Centenas de caixas de e-mail sem cobrança por usuário

Centenas de caixas postais parecem coisa de uma grande empresa, mas normalmente não são. Pode ser uma imobiliária com um endereço para cada imóvel, uma indústria com um para cada linha de produção, uma associação que oferece um endereço a cada membro ou uma consultoria que decidiu vincular a correspondência ao trabalho, e não ao funcionário. Nenhuma dessas organizações tem centenas de empregados.

A cobrança por usuário inviabiliza todos esses cenários, pois parte do princípio de que caixas postais e pessoas são a mesma coisa. Este artigo mostra quanto custa manter centenas de caixas quando essa relação não existe, qual limite substitui a cobrança e em que ponto esse modelo deixa de fazer sentido.

As contas, sem rodeios

A $7 por usuário, valor do Google Workspace Business Starter, quinhentas caixas postais custam $42,000 por ano. Esse número encerra a conversa antes mesmo de ela começar. Por isso, a maioria das empresas com esse tipo de necessidade nem chega a considerar seriamente a opção.

Nossos planos estabelecem limites por categoria:

Assim, quinhentas caixas postais no plano Agency custam $279 por ano, em vez de $42,000. A diferença não é um desconto, mas outro modelo de preços. Você compra capacidade em vez de alugar licenças, e o número de endereços deixa por completo de ser uma decisão financeira.

O limite que substitui a cobrança

Manter centenas de caixas postais sem uma cobrança por usuário não elimina todos os limites. O principal passa a ser o armazenamento, algo que surpreende porque, sem a conta por licença, é fácil esquecer que ainda existe uma restrição.

Os 200 GB do Agency, divididos entre quinhentas caixas, equivalem a aproximadamente 410 MB para cada uma. Para endereços que recebem correspondência comum, isso representa anos de folga. Para os que recebem fotografias, projetos ou documentos digitalizados, pode durar apenas alguns meses. Como o espaço é compartilhado, uma única caixa com uso intenso consome a capacidade com a qual as demais contavam.

Duas medidas resolvem essa questão. As cotas por caixa impedem que um único endereço ocupe todo o espaço. Essa configuração deve ser feita antes de criar centenas de caixas, e não depois que alguém lotar o armazenamento. Além disso, o complemento Drive amplia a capacidade a partir de $3.20 por mês, o que sai mais barato do que mudar de categoria de plano quando você só precisa de mais espaço.

Vale fazer a conta antes de começar: estime o volume anual de e-mails por endereço, multiplique pelo número de endereços e compare o resultado com a capacidade compartilhada. Se o número parecer alto demais, decida se precisa de cotas, armazenamento adicional ou uma política de retenção. É mais fácil configurar qualquer uma dessas opções desde o início.

Crie as caixas sem perder uma semana

Criar quinhentas caixas postais à mão não é um plano viável, e o método escolhido determinará se a administração continuará simples.

A criação em massa recebe uma lista e provisiona todas as caixas em uma única operação, reduzindo uma tarde de trabalho a um minuto. Quando as caixas pertencem a pessoas, os convites de configuração são a parte mais importante: cada usuário recebe um link e define a própria senha, sem que ninguém precise lidar com as credenciais de outra pessoa. Explicamos o processo no artigo sobre criação de caixas postais em massa.

Quando as caixas pertencem a itens, e não a pessoas, como imóveis, máquinas ou números de serviço, não há convite a enviar. Nesse caso, o mais útil é adotar um padrão de nomes baseado no identificador que você já utiliza. Se alguém precisar pesquisar qual endereço corresponde a cada unidade, centenas de caixas postais se transformarão em centenas de pequenas dúvidas.

Para um processo contínuo, o provisionamento por API permite que os endereços sejam criados pelo mesmo sistema que gera o registro correspondente. Assim, os dois nunca ficam dessincronizados.

Quem realmente lê as mensagens

Ao lidar com centenas de caixas postais, essa é a pergunta que costuma ser respondida por último, mas deveria vir primeiro, pois muda toda a configuração.

Se cada endereço tem um único responsável, basta usar caixas comuns e permitir que cada pessoa acesse a sua. Se várias pessoas precisam usar o mesmo endereço, como geralmente acontece quando ele pertence a um projeto ou imóvel, a melhor opção são caixas postais compartilhadas com membros. Dessa forma, o histórico permanece vinculado ao endereço e o acesso é concedido, não repassado. Há um limite por domínio: cinco no Starter, quinze no Pro e trinta no Agency. Vale comparar esse limite com a quantidade necessária logo no início.

Se ninguém lê essas caixas regularmente e elas existem apenas para receber mensagens, a configuração mais simples é um endereço catch-all com poucas caixas reais por trás. Centenas de caixas que ninguém abre representam centenas de itens sem utilidade para administrar. Centenas de endereços que direcionam as mensagens ao lugar certo são uma proposta diferente e mais econômica.

Quando esse modelo deixa de funcionar

Há três situações em que o modelo realmente não atende. É melhor conhecê-las agora.

Você precisa de software para cada usuário, não apenas de e-mail. Se está contando licenças por causa de edição de documentos, videochamadas e um diretório, o que procura é um pacote de produtividade no qual o e-mail é apenas um recurso secundário. Nada aqui substitui esse pacote, e comparar as duas opções pelo preço da caixa postal ignora o que você está realmente comprando.

Todas as caixas têm uso intenso. A viabilidade econômica pressupõe que a maioria dos endereços tenha pouco movimento. Quinhentas pessoas enviando e recebendo mensagens o dia inteiro representam outra carga de trabalho, e o primeiro limite a aparecer será o armazenamento compartilhado.

Você precisa de milhares de caixas, não de centenas. Acima de alguns milhares de caixas ativas, a hospedagem própria volta a levar vantagem no custo. A recomendação mais honesta é calcular as duas opções, em vez de presumir que a hospedagem gerenciada continuará mais barata para sempre.

Comece sem assumir um compromisso definitivo

O modelo não precisa nascer pronto. Crie as primeiras cinquenta caixas, use-as durante três meses e descubra o que estava errado no padrão de nomes, nas cotas ou na definição de quem lê cada endereço. Você provavelmente errará em um desses pontos, e corrigir cinquenta caixas é muito mais simples do que corrigir quinhentas.

Isso é possível porque cinquenta caixas custam o mesmo que quinhentas. Não há uma cobrança por caixa funcionando enquanto você testa. Portanto, o projeto piloto não gera custo adicional e a implantação se torna uma decisão administrativa, não orçamentária. Essa inversão é justamente a ideia: centenas de caixas postais deixam de ser algo que você precisa justificar e passam a ser algo que precisa organizar.