ビジネスメール向けクラウドドライブは、次の三つの利用パターンをカバーできるとDropboxの代わりになります。両方のサービスをまとめた請求、大容量添付ファイルのリンクへの自動変換、メールアカウントのIDと連動するチームフォルダーACLです。TrekMailに含まれるDriveはこれらすべてに対応します。あらゆる用途でDropboxを置き換えるものではありませんが、多くのB2BチームがDropboxで行う主要な作業はカバーできます。
クラウドドライブとDropboxの比較の多くは、機能が同等であることを前提としています。機能一覧は似ていても、運用モデルは異なります。メールと一体化したDriveでは、二社のベンダーと二つのID管理を一つにまとめられます。一方、共同編集ドキュメント、Adobe連携、CADワークフローツールなど、バンドルがカバーしない特定の用途ではDropboxのほうが適しています。
このガイドでは、バンドルが有利な三つのパターンと、Dropboxが依然として有利な二つのパターンを説明します。バンドル全体の考え方はクラウドドライブ付きビジネスメールをご覧ください。
ビジネスメール向けクラウドドライブが実際に置き換えるもの
ビジネスメール向けクラウドドライブは、小規模事業でDropboxが従来担ってきたファイル保存と共有の機能を置き換えます。個別のファイルアップロード、共有チームフォルダー、大容量添付の代替手段、リンクによる顧客へのファイル提供に対応します。機能を一項目ずつ置き換えるのではなく、異なるIDモデルを使う別のツールで同じ結果を実現する運用上の置き換えです。
すべてのDropbox用途を置き換えるわけではありません。ドキュメントのリアルタイム共同編集、Adobe Creative Cloudとの連携、AutoCADなどのCADアプリとの連携、同様の外部ツール生態系では、Dropboxの幅広い連携が依然として有利です。したがって、「すべてのパターンをカバーする」ではなく、「大部分のパターンをカバーする」と考えるのが適切です。
バンドルが有利な三つのパターン
一般的な小規模事業では、単体のDropboxよりも、メールアカウンに組み込まれたクラウドドライブが有利になる三つのパターンがあります。以下の番号付きリストで、それぞれのパターンと、二社のベンダーを組み合わせた構成に対するバンドル型アーキテクチャの運用上の利点を示します。
- 請求とIDの一本化。一社のベンダー、一通の請求書、一つのアクセス制御システムで管理します。入社と退社の処理も二つではなく一つの管理画面で行えます。
- 添付ファイルをリンクへ自動変換。18MBを超えるファイルはDriveへ自動的にアップロードされ、手動でアップロードして貼り付けることなく、メール本文に共有リンクが追加されます。
- メールと連動するチームフォルダーACL。メールを認証するIDでDriveフォルダーも認証します。二つのIDシステム間で別々にユーザーを用意する必要がありません。
この三つで、多くのB2Bチームが小規模事業でDropboxを使う用途の大部分をカバーできます。主なDropboxワークフローがこれらのパターンに当てはまるチームは、機能を大きく損なわずにバンドルへ統合できる場合があります。この三つに含まれないワークフローがあるチームはDropboxを残すべきです。
パターン1：請求とIDの一本化
請求の一本化は、ベンダーを一社に統合して運用期間全体の管理時間を減らすビジネスメール向けクラウドドライブのパターンです。Workspace+DropboxまたはMicrosoft 365+Dropboxでは、二つの請求契約、二つの管理画面、二つのアクセス制御システムが生じます。バンドルではそれらを一つにまとめます。請求の照合、入社手続き、退社手続きのたびに管理時間を減らせます。
一回ごとの効果は小さくても、実務上の節約になります。一年間の請求照合、入社、退社、アクセスレビューを合わせると、通常は数日分の管理時間になります。10人の小規模事業でも実際の予算に影響し、50人の中規模チームでは規模に応じて効果が大きくなります。統合して違いを実感するまで、この管理時間は過小評価されがちです。
パターン2：添付ファイルをリンクへ自動変換
添付ファイルをリンクへ自動変換するパターンでは、ビジネスメール向けクラウドドライブのバンドルがWeTransferを完全に置き換えられます。メール作成中に200MBのデザインファイルを添付すると、Driveへの自動アップロードとメール本文への共有リンク追加が実行されます。送信者は通常どおり「添付して送信」するだけで、受信者にはリンク付きの見やすいメールが届きます。
多くのチームは、気づかないうちに受信側の25MB添付上限に頻繁に触れるため、このパターンは重要です。この上限でメールが必ず返送されるわけではなく、迷惑メールに分類されたり、受信トレイ内の優先度が下がったりする可能性があります。送信前に自動変換することで上限を回避し、大容量メールが顧客の迷惑メールフォルダーに入っていたと数週間後に気づくリスクを抑えます。添付ファイルの詳細はファイル共有付きメールをご覧ください。
パターン3：メールと連動するチームフォルダーACL
メールと連動するチームフォルダーACLでは、アクセス制御がメールアカウントのIDと対応します。marketing@エイリアスを持つマーケティングチームには、/marketing/フォルダーの読み書き権限も付与されます。同じDriveフォルダーの権限が同じメールボックスアカウントから連動し、Drive側で個別にユーザーを用意する手順はありません。
別々のACLシステムは時間とともに差異が生じるため、このパターンは重要です。新入社員のメールボックスは正しく用意されても、Driveの権限が忘れられることがあります。社員が退職してメールアカウントが無効になっても、Dropboxの共有フォルダー権限が数か月残る可能性があります。バンドル内の連動はこのずれが生じる範囲を縮小し、一つのアクセス判断で二つのレイヤーを制御します。
Dropboxが依然として有利な二つのパターン
ビジネスメール向けクラウドドライブバンドルよりDropboxが有利なパターンは二つあります。第一はドキュメントの共同編集です。Dropbox Paperと、Dropboxに統合されたGoogle DocsやOffice 365は、バンドル型Driveでは通常匹敵しにくい複数ユーザーによるリアルタイム編集を提供します。共同編集に依存するチームは、Dropboxを残すかWorkspaceのネイティブ共同作業を使うのが適切です。
第二は外部ツール連携です。Adobe Creative CloudはDropboxとネイティブ同期し、AutoCADワークフローにはDropboxプラグインがあり、PremiereやFinal Cutなどの動画編集ツールにはDropboxによるプロジェクト同期があります。これらの連携に依存するチームは、メールと基本的なファイル保存をバンドルに統合してもDropboxを残すべきです。Dropboxの生態系は、現時点のバンドル型Driveより幅広いと言えます。
特定のワークフローのために両方を残す場合
チームによっては、異なるワークフローのためにビジネスメール向けクラウドドライブと単体のDropboxの両方を残します。バンドルはチームフォルダー、添付の自動変換、一般的なファイル保存を担当します。DropboxはAdobe、CAD、動画編集の連携を担当します。同じワークフローで競合せず、それぞれに明確な用途があれば、二社のベンダーに分ける方法でも運用できます。
分割のコストは完全統合より高くなりますが、メール + WeTransfer + Dropboxという三社の従来構成より低くなります。このパターンを使う一般的なチームの例では、TrekMail Proが$96/year、小さいDropbox Standardサブスクリプションが$720/yearで、合計$816/yearです。従来の組み合わせの$2,500-3,000/yearと比べれば、完全統合ほどではないものの、依然として実質的な節約例になります。
次のステップ
ビジネスメール向けクラウドドライブの判断は、チームが実際に使うワークフローによって異なります。Dropboxの利用が、請求の一本化、添付の自動変換、チームフォルダーACLという三つのバンドル向きパターンに合う場合は、TrekMail Proに統合しDropboxを廃止できる可能性があります。Adobe、CAD、動画編集の連携があるチームは、特定のワークフロー用にDropboxを併用するのが適切です。
trekmail.net/pricingでTrekMail Nanoを無料で試せます。カードは不要で、トライアル期限もありません。バンドルは個人事業者向けに5GBのメール+Drive共用ストレージを提供し、$10/monthのProで50GBに拡張されます。小規模チームの観点は小規模事業向けビジネスメール、ベンダー間の幅広いメール比較は小規模事業向けメールホスティングをご覧ください。
具体例の一つは、従来6人でWorkspaceとDropbox Standardに$1,944/yearを支払っていたの動画制作スタジオです。Final Cut Pro連携がワークフローに必要なためDropboxは残しましたが、メールとチームフォルダーの保存はTrekMail Proに移行しました。新しい合計支出は、TrekMailの$96 + 必要容量が減ったためStandardから変更したDropbox Plusの$360 = $456/yearです。ワークフローに必要なDropbox機能を残しながら、この例では$1,488/yearを削減しました。
二つ目は、AdobeやCADのワークフローがない4人のコンサルティング会社の例です。従来はWorkspaceに$288/year、Dropboxに$720/yearを支払っていました。TrekMail Proへ完全統合したこの例では$912/yearを削減しました。ファイル共有ワークフローがすべてバンドルのパターンに合っていたため、Dropboxサブスクリプションを全部廃止できました。Dropbox固有の機能に依存していなかったため、チームの日常作業に必要な機能は失われていません。
二つの例に共通するのは、実際に使っているDropbox機能を監査し、三つのバンドル向きパターンと照合し、一致する場合に統合することです。監査は30 minutes程度で行え、明確な答えを得られます。多くのB2Bチームで60-80%のDropbox利用がバンドルに当てはまり、残る20-40%が、完全統合できるか、または業界固有の日常連携のために小規模なDropboxプランを併用するかを左右します。
ビジネスメール向けクラウドドライブを実務的に監査するには、過去90 daysのチームのDropboxアクティビティログを取得します。各アクティビティを単発の転送、チームフォルダーの更新、またはAdobe、AutoCAD、Final Cutなどの外部連携同期に分類します。最初の二種類はバンドルのパターンに該当し、三番目はDropboxサブスクリプションを残す理由になる可能性があります。三番目のアクティビティが20%未満なら、バンドルへ完全統合しても、チームの日常運用で実質的な機能損失が生じない可能性が高いでしょう。
