Как управлять сотнями ящиков без оплаты за пользователя

Сотни почтовых ящиков кажутся признаком крупной компании, хотя обычно это не так. Например, агентству по аренде нужен отдельный адрес для каждого объекта, производителю для каждой линии, ассоциации для каждого участника. Или консалтинговая компания решила привязать переписку к проектам, а не к сотрудникам. Ни в одном из этих случаев речь не идёт о сотнях работников.

Модель оплаты за каждого пользователя делает такие сценарии невозможными, поскольку приравнивает почтовый ящик к человеку. Разберём, во сколько на самом деле обходятся сотни ящиков при иной модели, какое ограничение приходит на смену высокой стоимости и где такой подход перестаёт быть разумным.

Простая арифметика

При цене $7 за пользователя в Google Workspace Business Starter пятьсот почтовых ящиков обойдутся в $42,000 в год. Эта сумма завершает обсуждение, едва оно началось. Поэтому большинство компаний с подобными потребностями даже не рассматривают такой вариант всерьёз.

В наших тарифах вместо этого установлены лимиты по уровням:

Таким образом, пятьсот ящиков на тарифе Agency стоят $279 в год вместо $42,000. Это не скидка, а другая модель ценообразования. Вы покупаете объём ресурсов, а не арендуете рабочие места, поэтому количество адресов вообще перестаёт быть финансовым решением.

Какое ограничение заменяет оплату за пользователей

Возможность содержать сотни ящиков без оплаты за каждого пользователя не отменяет все лимиты. Главным ограничением становится объём хранилища. Это часто застаёт компании врасплох, поскольку после исчезновения высокой стоимости они уже не ожидают никаких ограничений.

Если разделить 200 GB тарифа Agency между пятьюстами ящиками, на каждый придётся примерно 410 MB. Для адресов с обычной деловой перепиской такого запаса хватит на годы. Если же на них приходят фотографии, чертежи или отсканированные документы, места может хватить всего на несколько месяцев. Поскольку хранилище общее, один особенно активный ящик расходует объём, на который рассчитывали остальные.

Есть два способа решить эту проблему. Квоты на отдельные ящики не позволяют одному адресу занять всё хранилище. Их нужно настроить до создания сотен ящиков, а не после того, как кто-то заполнит доступное место. Дополнение Drive увеличивает объём по цене от $3.20 в месяц. Если вам требуется только дополнительное хранилище, это дешевле перехода на более высокий тариф.

До начала работы стоит выполнить простой расчёт: оцените годовой объём писем для одного адреса, умножьте его на количество адресов и сравните результат с общим хранилищем. Если запаса слишком мало, заранее выберите квоты, дополнительный объём или политику хранения. Любой из трёх вариантов проще внедрить с самого начала.

Как создать сотни ящиков и не потратить неделю

Создавать пятьсот почтовых ящиков вручную бессмысленно. От выбранного способа зависит, останется ли система управляемой.

При массовом создании система получает список и добавляет все ящики за одну операцию. То, на что ушла бы половина дня, занимает всего минуту. Если ящики предназначены конкретным людям, важнее всего приглашения для настройки. Каждый человек получает ссылку и самостоятельно задаёт пароль, поэтому никому не приходится иметь дело с чужими учётными данными. Подробнее об этом рассказано в статье про массовое создание почтовых ящиков.

Если ящики относятся не к людям, а к объектам, например недвижимости, оборудованию или номерам заказов, приглашения не нужны. Главное в таком случае использовать единую схему названий на основе уже принятого идентификатора. Если каждый раз приходится выяснять, какой адрес относится к какому объекту, сотни ящиков превращаются в сотни мелких затруднений.

Для постоянного процесса лучше создавать ящики через API. Тогда адрес добавляет та же система, которая создаёт основную запись, и данные не смогут разойтись.

Кто будет читать эти письма

При работе с сотнями ящиков этот вопрос часто задают последним, хотя начинать нужно именно с него. Ответ полностью меняет схему настройки.

Если у каждого адреса один владелец, достаточно обычных почтовых ящиков, в которые пользователи входят самостоятельно. Если один адрес нужен нескольким людям, что часто бывает с адресами проектов или объектов недвижимости, лучше использовать общие почтовые ящики с участниками. Тогда история остаётся привязанной к адресу, а доступ предоставляется сотрудникам без передачи пароля. Количество таких ящиков ограничено для каждого домена: пять на Starter, пятнадцать на Pro и тридцать на Agency. Этот лимит стоит сопоставить с потребностями заранее.

Если никто регулярно не читает эти ящики и они нужны лишь для приёма входящих писем, проще включить сбор всей почты домена и оставить за ним небольшое число настоящих ящиков. Сотни ящиков, которые никто не открывает, означают сотни объектов администрирования без всякой пользы. Сотни действующих адресов без отдельных ящиков представляют собой совсем другую и более дешёвую задачу.

Когда эта модель перестаёт работать

Есть три ситуации, в которых такой подход действительно не подходит. Лучше знать о них заранее.

Вам нужны приложения для каждого пользователя, а не только электронная почта. Если количество лицензий зависит от потребности в редакторе документов, видеозвонках и корпоративном каталоге, вы покупаете пакет офисных сервисов, где почта лишь одна из функций. TrekMail его не заменяет, а сравнение только по стоимости ящика не учитывает реальный предмет покупки.

Каждый ящик действительно используется очень активно. Экономическая модель предполагает, что большинство адресов получает немного писем. Пятьсот человек, которые весь день отправляют и получают сообщения, создают совсем другую нагрузку. Первым это почувствует общее хранилище.

Вам нужны тысячи активных ящиков, а не сотни. После нескольких тысяч активных ящиков самостоятельное размещение снова может оказаться выгоднее. Честный совет состоит в том, чтобы рассчитать оба варианта, а не считать, что размещённый сервис всегда останется дешевле.

Как начать без долгосрочных обязательств

Необязательно сразу внедрять окончательную схему. Создайте первые пятьдесят ящиков, используйте их три месяца и выясните, в чём ошиблись при выборе названий, квот или распределении того, кто какие ящики читает. Почти наверняка один из этих аспектов придётся скорректировать. Сделать это для пятидесяти ящиков легко, а для пятисот уже значительно сложнее.

Такой пилот возможен потому, что пятьдесят ящиков стоят столько же, сколько пятьсот. Во время эксперимента нет счётчика оплаты за каждый ящик, поэтому пробный запуск не требует дополнительных затрат, а масштабирование становится административным, а не бюджетным решением. В этом и состоит главное преимущество: сотни почтовых ящиков больше не нужно финансово обосновывать, их нужно лишь грамотно организовать.