Bevor Sie eine Help-Scout-Alternative erwägen, sollte ein Vorteil nicht unerwähnt bleiben, den viele Vergleiche übergehen: Der kostenlose Tarif umfasst laut den beschriebenen Konditionen bis zu fünf Benutzer, einen gemeinsamen Posteingang und eine Docs-Website. Für ein kleines Team, das eine einzige Adresse betreut, kann das tatsächlich genügen. Trifft das auf Sie zu, können Sie hier aufhören zu lesen und diesen Tarif nutzen.
Dieser Vergleich richtet sich an alle jenseits dieser Grenze: Dort beginnt die Abrechnung pro Benutzer, jeder weitere Posteingang kostet zusätzlich und es fällt auf, dass man einen Kundensupport-Anbieter für eine Funktion bezahlt, die beim eigenen E-Mail-Anbieter fehlt.
Womit die Preise einer Help-Scout-Alternative verglichen werden
Laut der Preisseite gelten bei monatlicher Abrechnung pro Benutzer folgende Konditionen:
| Tarif | Preis | Benutzer | Zusätzliche Leistungen |
|---|---|---|---|
| Free | $0 | Bis zu 5 | 1 Posteingang, 1 Docs-Website |
| Standard | $25/user/mo | Bis zu 25 | Mehrere Posteingänge, Live-Chat, Instagram, Messenger |
| Plus | $45/user/mo | Bis zu 50 | Erweiterte Workflows, KI-Entwürfe, Salesforce und HubSpot |
| Pro | $75/user/mo | Mindestens 10 | Unbegrenzte Workflows, SSO/SAML, HIPAA, Onboarding |
Der kostenlose Tarif wird als eigenständiges Produkt und nicht als Testversion angeboten. Das ist in dieser Kategorie ungewöhnlich: Fronts Einstiegstarif beginnt laut dem beschriebenen Stand bei $25 pro Platz und setzt zehn Plätze voraus.
Planen sollte man vor allem den Sprung. Sechs Personen benötigen Standard, sodass ein Team beim Wachstum um eine Person von null auf $1,800 pro Jahr kommt. Für Pro gelten mindestens zehn Benutzer, also $9,000 pro Jahr, noch bevor weitere Personen hinzukommen.
Die unerwartete Zusatzgebühr
Zusätzliche Posteingänge kosten laut den beschriebenen Konditionen jeweils $10 pro Monat. Eine zusätzliche Docs-Website kostet $20.
Diese Position verdient Aufmerksamkeit, denn die meisten Unternehmen beantworten mehr als eine Adresse. support@, sales@, billing@, careers@ und je nach Arbeitsweise zusätzlich eine Adresse pro Kunde oder Produkt. Der kostenlose Tarif enthält genau einen Posteingang. Jeder weitere, der nicht im jeweiligen Tarif enthalten ist, kostet zusätzlich zur Benutzergebühr $120 pro Jahr.
Sechs Personen im Standard-Tarif ergeben $1,800 pro Jahr für Benutzerplätze, noch vor dem ersten zusätzlichen Posteingang. Daran wird eine Help-Scout-Alternative gemessen. Die Summe steigt in Schritten von $120, sobald eine weitere Adresse von einer Gruppe betreut werden soll.
Hinzu kommt AI Answers für $0.75 pro Lösung. Diese Funktion wird nach Nutzung statt pauschal abgerechnet, sodass sich die Rechnung mit dem Volumen verändert. Das kann sinnvoll sein, wenn dadurch Tickets vermieden werden, sollte aber vor der Aktivierung kalkuliert werden.
Was keine Help-Scout-Alternative ersetzt
Es wäre unredlich, Help Scout lediglich als teuren gemeinsamen Posteingang darzustellen. Help Scout ist Kundensupport-Software. Eine Help-Scout-Alternative in Form eines E-Mail-Hosters ersetzt einen Teil davon, andere Bestandteile jedoch nicht.
Workflows und Automatisierung. Regeln für Zuweisung, Kennzeichnung und Eskalation, die ein normales Postfach nicht bietet.
Docs. Eine gehostete Wissensdatenbank, die mit den Konversationen verbunden ist und ein eigenständiges Produkt darstellt.
Kanäle neben E-Mail. Live-Chat, Instagram und Messenger in derselben Warteschlange.
Berichte und Compliance. Volumen pro Supportmitarbeiter, Lösungsquoten, SSO und SAML sowie HIPAA im Pro-Tarif.
Wenn Sie diese Funktionen nutzen, fordert dieser Artikel Sie nicht zum Wechsel auf. Er soll verdeutlichen, welcher Teil der Rechnung diese Leistungen finanziert.
Wie eine Help-Scout-Alternative das Modell verändert
Bei einer Help-Scout-Alternative, in der die gemeinsame Adresse Bestandteil des Postfachs und kein zusätzliches Produkt ist, ändern sich drei Dinge.
Gemeinsame Adressen werden nicht einzeln abgerechnet. Gemeinsame Postfächer sind im Rahmen der aktuellen Tarifgrenzen enthalten: 5 bei Starter, 15 bei Pro und 30 pro Domain bei Agency. Durch echte Mitgliedschaften sehen alle den vollständigen Verlauf einschließlich der Antworten ihrer Kollegen, was das Risiko doppelter Antworten an denselben Kunden senkt. Es gibt keine Gebühr pro Posteingang, weil ein Posteingang keine separate Abrechnungseinheit ist.
Sie lassen sich in Outlook und Apple Mail öffnen. Bei korrekter IMAP-Konfiguration und Unterstützung durch den Client erscheint ein gemeinsames Postfach neben dem persönlichen Postfach, ohne gemeinsames Passwort und ohne zusätzlichen Browser-Tab. Supportlösungen setzen dagegen meist ihre eigene Oberfläche voraus.
Funktionsadressen kosten im Rahmen der Tarifgrenzen nichts zusätzlich. billing@, careers@ und press@ sind Aliase oder Postfächer statt monatlicher Positionen von $10. Mit einer Catch-all-Weiterleitung erreicht selbst eine nie eingerichtete Adresse einen Empfänger.
Klar gesagt: Es gibt keine Wissensdatenbank, keinen Live-Chat, kein Instagram, keine Berichte pro Supportmitarbeiter und keinen HIPAA-Tarif. Diese Funktionen gehören zum Produkt von Help Scout und sind hier nicht enthalten.
Das Fazit für verschiedene Anforderungen
Ob eine Help-Scout-Alternative passt, hängt davon ab, ob Sie einen Supportdesk betreiben oder E-Mails lediglich gemeinsam beantworten.
Ein Team mit höchstens fünf Personen und einer Adresse. Nutzen Sie den kostenlosen Tarif von Help Scout, sofern die genannten Bedingungen weiter gelten. Er kostet nichts und leistet mehr als ein normales Postfach. Das ist die ehrliche Antwort, auch wenn sie nicht dem erwartbaren Ziel dieses Artikels entspricht.
Ein Team mit mehr als fünf Personen oder mehreren Adressen. Hier kann eine Help-Scout-Alternative klar günstiger ausfallen. Sechs Personen im Standard-Tarif kosten nach den beschriebenen Konditionen $1,800 pro Jahr für Benutzerplätze, zuzüglich $120 für jede gemeinsame Adresse oberhalb des enthaltenen Kontingents. Wenn tatsächlich nur mehrere Personen mehrere Adressen mit geringerem Risiko doppelter Antworten betreuen sollen, ist das eine E-Mail-Funktion. Sie sollte dort enthalten sein, wo bereits die Postfächer liegen, zusammen mit Funktionsadressen ohne Zusatzkosten innerhalb der Tarifgrenzen, Speichergrenzen pro Adresse, Filtern bei der Zustellung und Zwei-Faktor-Schutz für jedes Postfach.
Ein Supportdesk mit Wissensdatenbank und Chat. Bleiben Sie bei der Supportlösung. Docs, Workflows, Live-Chat und Berichte sind das eigentliche Produkt, das kein E-Mail-Hoster vollständig ersetzt.
E-Mail für mehrere Unternehmen. Eine Abrechnung pro Benutzer über sämtliche Kundenteams hinweg plus $10 je Kundenposteingang kann schnell wachsen. Dem steht ein Konto für alle Kundendomains gegenüber, Einladungen, über die Mitarbeiter eigene Passwörter festlegen, integrierte Verifizierung, rechtsläufige und linksläufige Sprachen unter den dreizehn unterstützten Sprachen sowie Ihr eigenes Branding auf der Anmeldeoberfläche.
Kurz gesagt: Kaufen Sie Supportsoftware, wenn Sie professionellen Support abwickeln. Kaufen Sie sie nicht nur deshalb, weil Ihr E-Mail-Anbieter gemeinsame Postfächer nicht sinnvoll gelöst hat.
Häufig gestellte Fragen
Ist Help Scout kostenlos?
Ja, laut den beschriebenen Konditionen für bis zu fünf Benutzer mit einem Posteingang und einer Docs-Website. Es handelt sich um einen regulären Tarif statt um eine Testversion. Mit der sechsten Person ist Standard zu $25 pro Benutzer und Monat erforderlich.
Was kosten zusätzliche Posteingänge?
Nach den beschriebenen Konditionen jeweils $10 pro Monat, zusätzliche Docs-Websites kosten $20. Das sind $120 pro Jahr und Adresse oberhalb des Tarifkontingents. Diese Kosten werden leicht übersehen, weil sie für jede von einer Gruppe betreute Adresse erneut anfallen.
Was unterscheidet ein Shared-Inbox-Tool von einem gemeinsamen Postfach?
Beim Kernproblem, also wenn mehrere Personen eine Adresse beantworten und alle den vollständigen Verlauf sehen sollen, gibt es keinen wesentlichen Unterschied. Darüber hinaus ergänzt eine Supportlösung Workflows, Wissensdatenbank, Chat und Berichte, die ein Postfach nicht bietet.
Kann ich ein gemeinsames Postfach mit Outlook verwenden?
Ja, sofern der Client und die IMAP-Konfiguration dies unterstützen. Dann erscheint es ohne gemeinsames Passwort neben Ihrem persönlichen Postfach. Supportplattformen erwarten normalerweise, dass Sie in ihrer eigenen Oberfläche arbeiten.
Ist eine Help-Scout-Alternative günstiger?
Bei weniger als sechs Benutzern und einer Adresse nicht, denn kostenlos ist günstiger. Oberhalb dieser Grenze ist sie häufig günstiger. Der Abstand kann mit jeder weiteren gemeinsamen Adresse wachsen, die nach den beschriebenen Konditionen $10 im Monat kostet.
Was verliere ich bei einem Wechsel?
Docs, Workflows und Automatisierung, Live-Chat und soziale Kanäle, Berichte pro Supportmitarbeiter, SSO und den HIPAA-Tarif. Prüfen Sie vor einer Kündigung, welche dieser Funktionen Sie tatsächlich verwenden.
Kann ich während der Entscheidung beide Lösungen betreiben?
Ja, und ein Paralleltest ist sinnvoll. Belassen Sie den Supportdesk an einer Adresse und verschieben Sie einige Funktionsadressen für zwei Wochen in gemeinsame Postfächer. Vergleichen Sie anschließend, welche Aufgaben beide Lösungen tatsächlich für Sie übernehmen.
