Help Scout-alternatief: wanneer extra inboxen duur worden

Voordat je een alternatief voor Help Scout overweegt, verdient het bedrijf erkenning voor iets wat in de meeste vergelijkingen wordt overgeslagen: het beschreven gratis abonnement ondersteunt maximaal vijf gebruikers met één gedeelde inbox en één Docs-site. Voor een klein team dat één adres beantwoordt, is dat echt voldoende. Is dat jouw situatie, stop dan met lezen en gebruik het.

Dit artikel is voor iedereen die dat punt voorbij is: zodra de prijs per gebruiker ingaat, elke extra inbox geld kost en je merkt dat je een klantenserviceplatform betaalt voor iets wat je mailprovider niet biedt.

Waarmee de prijs van een Help Scout-alternatief wordt vergeleken

Volgens de prijspagina, gefactureerd per gebruiker per maand:

Het beschreven gratis niveau is een echt product en geen proefversie. Dat is ongebruikelijk in deze categorie: het instapabonnement van Front begint bij $25 per plek, met een minimum van tien plekken.

De overstap is waar je rekening mee moet houden. Volgens de beschreven voorwaarden betekent zes mensen Standard, dus een team dat met één persoon groeit, gaat van niets naar $1,800 per jaar. Voor Pro geldt een minimum van tien gebruikers, dus dat kost $9,000 per jaar voordat je kijkt hoeveel mensen er werkelijk zijn.

De kostenpost die mensen verrast

Volgens de beschreven prijzen kosten extra inboxen elk $10 per maand. Extra Docs-sites kosten $20.

Die regel verdient aandacht, want de meeste bedrijven hebben meer dan één adres dat door medewerkers wordt beantwoord. support@, sales@, billing@, careers@, plus één per klant of product als je zo werkt. Het gratis abonnement bevat er precies één. Elke inbox boven het aantal in je abonnement kost, naast de prijs per gebruiker, $120 per jaar.

Zes mensen met Standard kosten $1,800 per jaar aan gebruikersplekken voordat er één extra inbox is toegevoegd. Dat is het bedrag waartegen een alternatief voor Help Scout wordt afgewogen. Telkens wanneer het bedrijf een nieuw adres door een groep wil laten beantwoorden, stijgt het in stappen van $120.

Daarnaast is er AI Answers voor $0.75 per oplossing. Die prijs is gebaseerd op gebruik en niet op een vast bedrag, waardoor de rekening met het volume meebeweegt. Dat kan verstandig zijn als het tickets voorkomt, maar modelleer de kosten voordat je het inschakelt.

Wat geen enkel alternatief voor Help Scout vervangt

Een vergelijking die Help Scout neerzet als alleen een te dure gedeelde inbox zou oneerlijk zijn. Help Scout is klantenservicesoftware. Een alternatief dat als mailhost werkt, vervangt een deel daarvan en de rest helemaal niet.

Workflows en automatisering. Regels voor routering, labels en escalatie die een gewone mailbox niet heeft.

Docs. Een gehoste kennisbank die aan gesprekken is gekoppeld en op zichzelf al een volledig product is.

Kanalen naast e-mail. Livechat, Instagram en Messenger in dezelfde wachtrij.

Rapportage en compliance. Volume per medewerker, oplossingspercentages, SSO en SAML, en HIPAA bij Pro.

Gebruik je die functies, dan beweert dit artikel niet dat je moet vertrekken. Het punt is dat je moet weten welk deel van de rekening ervoor betaalt.

Waar een Help Scout-alternatief een andere vorm krijgt

Drie dingen veranderen bij een alternatief waarbij het gedeelde adres onderdeel van de mailbox is, in plaats van een product dat erbovenop ligt.

Gedeelde adressen worden niet per stuk afgerekend. Gedeelde mailboxen zijn binnen de abonnementslimieten inbegrepen: 5 bij Starter, 15 bij Pro en 30 per domein bij Agency. Met goed ingesteld lidmaatschap ziet iedereen de volledige conversatie, inclusief antwoorden van collega's, waardoor de kans op dubbele reacties kleiner wordt. Er zijn geen kosten per inbox, omdat een inbox geen afzonderlijke facturatie-eenheid is.

Ze openen in Outlook en Apple Mail. Als IMAP correct is ingesteld en de mailclient de configuratie ondersteunt, kan een gedeelde mailbox naast de persoonlijke mailbox verschijnen, zonder gedeeld wachtwoord en zonder extra browsertabblad. Supporttools vereisen doorgaans hun eigen interface.

Functieadressen kosten binnen de abonnementslimieten niets extra. billing@, careers@ en press@ zijn aliassen of mailboxen in plaats van posten van $10 per maand. Dankzij catch-all-routering kan zelfs mail voor een adres dat niemand heeft aangemaakt bij iemand terechtkomen.

Helder gezegd: geen kennisbank, geen livechat, geen Instagram, geen rapportage per medewerker en geen HIPAA-niveau. Dat zijn onderdelen van het product van Help Scout en die bieden wij niet.

Het oordeel, voor iedere situatie

Of een alternatief voor Help Scout past, hangt ervan af of je een supportdesk beheert of alleen als groep e-mail beantwoordt.

Een team van maximaal vijf mensen met één adres. Gebruik het beschreven gratis abonnement van Help Scout. Het kost niets en kan meer dan een mailbox. Dat is het eerlijke antwoord, ook al is het niet het antwoord waarop dit artikel aanstuurt.

Een team van meer dan vijf mensen of met meerdere adressen. In het beschreven scenario, waarin meerdere mensen meerdere adressen beantwoorden en dubbele reacties willen beperken, kan de kostenstructuur van een Help Scout-alternatief gunstiger zijn. Zes mensen met Standard kosten $1,800 per jaar aan gebruikersplekken, plus $120 voor elk gedeeld adres boven het inbegrepen aantal. Als dat je werkelijke behoefte is, is het een mailfunctie die kan worden inbegrepen waar je mailboxen al staan, samen met functieadressen binnen de abonnementslimieten, opslaglimieten per adres, filters bij aflevering en tweefactorauthenticatie voor iedere mailbox.

Een supportdesk met kennisbank en chat. Blijf. Docs, workflows, livechat en rapportage vormen het product, en geen enkele mailhost vervangt die functies.

Mail voor meerdere bedrijven. Prijzen per gebruiker voor elk klantenteam, plus $10 per inbox van een klant, schalen ongunstig. Daartegenover staat één account voor alle klantdomeinen, medewerkers die via een uitnodiging hun eigen wachtwoord instellen, ingebouwde verificatie, talen die van rechts naar links worden geschreven als onderdeel van de dertien talen, en je eigen huisstijl op de omgeving waarin zij inloggen.

Kort gezegd: koop supportsoftware als je support verleent. Koop het niet alleen omdat je mailprovider niets rekent voor mailboxen en precies niets heeft geleverd voor gedeelde mailboxen.

Veelgestelde vragen

Is Help Scout gratis?

Volgens het beschreven aanbod wel, voor maximaal vijf gebruikers met één inbox en één Docs-site. Het is een echt abonnement en geen proefversie. Met de zesde persoon ga je naar Standard voor $25 per gebruiker per maand.

Wat kosten extra inboxen?

Volgens de beschreven prijzen elk $10 per maand, en extra Docs-sites kosten $20. Dat is $120 per jaar voor ieder adres boven het aantal in je abonnement. Mensen nemen deze kosten vaak niet vooraf mee, omdat ze terugkomen voor elk adres dat door een groep wordt beantwoord.

Wat is het verschil tussen een tool voor gedeelde inboxen en een gedeelde mailbox?

Voor het kernprobleem, meerdere mensen die één adres beantwoorden terwijl iedereen de hele conversatie ziet, is er geen wezenlijk verschil. Een supporttool voegt daar workflows, een kennisbank, chat en rapportage aan toe. Een mailbox doet dat niet.

Kan ik Outlook gebruiken met een gedeelde mailbox?

Ja. Als IMAP correct is ingesteld en Outlook de configuratie ondersteunt, kan die naast je persoonlijke mailbox verschijnen zonder gedeeld wachtwoord. Supportplatforms verwachten normaal gesproken dat je in hun eigen interface werkt.

Is een alternatief voor Help Scout goedkoper?

Met minder dan zes gebruikers en één adres niet: het gratis abonnement is voordeliger. Daarboven kan een alternatief in het beschreven scenario met meerdere gedeelde adressen goedkoper zijn, en het verschil groeit met elk extra gedeeld adres van $10 per maand.

Wat verlies ik als ik vertrek?

Docs, workflows en automatisering, livechat en sociale kanalen, rapportage per medewerker, SSO en het HIPAA-niveau. Controleer welke van die functies je werkelijk gebruikt voordat je opzegt.

Kan ik beide gebruiken terwijl ik beslis?

Ja, en dat is een verstandige aanpak. Houd de supportdesk op één adres en verplaats een paar functieadressen twee weken naar gedeelde mailboxen. Vergelijk daarna wat beide oplossingen daadwerkelijk voor je doen.