Il filtro antispam è l'unica parte della posta elettronica che nessuno controlla finché funziona. I messaggi arrivano, la posta indesiderata in gran parte no, e tutto rimane invisibile fino al giorno in cui un messaggio importante finisce nella cartella spam o un cliente dice di non aver mai ricevuto la tua risposta. A quel punto stai già cercando di risolvere un incidente, invece di osservare una tendenza.
Le statistiche sullo spam cambiano la situazione. Sono suddivise per dominio, coprono gli ultimi trenta giorni e rispondono a una domanda che la maggior parte dei provider non consente nemmeno di porre: che cosa viene effettivamente filtrato sul mio dominio e il filtro sta prendendo le decisioni giuste?
Che cosa mostrano davvero le statistiche sullo spam
Per ogni dominio ottieni un riepilogo del periodo e una serie giornaliera, così puoi vedere sia il quadro generale sia il suo andamento.
| Dato | Che cosa indica |
|---|---|
| Totale in entrata | Tutto ciò che ha raggiunto il dominio, inclusa la posta indesiderata |
| Puliti | I messaggi che hanno superato il filtro e sono stati recapitati |
| Spam rilevato | I messaggi identificati come posta indesiderata |
| Spam rifiutato | I messaggi respinti direttamente anziché archiviati |
| Virus rilevato | Messaggi contenenti malware noto |
| Tasso di spam | Percentuale dei messaggi in entrata rilevata come spam |
| Spam segnalato dagli utenti | I messaggi contrassegnati come indesiderati dai tuoi utenti |
| Falsi positivi liberati | Messaggi legittimi recuperati dalla cartella spam |
| Simboli principali | Le regole del filtro che si attivano più spesso |
Gli ultimi tre sono quelli che meritano attenzione e sono anche quelli che quasi nessuno pubblica. Le statistiche che dicono solo quanta posta indesiderata è stata bloccata sono marketing. Quelle che mostrano quanto spesso il filtro ha sbagliato sono strumenti diagnostici.
I numeri che segnalano un problema
Per la maggior parte del tempo questi valori rimangono stabili e puoi ignorarli. Tre variazioni richiedono un intervento.
Aumento dei falsi positivi. Se gli utenti liberano regolarmente messaggi legittimi dalla cartella spam, il filtro non è calibrato correttamente per il tuo traffico, spesso perché un fornitore o una newsletter da cui dipendi presenta caratteristiche simili alla posta indesiderata. È uno dei malfunzionamenti più costosi della posta elettronica e uno dei meno segnalati, perché chi non ha mai ricevuto il tuo preventivo non sa di dover reclamare.
Picco del volume in entrata su un dominio. Un aumento improvviso su un dominio che di solito riceve poco traffico indica spesso che un indirizzo è stato raccolto e inserito in una lista. In genere non è urgente, ma tende a precedere un periodo più rumoroso e, se l'indirizzo è un catch-all, il volume può diventare notevole.
Aumento dello spam segnalato dagli utenti mentre il rilevamento resta stabile. Significa che la posta indesiderata sta passando e i tuoi utenti la eliminano manualmente. Il filtro non fallisce in modo evidente, ma silenzioso, e il costo ricade sull'attenzione di tutti anziché comparire come errore.
Perché la suddivisione per dominio è importante
Le statistiche aggregate sullo spam di un intero account nascondono esattamente ciò che serve vedere.
I domini ricevono tipi di traffico diversi. Un indirizzo pubblico info@ sul sito di un'azienda riceve una combinazione completamente diversa da quella di un dominio interno usato da sei persone. Calcolarne la media produce un numero che non descrive nessuno dei due. Un tasso di spam del 40% è allarmante per uno e del tutto normale per l'altro.
Se gestisci domini per i clienti, questa è la differenza tra una risposta utile e un'alzata di spalle. Quando un cliente chiede perché un messaggio non è arrivato, le statistiche per dominio permettono di esaminare nello specifico il suo dominio nel periodo interessato, anziché ragionare su una media dell'intera piattaforma che non ha alcun rapporto con il caso.
Come leggere i simboli
L'elenco dei simboli principali mostra il ragionamento del filtro. Ogni simbolo corrisponde a una regola che si è attivata, come risultati di autenticazione, controlli della reputazione o euristiche sui contenuti, e il conteggio indica quante volte. I nomi provengono da Rspamd, il motore di filtraggio sottostante.
Non devi impararli tutti. È utile notare quando predomina un simbolo di autenticazione, perché di solito indica un problema del mittente e non un problema di spam. I messaggi che non superano SPF o l'allineamento DMARC ricevono un punteggio di spam più alto anche quando sono legittimi. La correzione non riguarda il filtro, ma i record del dominio mittente. Le nostre guide su come configurare SPF e come configurare DMARC illustrano questo aspetto.
Questa è la causa più comune di falsi positivi che conviene conoscere: un fornitore la cui autenticazione è configurata male. Le statistiche la mostreranno come regole indipendenti dal contenuto che si attivano per un mittente che riconosci.
Come intervenire
Le risposte disponibili sono volutamente poche, perché la maggior parte dei problemi di spam si risolve addestrando il filtro, non configurandolo.
Sia segnalare lo spam sia liberare i falsi positivi fornisce informazioni al filtro, e farlo con costanza per due settimane modifica i valori più di qualsiasi impostazione. Puoi bloccare un mittente specifico quando il problema proviene da una determinata fonte e non vuoi aspettare. Per i messaggi legittimi ma indesiderati, una regola che li archivia è preferibile al contrassegno come spam, perché quest'ultimo insegna al sistema a diffidare di un mittente che altre persone potrebbero voler ricevere. Le regole lato server sono descritte in come funzionano i filtri di posta e sono disponibili a partire dal piano Pro.
L'errore più comune è non fare nulla di tutto questo e poi concludere che il filtro non funziona bene. Le statistiche sullo spam servono a prendere una decisione informata invece di affidarsi all'istinto.
L'andamento di un normale tasso di spam
Non esiste un valore universale e qualsiasi provider ne citi uno sta descrivendo la propria media, non il tuo dominio. È utile osservare le proprie statistiche abbastanza a lungo da conoscere l'andamento normale e poter riconoscere quello anomalo.
Un dominio con indirizzi pubblici, per esempio riportati su un sito web, un biglietto da visita o un veicolo aziendale, può vedere regolarmente la maggior parte del traffico in entrata classificata come posta indesiderata. In questo contesto, tassi superiori alla metà non sono insoliti. Un dominio usato solo per la corrispondenza interna tra persone conosciute dovrebbe riceverne pochissima, e una comparsa improvvisa di spam merita attenzione.
Il valore che dovrebbe rimanere vicino allo zero per ogni dominio è quello dei falsi positivi liberati. Lo spam che passa è fastidioso; i messaggi legittimi archiviati come indesiderati sono costosi, e i due problemi non sono equivalenti. Un filtro impostato per intercettare tutto può costarti più di uno che lascia passare qualche messaggio.
Ciò che conta maggiormente è la direzione della tendenza. Un tasso rimasto stabile per sei mesi e che poi cambia indica che è successo qualcosa, e le statistiche sullo spam consentono in genere di datarlo con la precisione di un giorno.
Come usarle quando un cliente si lamenta
Se gestisci domini per altre persone, è qui che la funzionalità dimostra il proprio valore, perché «non abbiamo mai ricevuto la tua e-mail» è una conversazione che altrimenti non dispone di alcuna prova.
La procedura è breve e le statistiche sullo spam forniscono tutti i dati. Esamina il dominio del cliente nel periodo indicato. Se il volume in entrata era normale e non è stato rifiutato nulla, probabilmente il messaggio non è mai arrivato, quindi l'indagine passa dalla parte del mittente. Se è stato rilevato come spam, puoi confermarlo, liberarlo e spiegare, attraverso i simboli, perché il filtro lo ha giudicato in quel modo.
In pochi minuti, uno scambio difensivo diventa una conversazione basata sui fatti. Inoltre, eviti l'errore opposto: presumere che la colpa fosse del filtro e passare un pomeriggio a modificare qualcosa che funzionava correttamente.
Le statistiche sullo spam per dominio rendono possibile tutto questo. Una media relativa all'intero account non dice nulla al cliente sul suo dominio, e lui lo sa.
Rifiutato o archiviato
Due indicatori sembrano simili, ma hanno significati molto diversi, e confonderli porta alla conclusione sbagliata.
Spam rilevato è un messaggio accettato e poi classificato come indesiderato. Esiste, si trova in una cartella e può essere recuperato. Spam rifiutato è un messaggio respinto durante la conversazione SMTP e mai accettato. Non esiste da nessuna parte sul tuo sistema e non può essere liberato, perché non c'è nulla da liberare.
Il rifiuto avviene nei casi più certi, come fonti notoriamente dannose, messaggi malformati o mittenti la cui autenticazione fallisce in modo così grave che accettarli sarebbe imprudente. Il vantaggio è che un messaggio rifiutato genera un errore dal lato del mittente. Un mittente legittimo coinvolto lo scopre quindi subito, anziché presumere che il messaggio sia arrivato.
Questo è il punto da spiegare a chi teme i rifiuti errati. Un messaggio rifiutato per errore comunica al mittente che l'invio non è riuscito. Uno archiviato per errore non comunica nulla a nessuno; per questo va controllato il numero dei falsi positivi liberati, non quello dei rifiuti.
I limiti di ciò che mostrano i numeri
Le statistiche sullo spam descrivono soltanto i messaggi in entrata sui tuoi domini, lasciando senza risposta due domande.
Vale la pena precisarle, perché presumere che le statistiche le coprano porta normalmente a cercare nel posto sbagliato.
Non indicano come viene trattata altrove la posta che invii. Sapere se i tuoi messaggi arrivano nelle caselle di altre persone è una questione distinta, a cui rispondono i report DMARC e i dati sui mancati recapiti, illustrati in come leggere i report DMARC.
Inoltre, non spiegano un singolo messaggio. Il riepilogo è aggregato: conteggi, tassi e regole attivate più spesso nel periodo. Per uno specifico messaggio scomparso, la risposta si trova nelle sue intestazioni, non nelle statistiche. Queste indicano soltanto se il dominio ha ricevuto un traffico con quelle caratteristiche.
Se usate per il loro scopo, notare che qualcosa è cambiato e disporre di prove quando qualcuno chiede, forniscono rapidamente una risposta. Se usate per diagnosticare una sola e-mail, rischiano di essere frustranti.
Una routine ragionevole
Nessuno controllerà questi dati ogni settimana, né dovrebbe essere necessario.
Consultali una volta al mese e guarda prima i falsi positivi, non il numero di blocchi messo in evidenza. Controlla i domini che ricevono il traffico dei clienti prima di quelli interni. Se i falsi positivi sono a zero e lo spam segnalato dagli utenti è stabile, chiudi la scheda: il sistema sta funzionando.
L'altro momento giusto per controllare è quando qualcuno dice che un messaggio è scomparso, prima di presumere che non sia mai stato inviato. Le statistiche sullo spam ti diranno in un minuto se il dominio ha visto quel traffico, trasformando una discussione in un fatto.
