Hunderte Postfächer ohne Gebühren pro Benutzer verwalten

Hunderte Postfächer klingen nach einem Großunternehmen, doch meist steckt etwas anderes dahinter. Eine Hausverwaltung benötigt eine Adresse pro Objekt, ein Hersteller eine pro Fertigungslinie, ein Verband stellt jedem Mitglied eine Adresse bereit oder eine Beratungsgesellschaft ordnet Korrespondenz lieber dem Auftrag als dem jeweiligen Mitarbeiter zu. Keines dieser Unternehmen beschäftigt zwangsläufig Hunderte Menschen.

Eine Abrechnung pro Nutzer macht solche Modelle unbezahlbar, weil sie Postfächer mit Personen gleichsetzt. Dieser Beitrag zeigt, was Hunderte Postfächer bei einem anderen Preismodell tatsächlich kosten, welche Grenze an die Stelle der hohen Rechnung tritt und wann dieser Ansatz nicht mehr sinnvoll ist.

Die Kosten auf einen Blick

Bei $7 pro Nutzer, dem Preis von Google Workspace Business Starter, kosten fünfhundert Postfächer $42,000 im Jahr. Bei dieser Summe endet die Überlegung meist, bevor sie richtig begonnen hat. Deshalb ziehen viele Unternehmen mit einem solchen Bedarf diese Lösung gar nicht erst ernsthaft in Betracht.

Unsere Tarife begrenzen stattdessen die Anzahl je nach Tarifstufe:

Fünfhundert Postfächer im Agency-Tarif kosten somit $279 statt $42,000 pro Jahr. Das ist kein Rabatt, sondern ein anderes Preismodell. Sie erwerben Kapazität, statt einzelne Nutzerplätze zu mieten. Die Anzahl der Adressen ist damit keine finanzielle Entscheidung mehr.

Welche Grenze die Nutzergebühr ersetzt

Hunderte Postfächer ohne Kosten pro Nutzer zu betreiben bedeutet nicht, dass es gar keine Grenzen mehr gibt. Der entscheidende Engpass verlagert sich auf den Speicherplatz. Das wird leicht übersehen, weil nach dem Wegfall der Nutzergebühr oft überhaupt keine Einschränkung mehr erwartet wird.

Die 200 GB des Agency-Tarifs ergeben bei fünfhundert Postfächern jeweils etwa 410 MB. Für Adressen mit gewöhnlicher Geschäftskorrespondenz reicht das über Jahre. Empfangen die Adressen regelmäßig Fotos, Zeichnungen oder gescannte Unterlagen, kann der Platz schon nach wenigen Monaten knapp werden. Da sich alle Postfächer den Speicher teilen, verbraucht ein besonders großes Postfach die Kapazität, mit der andere gerechnet haben.

Dafür gibt es zwei Lösungen. Speicherquoten pro Postfach verhindern, dass eine einzelne Adresse den gemeinsamen Speicher aufbraucht. Diese sollten Sie vor der Bereitstellung von Hunderten Postfächern einrichten und nicht erst, nachdem jemand den gesamten Platz belegt hat. Außerdem lässt sich die Kapazität mit dem Drive-Add-on ab $3.20 pro Monat erhöhen. Wenn Sie nur mehr Speicher benötigen, ist das günstiger als der Wechsel in eine höhere Tarifstufe.

Vor dem Start lohnt sich eine einfache Rechnung: Schätzen Sie das jährliche Nachrichtenvolumen pro Adresse, multiplizieren Sie es mit der Anzahl der Adressen und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem verfügbaren Gesamtspeicher. Ist die Reserve zu gering, entscheiden Sie sich frühzeitig für Speicherquoten, zusätzlichen Speicher oder eine Aufbewahrungsrichtlinie. Alle drei lassen sich am Anfang leichter einrichten als später.

Hunderte Postfächer ohne eine Woche Aufwand bereitstellen

Fünfhundert Postfächer von Hand anzulegen ist kein tragfähiger Plan. Die gewählte Bereitstellungsmethode entscheidet darüber, ob die Umgebung dauerhaft überschaubar bleibt.

Bei der Massenerstellung wird eine Liste in einem einzigen Vorgang verarbeitet. Aus einem Nachmittag Arbeit wird so eine Minute. Werden die Postfächer von echten Personen genutzt, kommt es besonders auf Einladungen zur Einrichtung an. Jeder Nutzer erhält einen Link und legt sein eigenes Passwort fest. So muss niemand die Zugangsdaten anderer Personen verwalten. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag über das massenhafte Erstellen von Postfächern.

Gehören die Postfächer dagegen zu Objekten statt zu Personen, etwa Immobilien, Maschinen oder Auftragsnummern, muss niemand eingeladen werden. Entscheidend ist dann ein Benennungsschema, das sich aus bereits verwendeten Kennungen ableitet. Muss jedes Mal nachgeschlagen werden, welche Adresse zu welcher Einheit gehört, werden aus Hunderten Postfächern Hunderte kleine Unklarheiten.

Für eine fortlaufende Bereitstellung empfiehlt sich die API. Dann erstellt dasselbe System sowohl den zugrunde liegenden Datensatz als auch die dazugehörige Adresse, sodass beide nicht auseinanderlaufen können.

Wer die Nachrichten tatsächlich liest

Bei Hunderten Postfächern wird diese Frage oft zuletzt beantwortet, obwohl sie an den Anfang gehört. Die Antwort verändert den gesamten Aufbau.

Hat jede Adresse genau einen Besitzer, genügen gewöhnliche Postfächer, in die sich jeder Nutzer selbst anmeldet. Benötigen mehrere Personen dieselbe Adresse, wie es bei Projekten oder Immobilien üblich ist, eignen sich gemeinsame Postfächer mit Mitgliedschaften. Der Nachrichtenverlauf bleibt bei der Adresse, und der Zugriff wird gezielt erteilt, statt Zugangsdaten weiterzugeben. Für gemeinsame Postfächer gilt eine Obergrenze pro Domain: fünf im Starter-, fünfzehn im Pro- und dreißig im Agency-Tarif. Prüfen Sie frühzeitig, ob dieses Kontingent zu Ihrem Bedarf passt.

Wenn niemand die Postfächer regelmäßig liest und sie lediglich Nachrichten entgegennehmen sollen, genügt meist eine Catch-all-Adresse mit wenigen echten Postfächern im Hintergrund. Hunderte Postfächer, die niemand öffnet, sind Hunderte zusätzliche Verwaltungsobjekte ohne Nutzen. Hunderte erreichbare Adressen sind dagegen eine andere und deutlich günstigere Anforderung.

Wann dieses Modell nicht mehr passt

In drei Situationen ist das Modell tatsächlich ungeeignet. Das sollten Sie besser vorab wissen.

Sie benötigen Software für jeden Nutzer und nicht nur E-Mail. Wenn Sie Nutzerplätze wegen Dokumentbearbeitung, Videokonferenzen und einem Unternehmensverzeichnis zählen, kaufen Sie eine Produktivitätssuite, bei der E-Mail nur eine von mehreren Funktionen ist. TrekMail ersetzt diese Anwendungen nicht. Ein Vergleich allein anhand des Postfachpreises geht deshalb am tatsächlichen Bedarf vorbei.

Jedes Postfach wird intensiv genutzt. Das Preismodell geht davon aus, dass die meisten Adressen wenig Verkehr haben. Fünfhundert Personen, die den ganzen Tag Nachrichten senden und empfangen, erzeugen eine andere Last. Der gemeinsame Speicher wird diese Belastung als Erstes spüren.

Sie benötigen Tausende statt Hunderte Postfächer. Ab einigen Tausend aktiven Postfächern kann der Eigenbetrieb wieder günstiger werden. Lassen Sie daher beide Varianten kalkulieren, statt davon auszugehen, dass ein gehosteter Dienst unbegrenzt die günstigere Lösung bleibt.

Erst testen, dann langfristig entscheiden

Die endgültige Struktur muss nicht vom ersten Tag an feststehen. Stellen Sie zunächst fünfzig Postfächer bereit, nutzen Sie sie ein Quartal lang und prüfen Sie anschließend, wo Ihre Annahmen zu Benennung, Speicherquoten und Zuständigkeiten nicht gestimmt haben. Bei einem dieser Punkte werden Sie wahrscheinlich nachbessern müssen. Bei fünfzig Postfächern ist das einfach, bei fünfhundert deutlich aufwendiger.

Dieser Test ist möglich, weil fünfzig Postfächer genauso viel kosten wie fünfhundert. Während der Erprobung läuft kein Gebührenzähler für jedes einzelne Postfach. Der Pilot verursacht daher keine Zusatzkosten, und die anschließende Einführung wird zu einer organisatorischen statt zu einer finanziellen Entscheidung. Genau darum geht es: Hunderte Postfächer müssen nicht mehr wirtschaftlich gerechtfertigt, sondern lediglich sinnvoll organisiert werden.