Migrer une centaine de boîtes mail avec un fichier CSV

Déplacer une boîte mail vers un autre hébergeur peut se résumer à un formulaire de six champs. Une migration en masse d'une centaine de boîtes pose un autre problème, et pas seulement de volume. Ce sont autant d'occasions qu'une erreur passe inaperçue : un mot de passe incorrect, un serveur source qui limite les connexions à partir de la quarantième, un dossier dont seuls 4,000 messages sur 12,000 sont copiés, mais qui apparaît comme terminé.

Un CSV règle la partie répétitive : un fichier, un lot, des traitements parallèles et une progression par boîte. Pour savoir si la migration a réussi, il faut regarder ce qui se passe après les barres de progression. Tous les outils ne vérifient pas ce qui est réellement arrivé.

Cette page présente le format du fichier, la validation des lignes avant toute connexion, le déroulement du lot et le contrôle des messages transférés.

Avant de préparer le CSV de migration

Deux conditions préalables. En oublier une peut faire perdre une soirée.

Les boîtes de destination doivent déjà exister. La migration copie des messages dans des boîtes ; elle ne les crée pas. Pour une centaine de personnes, commencez par la création en masse : import CSV avec des mots de passe définis par l'administrateur, ou invitations pour que chacun choisisse le sien.

Les mots de passe de destination ne sont pas nécessaires. L'authentification dans les boîtes de votre compte est gérée en interne. Le CSV ne contient donc que les identifiants source. D'autres outils peuvent demander ceux des deux côtés, ce qui renforce le besoin de protéger le fichier, sans constituer en soi une preuve d'utilisation abusive.

Le format du fichier de migration en masse

Trois colonnes suffisent si tous les comptes sont chez le même fournisseur. Les paramètres du serveur viennent du fournisseur choisi dans le formulaire :

source_email,source_password,destination_email
alice@oldhost.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com
bob@oldhost.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com

Six colonnes permettent de mélanger les sources, par exemple après l'acquisition d'une équipe répartie entre Google Workspace et un serveur cPanel. Ces exemples ne prouvent pas que le fournisseur accepte une connexion par mot de passe :

source_email,source_password,destination_email,source_host,source_port,source_security
alice@gmail.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com,imap.gmail.com,993,ssl
bob@outlook.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com,outlook.office365.com,993,ssl
carol@oldhost.com,pw-3,carol@yourdomain.com,mail.oldhost.com,993,ssl

Le lecteur accepte plusieurs conventions courantes, car les fichiers sont préparés à la main ou exportés depuis des outils différents :

Le point-virgule n'est pas un simple confort. Excel peut l'utiliser comme séparateur selon les paramètres régionaux. Un lecteur limité à la virgule risque de traiter toute la ligne comme une seule colonne.

Attention aux tableurs : un mot de passe commençant par =, + ou - peut être interprété comme une formule et altéré à l'enregistrement. Préparez le fichier dans un éditeur de texte, ou importez explicitement la colonne en tant que texte et vérifiez l'export. Les guillemets du CSV ne suffisent pas, à eux seuls, à garantir la conservation des mots de passe.

Les identifiants source sont la partie difficile

Chaque boîte nécessite un accès IMAP fonctionnel à la source. Ce CSV utilise des mots de passe, mais tous les fournisseurs n'acceptent pas ce mode d'authentification. Vérifiez la compatibilité avant de collecter des identifiants.

Collecter une centaine de mots de passe d'application auprès d'autant de personnes peut être le vrai coût de la migration. Tenez-en compte avant de promettre une date. Avec un accès administrateur à la source, vérifiez quels mécanismes et quelle génération centralisée d'identifiants sont réellement disponibles. Sinon, envoyez des instructions illustrées et prévoyez du temps pour les personnes qui auront besoin d'aide.

Supprimez le CSV une fois la migration terminée, lorsqu'il n'est plus nécessaire pour les contrôles ou une nouvelle passe. Il contient des identifiants actifs : maîtrisez aussi ses copies et révoquez les mots de passe temporaires lorsque c'est possible.

Valider avant toute connexion

Collez ou importez les données, puis cliquez sur Aperçu et validation. Les lignes sont classées avant l'ouverture des connexions de migration :

• Prêtes : la validation initiale est réussie, elles peuvent être mises en file d'attente.
• Erreurs : adresse incorrecte, mot de passe absent ou boîte de destination inexistante. Elles sont ignorées.
• Avertissements : la destination a été migrée récemment ; vérifiez le risque de doublons.
• Doublons : la même paire source-destination apparaît plusieurs fois dans le fichier.
• Hors limite : elles dépassent le plafond par lot de votre offre.

Corrigez le fichier et recommencez l'aperçu autant que nécessaire. Cela ne lance pas la copie et ne prouve pas que les mots de passe fonctionnent. Le contrôle « boîte de destination introuvable » évite notamment qu'une faute dans un nom de domaine affectant une centaine de lignes ne soit découverte qu'à la connexion.

Les options importantes d'une migration en masse

Périmètre des dossiers. Tous les dossiers, les dossiers standards uniquement (réception, envoyés, brouillons, corbeille, archives et indésirables), ou la réception seule. Les standards peuvent convenir pour éviter certaines vues virtuelles et étiquettes qui exposent plusieurs fois le même message. Ils ne conviennent pas si vous devez conserver les dossiers personnalisés : vérifiez le périmètre avant de commencer.

Importer depuis. Une date minimale. Copier deux années au lieu de onze réduit le volume, mais exclut les messages plus anciens. Définissez avec l'équipe ce qui doit être conservé et ce qui sera éventuellement transféré séparément.

Ignorer les doublons. Gardez cette option activée pour les passes suivantes. Elle évite de réimporter les messages reconnus, mais ne garantit pas l'absence de doublons dans tous les cas, notamment lorsque les identifiants sont manquants ou inutilisables.

Nom du lot. Choisissez un nom explicite. Dans trois semaines, « Acme, phase 2 » sera plus utile qu'un horodatage.

Le déroulement d'une migration en masse

Les comptes sont traités en parallèle selon les limites de l'offre. L'original indique 2 sur Starter, 5 sur Pro et 10 sur Agency ; vérifiez la configuration actuelle. Les fournisseurs source peuvent limiter les connexions et les requêtes. Quarante connexions IMAP simultanées depuis une même adresse peuvent provoquer des restrictions ou un blocage temporaire, sans que tous les fournisseurs réagissent de la même façon.

Chaque compte passe par les états en attente, démarrage, validation, planification et import avec un pourcentage, puis se termine en réussite, échec ou annulation. Vous pouvez fermer la page : le travail continue côté serveur.

Trois commandes sont disponibles pendant le traitement :

• Tout annuler demande l'arrêt des comptes en cours et en attente. Les messages déjà importés ne sont pas supprimés.
• Réessayer les échecs remet uniquement les comptes en échec dans la file. Corrigez d'abord le mot de passe source si c'était la cause.
• Reprendre permet de continuer un lot mis en pause.

Une pause est prévue lorsque le stockage du compte atteint 90%, avec un avertissement par e-mail. Cela réduit le risque de manquer d'espace pendant la copie, sans garantir une capacité suffisante pour toute la suite. Libérez de l'espace ou augmentez la capacité, examinez les résultats partiels, puis reprenez.

Vous recevez aussi un avis à la fin du lot et une alerte distincte si plus de la moitié des comptes échouent. Ce schéma peut signaler une cause commune, comme une restriction du fournisseur source, plutôt qu'une cinquantaine de problèmes indépendants. Les erreurs doivent être examinées pour le confirmer.

Le contrôle après la barre de progression

C'est le risque essentiel à examiner lorsque vous choisissez un outil de migration.

Une copie IMAP consiste en de nombreuses opérations individuelles. Une connexion coupée, une limitation en cours de dossier ou une liste incomplète renvoyée par la source peut laisser des messages de côté, même si l'outil a traité tout ce qu'il a reçu. La barre atteint 100%, rien ne semble anormal à l'écran, et quatre mille messages peuvent manquer.

Un contrôle supplémentaire est donc prévu. Lorsque la réconciliation automatique est activée et que la migration dépasse le seuil configuré, une passe est programmée avec cinq minutes de délai ; la file peut retarder son démarrage. Elle compare les ensembles de Message-ID uniques, dossier par dossier, entre source et destination. Cet en-tête survit généralement à la copie, mais peut manquer ou être réutilisé. La comparaison ne prouve donc pas la présence de chaque message ni l'intégrité de tout son contenu. Une couverture incomplète peut rendre le résultat non concluant.

Lorsqu'une absence est confirmée, trois actions sont prévues :

1. Un rapport des messages et dossiers concernés est enregistré avec la migration.
2. Les dossiers incomplets sont marqués partiels, afin qu'une reprise puisse les traiter à nouveau au lieu de les ignorer comme terminés.
3. Un e-mail indique les dossiers, les quantités détectées et les prochaines étapes.

Le contrôle ne porte que sur les dossiers du plan de migration. Ceux que vous excluez volontairement, comme Tous les messages de Gmail, qui regroupe des messages également visibles sous d'autres étiquettes et peut contenir du courrier archivé, ne sont pas signalés comme absents du fait de cette exclusion. Assurez-vous que le périmètre couvre les messages dont vous avez besoin.

Un avis de migration incomplète n'est jamais agréable, mais il permet d'agir tant que la source existe. C'est préférable à la découverte, en novembre, d'une facture de mars manquante. Un rapport sans absence détectée ne remplace pas non plus la lecture de sa couverture et les contrôles manuels.

L'ordre de la bascule

La copie n'est qu'une partie du travail. L'ordre des opérations autour de la bascule détermine les risques à maîtriser.

1. Créez les boîtes de destination et vérifiez que la connexion fonctionne.
2. Lancez une première passe pendant que les MX pointent encore vers l'ancien hébergeur. La source reste en service, mais protégez les identifiants et évitez de l'interrompre.
3. Vérifiez. Lisez le rapport et sa couverture, puis ouvrez quelques boîtes : dossiers, quantités, messages les plus anciens et les plus récents.
4. Basculez les MX après avoir réduit le TTL un jour ou deux auparavant. L'ancien TTL doit avoir expiré ; la modification ne sera pas instantanée pour tous.
5. Effectuez une deuxième passe avec les doublons ignorés pour récupérer ce qui est arrivé à la source pendant la transition. Selon les caches et les flux mail, d'autres contrôles ou passes peuvent être nécessaires.
6. Gardez les anciennes boîtes un mois comme repère de planification. Adaptez ce délai aux obligations de conservation et aux résultats des contrôles. Ne résiliez pas la source avant d'avoir confirmé le transfert : une fois supprimée, une nouvelle copie peut être impossible.

Si vous conservez l'ancien fournisseur, une boîte de réception unifiée peut éviter une migration ; comparez ses fonctions et ses coûts. Les procédures par fournisseur sont dans la documentation : Google Workspace, Microsoft 365 et cPanel. Vérifiez que le mode d'accès décrit est toujours disponible.

Questions fréquentes

Combien de boîtes une migration en masse peut-elle traiter ?

L'original indique 100 par lot sur Starter, 300 sur Pro et 1,000 sur Agency. Dans un lot, de 2 à 10 comptes sont traités simultanément selon l'offre. Vérifiez les limites actuelles et les restrictions source : ces plafonds réduisent la pression, sans garantir l'absence d'autres limitations.

Faut-il les mots de passe de destination ?

Non. Le CSV ne contient que les identifiants source ; l'authentification dans les boîtes de votre compte est gérée en interne.

Puis-je recommencer sans tout dupliquer ?

Activez l'option d'exclusion des doublons. Les passes suivantes cherchent à ajouter les messages manquants sans recopier ceux qui sont reconnus. C'est utile après la bascule MX, mais vérifiez les résultats, surtout si des messages n'ont pas d'identifiant utilisable.

Que se passe-t-il si un mot de passe source est incorrect ?

Le compte concerné échoue et les autres peuvent continuer. Corrigez son mot de passe et utilisez Réessayer les échecs pour remettre uniquement les échecs en file. Si le fournisseur exige un autre mode d'authentification, changer le mot de passe ne suffit pas.

Les dossiers et l'état de lecture sont-ils conservés ?

La migration cherche à conserver les dossiers et les indicateurs tels que lu ou suivi, dans le périmètre choisi et selon les capacités de la destination. Les étiquettes Gmail ne correspondent pas exactement à des dossiers IMAP. Les dossiers standards seuls simplifient certains cas, mais peuvent exclure des dossiers personnalisés ou du courrier archivé. Vérifiez ce que vous devez transférer.

Comment vérifier qu'aucun message ne manque ?

Lorsque la réconciliation est activée et que ses conditions sont réunies, elle compare les Message-ID uniques des deux côtés. Les absences confirmées sont signalées et les dossiers concernés marqués partiels. Vérifiez aussi la couverture : les messages sans identifiant utilisable ne sont pas prouvés par cette comparaison. Comparez les quantités, ouvrez les messages les plus anciens et récents de chaque dossier, et complétez les contrôles si le courrier est critique.

Peut-on gérer les migrations par API ?

Les opérations disponibles peuvent être gérées par l'API REST ou un agent IA connecté via MCP, avec les permissions nécessaires. Vérifiez les actions réellement prises en charge par chaque interface, notamment les lots et les nouvelles tentatives, dans les migrations par API.

Combien de temps faut-il prévoir ?

Le volume, le nombre de messages, les performances des deux côtés et les restrictions source comptent. L'original propose quelques heures pour une petite équipe et une nuit pour une grande, comme ordre de grandeur et non comme délai garanti. Faites un essai et lancez la première passe avant la bascule MX, pour pouvoir ajuster le calendrier sans précipiter la transition.