Honderd mailboxen verhuizen met een CSV-bestand

Voor het verhuizen van één mailbox naar een andere provider kan een formulier met zes velden genoeg zijn. Een bulkmigratie van honderd mailboxen is een ander probleem, en niet alleen vanwege de hoeveelheid. Er zijn honderd kansen dat iets ongemerkt misgaat: een verkeerd wachtwoord, een bronserver die na de veertigste verbinding gaat afremmen, of een map die na 4,000 van de 12,000 berichten stopt en toch als voltooid wordt weergegeven.

Een CSV-bestand neemt het herhaalwerk over: één bestand, één batch, parallelle verwerking en voortgang per mailbox. Of de migratie echt is gelukt, blijkt pas uit de controle na de voortgangsbalken. Niet elk hulpmiddel kijkt na welke berichten daadwerkelijk zijn aangekomen.

Dit artikel behandelt het bestandsformaat, de controle van de rijen vóór het verbinden, het verloop van de batch en de controle op ontbrekende berichten.

Voordat u het CSV-bestand voor de bulkmigratie voorbereidt

Er zijn twee voorwaarden. Als er één ontbreekt, kan dat zomaar een avond kosten.

De doelmailboxen moeten al bestaan. Een migratie kopieert berichten naar mailboxen, maar maakt die mailboxen niet aan. Gebruik voor honderd personen daarom eerst het in bulk aanmaken: een CSV-import met wachtwoorden die de beheerder instelt, of uitnodigingen waarmee iedereen zelf een wachtwoord kiest.

Wachtwoorden van de doelmailboxen zijn niet nodig. De authenticatie bij de mailboxen van uw account wordt intern afgehandeld. Het CSV-bestand bevat dus alleen inloggegevens van de bron. Andere hulpmiddelen kunnen gegevens voor beide kanten vragen. Dan is extra bescherming van het bestand nodig, maar die vraag bewijst op zichzelf geen misbruik.

Het bestandsformaat voor de bulkmigratie

Drie kolommen zijn voldoende als alle accounts bij dezelfde provider staan. De serverinstellingen komen dan uit de providerkeuze in het formulier:

source_email,source_password,destination_email
alice@oldhost.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com
bob@oldhost.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com

Met zes kolommen kunt u verschillende bronnen combineren, bijvoorbeeld na een overname waarbij een deel van het team Google Workspace gebruikt en een ander deel een cPanel-server. De voorbeelden bewijzen niet dat de provider aanmelden met een wachtwoord toestaat:

source_email,source_password,destination_email,source_host,source_port,source_security
alice@gmail.com,app-pw-1,alice@yourdomain.com,imap.gmail.com,993,ssl
bob@outlook.com,app-pw-2,bob@yourdomain.com,outlook.office365.com,993,ssl
carol@oldhost.com,pw-3,carol@yourdomain.com,mail.oldhost.com,993,ssl

Bij het inlezen worden verschillende gebruikelijke varianten herkend. Bestanden worden immers zowel met de hand gemaakt als door uiteenlopende programma's geëxporteerd:

Ondersteuning voor puntkomma's is vooral bij Excel belangrijk. Afhankelijk van de regionale instellingen gebruikt het programma die als scheidingsteken bij een CSV-export. Een hulpmiddel dat alleen komma's herkent, kan dan de hele rij als één kolom lezen.

Let op met spreadsheets: een wachtwoord dat begint met =, + of - kan als formule worden behandeld en bij het opslaan veranderen. Gebruik een teksteditor of importeer de wachtwoordkolom uitdrukkelijk als tekst en controleer de export. Aanhalingstekens in het CSV-bestand alleen garanderen niet dat wachtwoorden ongewijzigd blijven.

De inloggegevens van de bron verzamelen is het lastige deel

Voor elke mailbox is werkende IMAP-toegang tot de bron nodig. Dit CSV-bestand gebruikt wachtwoorden, maar niet elke provider ondersteunt die manier van aanmelden. Controleer de compatibiliteit voordat u inloggegevens verzamelt.

Honderd app-wachtwoorden bij honderd personen opvragen kan het meeste werk van de migratie zijn. Houd daar rekening mee voordat u een datum toezegt. Hebt u beheertoegang tot de bron, controleer dan welke toegangsmethoden beschikbaar zijn en of u inloggegevens centraal kunt aanmaken. Stuur anders instructies met schermafbeeldingen en reserveer tijd voor mensen die hulp nodig hebben.

Verwijder het CSV-bestand na de migratie zodra het niet meer nodig is voor controles of extra rondes. Het bevat geldige inloggegevens. Houd ook kopieën onder controle en trek tijdelijke wachtwoorden waar mogelijk in.

Controleren vóór het verbinden

Plak de gegevens of upload het bestand en klik op Voorbeeld en controle. De rijen worden ingedeeld voordat migratieverbindingen worden geopend:

• Gereed: de eerste controle is geslaagd; de rij kan in de wachtrij.
• Fouten: een ongeldig adres, ontbrekend wachtwoord of niet-bestaande doelmailbox. Deze rijen worden overgeslagen.
• Waarschuwingen: het doel is onlangs gemigreerd; controleer het risico op dubbele berichten.
• Duplicaten: dezelfde combinatie van bron en doel staat meermaals in het bestand.
• Boven de limiet: rijen die de batchlimiet van uw abonnement overschrijden.

Pas het bestand aan en herhaal het voorbeeld zo vaak als nodig. Dit start geen kopie en bewijst niet dat de wachtwoorden werken. Vooral de melding „doelmailbox niet gevonden” bespaart tijd: een typefout in een domeinnaam kan honderd rijen raken en anders pas bij het verbinden aan het licht komen.

Belangrijke instellingen voor de bulkmigratie

Te migreren mappen. Alle mappen, alleen standaardmappen (Postvak IN, Verzonden, Concepten, Prullenbak, Archief en Ongewenste e-mail) of alleen Postvak IN. Standaardmappen kunnen bepaalde virtuele weergaven en labels vermijden die hetzelfde bericht meermaals tonen. Ze zijn niet voldoende als eigen mappen behouden moeten blijven. Bepaal de benodigde selectie vóór de start.

Importeren vanaf. Een begindatum. Twee jaar in plaats van elf kopiëren vermindert de hoeveelheid, maar sluit oudere berichten uit. Spreek met het team af wat behouden moet blijven en wat eventueel apart wordt overgezet.

Duplicaten overslaan. Laat deze optie aan bij volgende rondes. Ze voorkomt dat herkende berichten opnieuw worden geïmporteerd, maar garandeert niet in alle gevallen dat er geen duplicaten ontstaan, bijvoorbeeld als bruikbare berichtidentificaties ontbreken.

Batchnaam. Kies een duidelijke naam. Over drie weken zegt „Acme, fase 2” meer dan een tijdstempel.

Wat gebeurt er tijdens een bulkmigratie?

Accounts worden parallel verwerkt binnen de abonnementsgrenzen. Het origineel noemt 2 bij Starter, 5 bij Pro en 10 bij Agency; controleer de actuele configuratie. Bronproviders kunnen verbindingen en verzoeken beperken. Veertig gelijktijdige IMAP-verbindingen vanaf hetzelfde adres kunnen tot beperkingen of een tijdelijke blokkade leiden. Niet elke provider reageert hetzelfde.

Elk account doorloopt de statussen in de wachtrij, starten, controleren, plannen en importeren met een percentage. Daarna eindigt het als voltooid, mislukt of geannuleerd. U kunt de pagina sluiten; de verwerking gaat op de server verder.

Tijdens de verwerking zijn er drie acties:

• Alles annuleren vraagt om het stoppen van actieve en wachtende accounts. Reeds geïmporteerde berichten worden niet verwijderd.
• Mislukte opnieuw proberen zet alleen mislukte accounts terug in de wachtrij. Was een verkeerd bronwachtwoord de oorzaak, pas dat dan eerst aan.
• Hervatten laat een gepauzeerde batch verdergaan.

Wanneer de opslag van het account 90% bereikt, is een pauze met een waarschuwing per e-mail voorzien. Dat verkleint de kans dat de opslag tijdens de kopie vol raakt, maar garandeert niet genoeg ruimte voor de rest. Maak ruimte vrij of verhoog de capaciteit, bekijk de gedeeltelijke resultaten en hervat daarna.

U krijgt ook een bericht als de batch klaar is en een afzonderlijke waarschuwing als meer dan de helft van de accounts mislukt. Dat patroon kan wijzen op een gezamenlijke oorzaak, zoals een beperking van de bronprovider, in plaats van vijftig afzonderlijke problemen. Bekijk de fouten om dat vast te stellen.

De controle na de voortgangsbalk

Dit is een belangrijk risico om te beoordelen bij de keuze van een migratiehulpmiddel.

Een IMAP-kopie bestaat uit veel afzonderlijke handelingen. Een verbroken verbinding, een beperking halverwege een map of een onvolledige lijst van de bron kan berichten achterlaten. Het hulpmiddel heeft dan mogelijk alles verwerkt wat het kreeg en meldt succes. De balk staat op 100%, op het scherm lijkt niets mis, en toch kunnen vierduizend berichten ontbreken.

Daarom is een extra nacontrole voorzien. Als de automatische vergelijking aanstaat en de migratie de ingestelde berichtendrempel overschrijdt, wordt een nieuwe ronde met vijf minuten vertraging ingepland. De wachtrij kan de werkelijke start uitstellen. Per map worden de verzamelingen unieke Message-IDs van bron en doel vergeleken. Deze header blijft doorgaans bij het kopiëren behouden, maar kan ontbreken of opnieuw zijn gebruikt. De vergelijking bewijst dus niet de aanwezigheid van elk bericht of de integriteit van de volledige inhoud. Bij onvoldoende dekking kan de uitkomst onbeslist blijven.

Wanneer is bevestigd dat berichten ontbreken, zijn drie acties voorzien:

1. Een rapport over de betrokken berichten en mappen wordt bij de migratie opgeslagen.
2. Onvolledige mappen worden als gedeeltelijk overgezet gemarkeerd, zodat hervatten ze opnieuw kan verwerken in plaats van ze als voltooid over te slaan.
3. Een e-mail vermeldt de mappen, de gevonden aantallen en de volgende stappen.

De controle omvat alleen mappen uit het migratieplan. Bewust uitgesloten mappen worden vanwege die uitsluiting niet als ontbrekend gemeld. Dat geldt bijvoorbeeld voor Alle e-mail van Gmail. Deze weergave bevat berichten die ook onder andere labels zichtbaar zijn en kan gearchiveerde e-mail bevatten. Controleer of uw selectie de benodigde berichten omvat.

Een melding dat de migratie onvolledig is, is vervelend. Ze geeft u wel de kans om in te grijpen zolang de bron bestaat. Dat is beter dan in november een factuur uit maart te missen. Ook een rapport zonder gevonden tekorten vervangt niet het bekijken van de dekking en handmatige controles.

De volgorde van de overstap

De kopie is maar een deel van het werk. De volgorde rond de overstap bepaalt welke risico's u moet beheersen.

1. Maak de doelmailboxen aan en controleer of aanmelden lukt.
2. Voer de eerste migratieronde uit terwijl de MX-records nog naar de oude provider wijzen. De bron blijft in gebruik; bescherm de inloggegevens en voorkom onderbrekingen.
3. Controleer. Lees het rapport en de dekking, en open enkele mailboxen: mappen, aantallen en de oudste en nieuwste berichten.
4. Wijzig de MX-records nadat u de TTL één of twee dagen eerder hebt verlaagd. De oude TTL moet verstreken zijn; de wijziging wordt niet overal meteen zichtbaar.
5. Voer een tweede ronde uit met duplicaten overslaan ingeschakeld om berichten op te halen die tijdens de overgang nog bij de bron aankwamen. Afhankelijk van caches en de werkelijke mailstroom kunnen extra controles of rondes nodig zijn.
6. Gebruik een maand behoud van de oude mailboxen als uitgangspunt voor de planning. Pas de duur aan bewaarplichten en controleresultaten aan. Zeg de bron niet op voordat de overdracht is bevestigd: na verwijdering kan opnieuw kopiëren onmogelijk zijn.

Als u de oude provider behoudt, kan een gezamenlijke inbox een alternatief zijn voor de migratie. Vergelijk de functies en kosten. Providerspecifieke instructies staan in de documentatie voor Google Workspace, Microsoft 365 en cPanel. Controleer of de beschreven toegangsmethode nog beschikbaar is.

Veelgestelde vragen

Hoeveel mailboxen passen in één migratiebatch?

Het origineel noemt 100 per batch bij Starter, 300 bij Pro en 1,000 bij Agency. Binnen een batch worden afhankelijk van het abonnement 2 tot 10 accounts tegelijk verwerkt. Controleer de huidige limieten en beperkingen van de bron. Deze maxima verminderen de belasting, maar sluiten andere beperkingen niet uit.

Heb ik de wachtwoorden van de doelmailboxen nodig?

Nee. Het CSV-bestand bevat alleen inloggegevens van de bron; de authenticatie bij de mailboxen van uw account wordt intern afgehandeld.

Kan ik opnieuw beginnen zonder alles te dupliceren?

Schakel duplicaten overslaan in. Volgende rondes proberen ontbrekende berichten toe te voegen zonder herkende berichten opnieuw te kopiëren. Dat helpt na de MX-wijziging, maar controleer de uitkomst, vooral bij berichten zonder bruikbare identificatie.

Wat gebeurt er als een bronwachtwoord verkeerd is?

Het betrokken account mislukt en de andere kunnen doorgaan. Pas het wachtwoord aan en gebruik Mislukte opnieuw proberen om alleen mislukte accounts opnieuw in te plannen. Als de provider een andere manier van authenticeren eist, is een ander wachtwoord niet voldoende.

Blijven mijn mappen en leesstatus behouden?

De migratie probeert mappen en markeringen zoals gelezen of met ster te behouden, binnen de gekozen selectie en de mogelijkheden van het doel. Gmail-labels komen niet precies overeen met IMAP-mappen. Alleen standaardmappen overzetten vereenvoudigt sommige gevallen, maar kan eigen mappen of gearchiveerde berichten uitsluiten. Controleer wat mee moet.

Hoe controleer ik of er geen berichten ontbreken?

Als de nacontrole aanstaat en aan de voorwaarden is voldaan, worden de unieke Message-IDs aan beide kanten vergeleken. Bevestigde tekorten worden gemeld en betrokken mappen als gedeeltelijk overgezet gemarkeerd. Bekijk ook de dekking: de aanwezigheid van berichten zonder bruikbare identificatie wordt hiermee niet bewezen. Vergelijk aantallen, open de oudste en nieuwste berichten van elke map en voeg controles toe bij bijzonder belangrijke e-mail.

Kan ik de migratie via de API beheren?

Beschikbare handelingen kunnen met de vereiste rechten via de REST-API of een AI-agent met MCP-verbinding worden beheerd. Controleer welke acties elke interface daadwerkelijk ondersteunt, vooral voor batches en nieuwe pogingen, in de documentatie voor migraties via de API.

Hoeveel tijd moet ik inplannen?

De hoeveelheid gegevens, het aantal berichten, de prestaties van beide systemen en de beperkingen van de bron bepalen de duur. Het origineel noemt enkele uren voor een klein team en een nacht voor een groot team als grove inschatting, niet als garantie. Doe een proef en begin de eerste ronde vóór de MX-wijziging. Zo kunt u de planning aanpassen zonder de overstap te overhaasten.