Sync-Geräte: Passwörter für Sync-Apps erstellen

Wenn du eine Synchronisierungs-App wie rclone verbindest oder Drive in Finder öffnest, verwende nicht dein normales TrekMail-Passwort. Erstelle im Dashboard auf der Seite Sync devices ein separates Gerätepasswort.

Diese Anleitung führt durch die Seite: warum jedes Gerät ein eigenes Passwort erhält, welche Optionen das Formular bietet und was beim Widerruf geschieht.

Kurzfassung: Jede Sync-App benötigt diese drei Werte

Keine Zertifikate, keine zusätzlichen Einrichtungsschritte und keine separaten API-Tokens, nur die drei Werte oben.

Jede App-Anleitung auf dieser Website fragt nach denselben drei Feldern. Lediglich die Bezeichnungen unterscheiden sich, zum Beispiel "Server Address" in Finder, getrennte Felder "Server" und "Path" in Cyberduck oder "URL" in rclone.

Warum ein separates Passwort pro Gerät?

Dein Dashboard-Passwort öffnet alles: Domains, Postfächer, Abrechnung und das Konto selbst. Es in einem Sync-Client auf einem möglicherweise verlorenen Laptop, einem später weitergegebenen Telefon oder in einem Sicherungsskript zu speichern, auf das andere zugreifen können, ist ein unnötiges Risiko.

Gerätepasswörter lösen dieses Problem auf drei Arten:

1. Jedes Gerät erhält ein eigenes Passwort. Wenn ein Laptop verloren geht, widerrufst du nur dieses Gerät. Andere Apps bleiben verbunden und müssen nicht neu eingerichtet werden.
2. Sie besitzen nur die gewählten Berechtigungen. Ein schreibgeschütztes Passwort auf deinem Telefon kann Drive durchsuchen, aber nichts versehentlich löschen. Ein Sicherungsskript mit Bearbeitungsrecht kann Dateien schreiben, sieht jedoch deinen Abrechnungsverlauf nicht.
3. Sie werden einmal angezeigt und nie als Klartext gespeichert. TrekMail speichert nur eine unleserlich gemachte Version. Selbst ein Angreifer mit Zugriff auf die Dashboard-Datenbank kann das echte Passwort nicht wiederherstellen.

Der Aufwand: Du musst die Seite Sync devices öffnen und ein Passwort erzeugen. Genau darum geht es in dieser Anleitung.

Wo ist die Seite zu finden?

Je nach Rolle gibt es jetzt zwei Stellen, an denen Sync-Geräte verwaltet werden:

Über das Dashboard für Kontoinhaber und Administratoren

Klicke in der Seitenleiste des Dashboards auf Drive. In der Drive-Symbolleiste oben über der Dateiliste findest du eine kleine Schaltfläche Sync devices mit einem Symbol aus Aktualisierungspfeilen. Klicke darauf. Alternativ kannst du direkt /drive/devices aufrufen.

Die Dashboard-Ansicht zeigt das vollständige Bild: Sie listet jedes Sync-Gerät im Konto auf, unabhängig davon, ob der Kontoinhaber es im Dashboard oder ein Postfachbenutzer in Webmail erstellt hat. Unter jedem Gerätenamen zeigt eine kleine Kennzeichnung die Herkunft:

• 🖥 Created via dashboard: von einem Kontoadministrator im Dashboard ausgestellt.
• ✉️ Created via webmail (name@example.com): vom Postfachbenutzer in dessen Webmail ausgestellt. Die Adresse zeigt, mit welchem Konto die Person bei der Erstellung angemeldet war.

Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn du Zugriffe prüfst oder sie nach dem Ausscheiden einer Person widerrufst. Du siehst den gesamten Bestand auf einem Bildschirm und kannst jede Zeile ohne das Passwort des Postfachbenutzers widerrufen.

Über Webmail für Benutzer ohne Dashboard-Zugriff

Benutzer von Unterpostfächern, die sich nie am Dashboard anmelden, können ihre eigenen Sync-Passwörter direkt in Webmail verwalten. Öffne Webmail, klicke in der Seitenleiste auf Drive und verwende in der Drive-Symbolleiste die Schaltfläche Sync devices. Die Drive-Dateiliste wird an Ort und Stelle durch die Ansicht Sync devices ersetzt, ohne neue Seite, Dashboard-Navigation oder separate Anmeldung.

Die Webmail-Oberfläche ist nur auf dieses Postfach beschränkt:

• Das Gerätepasswort ist an das angemeldete Postfach gebunden. Der Benutzer kann keinen kontoübergreifenden Zugriff gewähren.
• Es erscheinen ausschließlich Berechtigungen auf Postfachebene (View / Edit / Share / Empty trash innerhalb eines Postfachs). Kontoübergreifende Scopes werden nicht angeboten. Diese Entscheidung bleibt absichtlich Administratoren vorbehalten.
• Die Geräteliste bleibt auf dieses Postfach begrenzt, sodass ein Postfachbenutzer nur die eigenen Anmeldedaten verwalten kann.

Formular, einmalige Passwortanzeige, Geräteliste und Revoke-Ablauf verhalten sich wie in der Dashboard-Version, sind aber auf die Bedürfnisse eines Postfachbenutzers reduziert.

Liste vorhandener Geräte

Nach dem Öffnen der Seite siehst du:

• Your Drive server URL oben in einem kopierbaren Feld. Verwende genau die dort angezeigte URL. Host und Pfad können sich bei kontoübergreifendem und postfachbeschränktem Zugriff unterscheiden.
• A list of devices unter dem URL-Banner, eine Zeile pro Passwort. Jede Zeile zeigt den vergebenen Namen, die erlaubten Aktionen in Klartext wie "View files" oder "Edit mailbox files", die letzte Nutzung und den aktuellen Status Active, Expired oder Revoked.
• Eine Schaltfläche "Revoke" in jeder aktiven Zeile. Ein Klick beendet die Funktion dieses Passworts sofort.

Wenn noch nichts verbunden wurde, erscheint stattdessen der leere Zustand "Nothing connected yet" mit einer Schaltfläche, die dasselbe unten beschriebene Formular öffnet.

Neues Gerät hinzufügen

Klicke oben rechts auf + Add new device. Ein Dialogfeld mit den folgenden Optionen wird geöffnet:

What is this device? Ein nur für dich sichtbarer Name, den du später beim Widerruf wiedererkennst, etwa "Office MacBook", "Phone backup" oder "rclone on home server". Bis zu 64 Zeichen. Der Platzhalter lautet "e.g. Work laptop".

Namen müssen unter deinen aktiven Geräten eindeutig sein, in Webmail pro Postfach und im Dashboard pro Bereich. Wenn du den Namen eines weiterhin aktiven Geräts erneut verwendest, fordert das Formular dich auf, einen anderen Namen zu wählen oder das alte Gerät zuerst zu widerrufen. Widerrufene Namen werden sofort frei. Nach dem Ausmustern eines alten Laptops kannst du "MacBook" daher wiederverwenden.

What can this device do? Eine Liste von Berechtigungen. Standardmäßig sind View files und Edit files ausgewählt. Für die meisten Desktop-Sync-Apps wie rclone, Finder, Explorer und Cyberduck ist das die richtige Kombination. Die vollständige Liste ist gruppiert:

• View files: Dateien in Drive anzeigen und herunterladen.
• Edit files: Dateien hochladen, umbenennen, verschieben und in den Papierkorb legen.
• Create share links: öffentliche Downloadlinks für Dateien erzeugen.
• Empty trash: Dateien dauerhaft löschen. Mit einem roten Ring als destruktiv markiert und standardmäßig deaktiviert. Sync-Apps benötigen dies fast nie.

Wenn du darunter den Abschnitt Limit to a specific mailbox auswählst, erscheint ein zusätzlicher Satz reiner Postfachberechtigungen (View mailbox files, Edit mailbox files, Share mailbox files, Empty mailbox trash). Sie gelten nur, wenn das Passwort auf ein Postfach beschränkt ist. Ein kontoübergreifendes Gerätepasswort gewährt Zugriff auf Account Drive, nicht auf das private Drive jedes Postfachs.

Limit to a specific mailbox (optional) Standardmäßig eingeklappt. Klappe den Abschnitt auf, wenn das Gerät nur das Drive eines Postfachs sehen soll. Das ist nützlich, wenn eine Person keinen Zugriff auf das übrige Konto erhalten darf. Wähle das Postfach aus der durchsuchbaren Liste, die auch mit mehr als 100 Postfächern funktioniert, und behalte die Standardwerte der Postfachberechtigungen bei.

When does it stop working? Eine Reihe von Schaltflächen: 30 days, 90 days, 1 year, Never. 1 year ist die empfohlene Standardeinstellung. Nie ablaufende Sync-Passwörter bleiben lange nach dem Verlust eines Geräts ein Risiko. Wähle für eine temporäre Nutzung wie den Laptop eines Auftragnehmers oder eine einmalige Sicherung einen kürzeren Zeitraum. Wähle "Never" nur nach bewusster Abwägung.

Generate password Nach dem Klick schließt sich das Dialogfeld. Das neue Passwort erscheint oben auf der Seite in einem bernsteinfarbenen Banner im Format dsync_…. Dies ist die einzige Anzeige. Kopiere es jetzt in deinen Passwortmanager, die rclone-Konfiguration, den Finder-Anmeldedialog oder an das vorgesehene Ziel. Nachdem du die Seite verlassen hast, kann TrekMail es nicht erneut anzeigen.

Falls du das Kopieren vergisst, ist das kein Problem. Widerrufe das Passwort und erstelle ein neues.

Gerät widerrufen

Wenn du ein Gerät nicht mehr benötigst, der Laptop verloren wurde oder jemand das Team verlassen hat, klicke in der betreffenden Zeile auf Revoke. Eine Bestätigung wird geöffnet. Klicke dort auf Revoke password. Das Passwort funktioniert sofort nicht mehr, auch für eine bereits laufende Synchronisierung. Beim nächsten Verbindungsversuch erhält das Gerät einen Anmeldefehler.

Widerrufene Geräte bleiben mit ihren Angaben zur letzten Nutzung im Geräteverlauf sichtbar. Dies hilft bei der Untersuchung verdächtiger Zugriffe. Der Dienst begrenzt die abgeschlossene Historie automatisch, sodass der Widerruf eines alten Geräts dich nicht dauerhaft an der Erstellung eines Ersatzes hindert.

Der oberflächenübergreifende Widerruf funktioniert in beide Richtungen. Eine in Webmail erstellte Zeile kann im Dashboard widerrufen werden. Das hilft, wenn ein Postfachbenutzer ausgeschieden ist oder ein Gerät verloren hat und der Administrator den Zugriff sperren muss. Umgekehrt kann eine im Dashboard erstellte Zeile nur dann in Webmail widerrufen werden, wenn sie ursprünglich auf dieses Postfach beschränkt war. Kontoübergreifende Zeilen sind in Webmail nicht sichtbar und bleiben Administratoren vorbehalten.

Häufige Vorgehensweisen

Nach einiger Nutzung haben sich diese Konfigurationen bewährt:

• Ein Passwort pro Computer, benannt nach dem Computer. "Office MacBook", "Home iMac", "Linux backup server". Leicht zu prüfen und beim Ausmustern zu widerrufen.
• Ein Passwort pro App, wenn mehrere Apps auf einem Computer laufen. "MacBook, rclone", "MacBook, Finder". So kannst du rclone widerrufen, ohne Finder zu unterbrechen. Das ist hilfreich, wenn du Apps unterschiedlich stark vertraust.
• Kurzlebige Passwörter für Auftragnehmer. 30 days, nur Lesezugriff, auf ein Postfach beschränkt. Sie erhalten den benötigten Zugriff und das Ablaufdatum übernimmt automatisch die Bereinigung.

Wie geht es weiter?

Nach der Erstellung eines Gerätepassworts helfen die plattformspezifischen Anleitungen bei der Einrichtung:

• Drive in macOS Finder verbinden
• Drive in Windows Explorer verbinden
• Drive mit Cyberduck verbinden
• Drive mit rclone verbinden
• Drive unter Android mit DAVx⁵ verbinden
• Drive auf dem iPhone mit Documents verbinden

Wenn etwas nicht funktioniert, behandelt Fehlerbehebung für Drive Sync die häufigsten Lösungen. Fast immer lautet die Antwort: "generate a fresh device password and try again".