用共享链接代替大附件发送文件

电子邮件附件大小限制并不是一个固定数字。实际起作用的是邮件途经的所有服务器和网关中最小的限制，而其中大多数都不受你控制。你附上一段 30 MB 的视频，自己的服务商接受了邮件，但传输途中的某台服务器却把上限设为 20 MB。有时你会收到退信，有时邮件在被接收后才因规则进入隔离区或遭到丢弃，也没有及时、明确的通知。直到四天后客户询问文件在哪里，你才发现问题。

很多人会改用个人文件共享账户。这样一来，文件由第三方保管，并绑定在某个人的登录账户下。如果没有谨慎设置，它可能没有过期时间，而已经下载或转发的副本也无法撤回。

其实还有更妥当的做法，而且无需增加另一个产品。把文件存入与邮件账户相连的存储空间，发送共享链接，而不是把文件本身塞进邮件。文件大小不会计入邮件大小，云盘中只需保存一个副本，链接在发送后也可以关闭。不过，套餐、存储空间和下载次数的限制仍然适用。

附件限制为何存在，又为何各不相同

SMTP 本身没有为所有邮件规定统一的大小上限。每台服务器都可以公布并执行自己的限制，通常是出于运行成本的考虑：邮件系统在处理邮件和重试投递时会占用内存、磁盘和队列容量。几百封 50 MB 的邮件同时进入，就可能耗尽这些资源。

常见的限制包括：

日常使用中应遵循一条原则：传输路径上最小的限制决定结果。收件服务器前方可能还有一个你和收件人都看不到的网关。因此，文件能顺利发给同事，并不能证明它也能送达使用另一套基础设施的客户。

明确退信并不是唯一结果。有些网关会先接收邮件，再依据规则将其隔离或丢弃，而且不一定发出可靠通知。发件系统可以记录下一台服务器已经接收，但这并不保证邮件最终出现在收件人的收件箱中。

很少有人提到的 33% 额外开销

为了兼容历史上以 7 位传输为基础的电子邮件系统，二进制附件通常会先进行 Base64 编码。Base64 用四个字符表示三个字节，数据量会增加约 33%，此外还有换行符和其他 MIME 标头的开销。

磁盘上一个 20 MB 的文件，在传输时可能占用约 27 MB。遇到 25 MB 的服务器限制时，它可能会被拒收。错误消息中的大小之所以与你看到的不同，是因为它指的是编码后的邮件，而不是原始文件。

保守估算时，可以把服务商公布的限制除以 1.4，得到实际可发送的文件大小。“25 MB 限制”通常只给文件留下约 18 MB，具体数值仍取决于内容和 MIME 结构。下文介绍的自动切换也正是在这个位置触发。

附件也会消耗存储空间

把一份 15 MB 的演示文稿发给同一系统中的八位同事，实际占用可能远不止 15 MB。已发送文件夹中可能保留一份，每个收件箱中再各有一份，同一个文件最多可能占用 135 MB 配额。实际用量取决于系统的去重方式和存储规则，不能假定所有副本只保存一次。

大邮件是邮箱被占满的常见原因。在所有文件夹中搜索 larger:20M，通常会发现少量超大邮件占用了大部分配额，其中可能包括发给不同人员的同一文件副本。

使用链接就无需在每封邮件中嵌入一份副本。文件只在云盘中保存一次，八个人收到的是指向它的链接。不过，下载后仍可能产生你无法控制的副本。

用共享链接把文件发给外部人员

共享链接是用于下载云盘中某个文件的公开 URL。持有该 URL 的收件人无需账户，也不用登录。他们会看到一个简洁的页面，其中包含文件名、大小和下载按钮。

创建链接时可以设置三项内容：

• 过期时间。到达指定日期和时间后，链接会停止工作。留空则不会自动过期。
• 下载次数限制。可设为 1 至 100,000 次成功下载，达到上限后链接自动关闭。对于仅发给一人的文档，限制为 1 次可能很实用，但无法阻止对方保存或转发已经下载的文件。
• 备注。仅供内部使用，只有你能在链接列表中看到。六个月后，“Acme：已签署的工作说明”这样的备注能帮助你判断是否可以放心撤销链接。

链接过期或用尽下载次数后，只显示一条简短的“已不可用”提示，不会透露文件名、分享者或分享时间。这样，持有失效链接的人无法从中获得更多信息。

可撤销是链接相对于附件的一大优势。文件随邮件送达后，可能已被转发、归档或复制，你无法收回这些副本。链接则可以在发送后关闭，但这只会阻止今后通过该 URL 下载，并不会删除已经下载的文件。详情参阅公开共享链接。

超过 18 MB 时自动切换

如果每次写邮件时都要自己记得改用链接，这套方案的帮助就很有限。因此，编辑器会自行计算大小并选择文件的传送方式。

小于 18 MB 的文件会按普通 MIME 附件发送。文件一旦超过 18 MB，编辑器就会把它上传到云盘，并插入一条预设为最多 100 次下载的共享链接。发送前仍应检查结果，尤其是文件位置、权限和链接有效期。

普通附件每封邮件最多可有 20 个，总大小不得超过 25 MB。正文中的内嵌图片会同时计入这两项限制，因此粘贴了十五张截图的邮件未必很小。上传尚未完成时，发送按钮会保持禁用，以免文件或链接尚未准备好就发出邮件。

你也可以直接插入云盘中现有文件的链接，无需重新上传。这很适合每月要发送二十次的价目表。如果更新云盘中的同一个共享对象，使用仍然有效的链接打开文件时，看到的会是当时可用的版本。参阅通过云盘发送大附件。

用团队文件夹保存内部文件

共享链接适合提供给账户之外的人员。需要内部协作时，更适合使用共享文件夹。

账户所有者可以把文件夹标记为共享。它会出现在账户中获准访问的各个邮箱的云盘里，并带有区别于个人文件夹的标记。视现有功能和权限而定，邮箱所有者也可以从一开始就创建共享的顶层文件夹。这样，真正维护“品牌素材”的人员就能负责管理，而不必让每项请求都经过管理员。

这种共享采用二选一模式：文件夹要么共享，要么不共享，账户中获准的成员拥有读取和写入权限。系统不提供只读模式，也没有按邮箱设置的权限矩阵。如果某个文件不应由这一授权范围内的所有人编辑，就不该放入共享文件夹。请先确认账户成员范围，并阅读与团队共享文件夹的说明。

应该选择哪一种方式

值得采用的做法

默认设置过期时间。风险不只来自永久链接，更来自被遗忘的链接。九十天足以覆盖许多常见用途。如果到时仍需共享，可以创建新链接，并把新的 URL 发给收件人。

使用备注字段。三十条没有标签的共享链接很难整理，因为你无法判断哪些仍在使用。

不要把共享链接当作身份访问控制。链接很难猜中，但本质上是一个共享秘密，任何得到它的人都可以使用。对于只发给一人的文件，可用 1 次下载和较短的有效期来减少暴露，但这些设置无法阻止后续复制。真正的机密内容应使用需要身份验证并具有适当权限的机制。只有在所有相关成员都应该获得访问权时，内部共享文件夹才合适。

集中清理一次大邮件。在所有文件夹中搜索 larger:20M，把需要保留的内容移入云盘，仅删除已经核对过的邮件。能够释放多少配额因实际情况而异，可能还需要清空垃圾箱或永久删除邮件。搜索操作符参见邮箱搜索。

删除前先了解恢复规则。在适用该规则时，从云盘中删除的文件可以在回收站保留 30 天。清空回收站能够释放空间，但并不表示它一定是唯一副本，也不保证备份无法恢复。请先检查数据保留政策。

先把大文件存入云盘。如果同一文件要发送多次，先上传到云盘并重复使用一个共享链接，不要每次重新添加附件。通过 WebDAV 挂载云盘后可以在文件管理器中操作，但传输效果仍取决于客户端和网络连接。

常见问题

电子邮件附件的最大大小是多少？

所有服务器并没有统一的 SMTP 上限。每个系统都会执行自己的规则，传输路径上最小的限制可能决定最终结果。Gmail 和许多 Microsoft 365 配置的上限约为 25 MB，企业网关则可能更低。考虑 Base64 编码和额外 MIME 数据后，25 MB 的限制通常只允许约 18 MB 的文件。

文件小于限制，附件为什么仍因大小被拒收？

Base64 编码会增加约 33% 的数据，此外还有一些 MIME 开销。错误消息显示的可能是传输中编码后邮件的大小，而不是磁盘上原始文件的大小。

收件人需要账户才能打开共享链接吗？

不需要。持有 URL 的人会看到带有文件名、大小和按钮的下载页面，无需登录或注册。

共享链接发出后还能撤销吗？

可以。你随时可以在共享链接列表中关闭它。此后访问会显示“已不可用”页面。撤销只会阻止通过该 URL 进行新的下载，无法收回先前下载的副本。

共享链接会占用存储空间吗？

文件本身作为云盘项目计入一次。链接只增加少量元数据，为同一文件创建十条链接不会存储十份内容。收件人下载或制作的副本不在此计算范围内。

共享链接达到下载次数上限后会怎样？

链接会停止工作，并显示与过期链接相同的通用不可用页面。如果仍需分享文件，请新建链接并检查其有效期和次数限制。

共享文件夹与共享邮箱相同吗？

不同。共享文件夹保存文件，向授权范围内的账户用户开放。共享邮箱保存邮件，并有明确指定、各自拥有权限的成员。两者只是名称中都有“共享”，实际是不同功能。