Fragen Sie eine Agentur, wie sie Dateien an Kunden übermittelt, und in der Antwort taucht oft ein Dienst auf, der mit ihrer E-Mail nichts zu tun hat: ein Dropbox-Konto, ein WeTransfer-Tab oder ein Google-Drive-Ordner, der mit einer privaten Adresse geteilt wurde, die jemand vor Jahren eingerichtet hat. Die Dateien kommen damit an. Zugleich verteilt sich jede Kundenbeziehung auf zwei Systeme, die nichts voneinander wissen. Beim Personalwechsel hängt die Übergabe davon ab, was die betreffende Person dokumentiert hat.
Auf dieser Seite geht es darum, Kundendateien über dasselbe Konto wie die E-Mail bereitzustellen. Wir betrachten, welche kleinen Fehlerquellen sich dadurch verringern und wann ein spezialisierter Dateidienst weiterhin die bessere Wahl ist.
Wo der übliche Aufbau scheitert
Die Probleme sind selten dramatisch. Meist sind es schleichende Störungen, die jeweils eine Stunde kosten und in keiner Statistik auftauchen.
Links laufen ohne Vorwarnung ab. Wenn ein Kunde drei Monate später zu einer Datei zurückkehrt, findet er nichts mehr und fragt per E-Mail nach. Unternehmensunterlagen liegen in privaten Konten, und mit dem Ausscheiden der betreffenden Person kann auch der Zugriff verloren gehen. Niemand kann zuverlässig sagen, wer eine bestimmte Datei besitzt, weil jeweils spontan aus dem gerade geöffneten Dienst geteilt wurde. Außerdem berechnet der Dateidienst pro Benutzer und die E-Mail ebenfalls pro Benutzer. So entstehen für die Dateiübermittlung zwei getrennte Rechnungen.
Nichts davon ist für sich genommen eine Krise. In der Summe entsteht Reibung, und sie sammelt sich genau dort, wo sie am meisten stört: in dem Teil der Zusammenarbeit, den der Kunde selbst erlebt.
Kundendateien direkt aus dem E-Mail-Konto bereitstellen
Eine Alternative besteht darin, Speicher und Postfächer im selben Konto zu verwalten. Dann liegen Dateien und die zugehörige Korrespondenz an einem Ort und folgen einem gemeinsamen Berechtigungskonzept.
Zwei Verfahren decken die meisten Fälle ab. Freigabelinks eignen sich für eine einmalige Zustellung: ein Link zu einer Datei oder einem Ordner, der bei Bedarf widerrufen werden kann und ein Download-Limit besitzt. Die Ordnerfreigabe für ein anderes Konto passt zu einer laufenden Zusammenarbeit: Ein Kunde oder Auftragnehmer erhält über sein eigenes Konto Zugriff auf einen dauerhaft vorhandenen Ordner, statt immer wieder einen neuen Link zu benötigen.
Der praktische Unterschied zu einem getrennten Dateidienst liegt in der zentralen Kontrolle. Wenn Berechtigungen und Freigaben korrekt eingerichtet sind, können Sie den Linkzugriff beim Ende einer Geschäftsbeziehung zeitnah widerrufen, ohne erst in fünf Diensten nach den Dateien suchen zu müssen.
Eine Struktur, die Personalwechsel übersteht
Die dauerhaft funktionierende Vorgehensweise ist unspektakulär. Es lohnt sich, sie vor dem Start zu dokumentieren und nicht erst danach.
Ein Ordner pro Kunde, nicht pro Projekt. Projekte enden, Kunden kommen wieder. Mit einem Kundenordner und darin liegenden Projektordnern hat ein Folgeauftrag einen eindeutigen Platz. Eine neue Kundenbetreuung kann die vorhandene Historie nachvollziehen, soweit ihre Berechtigungen dies zulassen.
Ordner nach demselben Schema wie alles andere benennen. Wenn Auftragsnummern oder Kundencodes in Postfachnamen vorkommen, verwenden Sie hier dieselben Codes. Die Bereitstellung von Kundendateien wird mühsam, wenn man jemanden nach dem richtigen Ordner fragen muss.
Bei laufender Zusammenarbeit den Ordner statt der Datei teilen. Einzelne Dateilinks sind für einmalige Übergaben sinnvoll, aber für eine dauerhafte Beziehung ungeeignet. Sonst entstehen Dutzende Links, deren Zuständigkeit niemand verfolgt.
Das Vorgehen am Ende festlegen. Archivieren, widerrufen oder übergeben: Treffen Sie diese Entscheidung einmal als Richtlinie, statt in jedem Einzelfall erst dann, wenn bereits Unmut entstanden ist.
In Verbindung mit einem Postfach pro Kunde ergibt sich ein schlüssiges System. Korrespondenz und Dateien gehören organisatorisch zum Kunden statt zu der Person, die sie bearbeitet hat. Dieses Muster wird unter ein Postfach pro Projekt näher beschrieben.
Die Kostenseite
Der Speicher wird in der beschriebenen Preisgestaltung über einen Regler von 250 GB für $3.20 pro Monat bis zu 100 TB gewählt. Die Berechnung richtet sich nach der Kapazität und nicht nach Benutzerplätzen. Für die Bereitstellung von Kundendateien ist dieser Unterschied oft wichtiger als der beworbene Einstiegspreis, denn eine Agentur besteht häufig aus wenigen Mitarbeitenden, die Material für Dutzende Kunden verwalten. Bei den beschriebenen Teamtarifen von Dropbox wird pro Benutzer abgerechnet und ein gemeinsames Speicherkontingent zugeordnet. Dieses Modell kann für ein kleines Team mit vielen Dateien ungünstig sein.
Nach den beschriebenen Bedingungen bezahlen zehn Personen, die 5 TB benötigen, hier die 5 TB und nicht zehn Benutzerplätze mit zugehörigem Speicherkontingent. Für ausgehenden Datenverkehr wird in diesem Angebot keine separate Gebühr beschrieben. Daher sollte die abschließende Herausgabe aller Kundendateien innerhalb der geltenden Tarif- und Nutzungsgrenzen keine solche Zusatzposition erzeugen.
Gegenüber einem speziellen Dateidienst spricht die Rechnung häufig für die Zusammenführung, aber nicht in jedem Fall. Ein ehrlicher Vergleich richtet sich nach der gespeicherten Datenmenge und nicht nur danach, wie viele Personen darauf zugreifen.
Wo ein spezialisierter Dateidienst weiterhin gewinnt
Eine offene Einordnung ist hilfreicher als die Behauptung, die zusammengeführte Lösung sei immer richtig.
Gemeinsames Bearbeiten in Echtzeit. Wenn Kunden ein Dokument öffnen und gleichzeitig mit Ihnen bearbeiten möchten, sind Google Workspace oder Microsoft 365 dafür ausgelegt. Die hier beschriebenen Funktionen ersetzen das nicht. Das Bereitstellen von Kundendateien ist eine andere Aufgabe als die gemeinsame Dokumenterstellung.
Kundenportale mit umfassendem Branding. Wenn die Dateifreigabe selbst Teil Ihres Produkts ist, bietet ein eigens dafür entwickeltes Portal meist mehr Möglichkeiten.
Sehr große, gemeinsam bearbeitete Datenbestände mit ständigem Wechsel. Ein Videoteam, das täglich Terabytes verarbeitet, benötigt darauf spezialisierte Werkzeuge statt eines allgemeinen Netzlaufwerks.
Kunden mit bereits festgelegter Plattform. Wenn alle Kunden SharePoint verwenden und dasselbe von Ihnen erwarten, kann ein Wechselversuch mehr kosten als sparen.
Der zusammengeführte Ansatz passt besonders zur Übergabe: fertige Arbeiten hinausgeben, Ausgangsmaterial empfangen, es für die Dauer der Beziehung aufbewahren und den Zugriff anschließend geregelt beenden. Darauf entfällt ein großer Teil des Dateiaustauschs von Agenturen, aber nicht jeder Anwendungsfall.
Übergabe am Ende eines Auftrags
Am Ende einer Kundenbeziehung zeigt sich, wie belastbar die Dateiablage ist. Gerade eine improvisierte Lösung fällt hier besonders deutlich auf.
Kunden haben Anspruch auf ihr Material. Die Anfrage trifft meist zu einem ungünstigen Zeitpunkt ein, oft nachdem sich die Zusammenarbeit bereits abgekühlt hat. Sind die Dateien über ein privates Dropbox-Konto, drei abgelaufene WeTransfer-Links und den Desktop einer Person verteilt, wird die Übergabe zu unbezahlter Archivsuche.
Wenn alle Inhalte in einem Kundenordner liegen und die Berechtigungen stimmen, kann die Übergabe über eine Freigabe, einen Download oder die Übertragung des Ordners in das Kundenkonto erfolgen. Das reduziert den Aufwand und macht den gelieferten Umfang besser nachvollziehbar. Eine anschließende Kontrolle bleibt wichtig, besonders wenn Uneinigkeit darüber entstehen könnte, was übergeben wurde.
Legen Sie vorab fest, ob Sie danach eine Kopie behalten. Für beide Wege gibt es gute Gründe: Aufbewahrung schützt bei späteren Rückfragen, Löschung verringert den Datenbestand, für den Sie verantwortlich sind. Problematisch ist vor allem, keine Entscheidung zu treffen und zwei Jahre später festzustellen, dass Sie ohne bekannten Grund noch Material eines ehemaligen Kunden besitzen.
Dateien von Kunden empfangen
Die Bereitstellung von Kundendateien wird meist nur in eine Richtung betrachtet. Der Eingang verursacht jedoch mindestens ebenso viel Reibung und sollte bewusst eingerichtet werden.
Kunden schicken Ausgangsmaterial. Ohne klare Vorgabe senden sie es als zu große E-Mail-Anhänge, die abgewiesen werden können, oder über irgendeinen eigenen Dienst, sodass die Inhalte an drei verschiedenen Orten ankommen. Eine direkte Möglichkeit, Dateien im richtigen Ordner abzulegen, verringert den Sortieraufwand und Rückfragen wie „Können Sie das noch einmal senden?“.
Ein kundenspezifisches Upload-Ziel, das mit dem Kunden geteilt wurde, kann Material ohne manuelles Verschieben dem vorgesehenen Ordner zuordnen. Möchte der Kunde nichts Neues verwenden, was häufig vorkommt und selten einen Streit lohnt, können übergroße Anhänge bei unterstützter Konfiguration und innerhalb der geltenden Grenzen als Links statt als unzustellbare Nachrichten eintreffen. Nach dem Empfang lassen sie sich einordnen.
Die Dateien zum Kunden bringen
Die eigentliche Übergabe wird erfreulich unspektakulär. Bei unterstützter Konfiguration und innerhalb der Größenlimits kann eine zum Anhängen zu große Datei beim Verfassen in einen Link umgewandelt werden. Eine einzelne Arbeit lässt sich dann wie eine normale E-Mail zustellen, während größere Übergaben einen freigegebenen Ordner erhalten. Unterstützte Freigaben können über dieselbe Oberfläche eingesehen und bei Bedarf widerrufen werden, sofern die Berechtigungen korrekt gesetzt sind.
Wie diese Links funktionieren, einschließlich Download-Limits und Widerruf, erklärt die Funktionsweise von Freigabelinks. Soll das Material für einen Kunden oder Auftragnehmer als eingebundenes Laufwerk statt in einem Browser-Tab erscheinen, beschreibt der WebDAV-Zugriff die dafür unterstützte Einrichtung.
Der Vorteil liegt nicht in einer einzelnen Funktion. Die Bereitstellung von Kundendateien muss kein zweites System mit eigenen Anmeldedaten, einer separaten Rechnung und eigenem Organisationswissen bleiben. Sie kann in das Konto integriert werden, das Sie bereits bezahlen und verwalten.
