כונן ענן לאימייל עסקי יכול להחליף את Dropbox כאשר הוא מכסה שלושה דפוסי שימוש: חיוב אחד לשני השירותים, המרה אוטומטית של קבצים מצורפים גדולים לקישורים, ורשימות בקרת גישה לתיקיות צוות שמותאמות לזהות של חשבון האימייל. ה-Drive הכלול של TrekMail מכסה את שלושתם. החבילה אינה מחליפה את Dropbox בכל תרחיש, אבל היא מכסה את הדפוסים שעבורם רוב צוותי B2B משתמשים ב-Dropbox בפועל.
רוב ההשוואות בין "כונן ענן ל-Dropbox" מתייחסות לאפשרויות כשוות מבחינת תכונות. רשימות התכונות דומות, אבל מודל התפעול שונה. Drive הכלול בשירות האימייל מאפשר לצוותים לאחד קשרים עם שני ספקים למערכת זהויות אחת. Dropbox כשירות נפרד מתאים יותר לתהליכי עבודה מסוימים שהחבילה אינה מכסה, כגון מסמכים שיתופיים, שילוב עם Adobe וכלי עבודה ל-CAD.
המדריך סוקר את שלושת הדפוסים שבהם החבילה עדיפה ואת השניים שבהם Dropbox עדיין עדיף. לתמונה רחבה יותר של החבילה, ראו אימייל עסקי עם כונן ענן.
מה כונן ענן לאימייל עסקי מחליף בפועל
כונן ענן לאימייל עסקי מחליף את פונקציות האחסון ושיתוף הקבצים ש-Dropbox מילא באופן מסורתי בעסקים קטנים. החבילה מכסה העלאת קבצים לפי הצורך, תיקיות צוות משותפות, פתרונות לקבצים מצורפים גדולים ומסירה ללקוחות באמצעות קישורים. זו החלפה תפעולית ולא החלפה של תכונה מול תכונה: כלים שונים משיגים אותן תוצאות באמצעות מודל זהויות שונה.
החבילה אינה מחליפה כל שימוש ב-Dropbox. עריכה משותפת של מסמכים בזמן אמת, שילוב עם Adobe Creative Cloud, שילוב עם יישומי CAD כמו AutoCAD וסביבות דומות של כלי צד שלישי עדיין נהנים מהיקף השילובים הרחב יותר של Dropbox. לכן המסגור הוא "מכסה את רוב הדפוסים" ולא "מכסה את כל הדפוסים".
שלושה דפוסים שבהם החבילה עדיפה
שלושה דפוסים מעניקים לכונן ענן לאימייל עסקי הכלול בחשבון הדואר יתרון על פני Dropbox עצמאי בהיקף טיפוסי של עסק קטן. הרשימה הממוספרת להלן מציינת כל דפוס ואת היתרון התפעולי שהארכיטקטורה המאוחדת מספקת לעומת חלופה המחברת שירותים של שני ספקים.
- חיוב אחד וזהות אחת. ספק אחד, חשבון אחד ומערכת אחת לבקרת גישה. צירוף עובדים והסרת עובדים מתבצעים במסוף אחד במקום בשניים.
- המרה אוטומטית של קובץ מצורף לקישור. קבצים מעל 18MB מועלים אוטומטית ל-Drive, וגוף ההודעה מקבל קישור שיתוף בלי תהליך ידני של העלאה והדבקה.
- הרשאות תיקיות צוות המותאמות לאימייל. אותה זהות שמאמתת גישה לאימייל מאמתת גם גישה לתיקיות Drive. אין צורך להקצות משתמשים בנפרד בשתי מערכות זהויות.
שלושת הדפוסים יחד מכסים את תרחיש השימוש שעבורו רוב צוותי B2B בעסקים קטנים משתמשים ב-Dropbox. צוותים שמזהים בהם את תהליך העבודה העיקרי שלהם ב-Dropbox יכולים בדרך כלל להתאחד סביב החבילה בלי לאבד פונקציונליות. צוותים עם תהליכים שחורגים משלושת הדפוסים צריכים להשאיר את Dropbox.
דפוס 1: חיוב אחד וזהות אחת
חיוב יחיד הוא דפוס של כונן ענן לאימייל עסקי שבו איחוד אצל ספק אחד חוסך זמן ניהולי לאורך חיי הפעילות. Workspace+Dropbox או Microsoft 365+Dropbox יוצרים שתי מערכות חיוב, שני מסופי ניהול ושתי מערכות בקרת גישה. החבילה מאחדת אותם למערכת אחת. החיסכון מופיע בכל התאמת חשבוניות, בכל קליטת עובד ובכל עזיבה.
החיסכון אמיתי אך קטן בכל אירוע. במצטבר לאורך שנה, התאמות חשבוניות, קליטת עובדים, הסרת עובדים ובדיקות גישה מסתכמות בדרך כלל בכמה ימי עבודה מנהלית. עבור עסק קטן של 10 אנשים זהו תקציב ממשי; עבור צוות בינוני של 50 אנשים החיסכון גדל ביחס דומה. רוב הצוותים מעריכים בחסר את החיסכון בזמן הניהול עד שהם מבצעים איחוד בפועל ומרגישים בהבדל.
דפוס 2: המרה אוטומטית של קובץ מצורף לקישור
המרה אוטומטית של קובץ מצורף לקישור היא הדפוס שבו חבילת כונן הענן לאימייל עסקי יכולה להחליף את WeTransfer לחלוטין. צירוף קובץ עיצוב בגודל 200MB להודעה מפעיל העלאה אוטומטית ל-Drive ושכתוב גוף ההודעה עם קישור שיתוף. עבור השולח זו פעולה רגילה של "צירוף ושליחה"; הנמען מקבל הודעה מסודרת עם קישור.
הדפוס חשוב מכיוון שרוב הצוותים נתקלים בקביעות במגבלת קבצים מצורפים של 25MB בצד המקבל בלי לדעת זאת. המגבלה לא בהכרח מחזירה את ההודעה לשולח, אלא עשויה להעביר אותה לספאם או להפחית את מיקומה בתיבת הדואר הנכנס. ההמרה האוטומטית עוקפת את המגבלה באמצעות המרה לפני השליחה. צוותים המשתמשים בחבילה מפחיתים את הסיכוי לגלות כעבור שבועות שהודעות גדולות הגיעו לתיקיית הספאם של לקוח. להסבר מעמיק יותר על קבצים מצורפים, ראו אימייל עם שיתוף קבצים.
דפוס 3: הרשאות תיקיות צוות המותאמות לאימייל
הרשאות תיקיות צוות המותאמות לאימייל הן הדפוס שבו בקרת הגישה משקפת את זהות חשבון האימייל. צוות השיווק שמקבל את הכינוי marketing@ מקבל גם גישת קריאה וכתיבה לתיקייה /marketing/. ההרשאה לאותה תיקיית Drive נובעת מאותו חשבון תיבת דואר, ללא שלב נפרד של הקצאת משתמש בצד של Drive.
הדפוס חשוב מפני שמערכות ACL נפרדות נוטות לסטות זו מזו עם הזמן. תיבת הדואר של עובד חדש מוקצית כראוי, אבל הרשאת Drive נשכחת. עובד עוזב וחשבון האימייל מושבת, אך הגישה שלו לתיקייה משותפת ב-Dropbox נשארת במשך חודשים. ההתאמה בחבילה מצמצמת את האפשרות לסטייה כזו, מפני שהחלטת גישה אחת שולטת בשתי השכבות.
שני דפוסים שבהם Dropbox עדיין עדיף
יש שני דפוסים שבהם Dropbox עדיף על חבילת כונן ענן לאימייל עסקי. הראשון הוא עריכה משותפת של מסמכים: Dropbox Paper ומסמכי Google Docs או Office 365 המשולבים ב-Dropbox מספקים עריכה בזמן אמת למשתמשים רבים שכוננים הכלולים בחבילות בדרך כלל אינם משתווים אליה. צוותים שתלויים בעריכה משותפת צריכים להשאיר את Dropbox או להשתמש בכלי שיתוף הפעולה המובנים של Workspace.
השני הוא שילוב עם כלי צד שלישי: Adobe Creative Cloud מסתנכרן ישירות עם Dropbox, לתהליכי AutoCAD יש תוספי Dropbox, וכלי עריכת וידאו כגון Premiere ו-Final Cut מציעים סנכרון פרויקטים עם Dropbox. צוותים שתהליכי העבודה שלהם תלויים בשילובים האלה צריכים להשאיר את Dropbox גם אם הם מאחדים את האימייל ואת אחסון הקבצים הבסיסי בחבילה. הסביבה של Dropbox רחבה יותר ממה שכוננים הכלולים בחבילות מכסים כיום.
מתי כדאי להשאיר את שניהם לתהליכי עבודה מסוימים
חלק מהצוותים משאירים גם חבילת כונן ענן לאימייל עסקי וגם Dropbox עצמאי לתהליכי עבודה שונים. החבילה מטפלת בתיקיות צוות, בהמרה אוטומטית של קבצים מצורפים ובאחסון קבצים כללי. Dropbox מטפל בשילובים עם Adobe, CAD ועריכת וידאו. הפיצול בין שני ספקים מתאים כאשר לכל כלי יש תרחיש שימוש נפרד, ולא כאשר שניהם מתחרים על אותו תהליך עבודה.
הפיצול עולה יותר מאיחוד מלא, אך פחות מהתצורה המקורית שחיברה שלושה ספקים עבור אימייל + WeTransfer + Dropbox. צוות טיפוסי שמשתמש בדפוס הזה משלם $96/year עבור TrekMail Pro ועוד $720/year עבור מנוי Dropbox Standard קטן יותר, ובסך הכול $816/year, לעומת $2,500-3,000/year בתצורה המקורית. החיסכון עדיין משמעותי, אך קטן יותר מאשר באיחוד מלא.
השלבים הבאים
החלטה מציאותית לגבי כונן ענן לאימייל עסקי תלויה בתהליכי העבודה שהצוות מפעיל בפועל. צוותים שהשימוש שלהם ב-Dropbox מתאים לשלושת הדפוסים הידידותיים לחבילה, חיוב יחיד, המרה אוטומטית של קבצים מצורפים והרשאות תיקיות צוות, יכולים להתאחד סביב TrekMail Pro ולהפסיק להשתמש ב-Dropbox לחלוטין. צוותים עם שילובי Adobe, CAD או עריכת וידאו צריכים להשאיר את Dropbox לצד החבילה עבור תהליכי העבודה המסוימים האלה.
נסו את TrekMail Nano בחינם בכתובת trekmail.net/pricing, ללא צורך בכרטיס וללא תפוגה של תקופת ניסיון. החבילה מתאימה לעסקים של אדם אחד עם 5GB אחסון משותף לאימייל ול-Drive; תוכנית Pro במחיר $10/month מרחיבה את הנפח ל-50GB. ראו אימייל עסקי לעסק קטן מנקודת המבט של צוות קטן, ואת אחסון אימייל לעסק קטן להשוואה רחבה יותר בין ספקי אימייל.
דוגמה מוחשית: אולפן הפקת וידאו של 6 אנשים השתמש בעבר ב-Workspace וב-Dropbox Standard בעלות של $1,944/year. הצוות השאיר את Dropbox משום שהשילוב עם Final Cut Pro חשוב לתהליך העבודה שלו, אך העביר את האימייל ואת אחסון תיקיות הצוות ל-TrekMail Pro. ההוצאה המשולבת החדשה: $96 (TrekMail) + $360 (Dropbox Plus במקום Standard, מכיוון שכעת צריך פחות) = $456/year. הצוות חסך $1,488/year ובמקביל שמר על יכולת Dropbox שתהליך העבודה דורש במפורש.
דוגמה שנייה: חברת ייעוץ של 4 אנשים ללא תהליך עבודה של Adobe או CAD. בעבר היא השתמשה ב-Workspace ($288/year) וב-Dropbox ($720/year). איחוד מלא ב-TrekMail Pro חסך $912/year, וכל מנוי Dropbox בוטל מפני שכל תהליכי שיתוף הקבצים התאימו לדפוסי החבילה. לצוות לא חסרה תכונה מהמנוי שבוטל, מכיוון שאף תהליך עבודה שלו לא הסתמך על תכונות ייחודיות ל-Dropbox.
הדפוס בשתי הדוגמאות זהה: הצוותים בודקים באילו תכונות Dropbox הם משתמשים בפועל, משווים אותן לשלושת הדפוסים הידידותיים לחבילה ומתאחדים כאשר יש התאמה. הבדיקה מהירה, אורכת 30 minutes ומפיקה תשובה ברורה. רוב צוותי B2B מגלים ש-60-80% מהשימוש שלהם ב-Dropbox מתאים לחבילה; ה-20-40% הנותרים קובעים אם לבצע איחוד מלא או להשאיר לצדה מנוי Dropbox קטן יותר עבור שילובים נקודתיים הנדרשים לעבודה היומיומית בענף המסוים שלהם.
דרך מעשית לבצע בדיקת כונן ענן לאימייל עסקי היא להפיק את יומן הפעילות של הצוות ב-Dropbox עבור 90 days האחרונים. סווגו כל פעילות כהעברה חד פעמית, עדכון תיקיית צוות או סנכרון עם שילוב צד שלישי כגון Adobe, AutoCAD או Final Cut. פעילויות בשתי הקטגוריות הראשונות מתאימות לדפוסי החבילה; פעילויות בקטגוריה השלישית הן אלה שעשויות לחייב השארת מנוי Dropbox. אם פחות מ-20% מהפעילויות נמצאות בקטגוריה השלישית, סביר שאיחוד מלא בחבילה יעבוד בלי אובדן משמעותי של פונקציונליות בפעילות היומית של הצוות.
