopo che li ho contrassegnati come non spam?
Nella maggior parte dei casi, il mittente si trova nell'elenco dei mittenti bloccati, che prevale sul classificatore. In caso contrario, è probabile che l'autenticazione del mittente non funzioni, e questo influisce su tutti coloro che ricevono i suoi messaggi.
Devo segnalare una newsletter come spam?
Solo se non hai mai fornito il tuo indirizzo al mittente oppure se hai annullato l'iscrizione ma i messaggi hanno continuato ad arrivare. Altrimenti usa il link per annullare l'iscrizione: i reclami per spam contro un mittente legittimo peggiorano la consegna dei suoi messaggi per tutti.
