يمكن للتخزين السحابي المدمج مع بريد الأعمال أن يحل محل Dropbox عندما يغطي ثلاثة أنماط استخدام: فاتورة واحدة للخدمتين، وتحويل المرفقات الكبيرة تلقائيا إلى روابط، وقوائم تحكم في الوصول إلى مجلدات الفريق مرتبطة بهوية حساب البريد. تغطي Drive المدمجة من TrekMail الأنماط الثلاثة. لا تستبدل الحزمة Dropbox في كل حالة استخدام، لكنها تغطي الأنماط التي تستخدم معظم فرق B2B خدمة Dropbox من أجلها فعليا.
تتعامل معظم مقارنات "التخزين السحابي مقابل Dropbox" مع الخيارين على أنهما متكافئان في الميزات. تتشابه قوائم الميزات، لكن نموذج التشغيل يختلف. تتيح Drive المدمجة مع البريد للفرق جمع علاقتين مع موردين ضمن علاقة واحدة ونظام هوية واحد. أما Dropbox المستقل فهو أنسب لسير عمل محدد لا تغطيه الحزمة، مثل المستندات التعاونية، والتكامل مع Adobe، وأدوات سير عمل CAD.
يشرح هذا الدليل الأنماط الثلاثة التي تتفوق فيها الحزمة، إلى جانب النمطين اللذين يظل Dropbox أفضل فيهما. وللاطلاع على الصورة الأوسع للحزمة، راجع بريد الأعمال مع التخزين السحابي.
ما الذي يستبدله التخزين السحابي لبريد الأعمال فعليا
يستبدل التخزين السحابي لبريد الأعمال وظائف تخزين الملفات ومشاركتها التي كان Dropbox يؤديها تقليديا على نطاق الشركات الصغيرة. تغطي الحزمة رفع الملفات عند الحاجة، ومجلدات الفريق المشتركة، وحلول المرفقات الكبيرة، والتسليم إلى العملاء عبر الروابط. هذا بديل على مستوى التشغيل وليس استبدالا لكل ميزة بمثيلتها، إذ تحقق أدوات مختلفة النتائج نفسها من خلال نموذج هوية مختلف.
لا تستبدل الحزمة كل حالات استخدام Dropbox. يظل نطاق تكامل Dropbox الأوسع أنسب للتحرير التعاوني للمستندات في الوقت الفعلي، والتكامل مع Adobe Creative Cloud، والتكامل مع تطبيقات CAD مثل AutoCAD، والأنظمة المشابهة للأدوات الخارجية. لذلك يقوم التصور على "تغطية معظم الأنماط" لا على "تغطية كل الأنماط".
ثلاثة أنماط تتفوق فيها الحزمة
هناك ثلاثة أنماط تجعل التخزين السحابي لبريد الأعمال المدمج مع حساب البريد أنسب من Dropbox المستقل على النطاق المعتاد للشركات الصغيرة. تسمي القائمة المرقمة أدناه كل نمط وتوضح المكسب التشغيلي الذي توفره البنية المدمجة مقارنة ببديل يجمع بين موردين منفصلين.
- فاتورة واحدة وهوية واحدة. مورد واحد، وفاتورة واحدة، ونظام واحد للتحكم في الوصول. تتم إضافة الموظفين وإلغاء وصول المغادرين من لوحة تحكم واحدة بدلا من اثنتين.
- تحويل المرفق تلقائيا إلى رابط. ترفع الملفات التي تتجاوز 18MB إلى Drive تلقائيا، ويضاف رابط مشاركة إلى نص الرسالة من دون رفع يدوي ثم نسخ الرابط ولصقه.
- قوائم وصول مجلدات الفريق المرتبطة بالبريد. الهوية نفسها التي تصادق على البريد تصادق أيضا على مجلدات Drive. لا حاجة إلى إعداد المستخدم بصورة منفصلة بين نظامي هوية.
تغطي الأنماط الثلاثة معا حالة الاستخدام التي تعتمد فيها معظم فرق B2B على Dropbox ضمن نطاق الشركات الصغيرة. تستطيع الفرق التي تمثل هذه الأنماط سير عملها الأساسي في Dropbox أن توحد خدماتها عادة ضمن الحزمة من دون فقد وظيفي. أما الفرق التي تقع مسارات عملها خارج الأنماط الثلاثة، فمن الأفضل أن تحتفظ بخدمة Dropbox.
النمط 1: فاتورة واحدة وهوية واحدة
الفوترة الموحدة هي نمط التخزين السحابي لبريد الأعمال الذي يوفر فيه توحيد الخدمات لدى مورد واحد وقت الإدارة على امتداد دورة التشغيل. ينشئ Workspace+Dropbox أو Microsoft 365+Dropbox علاقتين للفوترة، ولوحتي إدارة، ونظامين للتحكم في الوصول. تجمعها الحزمة في نظام واحد. يظهر الوفر عند كل دورة لمطابقة الفواتير، وعند انضمام كل موظف، وعند كل مغادرة.
الوفر حقيقي لكنه محدود في كل حدث منفرد. وعند جمع مطابقات الفواتير، وإضافة الموظفين، وإلغاء وصول المغادرين، ومراجعات الوصول على مدار سنة، يصل الإجمالي عادة إلى عدة أيام من العمل الإداري. يمثل ذلك ميزانية فعلية لشركة صغيرة من 10 أشخاص، ويتناسب الوفر مع الحجم لدى فريق متوسط من 50 شخصا. تقلل معظم الفرق من تقدير وقت الإدارة الموفر إلى أن توحد الخدمات فعليا وتلمس الفرق.
النمط 2: تحويل المرفق تلقائيا إلى رابط
التحويل التلقائي للمرفق إلى رابط هو نمط التخزين السحابي لبريد الأعمال الذي يمكن أن تستبدل فيه الحزمة WeTransfer بالكامل. عند إنشاء رسالة مرفق بها ملف تصميم بحجم 200MB، يرفع الملف تلقائيا إلى Drive ويعاد تنسيق نص الرسالة ليضم رابط المشاركة. يمر المرسل بتجربة عادية من "الإرفاق ثم الإرسال"، بينما يتلقى المستلم رسالة مرتبة تحتوي على رابط.
هذا النمط مهم لأن معظم الفرق تصطدم بانتظام بحد المرفقات البالغ 25MB لدى المستلم من دون أن تدرك ذلك. لا يؤدي الحد بالضرورة إلى ارتداد الرسالة، فقد تنقل إلى البريد المزعج أو تنخفض فرص ظهورها في البريد الوارد. يتجنب التحويل التلقائي الحد بتحويل الملف قبل الإرسال. تقل بذلك احتمالات أن تكتشف الفرق بعد أسابيع أن رسائلها الكبيرة وصلت إلى مجلد البريد المزعج لدى العميل. راجع البريد مع مشاركة الملفات لشرح أعمق عن المرفقات.
النمط 3: قوائم وصول مجلدات الفريق المرتبطة بالبريد
قوائم وصول مجلدات الفريق المرتبطة بالبريد هي نمط التخزين السحابي لبريد الأعمال الذي يعكس فيه التحكم في الوصول هوية حساب البريد. يحصل فريق التسويق الذي يتلقى الاسم المستعار marketing@ أيضا على صلاحية القراءة والكتابة في المجلد /marketing/. تنبع صلاحية مجلد Drive نفسه من حساب صندوق البريد ذاته، من دون خطوة مستقلة لإعداد المستخدم في Drive.
هذا النمط مهم لأن أنظمة قوائم الوصول المنفصلة قد تتباعد بمرور الوقت. قد يجهز صندوق البريد لموظف جديد بصورة صحيحة، بينما تنسى صلاحية Drive. وقد يغادر موظف ويعطل حساب بريده، لكن يظل وصوله إلى مجلد Dropbox المشترك قائما لأشهر. يقلل الربط داخل الحزمة مساحة هذا التباعد، إذ يتحكم قرار وصول واحد في الطبقتين.
نَمطان يظل Dropbox أفضل فيهما
هناك نمطان يتفوق فيهما Dropbox على حزمة التخزين السحابي لبريد الأعمال. أولهما التحرير التعاوني للمستندات، إذ يوفر Dropbox Paper ومستندات Google Docs أو Office 365 المتكاملة مع Dropbox تحريرا فوريا متعدد المستخدمين لا تضاهيه خدمات Drive المدمجة عادة. ينبغي للفرق التي تعتمد على التحرير التعاوني أن تحتفظ بخدمة Dropbox أو تستخدم أدوات التعاون الأصلية في Workspace.
النمط الثاني هو التكامل مع الأدوات الخارجية، إذ تتزامن Adobe Creative Cloud مباشرة مع Dropbox، وتتوفر إضافات Dropbox لمسارات عمل AutoCAD، وتدعم أدوات تحرير الفيديو مثل Premiere وFinal Cut مزامنة المشاريع مع Dropbox. ينبغي للفرق التي يعتمد سير عملها على هذه التكاملات أن تحتفظ بخدمة Dropbox حتى إذا وحدت البريد والتخزين الأساسي للملفات ضمن حزمة. منظومة Dropbox أوسع مما تغطيه خدمات Drive المدمجة حاليا.
متى تحتفظ بالخدمتين لسير عمل محدد
تحتفظ بعض الفرق بكل من حزمة التخزين السحابي لبريد الأعمال وDropbox المستقل لمسارات عمل مختلفة. تتولى الحزمة مجلدات الفريق، والتحويل التلقائي للمرفقات، والتخزين العام للملفات. ويتولى Dropbox تكاملات Adobe وCAD وتحرير الفيديو. ينجح التقسيم بين موردين عندما تكون لكل أداة حالة استخدام مستقلة، بدلا من تنافسهما على سير العمل نفسه.
يكلف هذا التقسيم أكثر من التوحيد الكامل، لكنه يكلف أقل من الإعداد الأصلي المركب من ثلاثة موردين للبريد + WeTransfer + Dropbox. يدفع فريق نموذجي يستخدم هذا النمط $96/year مقابل TrekMail Pro، إضافة إلى $720/year مقابل اشتراك Dropbox Standard أصغر، أي ما مجموعه $816/year، مقارنة بنحو $2,500-3,000/year للإعداد المركب الأصلي. يظل الوفر ملموسا، لكنه أقل من التوحيد الكامل.
الخطوات التالية
يعتمد القرار الواقعي بشأن التخزين السحابي لبريد الأعمال على مسارات العمل التي ينفذها الفريق فعليا. يمكن للفرق التي يطابق استخدامها Dropbox الأنماط الثلاثة الملائمة للحزمة، وهي الفوترة الموحدة، والتحويل التلقائي للمرفقات، وقوائم وصول مجلدات الفريق، أن توحد خدماتها ضمن TrekMail Pro وتتوقف عن استخدام Dropbox بالكامل. أما الفرق التي تعتمد على تكاملات Adobe أو CAD أو تحرير الفيديو، فمن الأفضل أن تحتفظ بخدمة Dropbox إلى جانب الحزمة لمسارات العمل المحددة تلك.
جرب TrekMail Nano مجانا عبر trekmail.net/pricing، من دون بطاقة ومن دون انتهاء لفترة التجربة. تغطي الحزمة العاملين المستقلين بسعة 5GB مشتركة للبريد وDrive، بينما يرفع Pro بسعر $10/month السعة إلى 50GB. راجع بريد الأعمال للشركات الصغيرة لفهم احتياجات الفرق الصغيرة، واستضافة البريد للشركات الصغيرة لمقارنة أوسع بين موردي استضافة البريد.
إليك مثالا ملموسا: كان استوديو لإنتاج الفيديو من 6 أشخاص يستخدم Workspace مع Dropbox Standard مقابل $1,944/year. احتفظ الفريق بخدمة Dropbox لأن التكامل مع Final Cut Pro مهم لسير عمله، لكنه نقل البريد وتخزين مجلدات الفريق إلى TrekMail Pro. أصبح الإنفاق الإجمالي الجديد: $96 (TrekMail) + $360 (Dropbox Plus بدلا من Standard لأن احتياجه انخفض) = $456/year. وفر الفريق $1,488/year مع الاحتفاظ بإمكانات Dropbox التي يحتاج إليها سير العمل تحديدا.
ومثال ثان: شركة استشارات من 4 أشخاص لا تستخدم مسار عمل يعتمد على Adobe أو CAD. كانت تستخدم سابقا Workspace ($288/year) مع Dropbox ($720/year). وفر التوحيد الكامل ضمن TrekMail Pro مبلغ $912/year، إذ ألغي اشتراك Dropbox بالكامل لأن كل مسارات مشاركة الملفات لديها تناسب أنماط الحزمة. لم يفقد الفريق وظيفة يحتاج إليها بعد إلغاء الاشتراك، لأن سير عمله لم يعتمد على ميزات خاصة بخدمة Dropbox.
النمط المشترك في المثالين هو أن الفرق تراجع ميزات Dropbox التي تستخدمها فعليا، وتطابقها مع الأنماط الثلاثة الملائمة للحزمة، ثم توحد الخدمات عندما تتوافق الأنماط. تستغرق المراجعة وقتا قصيرا، نحو 30 minutes، وتقدم إجابة واضحة. تكتشف معظم فرق B2B أن 60-80% من استخدامها Dropbox يناسب الحزمة، وتحدد النسبة المتبقية البالغة 20-40% ما إذا كان التوحيد الكامل مناسبا أو كان من الأفضل إبقاء اشتراك Dropbox أصغر للتكاملات الخاصة بسير العمل التي يحتاج إليها قطاعها يوميا.
طريقة عملية لإجراء مراجعة التخزين السحابي لبريد الأعمال هي استخراج سجل نشاط Dropbox لفريقك خلال آخر 90 days. صنف كل نشاط إلى نقل لمرة واحدة، أو تحديث لمجلد فريق، أو مزامنة مع تكامل خارجي مثل Adobe أو AutoCAD أو Final Cut. تنتمي أنشطة الفئتين الأوليين إلى أنماط الحزمة، أما أنشطة الفئة الثالثة فقد تتطلب الاحتفاظ باشتراك Dropbox. إذا كان أقل من 20% من الأنشطة ضمن الفئة الثالثة، فمن المرجح أن ينجح التوحيد الكامل ضمن الحزمة من دون فقد وظيفي مؤثر في العمليات اليومية للفريق.
