Eine Agentur, die E-Mail-Dienste weiterverkauft, trifft früher oder später auf einen Kunden, der seine Nachrichten nicht über fremde Server versenden will. Manchmal verlangt es die Compliance, manchmal besitzt der Kunde bereits einen Relay-Server, dessen Reputation er über Jahre aufgebaut hat, und manchmal gilt schlicht eine interne Richtlinie, die niemand neu verhandeln möchte. White Label SMTP erfüllt diese Anforderungen, ohne die Kundenbeziehung zu gefährden: Die Oberfläche trägt Ihre Marke, während die E-Mails über die Infrastruktur des Kunden versendet werden.
Dieser Beitrag erklärt, wie die beiden Einstellungen zusammenspielen, warum ihre Trennung auch ohne ausdrückliche Kundenanforderung sinnvoll ist und welche Authentifizierungsarbeiten darüber entscheiden, ob die E-Mails tatsächlich ankommen.
Zwei Einstellungen, die sich miteinander kombinieren lassen
White Label SMTP ist keine einzelne Funktion mit einem Schalter. Es entsteht durch die Kombination zweier unabhängiger Einstellungen pro Domain. Deshalb wird diese Möglichkeit leicht übersehen.
Das Branding wird pro Domain eingerichtet. Jede Domain kann das Standarddesign des Kontos übernehmen, eine eigene Marke verwenden oder ganz ohne Branding auskommen. So kann ein einziges Konto für jede enthaltene Domain ein anderes Unternehmen darstellen. Die Einzelheiten finden Sie unter Domain-Branding.
Auch der Versand wird pro Domain eingerichtet. Eine Domain kann den verwalteten SMTP-Dienst der Plattform, ein von Ihnen hinterlegtes Profil oder keinen Versandweg verwenden. Ein Profil enthält die Zugangsdaten für einen Relay-Server, also Hostname, Port, Benutzername und Passwort. Jede Domain kann auf ein anderes Profil verweisen. Weitere Informationen finden Sie unter eigenes SMTP pro Domain.
Wenn Sie beide Einstellungen pro Domain festlegen, erhalten Sie White Label SMTP: vierzig Kundendomains, auf Wunsch vierzig unterschiedliche Marken und vierzig separate Versandwege, zentral verwaltet mit einer Anmeldung und einem Abonnement.
Warum Kunden diese Lösung verlangen
Kunden fragen aus vier Gründen nach White Label SMTP. Sie sollten diese unterscheiden, denn nur zwei davon lassen überhaupt Verhandlungsspielraum.
Eigene IP-Adressen mit etablierter Reputation. Eine gute Versand-Reputation lässt sich nur mit viel Aufwand wiederherstellen und sehr leicht verlieren. Wenn die E-Mails eines Kunden derzeit zuverlässig ankommen, besitzt er damit einen wertvollen Vermögenswert. Ihn aufzugeben hieße, dass der Kunde für Ihre Bequemlichkeit ein Risiko eingeht.
Ein Vertrag, der den Versandweg festlegt. Manche Vereinbarungen schreiben vor, wo E-Mails ihren Ursprung haben müssen. Das ist keine persönliche Vorliebe und lässt sich nicht wegdiskutieren.
Bestehendes Volumen an Transaktionsmails. Wenn die Anwendung des Kunden bereits über einen Anbieter versendet, kann auch seine normale Korrespondenz denselben Weg nehmen. So bleibt es bei einer Anbieterbeziehung statt zwei.
Institutionelle Vorsicht. Der ungenaueste und zugleich häufigste Grund: Eine verantwortliche Führungskraft fühlt sich unwohl dabei, dass E-Mails über einen noch nicht geprüften Dienstleister versendet werden. White Label SMTP löst das Problem ohne ein neues Beschaffungsverfahren.
Die Trennung lohnt sich auch ohne Kundenanforderung
Selbst wenn kein Kunde darauf besteht, schützt White Label SMTP vor einem Ausfallmuster, das mit zunehmender Größe immer teurer wird.
Bei einem gemeinsamen Versandweg beeinflusst das Verhalten jedes Kunden die Reputation aller anderen. Ein kompromittiertes Postfach, ein schlecht geplanter Massenversand oder eine Kampagne mit vielen Rückläufern genügen, und die Zustellbarkeit verschlechtert sich für den gesamten Kundenbestand. Den betroffenen Kunden können Sie die Ursache kaum erklären, denn sie liegt bei einem anderen Unternehmen.
Das Versandrouting pro Domain begrenzt solche Auswirkungen. Ein Problem auf einer Domain bleibt auf diese Domain beschränkt. Aus einem Vorfall für das gesamte Portfolio wird ein einziges unangenehmes Gespräch. Für eine Agentur mit vierzig Kundendomains ist diese Abschottung deutlich mehr wert als der Aufwand für die Einrichtung.
Wer die Authentifizierung einrichten muss
An dieser Stelle scheitern White-Label-SMTP-Konfigurationen besonders häufig, und zwar unbemerkt: Die E-Mail wird erfolgreich versendet, landet aber im Spamordner.
Beim Versand über den Relay-Server des Kunden muss dessen DNS diesen Server autorisieren. Der SPF-Eintrag des Kunden muss den Relay enthalten, und die DKIM-Signatur muss mit der Domain im From-Feld übereinstimmen. Keiner dieser DNS-Einträge liegt in Ihrer Hand. Für beide Änderungen muss daher der Kunde tätig werden. Diese Abstimmung ist der eigentliche Projektmanagement-Aufwand der Lösung.
Senden Sie eine echte Testnachricht, bevor Sie die Einrichtung als abgeschlossen betrachten. Schicken Sie sie an zwei große E-Mail-Anbieter und prüfen Sie die Header: SPF bestanden, DKIM bestanden, DMARC-Ausrichtung erfolgreich. Erst wenn alle drei Ergebnisse sichtbar sind, ist die Arbeit erledigt. Scheitert auch nur eine Prüfung, haben Sie ein System gebaut, das lediglich zu funktionieren scheint. Unsere Anleitungen zu SPF und zur DMARC-Ausrichtung erklären die nötigen Voraussetzungen.
Planen Sie den Aufwand pro Kunde und nicht nur einmal für das gesamte Projekt. Vierzig Domains bedeuten vierzig DNS-Abstimmungen mit vierzig verschiedenen Verantwortlichen, die ihre Einträge bei vierzig unterschiedlichen Registraren verwalten. Dieser Teil dauert Wochen statt Minuten.
Was weiterhin in Ihrer Hand bleibt
Bei White Label SMTP stellt der Kunde den Versandweg bereit. Alles, womit seine Mitarbeiter tatsächlich arbeiten, bleibt dagegen unter Ihrer Marke.
Die Mitarbeiter melden sich an einem Webmailer mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrer Supportadresse an. Postfächer, Aliasse, Weiterleitung und Speicher verwalten Sie über Ihr Dashboard. Bei Problemen wenden sie sich an Sie, weil die Oberfläche sie dorthin führt. Genau darin liegt der Sinn des Wiederverkaufs im Unterschied zu einer bloßen Empfehlung.
Eine Einschränkung sollten Sie offen ansprechen: Die Nachrichten-Header zeigen weiterhin, wo eine E-Mail verarbeitet wurde. Technisch versierte Personen können daher die zugrunde liegende Plattform erkennen. Das gilt für jede White-Label-E-Mail-Lösung, auch wenn ein Anbieter es nicht erwähnt. Für die Mitarbeiter eines Kunden spielt es praktisch nie eine Rolle, gelegentlich aber für dessen eigene IT-Abteilung. Dieses Gespräch führen Sie besser frühzeitig, anstatt später davon überrascht zu werden.
Kosten und Kostenträger
White Label Lite kostet $39 pro Monat oder $389 pro Jahr. Es lässt sich mit jedem E-Mail-Tarif kombinieren, auch mit dem kostenlosen. Der Preis wird nicht pro Kunde berechnet. Vierzig Kundendomains kosten genauso viel wie vier.
Die Kosten des Relay-Servers trägt der Kunde. Das ist ein erwähnenswerter wirtschaftlicher Vorteil: Sie verkaufen Verwaltung und Benutzeroberfläche weiter, nicht die Versandkapazität. Ein Kunde mit einem hohen Volumen an Transaktionsmails erhöht daher nicht Ihre Rechnung. Ihr E-Mail-Tarif deckt die Anzahl der Domains und Postfächer ab. Eine Agentur dieser Größe nutzt meist Agency für $29 pro Monat mit Platz für tausend Domains.
Damit sind die laufenden Kosten vollständig: $68 pro Monat für einen gebrandeten, mandantenfähigen E-Mail-Betrieb, bei dem jeder Kunde über seine eigene Infrastruktur versendet.
Wann Sie darauf verzichten sollten
In drei Fällen ist White Label SMTP die falsche Wahl. Wer das ignoriert, verursacht unnötige Kosten.
Der Kunde besitzt keinen Relay-Server und Sie müssten einen aufbauen. Eine neue Versandinfrastruktur für einen Kunden einzurichten, der noch keine hat, erfordert wochenlanges Aufwärmen und bringt dauerhafte Verpflichtungen mit sich. Verwalteter Versand existiert gerade deshalb, damit niemand diese Arbeit übernehmen muss. Ein neuer Relay wäre eine Verschlechterung, die lediglich als Flexibilität erscheint.
Sie müssten Infrastruktur betreuen, die Sie nicht einsehen können. Wenn der Relay-Server des Kunden keine E-Mails mehr annimmt, stoppt der Versand und der Kunde ruft Sie an. Ohne Einblick sind Sie für etwas verantwortlich, das Sie nicht diagnostizieren können. Vereinbaren Sie im Voraus, wer die Untersuchung übernimmt.
Der Kunde ist klein und die Lösung dient nur der Außenwirkung. Wenn ein Unternehmen mit zwei Personen einen eigenen Versandweg verlangt, weil das professioneller klingt, kauft es sich zusätzliche Komplexität ein, die innerhalb eines Quartals wahrscheinlich zu einer Supportanfrage führt. Verwalteter Versand ist für diesen Kunden die bessere Lösung. Das offen zu sagen, ist geschäftlich klüger, als einfach zuzustimmen.
Dieses Modell ist für Kunden sinnvoll, die bereits eine eigene Versandinfrastruktur besitzen und genau wissen, warum sie daran festhalten. Für alle anderen ist die einfachere Lösung zugleich die zuverlässigere.
