Migrar cien buzones con un archivo CSV

Mover un buzón a otro proveedor puede resolverse con un formulario de seis campos. Una migración masiva de cien buzones plantea otro problema, y no es solo una cuestión de cantidad. Son cien ocasiones de que algo falle sin llamar la atención: una contraseña incorrecta, un servidor de origen que limita las conexiones a partir de la cuadragésima, una carpeta que copia 4,000 de sus 12,000 mensajes y aun así aparece como terminada.

Un CSV resuelve la parte repetitiva: un archivo, un lote de trabajo, procesamiento en paralelo y progreso por buzón. Para saber si la migración salió bien, hay que mirar más allá de las barras de progreso. No todas las herramientas comprueban qué llegó realmente al destino.

Esta guía explica el formato del archivo, la validación que detecta filas incorrectas antes de conectar, el funcionamiento del lote y la comprobación posterior del correo transferido.

Antes de preparar el CSV de migración

Hay dos requisitos previos. Saltarse cualquiera puede hacerte perder una tarde.

Los buzones de destino deben existir. La migración copia mensajes a buzones; no los crea. Si vas a incorporar a cien personas, crea primero sus buzones mediante la carga de un CSV con contraseñas asignadas por el administrador, o envía invitaciones para que cada persona configure la suya.

No necesitas las contraseñas de destino. La autenticación en los buzones de tu cuenta se gestiona internamente, así que el CSV solo contiene credenciales de origen. Otras herramientas pueden requerir credenciales de ambos extremos, lo que obliga a proteger todavía más el archivo; no implica por sí solo que hagan un uso indebido de ellas.

Formato del archivo de migración masiva

Si todas las cuentas están en el mismo proveedor, basta con tres columnas. Los datos del servidor se obtienen del proveedor que elijas en el formulario:

source_email,source_password,destination_email
alice@oldhost.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com
bob@oldhost.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com

Si los orígenes son distintos, se utilizan seis columnas. Por ejemplo, al adquirir una empresa donde parte del equipo usa Google Workspace y el resto un servidor cPanel. Los valores de ejemplo no demuestran que el proveedor acepte autenticación mediante contraseña:

source_email,source_password,destination_email,source_host,source_port,source_security
alice@gmail.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com,imap.gmail.com,993,ssl
bob@outlook.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com,outlook.office365.com,993,ssl
carol@oldhost.com,pw-3,carol@yourdomain.com,mail.oldhost.com,993,ssl

El lector del CSV admite varias convenciones habituales, porque estos archivos se preparan a mano y con herramientas de exportación diferentes:

Admitir punto y coma no es un detalle menor. Excel puede usarlo como separador según la configuración regional. Un lector que solo acepta comas puede interpretar toda la fila como una única columna.

Cuidado con las hojas de cálculo: una contraseña que empieza por =, + o - puede interpretarse como una fórmula y cambiar al guardar. Prepara el archivo en un editor de texto, o importa expresamente la columna como texto y verifica los valores exportados. Las comillas del CSV, por sí solas, no garantizan que la hoja de cálculo conserve la contraseña.

Las credenciales de origen son la parte difícil

Cada buzón necesita un método de acceso IMAP válido en el origen. Este CSV utiliza contraseñas, pero no todos los proveedores admiten ese tipo de autenticación. Comprueba la compatibilidad antes de recopilar credenciales.

Recopilar cien contraseñas de aplicación de cien personas puede ser el verdadero coste de la migración. Tenlo en cuenta antes de prometer una fecha. Si tienes control administrativo en el origen, comprueba qué métodos de acceso y generación de credenciales admite realmente el proveedor. Si dependes de los usuarios, envía instrucciones con capturas y reserva tiempo para quienes necesiten ayuda.

Elimina el CSV cuando termines y ya no lo necesites para verificar o repetir la operación. Contiene credenciales activas: controla también las copias y revoca las contraseñas de aplicación temporales cuando corresponda.

Validación antes de conectar

Pega o carga los datos y pulsa Vista previa y validación. Las filas se clasifican antes de abrir conexiones de migración:

• Listas: superan la validación inicial y pueden enviarse a la cola.
• Errores: dirección incorrecta, contraseña ausente o buzón de destino inexistente. Se omiten.
• Advertencias: el destino se migró hace poco; conviene revisar el riesgo de duplicados.
• Duplicadas: la misma pareja de origen y destino aparece más de una vez en el archivo.
• Fuera del límite: superan el máximo de filas por lote del plan.

Corrige el archivo y repite la vista previa cuantas veces necesites. Eso todavía no inicia la copia ni demuestra que las contraseñas funcionen. La comprobación de «buzón de destino no encontrado» ahorra tiempo: una errata en el dominio puede afectar a cien filas y se detecta antes de intentar las conexiones.

Opciones importantes de la migración masiva

Carpetas que se copiarán. Puedes elegir todas, solo las estándar (entrada, enviados, borradores, papelera, archivo y correo no deseado) o únicamente la bandeja de entrada. Las estándar pueden ser una buena opción si quieres evitar carpetas virtuales y etiquetas que presentan el mismo mensaje varias veces. No son adecuadas si necesitas conservar también las carpetas personalizadas: revisa el alcance antes de empezar.

Importar desde. Establece una fecha mínima. Copiar dos años de correo en lugar de once reduce el volumen, pero excluye el anterior. Acuerda con el equipo qué mensajes deben conservarse y si el archivo histórico se trasladará por separado.

Omitir duplicados. Déjalo activado para las pasadas posteriores. Ayuda a no volver a importar mensajes que el sistema reconoce, pero no garantiza la ausencia de duplicados en todos los casos, especialmente cuando faltan identificadores utilizables.

Nombre del lote. Ponle un nombre claro. Dentro de tres semanas, «Acme, fase 2» será más útil que una marca de tiempo.

Qué ocurre durante la migración masiva

Las cuentas se procesan en paralelo, con límites por plan. El original describe 2 simultáneas en Starter, 5 en Pro y 10 en Agency; confirma la configuración vigente. Los proveedores de origen pueden limitar conexiones y solicitudes. Cuarenta conexiones IMAP simultáneas desde una dirección pueden provocar restricciones o bloqueos temporales, aunque no todos los proveedores reaccionan igual.

Cada cuenta pasa por los estados en cola, iniciando, validando, planificando e importando con un porcentaje, y termina como completada, fallida o cancelada. Puedes cerrar la página: el procesamiento continúa en el servidor.

Durante la ejecución hay tres controles:

• Cancelar todo solicita detener las cuentas en curso y en cola. No elimina el correo ya importado.
• Reintentar fallidas vuelve a poner en cola las que fallaron. Antes puedes corregir la contraseña de origen si esa era la causa.
• Reanudar permite continuar un lote que se ha pausado.

La pausa tiene un motivo concreto: cuando el almacenamiento de la cuenta alcanza el 90%, el lote se pausa y se envía un aviso. Así se reduce el riesgo de agotar el espacio durante la copia, aunque no es una garantía de capacidad suficiente. Libera espacio o amplía el plan, revisa los resultados parciales y reanuda.

También se envía un aviso al terminar el lote y otro si falla más de la mitad de las cuentas. Ese patrón puede apuntar a una causa común, como una restricción del proveedor de origen, en lugar de cincuenta problemas independientes. Hay que revisar los errores para confirmarlo.

La comprobación después de la barra de progreso

Este es el fallo que más importa al evaluar una herramienta de migración.

Copiar por IMAP supone muchas operaciones individuales. Si el servidor de origen corta la conexión, limita solicitudes a mitad de una carpeta o devuelve una lista incompleta, pueden faltar mensajes aunque la herramienta haya procesado todo lo que recibió. La barra llega al 100% y la pantalla no muestra un problema evidente. Podrían faltar cuatro mil mensajes.

Por eso hay una comprobación adicional. Cuando la reconciliación automática está habilitada y la migración supera el umbral configurado, se programa una pasada con cinco minutos de demora; la cola puede hacer que empiece más tarde. Compara, carpeta por carpeta, los conjuntos de Message-ID únicos del origen y el destino. Ese encabezado suele conservarse al copiar, pero puede faltar o repetirse. La comparación no verifica por sí sola cada mensaje ni todo su contenido, y una cobertura incompleta puede dejar el resultado sin confirmar.

Si la comprobación confirma que falta correo, se realizan tres acciones:

1. Se guarda en la migración un informe de los mensajes y las carpetas afectados.
2. Las carpetas incompletas se marcan como parciales, para que la reanudación pueda volver a procesarlas en lugar de saltarlas como terminadas.
3. Se envía un aviso con las carpetas afectadas, la cantidad detectada y los pasos siguientes.

La comprobación se limita a las carpetas incluidas en el plan. Las que excluyas deliberadamente, como Todos de Gmail, que reúne mensajes también visibles mediante otras etiquetas y puede contener correo archivado, no se consideran ausencias por esa exclusión. Si necesitas esos mensajes, asegúrate de que el alcance elegido los cubra.

Recibir un aviso de migración incompleta no es agradable, pero permite actuar mientras el origen sigue disponible. Es preferible a descubrir en noviembre que falta una factura de marzo. Un informe sin ausencias tampoco sustituye la revisión de su cobertura y las comprobaciones manuales.

Orden del cambio de proveedor

La copia es solo una parte. El orden de las operaciones alrededor del cambio determina qué riesgos tendrás que controlar.

1. Crea los buzones de destino y comprueba que se puede iniciar sesión.
2. Ejecuta la primera pasada mientras MX sigue apuntando al proveedor anterior. El servicio de origen continúa activo, pero protege las credenciales y evita cambios que lo interrumpan.
3. Verifica. Revisa el informe y su cobertura, y abre algunos buzones: carpetas, cantidades y mensajes más antiguos y recientes.
4. Cambia los registros MX después de reducir el TTL con uno o dos días de antelación. Debe haber transcurrido el TTL anterior; el cambio no será instantáneo para todos.
5. Ejecuta otra pasada con la omisión de duplicados activada, para recoger lo que haya llegado al origen durante la transición. Según las cachés y los flujos de correo, pueden hacer falta más comprobaciones o pasadas.
6. Conserva los buzones anteriores durante un mes como referencia de planificación. Ajusta ese plazo a los requisitos de conservación y a los resultados de la verificación. No canceles el origen hasta confirmar el traslado: una vez eliminado, quizá no puedas repetir la copia.

Si vas a mantener el proveedor anterior, una bandeja de entrada unificada puede ser una alternativa a migrar; compara sus funciones y costes. Las instrucciones por proveedor están en la documentación: Google Workspace, Microsoft 365 y cPanel. Confirma que el método de acceso descrito siga disponible.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos buzones admite una migración masiva?

El original indica 100 por lote en Starter, 300 en Pro y 1,000 en Agency. Dentro del lote se procesan de 2 a 10 simultáneamente según el plan. Comprueba los límites vigentes y las restricciones del origen: estos topes reducen la presión, pero no garantizan que el proveedor no aplique otras limitaciones.

¿Necesito las contraseñas de destino?

No. El CSV contiene solo credenciales de origen; la autenticación en los buzones de tu cuenta se gestiona internamente.

¿Puedo repetirlo sin duplicar todo?

Activa la omisión de duplicados. Las pasadas posteriores intentan añadir lo que falta sin repetir los mensajes reconocidos. Es útil después del cambio de MX, pero debes comprobar los resultados, especialmente si hay mensajes sin identificadores utilizables.

¿Qué ocurre si una contraseña de origen es incorrecta?

Esa cuenta falla y las demás pueden continuar. Corrige su contraseña y usa Reintentar fallidas para volver a poner en cola solo las fallidas. Si el proveedor exige otro método de autenticación, cambiar la contraseña no resolverá la incompatibilidad.

¿Se conservan las carpetas y el estado de lectura?

La migración intenta conservar la estructura de las carpetas y marcas como leído o destacado dentro del alcance seleccionado y lo que admite el destino. Las etiquetas de Gmail no equivalen exactamente a carpetas IMAP. Elegir solo las estándar reduce algunas complicaciones, pero también puede excluir carpetas personalizadas o correo archivado; revisa el contenido que necesitas.

¿Cómo compruebo que no falta correo?

Cuando está habilitada y se cumplen sus condiciones, la reconciliación compara Message-ID únicos de ambos extremos. Las ausencias confirmadas se notifican y las carpetas afectadas se marcan como parciales. Revisa también si la cobertura fue completa: los mensajes sin identificadores utilizables no quedan demostrados por esa comparación. Contrasta cantidades y abre los mensajes más antiguos y recientes de cada carpeta; añade verificaciones más detalladas si el correo es crítico.

¿Se puede gestionar por API?

Las operaciones de migración disponibles se pueden gestionar mediante la API REST o un agente de IA conectado por MCP, con los permisos correspondientes. Comprueba qué acciones admite cada interfaz, incluida la gestión de lotes y reintentos, en migraciones por API.

¿Cuánto tarda una migración masiva?

Influyen el volumen, la cantidad de mensajes, el rendimiento de ambos extremos y las restricciones del origen. Como orientación, el original propone unas horas para un equipo pequeño y una noche para uno grande, no un plazo garantizado. Haz una prueba y ejecuta la primera pasada antes del cambio de MX, cuando puedes ajustar el calendario sin apresurar la transición.