La posta elettronica è uno dei pochi servizi che un cliente usa ogni giorno, ma su molte piattaforme ospitate mostra il marchio di un'altra azienda a ogni accesso. L'identità del dominio consente di sostituirlo con il vostro logo, i vostri colori e i vostri contatti di assistenza su un indirizzo web personale, senza riferimenti visibili a noi nella schermata configurata.
Questa pagina illustra cosa si può modificare, come intervengono certificato e DNS e qual è la differenza tra personalizzare un singolo dominio e l'intero account.
Cosa modifica davvero l'identità del dominio
Un profilo del marchio contiene l'identità visiva e i recapiti che sostituiscono i nostri:
| Impostazione | Funzione |
|---|---|
| Logo chiaro e scuro | Due versioni per adattare l'interfaccia a entrambi i temi |
| Favicon | L'icona della scheda del browser, un dettaglio facile da dimenticare |
| Colori principale e di accento | Applicati agli elementi compatibili dell'interfaccia |
| Dominio personalizzato | Il webmail viene servito dal vostro indirizzo invece che dal nostro |
| URL ed email di assistenza | Indicano agli utenti dove chiedere aiuto |
| Mittente transazionale | L'indirizzo usato per i messaggi di sistema |
Gli ultimi due elementi contano più dei colori. Un utente che non riesce ad accedere contatterà l'assistenza indicata dall'interfaccia. Personalizzare il dominio senza aggiornare questi dati può quindi indirizzare i vostri clienti al nostro team per un prodotto che considerano vostro.
Per dominio o per account
Ogni profilo ha un ambito. Sceglierlo correttamente rappresenta gran parte della configurazione.
L'ambito dell'account viene applicato ovunque per impostazione predefinita. È adatto quando l'intero account appartiene a una sola azienda: un'unica identità, configurata una volta, senza gestione per dominio.
L'ambito del dominio associa un profilo a un solo dominio. È il caso tipico di un'agenzia: ogni dominio può mostrare l'identità del relativo cliente e il suo personale vede la propria azienda all'accesso.
I due ambiti funzionano insieme. Il profilo dell'account copre ciò che non ha una personalizzazione specifica, mentre quello del dominio prevale dove esiste. Potete quindi usare il vostro marchio sui vostri domini e assegnare profili distinti a tre clienti senza configurare ogni dominio separatamente.
Il dominio personalizzato e il certificato
Servire il webmail da un indirizzo personale richiede più passaggi, perché coinvolge DNS e TLS, non soltanto il caricamento di un'immagine.
Un hostname, in genere mail.yourdomain.com, viene indirizzato verso di noi tramite un record DNS. Quando si risolve correttamente, la piattaforma richiede automaticamente un certificato Let's Encrypt e ne monitora scadenza e rinnovo. Controlla inoltre separatamente i record A, PTR, SPF e HELO per agevolare la diagnosi. Emissione e rinnovo dipendono da un DNS valido e dalla possibilità per l'autorità di certificazione di verificare il nome.
Questi controlli esistono perché l'identità del dominio riguarda anche l'invio. Se i messaggi di sistema usano il vostro indirizzo, il dominio deve autorizzare correttamente il mittente. In caso contrario, la recapitabilità può peggiorare o i messaggi possono finire nello spam in base al destinatario, alla reputazione e alle sue regole. Il controllo SPF aiuta a rilevare il problema; la guida per configurare SPF descrive il record.
Il certificato non viene emesso subito. Prima devono propagarsi le modifiche DNS e concludersi la convalida. Spesso bastano pochi minuti, ma può servire più tempo in base ai resolver, al TTL e allo stato del dominio.
Il limite che rimane visibile
Spiegare questo confine con chiarezza evita conversazioni scomode in seguito.
L'identità del dominio copre l'interfaccia visibile agli utenti, ma non riscrive gli hostname dei server di posta. Chi esamina le intestazioni può quindi vedere dove è stato elaborato il messaggio. Molti utenti non consultano questi dati, ma un destinatario esperto può farlo.
Non modifica nemmeno gli endpoint IMAP e SMTP, a meno che vengano configurati separatamente e siano supportati. Gli utenti che aggiungono l'account a Outlook o a un telefono vedranno gli indirizzi dei server. Un'esperienza del tutto personalizzata richiede quindi di pianificare anche questo aspetto.
Configurarlo bene fin dall'inizio
Seguono alcuni consigli pratici tratti da configurazioni che hanno richiesto correzioni.
- Fornite entrambe le versioni del logo. Un solo file per entrambi i temi può rendere invisibile un testo scuro su uno sfondo scuro e compromettere l'immagine professionale.
- Controllate la favicon. È uno degli elementi più trascurati e rimane visibile in ogni scheda aperta.
- Provate i colori con contenuti reali. Un colore di accento adatto a un sito può ridurre la leggibilità del testo.
- Impostate i contatti di assistenza prima dell'annuncio. Quando gli utenti vedono il webmail personalizzato, lo associano al vostro prodotto e contattano il recapito indicato.
- Verificate che i controlli DNS siano superati invece di presumerlo. Quando opportuno, controllate l'autenticazione anche con strumenti esterni.
La differenza rispetto al white label completo
L'identità del dominio copre il webmail usato dagli utenti. Nell'offerta descritta è inclusa in ogni piano e può bastare alle aziende che devono mostrare il proprio marchio a personale e clienti. Verificate le funzioni esatte del piano sottoscritto.
L'abbonamento separato White Label Lite, pubblicizzato a $39 al mese o $389 all'anno, estende la personalizzazione alla dashboard in cui si gestiscono domini e caselle. Può servire se i clienti amministrano i propri account invece di usare soltanto la posta. Mentre è attivo, include anche uno sconto dichiarato del 10% sui prezzi Drive correnti, soggetto alle condizioni applicabili.
La distinzione dipende da chi accede alle diverse interfacce. Se i clienti aprono soltanto il webmail, l'identità del dominio può bastare. Se amministrano anche i propri domini, la dashboard deve essere personalizzata e richiede il componente aggiuntivo a pagamento descritto.
Abbinare il marchio a una firma per dominio aiuta a mantenere una presentazione coerente, poiché i destinatari esterni vedono la firma. Consultate le firme per dominio.
Gli elementi che gli utenti notano davvero
In molti lanci, gli elementi notati dagli utenti comuni non sono quelli a cui viene dedicato più tempo.
La pagina di accesso determina spesso la prima impressione, perché compare prima di qualsiasi altro contesto. Logo e colori coerenti aiutano ad associare il resto del servizio alla stessa azienda, anche se le schermate successive hanno uno stile neutro. La reazione varia comunque da utente a utente.
La scheda del browser viene subito dopo ed è spesso trascurata. Gli utenti lasciano il webmail aperto per tutto il giorno tra molte schede e lo individuano tramite la favicon. Un'icona predefinita può indebolire la coerenza visiva.
I messaggi di sistema sono un altro punto essenziale. Reimpostazioni della password, avvisi sullo spazio e notifiche di accesso arrivano con mittente e contatto di assistenza. Se mostrano ancora il nostro nome, la personalizzazione termina proprio quando l'utente ha bisogno di aiuto.
Quasi nessuno nota invece una corrispondenza cromatica assolutamente esatta. Contrasto e leggibilità contano più di una minima differenza di tonalità.
Estendere il marchio agli utenti esistenti
Modificare da un giorno all'altro l'interfaccia di utenti attivi richiede più attenzione rispetto a una nuova configurazione, perché il cambiamento può sembrare un incidente di sicurezza.
Avvisateli prima con un breve messaggio che spieghi il nuovo aspetto e il nuovo indirizzo web. Questa comunicazione può ridurre le segnalazioni di un possibile sito di phishing, ma non sostituisce i normali controlli di sicurezza.
Mantenete disponibile il vecchio indirizzo durante la transizione quando la configurazione lo consente. Preferiti e password salvate puntano al vecchio URL, e un reindirizzamento sicuro lascia il tempo di aggiornarli. Controllate certificato e possibili cicli.
Aggiornate i contatti di assistenza insieme all'identità visiva. Un'interfaccia con il vostro marchio che rimanda al nostro team genera richieste difficili da gestire, perché non conosciamo i vostri utenti né le comunicazioni ricevute.
Se personalizzate più domini di clienti, iniziate da uno e attendete una settimana. Un logo inadatto al tema scuro, un colore con poco contrasto o un controllo DNS fallito costano meno da correggere una volta che trenta.
Quando conviene rinunciare alla personalizzazione
Non è la scelta automatica per ogni account. In due casi può essere preferibile mantenere l'identità esistente.
Se gli utenti sono dipendenti interni che conoscono bene la piattaforma, l'identità del dominio è soprattutto decorativa. In genere non crea problemi, ma il tempo di configurazione potrebbe essere più utile altrove.
Se siete rivenditori e volete essere visibili come intermediari, una personalizzazione parziale può apparire poco trasparente. Alcuni clienti preferiscono conoscere la piattaforma sottostante, soprattutto quando sono responsabili della conformità. È una decisione di posizionamento, riconoscibilità ed eventuali diritti sui marchi, non soltanto tecnica.
